Trong doanh nghiệp, sau quá trình tích lũy kinh nghiệm và đào sâu chuyên môn, bạn có thể được thăng tiến lên vị trí một nhà quản lý. Bạn sẽ cần đến 5 nhóm kỹ năng quản lý thiết yếu, trong đó có nhiều kỹ năng nhỏ như quản lý nhân sự hoặc quản lý thời gian. Cụ thể một nhà quản lý cần rèn luyện những kỹ năng gì, cùng tìm hiểu với chúng tôi ngay nhé!
Kỹ năng quản lý là gì?
Kỹ năng quản lý là những năng lực giúp người quản lý lãnh đạo, động viên, tổ chức, thiết lập lịch trình, lập kế hoạch, hoạch định ngân sách và giải quyết vấn đề tốt hơn. Cho dù đặt ra các mục tiêu của nhóm, mục tiêu của tổ chức hay mục tiêu cá nhân, người quản lý đều tận dụng một số kỹ năng cần thiết để hoàn thành từng khía cạnh công việc của mình.
Bạn có thể áp dụng các kỹ năng quản lý vào nhiều ngành nghề khác nhau ngoài quản lý con người. Vì vậy, nhiều kỹ năng cần thiết có thể được chuyển giao giữa các vai trò khác nhau này. Từ quản lý cấp trung đến quản lý cấp cao, kỹ năng quản lý là tài sản quý giá đối với hầu hết các chuyên gia
Các loại kỹ năng quản lý
Mặc dù có nhiều kỹ năng quan trọng mà các quản lý cần phát triển, chúng thường thuộc vào ba hạng mục chính:
- Kỹ năng kỹ thuật
- Kỹ năng tư duy toàn diện
- Kỹ năng quản lý con người
Kỹ năng kỹ thuật (Technical skills)
Đây là những kỹ năng cơ bản, kỹ thuật cần thiết để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp. Bên cạnh việc hiểu về công cụ và phần mềm liên quan, kỹ năng kỹ thuật của nhà quản trị cũng bao gồm các phương pháp và chiến lược cần thiết để hoàn thành các dự án và đạt được mục tiêu.
Ví dụ về kỹ năng kỹ thuật của nhà quản trị: Một quản lý dự án cần hiểu và sử dụng phần mềm quản lý dự án như Microsoft Project để lên kế hoạch, theo dõi tiến độ và quản lý tài nguyên.
Kỹ năng tư duy toàn diện (Conceptual skills)
Khả năng tư duy rộng lớn này là khả năng quản lý quan trọng để nhà quản trị hiểu nhiệm vụ của họ và xây dựng một kế hoạch hành động hiệu quả. Quản lý cần có khả năng phát triển ý tưởng và các sáng kiến để giải quyết vấn đề và hỗ trợ tốt đội nhóm.
Ví dụ: Một quản lý dự án phải biết cách xem xét mục tiêu dự án trong ngữ cảnh tổng thể của doanh nghiệp và phân loại ưu tiên để đảm bảo đạt được kết quả mong muốn.
Kỹ năng quản lý con người (People management skills)
Con người thường là nhân tố thúc đẩy chính trong các hoạt động hướng đến mục tiêu. Công việc của nhà quản lý là phải rèn luyện kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ để thúc đẩy, lãnh đạo và làm việc hiệu quả với người khác. Cách dùng người trong kinh doanh không chỉ liên quan đến việc chọn đúng người để nâng cao hiệu suất và lợi nhuận, mà còn là về việc tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người có cơ hội để phát triển và thể hiện sự đóng góp của họ. Điều này làm tăng sự hài lòng của nhân viên và xây dựng một tổ chức mạnh mẽ và bền vững.
Ví dụ: Một quản lý dự án cần phải biết cách làm việc với các thành viên trong nhóm dự án, tạo sự động viên và quản lý xung đột để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn và ngân sách.
Những kỹ năng này cùng nhau giúp quản lý thực hiện công việc một cách hiệu quả và đạt được kết quả cao hơn trong công việc quản lý hàng ngày của họ.
Đọc thêm bài viết liên quan:
1. 10 phong cách quản lý doanh nghiệp - ưu và nhược điểm
2. Doanh nghiệp tự hành: phong cách 4D và các bước hành động
5 kỹ năng của người quản lý quan trọng nhất là gì?
Có một danh sách dài các kỹ năng cứng và mềm hữu ích để các nhà quản lý cấp cao nắm bắt. Tuy nhiên, khi nói đến việc tăng thêm giá trị nhất, sau đây sẽ là 5 kỹ năng của người quản lý quan trọng nhất:
- Kỹ năng lãnh đạo và quản lý
- Kỹ năng lập kế hoạch
- Kỹ năng quản lý chiến lược
- Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng tổ chức
Kỹ năng lãnh đạo và quản lý
Là một nhà quản lý, bạn sẽ chịu trách nhiệm giám sát công việc của những người khác và thúc đẩy đội, nhóm hướng tới mục tiêu chung. Ngoài ra, bạn cũng cần phải chủ trì các cuộc họp, phân công công việc cũng như hỗ trợ cộng tác giữa các nhóm và phòng ban.
Kỹ năng lãnh đạo được phát triển tốt sẽ giúp nhà quản lý điều phối công việc, chỉ đạo các bên để đảm bảo dự án được hoàn thành theo kế hoạch một cách đúng thời hạn.
Các kỹ năng quản lý nhà quản trị giỏi cần có để đảm đương tốt các nhiệm vụ lãnh đạo cũng như đánh giá nhân viên và phát triển chuyên môn bao gồm:
- Quyết đoán (Kỹ năng ra quyết định): Là khả năng lựa chọn giải pháp để đưa ra quyết định tốt nhất, sau khi đã xem xét nhiều khía cạnh và thu thập tất cả thông tin cùng dữ liệu liên quan.
- Đồng cảm: Là khả năng xem xét, thấu hiểu hoàn cảnh và nắm bắt quan điểm của người khác. Ví dụ: Gần đây đồng nghiệp của bạn đã trải qua mất mát. Sự đồng cảm có thể giúp bạn phản ứng một cách tinh tế, khéo léo trước những gì họ đã trải qua.
- Xây dựng nhóm: Giúp gắn kết các thành viên trong nhóm vì mục tiêu chung. Một tổ chức làm việc hiệu quả là khi mọi thành viên đều cảm thấy ý kiến đóng góp của họ được coi trọng và có sức ảnh hưởng.
Ngoài ra, còn một số khả năng quản lý quan trọng khác: Phê bình mang tính xây dựng, sự liêm chính, tính kiên nhẫn, kỹ năng hỗ trợ, khả năng quản lý mối quan hệ,...
Kỹ năng lập kế hoạch
Khi quản lý con người hay dự án, khả năng chuẩn bị tầm nhìn cho tương lai và lập chiến lược đều cần thiết. Kỹ năng lập kế hoạch giúp thiết lập mục tiêu và xác định con đường hiệu quả nhất để đạt được mục tiêu.
Nhóm kỹ năng lập kế hoạch bao gồm:
- Kỹ năng nhận thức: Là cách mà bộ não ghi nhớ, chú ý, giải quyết vấn đề, suy nghĩ, đọc hiểu và học hỏi. Khả năng nhận thức giúp bạn xử lý thông tin mới bằng cách phân phối thông tin vào các khu vực thích hợp trong não bộ. Sau này, não bộ cũng sẽ dùng các kỹ năng nhận thức để lấy và sử dụng lại thông tin.
- Thích ứng: Là khả năng bạn có thể linh hoạt điều chỉnh các yếu tố khi điều kiện môi trường thay đổi. Thích ứng là một kỹ năng quản trị được đánh giá cao ở hầu hết mọi nơi làm việc.
- Phát triển kinh doanh: Là xác định những phương pháp dài hạn để gia tăng giá trị thông qua phát triển các mối quan hệ, thị trường và khách hàng. Mỗi lĩnh vực sẽ có đặc thù riêng, nhưng nhìn chung nhiệm vụ tổng thể là như vậy.
- Tư duy phản biện: Là phân tích đa chiều các sự vật, sự việc để hiểu vấn đề một cách thấu đáo. Quá trình tư duy phản biện thường bao gồm các bước như: thu thập thông tin, đặt câu hỏi và phân tích các giải pháp khả thi. Ví dụ: Khi hai nhân sự mâu thuẫn, bạn sẽ sử dụng tư duy phản biện để hiểu rõ vấn đề giữa họ và hóa giải tình huống.
Kỹ năng quản lý chiến lược
Nhà quản lý chiến lược là người có thể phát hiện ra quy trình kém hiệu quả và nhanh chóng đưa ra giải pháp cải tiến. Họ cũng có thể hoạch định ra các bước mà mỗi thành viên trong nhóm cần thực hiện để vượt qua các trở ngại và hoàn thành dự án.
Những khả năng quản lý quan trọng để hoạch định chiến lược bao gồm:
- Tư duy chiến lược: Nhà hoạch định chiến lược cần phải hiểu rõ doanh nghiệp để tạo nên và trình bày chiến lược kinh doanh cho ban lãnh đạo cùng các bên liên quan.
- Giải quyết vấn đề: Kỹ năng này giúp nhà quản lý xác định được nguồn gốc của vấn đề và tìm ra phương án xử lý hiệu quả.
- Giải quyết xung đột: Biết dùng người quản người cũng là một trong những nhân tố thể hiện khả năng của nhà quản trị thành công. Giải quyết xung đột bản chất là giải quyết những khác biệt và tìm ra điểm chung để mọi người làm việc cùng nhau trong hòa bình. Người giải quyết xung đột có thể tham gia trực tiếp, hoặc là người đứng ngoài hòa giải.
- Tư duy phân tích: Nhà quản lý cần phải quan sát, nghiên cứu và diễn giải các vấn đề để triển khai nhiều ý tưởng. Tư duy phân tích có thể được áp dụng trong mọi tình huống. Chẳng hạn như phát triển hoặc cải tiến các chương trình sản phẩm, chạy quy trình, xác định nhu cầu của khách hàng.
- Sáng tạo: Là khả năng suy nghĩ về một vấn đề hoặc công việc theo cách thức mới mẻ và khác biệt hơn. Sự sáng tạo giúp các nhà quản lý giải quyết những vấn đề phức tạp hoặc tìm ra nhiều cách thú vị để tiếp cận nhiệm vụ.
Kỹ năng giao tiếp
Khả năng quản lý được phát huy hiệu quả khi nhà lãnh đạo có khả năng truyền đạt thông tin một cách đơn giản, dễ hiểu. Kỹ năng giao tiếp được phát triển tốt sẽ đảm bảo thông tin truyền đi chính xác đến đúng người và đúng thời điểm.
Những kỹ năng giao tiếp cần thiết để hỗ trợ cho kỹ năng quản lý nhân sự bao gồm:
- Lắng nghe chủ động: Là khả năng tập trung hoàn toàn vào người nói, hiểu rõ thông điệp mà họ muốn truyền tải, nắm bắt thông tin và phản hồi một cách đầy đủ.
- Hợp tác: Cùng làm việc đòi hỏi kỹ năng hợp tác với mọi người, ví dụ như kỹ năng giao tiếp, giải quyết xung đột, chia sẻ kiến thức và xây dựng chiến lược.
- Giao tiếp: Là kỹ năng quản lý cần thiết để tương tác và trao đổi thông tin với người khác, đảm bảo nhanh chóng khắc phục khó khăn và duy trì sự thông suốt công việc. Trong các kỹ năng quản lý thì giao tiếp là điều bạn cần đặc biệt chú ý.
- Đàm phán: Là hình thức giải quyết tranh chấp và đạt được sự thỏa thuận giữa hai hoặc nhiều bên. Đàm phán là một quá trình “cho và nhận” dẫn đến sự nhượng bộ của mỗi bên vì lợi ích của tất cả người tham gia.
- Thuyết phục: Là quá trình khiến người khác thực hiện hành động bạn muốn hoặc đồng ý với một ý tưởng. Tại doanh nghiệp, thuyết phục được sử dụng trong khi giao dịch, tuyển dụng nhân sự, và khi cộng tác.
- Giao tiếp bằng văn bản: Kỹ năng viết liên quan đến việc diễn đạt các ý tưởng thông qua văn bản. Các tài liệu, email và bài đăng được viết tốt có thể thuyết phục khách hàng mua sản phẩm hoặc thuyết phục các nhà đầu tư hợp tác với công ty.
Ngoài ra còn một số các kỹ năng quản lý quan trọng khác như phỏng vấn, diễn thuyết trước công chúng, xây dựng các mối quan hệ,...
Kỹ năng tổ chức
Một nhà quản lý sẽ phải cân đối nhiều công việc cùng một lúc. Bao gồm giám sát tiến độ, thời gian của dự án và các sự kiện như cuộc họp, hội nghị và buổi thuyết trình. Kỹ năng tổ chức xuất sắc sẽ giúp người quản lý luôn thực hiện công việc đúng thời hạn, cải thiện quy trình làm việc và hoàn thành nhiệm vụ một cách hiệu quả nhất có thể.
Một số kỹ năng quản trị liên quan đến công tác tổ chức:
- Thiết lập mục tiêu: Giúp nhà quản lý xác định những gì họ muốn hoàn thành và tập trung vào việc đạt được chúng. Có hai loại mục tiêu chính là mục tiêu ngắn hạn và mục tiêu dài hạn.
- Kỹ năng hành chính: Là các công việc liên quan đến quản lý doanh nghiệp. Ví dụ như nộp thủ tục chứng từ, gặp gỡ các bên liên quan, trình bày thông tin quan trọng, xây dựng quy trình, giải đáp thắc mắc của nhân viên.
- Quản lý dự án: Là khả năng lập kế hoạch, quản lý và thực hiện dự án thành công. Kỹ năng quản lý dự án cần có sự kết hợp giữa kỹ năng cứng và mềm để phân tích hiệu suất dự án, quản lý nguồn nhân lực, dẫn dắt nhóm dự án và báo cáo tiến độ cùng kết quả.
- Điều phối sự kiện: Là việc lên kế hoạch, chuẩn bị và tổ chức các sự kiện cho nhiều khách hàng cùng doanh nghiệp khác nhau. Các kỹ năng hỗ trợ cho việc điều phối sự kiện là giao tiếp bằng văn bản, cộng tác, thích ứng linh hoạt,...
- Quản lý dữ liệu: Doanh nghiệp sử dụng hệ thống công nghệ để tổ chức và lưu trữ hồ sơ. Nó có thể là một hệ thống lưu trữ trên phần cứng, hoặc phần mềm điện toán đám mây.
Cách phát triển khả năng quản lý cho nhà quản trị hiệu quả
Để trở thành một nhà quản trị hiệu quả, bạn cần phát triển các kỹ năng quản lý cần thiết. Có nhiều cách khác nhau để phát triển các kỹ năng này, bao gồm:
- Đào tạo: Có nhiều chương trình đào tạo và chương trình học kỹ năng quản lý có sẵn, cả trực tuyến và trực tiếp. Những chương trình này có thể giúp bạn học các kỹ năng mới và cải thiện các kỹ năng hiện có của mình.
- Kinh nghiệm thực tế: Kinh nghiệm thực tế là cách tốt nhất để phát triển khả năng quản lý của mình. Khi bạn được giao các trách nhiệm quản lý, hãy tận dụng cơ hội để học hỏi và phát triển.
- Cố vấn: Một cố vấn có kinh nghiệm có thể cung cấp cho bạn hướng dẫn và phản hồi về các kỹ năng quản lý của bạn.
Dưới đây là một số mẹo cụ thể giúp nhà quản trị có thể học kỹ năng quản lý hiệu quả:
- Tập trung vào việc phát triển các kỹ năng chuyên môn cần thiết cho lĩnh vực của bạn. Các kỹ năng chuyên môn là nền tảng cho sự thành công của bạn với tư cách là một nhà quản lý.
- Học cách suy nghĩ chiến lược và dài hạn. Các nhà quản lý cần có khả năng nhìn xa trông rộng và phát triển các kế hoạch để đạt được mục tiêu của tổ chức.
- Phát triển các kỹ năng giao tiếp và lãnh đạo mạnh mẽ. Các kỹ năng này là cần thiết để xây dựng mối quan hệ với nhân viên và tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả.
- Học cách giải quyết vấn đề và xung đột. Các nhà quản lý cần có khả năng giải quyết các vấn đề và xung đột một cách hiệu quả để đảm bảo hoạt động trơn tru của tổ chức.
Quan trọng nhất là bạn phải chủ động, hãy chủ động tham gia vào các hoạt động nâng cao năng lực quản lý. SlimCRM gợi ý một số hoạt động cụ thể mà bạn có thể thực hiện để phát triển các kỹ năng quản lý của mình:
- Đọc sách và bài báo về quản lý (Forbes, Havard Business Review...)
- Tham gia các hội nghị và sự kiện quản lý: BNI, webinar qua zoom/google meet/sự kiện offline
- Tham gia vào các cộng đồng quản trị trên Facebook/Zalo, nơi những chuyên gia ngành hoặc người có kinh nghiệm quản lý đi trước thường chia sẻ
- Follow các tài khoản nhà quản trị giỏi trên thế giới trên X.com hoặc Linkedin...
- Giúp đỡ các đồng nghiệp và nhân viên.
- Đề nghị tham gia các dự án mới và thách thức.
- Tìm kiếm phản hồi từ cấp trên, đồng nghiệp, và nhân viên.
Việc phát triển các kỹ năng kỹ thuật của nhà quản trị là một quá trình lâu dài. Tuy nhiên, bằng cách dành thời gian và nỗ lực để cải thiện các kỹ năng của mình, bạn có thể trở thành một nhà quản lý hiệu quả và thành công.
Công cụ tăng năng lực quản lý cho nhà lãnh đạo thời đại 5.0
Các nhà lãnh đạo thời đại 5.0 đang phải đối mặt với nhiều thách thức, từ sự cạnh tranh ngày càng gay gắt đến sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ. Để vượt qua những thách thức này, các nhà lãnh đạo cần có những kỹ năng và công cụ quản lý hiệu quả. SlimCRM là một nền tảng quản trị doanh nghiệp toàn diện, giúp các nhà lãnh đạo tăng năng lực quản lý. SlimCRM cung cấp các tính năng và công cụ giúp các nhà lãnh đạo:
- Tiết kiệm thời gian và công sức: SlimCRM giúp các nhà lãnh đạo tự động hóa các tác vụ quản lý, từ đó tiết kiệm thời gian và công sức để tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng.
- Giảm thiểu rủi ro: SlimCRM giúp các nhà lãnh đạo theo dõi và kiểm soát chặt chẽ hoạt động kinh doanh, từ đó giảm thiểu rủi ro.
- Nâng cao hiệu suất: SlimCRM giúp các nhà lãnh đạo phân tích dữ liệu và đưa ra quyết định sáng suốt, từ đó giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất.
Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về cách SlimCRM giúp các nhà lãnh đạo tăng năng lực quản lý:
- Sales Leader có thể sử dụng tính năng quản lý bán hàng của SlimCRM để theo dõi hoạt động bán hàng, phân tích dữ liệu bán hàng, và dự báo doanh số. Điều này giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định bán hàng hiệu quả hơn.
- HRM có thể sử dụng tính năng quản lý nhân sự của SlimCRM để quản lý thông tin nhân viên, theo dõi hiệu suất công việc, và đào tạo nhân viên. Điều này giúp nhà quản lý xây dựng đội ngũ nhân viên hiệu quả hơn.
- PM có thể sử dụng tính năng quản lý dự án của SlimCRM để theo dõi tiến độ dự án, phân công công việc, và quản lý nguồn lực. Điều này giúp nhà quản lý đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn và ngân sách.
Đăng ký dùng thử phần mềm hoàn toàn miễn phí tại đây!
Giải đáp một số thắc mắc liên quan
1. Nhà quản trị cấp cao cần thiết nhất kỹ năng gì?
Để trở thành nhà quản lý hiệu quả, nhà quản trị cấp cao cần thiết nhất 3 kỹ năng:
- Lãnh đạo: Khả năng lãnh đạo mạnh mẽ giúp xác định tầm nhìn và hướng dẫn công ty theo đúng hướng.
- Quản lý thời gian: Kỹ năng quản lý thời gian giúp quản trị cấo hiệu quả ưu tiên và phân chia thời gian cho các nhiệm vụ quan trọng.
- Kỹ năng giao tiếp: Giao tiếp hiệu quả với đồng nghiệp, nhân viên và cổ đông là quan trọng để truyền đạt thông tin, tạo động viên và xây dựng mối quan hệ.
2. Kỹ năng quản lý chất lượng là gì?
Kỹ năng quản lý chất lượng là khả năng quản lý và kiểm soát các yếu tố ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm, dịch vụ hoặc quá trình trong một tổ chức. Quản lý chất lượng nhằm đảm bảo rằng sản phẩm hoặc dịch vụ đáp ứng hoặc vượt qua các tiêu chuẩn chất lượng được đặt ra, từ đó cung cấp giá trị và hài lòng cho khách hàng.
Lời kết
SlimCRM vừa tổng hợp cho bạn tất cả những thông tin liên quan đến các nhóm kỹ năng quản lý quan trọng nhất cho nhà quản trị. Đối với nhiều chuyên viên, đạt đến vị trí quản lý là một bước ngoặt đáng nhớ trong sự nghiệp. Bất cứ kỹ năng nào cũng đều quan trọng trong quá trình bạn xây dựng và phát triển đội ngũ. Hy vọng qua bài viết này, bạn đã có đủ kiến thức nền tảng để vượt qua mọi thách thức và vươn tới thành công.
