Đảm bảo việc quản lý đặt phòng trong ngành khách sạn, du lịch trở nên hiệu quả và tiết kiệm chi phí là một trong những thách thức lớn mà các doanh nghiệp phải đối mặt. Tuy nhiên, với file quản lý khách sạn bằng excel được tổng hợp bởi SlimCRM, bạn có thể tự tin giải quyết những vấn đề này một cách dễ dàng. Cùng khám phá các tính năng và cách sử dụng mẫu template quản lý khách sạn sau đây bạn nhé!
Nội dung mẫu file quản lý khách sạn bằng excel
File Excel quản lý đặt phòng này đi kèm với nhiều mẫu khác nhau. Hãy xem dưới đây để lựa chọn mẫu phù hợp nhất cho nhu cầu của bạn.
File Excel quản lý khách đặt trước phòng khách sạn
Template này rất phù hợp để quản lý công suất phòng khách sạn (tỷ lệ lấp phòng). Bạn nên sử dụng mẫu này khi quản lý khách sạn nhỏ với số lượng phòng ít và không muốn áp dụng các phần mềm phức tạp khác.
Tải xuống file quản lý khách sạn bằng excel tại đây!
File quản lý khách sạn bằng excel theo năm
Mẫu này được trang bị các công thức và chức năng tự động tính toán tình trạng phòng, ngày đặt phòng và hiển thị lịch đặt phòng chỉ trong vài giây. Bảng tính này phù hợp cho bất kỳ doanh nghiệp cho thuê phòng nào, như khách sạn, căn hộ, biệt thự, nhà nghỉ…Cách setup và sử dụng được cập nhật chi tiết ngay trong file excel.
Download ngay mẫu file quản lý khách sạn bằng excel tại đây!
Lịch booking phòng hàng tháng
Mẫu file quản lý khách sạn bằng excel này có bố cục giống như lịch hàng tháng. Nhờ đó, bạn có thể kiểm tra và quản lý booking bằng cách xem tình trạng phòng trống theo từng tháng.
Bạn sẽ thấy cách các phòng được hiển thị trong bảng tính "Calendar". Bạn có thể thiết lập khoảng thời gian đặt phòng bằng cách chọn tháng và điền năm. Bạn cũng có thể chọn xem phòng có sẵn hay không dựa trên loại phòng hoặc chi tiết phòng.
Tải xuống lịch booking phòng theo tháng tại đây!
Lịch đặt trước phòng khách sạn theo ngày và giờ
Đây là các file excel quản lý đặt phòng khách sạn tổng quát với công thức được thiết lập sẵn. Tuy nhiên, những mẫu này không có chức năng quản lý khách hàng. Nếu bạn cần phần mềm quản lý khách hàng khách sạn đa chức năng, bạn nên sử dụng những phần mềm crm khách sạn chuyên biệt để quản lý toàn bộ thông tin tập trung, tự động và đảm bảo chính xác.
Tải xuống template quản lý khách sạn theo ngày và giờ tại đây!
Lịch đặt chỗ nhà hàng
Mẫu file excel đặt chỗ nhà hàng có nguyên tắc hoạt động theo giờ và công thức được tính toán dựa trên số bàn.
Bảng tính này bao gồm hai bảng tính con. Để tùy chỉnh bảng tính này, bạn vào bảng tính "availability" và điền thông tin về các bàn vào các cột "table type" (loại bàn), "capacity" (sức chứa), và "table number" (số bàn). Bạn cũng có thể tùy chỉnh hiển thị thời gian đặt phòng ở đây bằng cách thay đổi giá trị bước thời gian (theo phút).
Sau khi bạn nhập đầy đủ thông tin, bạn có thể chuyển sang sheet "restaurant reservation" để bắt đầu ghi nhận đặt phòng của bạn. Bạn có thể tùy chỉnh các cột trong bảng tính này trừ cột "table number" vì đây là tham chiếu cho các công thức. Khi bạn đã điền thông tin đặt phòng hoặc muốn xem thông tin đặt phòng, hãy quay lại bảng tính "availability" và di chuyển ngày đến ngày của đặt phòng.
Tải xuống mẫu lịch đặt chỗ nhà hàng tại đây
Ưu nhược điểm của file quản lý khách sạn bằng excel
Lập bảng quản lý khách sạn bằng excel có những ưu nhược điểm cụ thể sau:
Ưu điểm
- Dễ sử dụng: phần mềm quản lý nhà nghỉ, khách sạn Excel là một ứng dụng phổ biến và quen thuộc, nhiều người đã có kiến thức cơ bản về cách sử dụng nó. Việc tạo và quản lý bảng tính đặt phòng có thể trở nên dễ dàng với các tính năng cơ bản.
- Tùy chỉnh linh hoạt: Excel cho phép người dùng tùy chỉnh các bảng tính theo nhu cầu cụ thể của họ. Bạn có thể thêm các công thức, tính năng, và định dạng để phù hợp với yêu cầu quản lý khách sạn của mình.
- Tích hợp dữ liệu: File quản lý khách sạn bằng excel cho phép nhập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau và tích hợp chúng vào bảng tính, giúp bạn quản lý thông tin đặt phòng một cách tổng quát.
Nhược điểm
- Giới hạn quy mô: Khi doanh nghiệp khách sạn phát triển lớn và số lượng phòng tăng lên, việc sử dụng Excel để quản lý đặt phòng có thể trở nên hạn chế. Điều này có thể gây khó khăn trong việc xử lý hàng loạt thông tin phức tạp và theo dõi lịch trình đặt phòng một cách hiệu quả.
- Không tự động cập nhật: Excel không tự động cập nhật thông tin liên quan đến đặt phòng. Bạn phải thủ công cập nhật và kiểm tra lịch trình thường xuyên, điều này có thể dẫn đến sai sót và thiếu sót.
- Khó phân tích dữ liệu: Khi số lượng thông tin và đặt phòng tăng lên, việc phân tích và tạo báo cáo từ bảng tính Excel có thể trở nên phức tạp và mất nhiều thời gian.
- Thiếu tính năng quản lý khách hàng: Excel không cung cấp các tính năng quản lý khách hàng tích hợp sẵn, điều này có thể gây khó khăn trong việc theo dõi thông tin khách hàng và tối ưu hóa dịch vụ.
Có thể thấy, Excel là một công cụ hữu ích để quản lý đặt phòng khách sạn cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa với quy trình đơn giản. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp khách sạn phát triển lớn hơn, cần xem xét các phần mềm quản lý khách sạn chuyên nghiệp để đáp ứng nhu cầu quản lý và mở rộng kinh doanh.
SlimCRM - phần mềm quản lý khách sạn tinh gọn cho doanh nghiệp
SlimCRM là phần mềm CRM khách sạn tinh gọn, được thiết kế đặc biệt để đáp ứng nhu cầu quản lý hiệu quả cho nhiều lĩnh vực khác nhau, bao gồm cả dịch vụ du lịch, lữ hành và khách sạn. Một số tính năng nổi bật của SlimCRM giúp nâng cao hiệu quả hoạt động khách sạn bao gồm:
- Quản lý thông tin khách hàng 360 độ (tất cả thông tin về nhân khẩu học, đặc điểm hành vi,...đều được lưu trữ tập trung trên cùng một hệ thống)
- Cung cấp hệ thống đặt chỗ linh hoạt để mang đến trải nghiệm khách hàng tốt hơn
- Tự động xuất hóa đơn và báo giá đẹp mắt
- Tích hợp hệ thống chăm sóc khách hàng tự động với Call Center và Ticket System.
Tham khảo một số case study triển khai phần mềm quản lý khách sạn SlimCRM:
Đăng ký trải nghiệm phần mềm hoàn toàn miễn phí tại đây!
Hy vọng rằng, các mẫu file excel quản lý khách sạn là công cụ hữu ích giúp bạn nâng cao hiệu suất và giảm chi phí trong việc quản lý hoạt động kinh doanh. Đừng quên theo dõi SlimCRM để cập nhật những tài liệu hay nhất về CRM và quản trị bạn nhé!
