Airtable đang rất được ưa chuộng tại Silicon, đặc biệt là đối với các nhà phát triển. Với khoản tài trợ mới trị giá 52 triệu USD được công bố gần đây, Airtable có kế hoạch đầy tham vọng trở thành Microsoft tiếp theo của các ứng dụng kinh doanh.
Airtable là gì?
Airtable là một nền tảng cộng tác đám mây có trụ sở chính tại San Francisco. Nó được thành lập vào năm 2012 bởi Howie Liu, Andrew Ofstad và Emmett Nicholas. Airtable là một cơ sở dữ liệu kết hợp bảng tính, với các tính năng của một cơ sở dữ liệu nhưng được áp dụng cho một bảng tính.
Airtable có thể lưu trữ thông tin trong bảng tính một cách hấp dẫn và dễ sử dụng, nhưng nó cũng đủ mạnh để hoạt động như một cơ sở dữ liệu mà các doanh nghiệp có thể sử dụng để quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM), quản lý tác vụ, lập kế hoạch dự án và theo dõi hàng tồn kho.
WeWork sử dụng Airtable để sắp xếp và lọc phản hồi của khách hàng. Các trang truyền thông như Time, Money và Fortune sử dụng nó để quản lý lịch trình sản xuất video và hình ảnh của họ. Nhưng bất cứ ai cũng có thể sử dụng Airtable để làm những việc đơn giản hơn, như lập danh sách mua sắm hoặc kế hoạch đám cưới, hoặc “săn” căn hộ, hàng giảm giá,...
Có thể bạn quan tâm: Top CRM cho doanh nghiệp nhỏ tốt nhất!
Các đặc điểm chính của Airtable
Dưới đây là một số đặc điểm chính của Airtable:
Bảng Linh Hoạt: Người dùng có thể tạo các bảng dữ liệu giống như bảng tính thông thường, nhưng với khả năng tùy chỉnh cao, gồm cả các trường dữ liệu như văn bản, hình ảnh, ngày tháng, liên kết, và nhiều loại trường khác.
Các Khối Mẫu: Airtable cung cấp các khối mẫu sẵn có để giúp người dùng nhanh chóng bắt đầu với các ứng dụng cụ thể như quản lý dự án, theo dõi khách hàng, hoặc lập kế hoạch sự kiện.
Cộng Tác và Chia Sẻ: Các bảng và cơ sở dữ liệu có thể được chia sẻ với các thành viên khác trong tổ chức, cho phép cộng tác trực tuyến và theo dõi sự thay đổi.
Tích Hợp với Các Ứng Dụng Khác: Airtable có thể tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác như Slack, Google Drive, Zapier, để tự động hóa quy trình làm việc.
Trí Tuệ Nhân Tạo (AI): Sử dụng công nghệ AI để giúp dự đoán và hoàn thiện dữ liệu, giúp người dùng tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất.
Airtable được sử dụng rộng rãi trong nhiều lĩnh vực và doanh nghiệp, từ quản lý dự án đến theo dõi kho hàng và quản lý sự kiện. Nó mang lại tính linh hoạt cao và dễ sử dụng, đồng thời cung cấp các công cụ mạnh mẽ cho việc quản lý và tổ chức dữ liệu.
Cách sử dụng phần mềm Airtable
1. Tạo một tài khoản
Bạn không cần tải xuống bất cứ thử gì để sử dụng Airtable như các ứng dụng khác. Bạn chỉ cần truy cập https://airtable.com/signup điền thông theo hướng dẫn và tạo một mật khẩu để đăng ký.
Bạn có thể đăng nhập vào ứng dụng Airtable trên laptop, iOS và Android.
2. Lựa chọn có trả phí hay không
Airtable có cả lựa chọn trả phí và miễn phí.
Bạn có thể chọn sử dụng dịch vụ Airtable miễn phí, với một nền tảng không giới hạn, 1.200 hồ sơ (hoặc các mục bạn có thể theo dõi) trên cơ sở, 2 GB dung lượng cho mỗi hồ sơ và lịch sử sửa đổi sẽ mất hai tuần.
Lựa chọn thanh toán rẻ nhất là 10 USD / tháng. Ngoài ra còn có các cấp Pro và Enterprise cung cấp nhiều hồ sơ và không gian hơn nữa.
Có hàng trăm mẫu để chọn, được thiết kế cho tất cả các loại nhu cầu cụ thể.
Airtable đã tạo hàng trăm mẫu cho tổ chức phi lợi nhuận, công ty mới thành lập, công ty vốn liên doanh, kỹ sư, nhà xuất bản và hơn thế nữa. Nhưng cũng có nhiều mẫu cá nhân hơn, chẳng hạn như các mẫu để theo dõi bạn đến nhà hàng nào, hoặc những nơi bạn đã xem qua trong quá trình tìm kiếm căn hộ.
Ví dụ chọn một mẫu để tổ chức một giá sách chẳng hạn.
3. Chọn mẫu, nhập bảng tính hoặc bắt đầu từ đầu
Sau khi bạn tạo tài khoản, bạn sẽ thấy trang chủ, bạn có tùy chọn chọn mẫu, nhập bảng tính hoặc bắt đầu từ đầu.
Một trong những tính năng tốt nhất của Airtable là bạn có thể liên kết và tạo mối quan hệ giữa các bảng. Với một khuôn mẫu, những mối liên hệ đã được tạo ra, vì vậy tất cả những gì bạn phải làm là thông tin đầu vào.
Nhưng nếu bạn đã có dữ liệu trong Excel hoặc Google Sheet, việc nhập bảng tính có thể là tùy chọn tốt nhất. Bạn cũng có thể bắt đầu từ đầu với một bảng tính trống.
4. Điền vào bảng tính với tất cả dữ liệu cần sắp xếp
Ví dụ tôi chọn một mẫu để tổ chức một kệ sách mới trong văn phòng làm việc (Vào mục Tempaltes và chọn Book Catalog). Tôi nhập dữ liệu cho bốn cuốn sách và tạo ra trường cho biết sách đã được "kiểm tra" hay không. Bất cứ ai trong văn phòng đều có thể truy cập và cập nhật bảng nếu họ đã đọc một cuốn sách.
Tài liệu Airtable trông giống như một bảng tính thông thường, bạn có thể thêm và tùy chỉnh các trường theo ý mình, nhưng có một số tính năng được thêm vào:
- Bạn có thể thêm ảnh vào cột tương ứng, kiểm tra và thêm xếp hạng sao.
- Thêm hoặc thay đổi một bản ghi hoạt động như bảng tính trong Excel hoặc Google Sheets – bạn chỉ cần nhấp vào đó và thực hiện thao tác.
- Sử dụng API của Airtable, tôi cũng có thể xem tất cả dữ liệu của tôi theo chương trình, điều này rất có giá trị đối với các nhà phát triển.
5. Liên kết và tạo mối quan hệ giữa các bảng
Quay lại ví dụ về việc sử dụng Airtable để tổ chức một kệ sách, tôi đã tạo ra một "bảng tác giả" có tất cả các tác giả của những cuốn sách mà tôi đang cố sắp xếp, cộng với một cột bổ sung cho các bức ảnh về tác phẩm.
Liên kết và tạo mối quan hệ giữa các bảng là tính năng yêu thích của tôi. Bạn có thể thấy các tab phía trên bảng tính liệt kê các mẫu cho bảng sách và bảng tác giả. Nếu tôi thêm một cuốn sách với tác giả của nó vào bảng sách, tác giả của cuốn sách đó sẽ tự động hiển thị trong bảng tác giả. Đó là một tính năng rất thông minh.
6. Xem thông tin từ các bảng khác nhau
Trong ví dụ về việc sử dụng Airtable để tổ chức giá sách, nhấp vào tác giả trong bảng sách cung cấp cho bạn một cửa sổ có thông tin từ bảng của tác giả. Đó là một khá hay giúp các bảng tuy tách biệt nhưng vẫn liên kết với nhau, bạn cũng không cần phải liên tục chuyển qua chuyển lại giữa các bảng.
7. Tổ chức các bảng theo các lĩnh vực khác nhau
Airtable cung cấp cho bạn tùy chọn tổ chức theo lĩnh vực. Trong ví dụ về việc sử dụng Airtable để sắp xếp giá sách của mình, tôi đã tổ chức bảng sách bằng cách sắp xếp theo tên tác giả.
8. Tạo các ứng dụng tùy chỉnh với một tính năng mới được gọi là Blocks
Airtable tung ra một tính năng mới vào tháng trước được gọi là Blocks, cho phép người dùng xây dựng các ứng dụng tùy chỉnh mà không có bất kỳ kinh nghiệm mã hóa trước.
Các khối sử dụng dữ liệu trong bảng mà bạn đã tạo, vì vậy bạn có thể \gửi văn bản tới mọi người (nếu bạn sử dụng Airtable làm bảng liên lạc) hoặc một khối tạo ra đồng hồ đếm ngược.
Đối với ví dụ về giá sách của tôi, tôi đã chọn một khối thông báo cho tôi biết với hiệu ứng âm thanh khi một cuốn sách mới được thêm vào. Điều này đặc biệt hữu ích nếu tôi muốn biết nếu có người khác đang thêm một cuốn sách mới vào bảng tính.
So sánh Airtable với Google Sheet và SlimCRM
Airtable, Google Sheets, và SlimCRM đều là các công cụ quản lý dữ liệu và làm việc nhóm, tuy nhiên, giữa các phần mềm này có những đặc điểm và ưu điểm riêng biệt. Dưới đây là bảng so sánh nhanh giữa Airtable, Google Sheets, và SlimCRM:
| Tiêu Chí | Airtable | Google Sheets | SlimCRM |
| Loại dữ liệu | Tùy chỉnh | Số, văn bản, ngày tháng | Tùy chỉnh (khách hàng, cơ hội, nhân viên, ứng viên, tài sản...) |
| Tính Năng | Nâng cao với trí tuệ nhân tạo, tích hợp nhiều ứng dụng | Giới hạn so với Airtable | Tích hợp chủ yếu các tính năng CRM cơ bản |
| Trường hợp sử dụng | Airtable có thể được sử dụng để quản lý dự án, quản lý quy trình làm việc, xây dựng ứng dụng, báo cáo và hơn thế nữa | Google sheet không cung cấp nhiều tiện ích hơn ngoài bảng tính tiêu chuẩn, nhưng khả năng tùy chỉnh của nó linh hoạt hơn trong việc trình bày, chia sẻ và báo cáo dữ liệu | Quản lý quan hệ khách hàng, quản lý bán hàng - tiếp thị, quản lý tài chính, quản lý nhân sự - chấm công, tính lương, quản trị mục tiêu... |
| Hình thức trình bày dữ liệu | Airtable cung cấp nhiều chế độ xem và định dạng khác nhau cho dữ liệu, bao gồm bảng Kanban, lịch, biểu mẫu và biểu đồ Gantt | Bảng tính Google Trang tính chỉ có thể được hiển thị dưới dạng bảng tính hoặc biểu đồ Gantt , mặc dù người dùng có thể tạo chế độ xem tùy chỉnh dựa trên dữ liệu | Linh hoạt: theo dạng bảng, biểu đồ Gantt, biểu đồ tròn/cột, Kanban hoặc Dashboard tùy chỉnh |
| Cộng Tác Nhóm | Có | Có | Có |
| Dễ Sử Dụng | Trung bình đến khó | Dễ | Dễ |
| Độ Tích Hợp | Tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ khác | Tích hợp tốt với G Suite (Google Workspace) | Tích hợp trên 500 ứng dụng khác nhau qua Zapier |
| Phí | Có phiên bản miễn phí và trả phí. Bản trả phí bắt đầu từ 20$/tháng | Miễn phí | Bắt đầu từ 800.000 VNĐ/tháng cho 20 user |
| Mục Tiêu Sử Dụng | Quản lý dữ liệu đa dạng, dự án lớn hoặc có thể được sử dụng như một CRM trên thực tế | Tính toán, tổ chức cơ bản | Quản lý doanh nghiệp nhỏ tổng thể, tập trung vào 4 khía cạnh: bán hàng-tiếp thị chuyên sâu, tài chính, quy trình công việc và nhân sự |
| Ưu điểm | Linh hoạt, dễ sử dụng, tích hợp cao | Miễn phí, dễ sử dụng, tích hợp với Google Workspace | Tính năng đơn giản, giao diện phù hợp với người Việt, không chỉ tăng cường cộng tác và bảo mật dữ liệu mà còn giúp quản trị đa khía cạnh |
| Nhược điểm | Có thể phức tạp đối với người dùng mới, tốn thời gian học tập (do phải tự build hệ thống) giá cả cao, khó thao tác nếu không hiểu rõ về hàm và cơ sở dữ liệu | Tính năng cơ bản, không phù hợp với các doanh nghiệp lớn | Các tính năng vừa đủ, không quá chuyên sâu, phù hợp với doanh nghiệp nhỏ |
Tổng kết lại:
- Nếu dự án của bạn đòi hỏi tính linh hoạt cao và quản lý dữ liệu phức tạp, Airtable có thể là lựa chọn hàng đầu.
- Google Sheets thích hợp cho các công việc tính toán và dự án nhỏ, đặc biệt là nếu bạn đã quen thuộc với G Suite.
- SlimCRM là một lựa chọn tốt nếu bạn tập trung vào quản lý mối quan hệ khách hàng nói riêng và nâng cao hiệu quả quản lý tổng thể doanh nghiệp ở cả khía cạnh bên trong và bên ngoài
Đọc thêm: So sánh các phần mềm CRM phổ biến nhất hiện nay
Nếu bạn muốn trải nghiệm hệ thống tăng năng lực quản trị toàn diện cho doanh nghiệp nhỏ, hãy đăng ký dùng thử phần mềm SlimCRM hoàn toàn miễn phí tại đây!
Hy vọng bài viết giúp bạn hiểu hơn về Airtable và cách sử dụng phần mềm này trong quản lý công việc, dự án!
