Quản lý công nợ là một quy trình tất yếu trong kinh doanh, và tự động hóa quản lý công nợ ngày càng tỏ rõ là giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp. Cho dù là công ty nhỏ hay tập đoàn lớn, chắc hẳn việc thu hồi công nợ của bạn không mấy vui vẻ và còn tốn thời gian. Trong bài viết hôm nay, hãy cùng tìm hiểu cách tự động hóa để việc quản lý công nợ trở nên đơn giản và dễ dàng nhất.
Công nợ là gì? Phân loại công nợ
Công nợ là một thuật ngữ kế toán dùng để chỉ các khoản tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người khác, bao gồm cả các khoản phải trả cho nhà cung cấp, nhân viên, khách hàng, ngân hàng,...Công nợ được chia thành hai loại chính:
- Công nợ phải trả: Là các khoản tiền mà doanh nghiệp phải trả cho các đối tác, nhà cung cấp,...
- Công nợ phải thu: Là các khoản tiền mà doanh nghiệp thu được từ khách hàng, nhưng chưa được thanh toán.
Quản lý công nợ là gì?
Quản lý công nợ là một quá trình ghi nhận, theo dõi và xử lý các khoản công nợ phải thu và phải trả của doanh nghiệp. Quản lý công nợ hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, giảm thiểu rủi ro thanh toán chậm hoặc không thanh toán của khách hàng, và cải thiện mối quan hệ với các đối tác.
Dưới đây là một số lợi ích của quản lý công nợ hiệu quả:
- Kiểm soát dòng tiền: Quản lý công nợ hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền một cách chặt chẽ, tránh tình trạng thiếu hụt tiền mặt hoặc tích lũy quá nhiều công nợ.
- Giảm thiểu rủi ro thanh toán chậm hoặc không thanh toán: Quản lý công nợ hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp phát hiện và xử lý kịp thời các trường hợp thanh toán chậm hoặc không thanh toán, từ đó giảm thiểu rủi ro mất mát tài chính.
- Cải thiện mối quan hệ với các đối tác: Quản lý công nợ hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác, nhà cung cấp, và khách hàng.
Các công việc của quản lý công nợ
Quản lý công nợ bao gồm các công việc sau:
- Tạo hệ thống theo dõi công nợ: Hệ thống theo dõi công nợ cần bao gồm các thông tin về đối tác, số tiền phải trả, ngày thanh toán,...
- Thiết lập các chính sách thanh toán rõ ràng: Các chính sách thanh toán cần được quy định rõ ràng về thời hạn thanh toán, lãi suất chậm thanh toán,...
- Theo dõi tình trạng thanh toán: Doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi tình trạng thanh toán của các khoản công nợ để kịp thời phát hiện và xử lý các trường hợp thanh toán chậm hoặc không thanh toán.
- Làm việc chặt chẽ với các đối tác: Doanh nghiệp cần làm việc chặt chẽ với các đối tác để đảm bảo việc thanh toán diễn ra đúng hạn.
Công nợ là khoản tiền còn nợ sang kỳ thanh toán sau, khi doanh nghiệp có phát sinh giao dịch mua, bán hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ,... trong kỳ này với cá nhân hay công ty khác.
Quy trình quản lý công nợ
Quy trình quản lý công nợ là một chuỗi các bước được thực hiện để ghi nhận, theo dõi và xử lý các khoản công nợ phải thu và phải trả của doanh nghiệp. Công nợ là các khoản tiền mà doanh nghiệp phải trả cho người khác, bao gồm cả các khoản phải trả cho nhà cung cấp, nhân viên, khách hàng, ngân hàng,...
Quản lý công nợ hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, giảm thiểu rủi ro thanh toán chậm hoặc không thanh toán của khách hàng, và cải thiện mối quan hệ với các đối tác.
Dưới đây là quy trình quản lý công nợ phân nhóm đối với các khoản phải thu và các khoản phải trả:
Quản lý công nợ phải thu
Bước 1: Ghi nhận công nợ phải thu
Bước đầu tiên trong quy trình quản lý công nợ phải thu là ghi nhận các khoản công nợ phải thu phát sinh từ các giao dịch bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ. Các khoản công nợ phải thu cần được ghi nhận chính xác và đầy đủ để đảm bảo doanh nghiệp có thể theo dõi và quản lý một cách hiệu quả.
Bước 2: Theo dõi công nợ phải thu
Sau khi ghi nhận, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi tình trạng thanh toán của các khoản công nợ phải thu để kịp thời phát hiện và xử lý các trường hợp thanh toán chậm hoặc không thanh toán. Hệ thống theo dõi công nợ phải thu cần bao gồm các thông tin sau:
- Số tiền phải thu
- Ngày lập hóa đơn
- Ngày thanh toán
- Số ngày quá hạn
- Tình trạng thanh toán
Bước 3: Thu hồi công nợ phải thu
Doanh nghiệp cần có các biện pháp để thu hồi các khoản công nợ phải thu đúng hạn. Các biện pháp thu hồi công nợ có thể bao gồm:
- Gửi hóa đơn thanh toán cho khách hàng
- Gọi điện nhắc nhở khách hàng thanh toán
- Gửi thư nhắc nhở khách hàng thanh toán
- Lập biên bản xác nhận công nợ
- Khiếu nại khách hàng
Đọc thêm: Sơ đồ quy tình kế toán cơ bản cho doanh nghiệp nhỏ
Quản lý công nợ phải trả
Cách xử lý công nợ phải trả được cụ thể hóa bằng các bước sau:
Bước 1: Ghi nhận công nợ phải trả
Bước đầu tiên trong quy trình quản lý công nợ phải trả là ghi nhận các khoản công nợ phải trả phát sinh từ các giao dịch mua hàng hoặc nhận dịch vụ. Các khoản công nợ phải trả cần được ghi nhận chính xác và đầy đủ để đảm bảo doanh nghiệp có thể theo dõi và quản lý một cách hiệu quả.
Bước 2: Theo dõi công nợ phải trả
Sau khi ghi nhận, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi tình trạng thanh toán của các khoản công nợ phải trả để đảm bảo doanh nghiệp thanh toán đúng hạn và tránh bị phạt chậm thanh toán. Hệ thống theo dõi công nợ phải trả cần bao gồm các thông tin sau:
- Số tiền phải trả
- Ngày lập hóa đơn
- Ngày thanh toán
- Số ngày quá hạn
- Tình trạng thanh toán
Bước 3: Thanh toán công nợ phải trả
Doanh nghiệp cần thanh toán các khoản công nợ phải trả đúng hạn để tránh bị phạt chậm thanh toán và giữ gìn mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác.
Có thể bạn quan tâm: Mẫu file Excel quản lý công nợ mới nhất!
Cách quản lý công nợ hiệu quả
Quản lý công nợ là một công việc quan trọng trong hoạt động của doanh nghiệp. Việc quản lý công nợ hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, giảm thiểu rủi ro thanh toán chậm hoặc không thanh toán của khách hàng, và cải thiện mối quan hệ với các đối tác.
Dưới đây là một số cách quản lý công nợ hiệu quả:
1. Tạo hệ thống theo dõi công nợ chặt chẽ
Hệ thống theo dõi công nợ cần bao gồm các thông tin về đối tác, số tiền phải trả, ngày thanh toán,... Hệ thống theo dõi công nợ cần được thiết kế một cách khoa học và dễ sử dụng để giúp doanh nghiệp theo dõi tình trạng thanh toán của các khoản công nợ một cách chính xác và kịp thời.
2. Thiết lập các chính sách thanh toán rõ ràng
Các chính sách thanh toán cần được quy định rõ ràng về thời hạn thanh toán, lãi suất chậm thanh toán,... Các chính sách thanh toán rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp và các đối tác hiểu rõ về các nghĩa vụ và trách nhiệm của mình, từ đó giảm thiểu các tranh chấp về thanh toán.
3. Theo dõi tình trạng thanh toán thường xuyên
Doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi tình trạng thanh toán của các khoản công nợ để kịp thời phát hiện và xử lý các trường hợp thanh toán chậm hoặc không thanh toán.
4. Sử dụng phần mềm quản lý công nợ (CRM)
Công nghệ CRM cho phép bạn quản lý thông tin về khách hàng và nhà cung cấp, lịch sử thanh toán, lên lịch thanh toán, và theo dõi tình hình công nợ. Công cụ này giúp bạn tự động hóa quy trình quản lý công nợ và cung cấp cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính.
5. Có các biện pháp thu hồi công nợ hiệu quả
Doanh nghiệp cần có các biện pháp thu hồi công nợ hiệu quả để đảm bảo thu hồi được các khoản công nợ phải thu đúng hạn. Các biện pháp thu hồi công nợ có thể bao gồm:
- Gửi hóa đơn thanh toán cho khách hàng
- Gọi điện nhắc nhở khách hàng thanh toán
- Gửi thư nhắc nhở khách hàng thanh toán
- Lập biên bản xác nhận công nợ
- Khiếu nại khách hàng
6. Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác
Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác sẽ giúp doanh nghiệp tạo dựng niềm tin và sự hợp tác lâu dài. Điều này sẽ giúp doanh nghiệp đàm phán được các điều khoản thanh toán thuận lợi và giảm thiểu các rủi ro về thanh toán.
Ngoài ra, doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm quản lý công nợ để hỗ trợ cho công việc quản lý công nợ được hiệu quả hơn. Các phần mềm quản lý công nợ có thể giúp doanh nghiệp tự động hóa các quy trình quản lý công nợ, từ đó tiết kiệm thời gian và chi phí.
Xem thêm: PRM là gì? Chiến lược kết hợp CRM và PRM đỉnh cao cho doanh nghiệp
7. Ưu tiên các loại công nợ quan trọng
Phân biệt giữa các khoản nợ quan trọng và không quan trọng. Ưu tiên theo dõi và thu hồi khoản nợ từ các khách hàng hoặc nhà cung cấp quan trọng đối với hoạt động kinh doanh. Sử dụng hệ thống CRM để đánh dấu các khoản nợ ưu tiên và xác định các khoản nợ có nguy cơ cao.
8. Hình thành dự trữ rủi ro
Hình thành dự trữ rủi ro trong tài khoản công nợ để đối phó với các khoản nợ không thể thu hồi hoặc trễ hạn. Dự trữ này giúp bạn không phải ghi nhận thiệt hại đột ngột vào lợi nhuận và duy trì sự ổn định tài chính.
Tự động hóa quản lý công nợ với SlimCRM
Với một phần mềm quản lý công nợ tự động hóa như SlimCRM, bạn sẽ chủ động nắm quyền kiểm soát các khoản phải thu và phải trả trong doanh nghiệp.
SlimCRM là phần mềm quản trị doanh nghiệp toàn diện 4 khía cạnh Khách hàng - Tài chính - Công việc và Nhân sự, được phát triển bởi Vinno Việt Nam. Nhờ nỗ lực xây dựng giải pháp chất lượng, SlimCRM đã đạt giải thưởng SaaS Award 2021 hạng mục sản phẩm SaaS tốt nhất dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Tính năng CRM quản lý công nợ của SlimCRM được liên kết với menu Bán hàng (theo dõi hóa đơn, thanh toán), Tài chính (theo dõi khoản thu, chi phí, tồn quỹ), và Báo cáo. Từ một phần mềm thống nhất, kế toán có thể quản lý toàn diện tình hình công nợ và dòng tiền của doanh nghiệp.
Bảng điều khiển tổng quan của SlimCRM cung cấp một cái nhìn toàn diện về các khoản cần thu chưa thanh toán và quá hạn.
Doanh nghiệp tạo hóa đơn tự động nhanh chóng, đẹp mắt với SlimCRM.
Tự động hóa quản lý công nợ nhờ tính năng tạo hóa đơn định kỳ và nhắc nhở thanh toán của SlimCRM.
Theo dõi sát sao tình hình tài chính của doanh nghiệp nhờ các báo cáo tự động trực quan của SlimCRM.
Bên cạnh đó, SlimCRM còn có các tính năng tự động hóa quản lý công nợ như gắn tag và lọc hóa đơn, thiết lập thời gian thanh toán, tải hóa đơn, ghi chú, xuất hóa đơn điện tử, gửi email và SMS cá nhân hóa tự động,...
Doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp quản lý công nợ hiệu quả với chi phí tiết kiệm nhất? Mời dùng thử phần mềm tự động hóa quản lý công nợ SlimCRM không giới hạn tại đây.
Giải đáp thắc mắc liên quan đến quản lý công nợ
Chốt công nợ là gì?
Chốt công nợ là việc xác định số tiền nợ phải thu và phải trả của doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định. Chốt công nợ thường được thực hiện vào cuối kỳ kế toán để tổng hợp các khoản công nợ phát sinh trong kỳ và báo cáo cho các cấp quản lý.
Cấn trừ công nợ là gì?
Cấn trừ công nợ là việc hai bên có khoản nợ phải thu và phải trả cho nhau có thể thỏa thuận bù trừ, trừ đi số tiền phải trả của một bên cho số tiền phải thu của bên kia. Cấn trừ công nợ giúp doanh nghiệp giảm thiểu số tiền phải thanh toán, từ đó cải thiện dòng tiền.
Outstanding debt là gì?
Outstanding debt là khoản nợ chưa thanh toán. Đây là thuật ngữ được sử dụng trong kế toán để chỉ các khoản nợ phát sinh từ các giao dịch mua hàng hoặc bán hàng, nhưng chưa được thanh toán.
Hạn mức công nợ là gì?
Hạn mức công nợ là mức tối đa mà doanh nghiệp được phép cho khách hàng vay. Hạn mức công nợ giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro thanh toán chậm hoặc không thanh toán của khách hàng
Lời kết
Khi quản lý công nợ bằng công nghệ, mỗi doanh nghiệp sẽ có được một hệ sinh thái tài chính tích hợp giúp giảm thiểu thất thoát, tăng tốc thu hồi công nợ, cải thiện lợi nhuận, tối ưu hiệu suất nhân viên, và nâng cấp trải nghiệm của khách hàng. Doanh nghiệp có thể trải nghiệm những thay đổi tích cực này tại phần mềm tự động hóa quản lý công nợ SlimCRM từ hôm nay.
