Quản lý thông tin khách hàng là việc làm quan trọng với bất kỳ doanh nghiệp nào. Lưu trữ tập trung và biết cách khai thác chúng sẽ đem lại lợi nhuận không giới hạn. Dưới đây là mẫu quản lý khách hàng bằng google sheet bạn có thể tham khảo và tải về sử dụng được ngay.
Mẫu quản lý khách hàng bằng google sheet là gì?
Đúng như tên gọi, mẫu quản lý khách hàng bằng google sheet là trang tổng hợp mọi thông tin liên quan đến khách hàng mà doanh nghiệp thu thập được. Càng chi tiết càng dễ khai thác. Tùy theo đặc thù kinh doanh và mục đích sử dụng thì ở mỗi doanh nghiệp có thể có sự thay đổi khác nhau.
Về cơ bản, trong mẫu quản lý khách hàng bằng google sheet sẽ bao gồm những thông tin cơ bản như:
- Tên khách hàng
- Tên công ty
- Chức vụ
- Số điện thoại
- Email liên hệ
- Website
- Địa chỉ
- Khu vực
- Tình trạng khách hàng
- Nguồn khách hàng
- Người phụ trách
- Mô tả
- Quy mô công ty
- Tính năng quan tâm/Sản phẩm/Dịch vụ sử dụng
Những loại mẫu quản lý khách hàng bằng google sheet cơ bản
Như đã nói ở trên, để quản lý thông tin khách hàng tùy vào đặc thù của mỗi doanh nghiệp mà file mẫu này có thể tùy biến khác nhau về các trường thông tin.
Quản lý thông tin khách hàng theo mô hình kinh doanh B2C sẽ khác với mô hình kinh doanh B2B. Thậm chí, trong mô hình B2B lại chia ra nhiều lĩnh vực kinh doanh khác nên cũng có sự thay rõ rệt.
Tùy theo mục đích sử dụng, sẽ có nhiều loại mẫu quản lý khách hàng bằng google sheet khác nhau như:
- Mẫu quản lý thông tin cơ hội (Lead): File chỉ dành riêng cho mục đích quản lý các khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp khi họ đăng kí vào form trên web hay ở bất kỳ nguồn phễu nào (seeding, diễn dàn, quảng cáo Facebook, quảng cáo Google...) trong mẫu này sẽ có các trường thông tin quan trọng như: nguồn cơ hội đến từ đâu, nhu cầu của khách hàng là gì, họ là ai, làm việc trong lĩnh vực nào.
- Mẫu quản lý khách hàng đơn giản: Loại mẫu này chứa các thông tin cơ bản nhất cần thu thập về khách hàng: Tên, số điện thoại, địa chỉ, quy mô, tính năng quan tâm... đây là những thông tin cơ bản nhất về khách hàng cần được lưu trữ để mỗi khi cần có thể tra cứu dễ dàng
- Mẫu quản lý hồ sơ khách hàng VIP: Loại mẫu này thường là khách hàng đặc biệt, khách hàng trung thành của doanh nghiệp, do đó các thông tin sẽ chuyên sâu hơn như: Tình trạng sử dụng dịch vụ/sản phẩm; giá trị khách hàng mang lại...
- Mẫu quản lý thông tin đối tác/đại lý bán hàng: Loại mẫu này chỉ dành riêng cho các đối tác của doanh nghiệp khi đang bán hoặc hợp tác ở một khía cạnh nào đó. Một số thông tin cần có như: Người phụ trách, tình trạng kinh doanh, số lượng khách hàng, doanh số...
Doanh nghiệp cũng có thể cân nhắc đến việc xử dụng các mẫu google sheet với các phần mềm quản lý khách hàng chuyên dụng.
Có thể bạn quan tâm:
4 mẫu quản lý khách hàng bằng google sheet chuyên nghiệp
Để việc quản lý khách hàng tại doanh nghiệp dễ dàng hơn thì công cụ excel hay google sheet vẫn là lựa chọn hàng đầu. Dưới đây mà một số mẫu dành cho bạn tham khảo, tải về và sử dụng được ngay (tùy chỉnh nếu muốn)
Mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng google sheet số 1
Mẫu google sheet quản lý bán hàng
Mẫu mẫu danh sách khách hàng tiềm năng bằng google sheet
Mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng excel số 4
Nhược điểm quản lý khách hàng bằng google sheet
Google sheet là một công cụ có thể cực kỳ hữu ích trong nhiều quy trình và công việc trong doanh nghiệp. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp lựa chọn google sheet hay excel để phục vụ cho tất cả mục đích từ kinh doanh, bán hàng, đến quản lý công việc. Tuy nhiên, không giống như các phần mềm quản lý khách hàng chuyên dụng, việc xử dụng mẫu quản lý khách hàng bằng google sheet cũng dẫn đến một loạt các hạn chế đáng kể có thể cản trở sự phát triển và tối ưu việc quản lý.
- Tính bảo mật: Google Sheet là một công cụ dựa trên đám mây, vì vậy dữ liệu khách hàng của bạn sẽ được lưu trữ trên máy chủ của Google. Điều này có thể gây ra rủi ro bảo mật, đặc biệt nếu bạn có dữ liệu nhạy cảm.
- Tính khả dụng: Google Sheet chỉ có thể truy cập được trực tuyến. Điều này có thể gây ra vấn đề nếu bạn cần truy cập dữ liệu khách hàng khi không có kết nối internet.
- Tính phức tạp: Google Sheet có thể khó sử dụng nếu bạn không có kiến thức về bảng tính. Điều này có thể khiến bạn khó quản lý dữ liệu khách hàng một cách hiệu quả.
- Tính mở rộng: Google Sheet có thể không đủ linh hoạt để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp lớn hoặc có quy mô phát triển nhanh.
Tham khảo thêm: 5 mẫu CRM bằng excel/google sheet mới nhất
Giải pháp thay thế google sheet và excel trong quản lý khách hàng
Quản trị khách hàng là một vấn đề quan trọng của doanh nghiệp vì thế cần được tối ưu nhất để có thể sử dụng dễ dàng và khai thác triệt để nguồn dữ liệu nhằm tăng doanh thu lợi nhuận. Đứng trước những hạn chế của công cụ thủ công, sự thiếu liên kết và tập trung của các ứng dụng độc lập khác, SlimCRM là giải pháp CRM ra đời với mục đích giúp tất cả các doanh nghiệp quản lý khách hàng dễ dàng hơn và tạo ra nhiều doanh thu hơn.
- Nhập dữ liệu tự động vào phần mềm
Khi có bất kỳ cơ hội nào đăng kí vào form, biểu mẫu... sẽ được nhập tự động vào phần mềm mà không phải dùng bất kỳ thao tác nào. Thông tin cơ hội với đầy đủ các trường thông tin về: Thông tin chung, Thông tin cơ hội, Chăm sóc cơ hội, Đề xuất, Công việc, Ghi chú, Nhắc nhở.... cùng rất nhiều tính năng bán hàng và marketing được tích hợp sẵn.
Sau khi Cơ hội đã trở thành khách hàng của doanh nghiệp, chỉ với một thao tác chuyển đổi trạng thái, tự động các thông tin về Cơ hội ban đầu được chuyển thành Khách hàng.
Theo thống kê của HubSpot, 45% tổ chức được khảo sát đã sử dụng CRM để lưu trữ dữ liệu khách hàng trong năm 2016.
Trong phần mềm cho phép:
- Báo cáo chi tiết số lượng khách hàng doanh nghiệp đang sở hữu
- Phân loại khách hàng theo nhóm
- Nhập dữ liệu khách hàng lớn từ file excel có sẵn
- Phân quyền, tạo nhóm, khu vực khách hàng để dàng quản lý
- Quản lý trọn vẹn về hóa đơn, hợp đồng, thanh toán, công việc...trong phần mềm
- Phân quyền và bảo mật chặt chẽ
Việc sử dụng mẫu quản lý thông tin khách hàng bằng excel sẽ không thể đảm bảo được tính phân quyền và bảo mật chặt chẽ. Về mặt phân quyền, có thể áp dụng được bằng cách khóa bảng tính, nhưng như thế, những người cần truy cập sẽ không thể tham gia cộng tác. Hoặc có thể, sử dụng bảng tính của Google Sheet để phân quyền lên một cấp độ nữa, nhưng các công thức tính toán ở bảng tính ở Excel có thể sẽ không hiện thị đầy đủ ở Google Sheet. Đây là một nhược điểm lớn.
Trong phần mềm SlimCRM, người quản lý có thể phân quyền sử dụng danh sách khách hàng này đối từng nhân viên, họ được phép xem những thông tin nào...tính bảo mật ở mức cao nhất và chỉ ai có quyền mới được xem, sửa, xóa, truy cập vào dữ liệu. Ngay cả khi, nhân sự của doanh nghiệp nghỉ, cũng khó có thể sao chép hay trích xuất dữ liệu trong phần mềm, trong khi với Excel là một lỗ hổng lớn.
Phân quyền cho từng nhân viên sử dụng phần mềm
Đồng thời, tất cả các thay đổi, chỉnh sửa của từng thành viên trên hệ thống đều được lưu vết và người quản trị cao nhất trong doanh nghiệp sẽ nhìn thấy các lịch sử thay đổi đó.
- Thiết kế tinh gọn, dễ sử dụng và quản lý
Với triết lý thiết kế sản phẩm không cần học cũng có thể sử dụng, SlimCRM đã làm rất tốt ở bước này. Nghĩa là, với một người dùng mới, không cần biết kỹ thuật cũng có thể bắt đầu sử dụng ngay mà không cần thời gian đào tạo. Đó cũng chính là thực tế của khách hàng đang sử dụng giải pháp này. Nếu như các đơn vị khác sẽ mất thời gian bàn giao và đào tạo vài ba buổi với một chi phí xác định nào đó, thì SlimCRM là "zero". Thiết lập và bàn giao nhanh chóng, sử dụng được ngay.
Tính năng Huấn luyện người dùng trong hệ thống như một "hướng dẫn viên phần mềm" sẽ giúp chỉ dẫn người dùng khi họ thao tác trên phần mềm theo đúng quy trình mà không cần tra cứu tài liệu sử dụng.
"Hướng dẫn viên" trong phần mềm cho người sử dụng
Đặc biệt, phần mềm đã tích hợp sẵn tính năng tổng đài, người dùng có thể gọi điện cho khách hàng bất kỳ ngay trên phần mềm chỉ trong 1 click chuột. Lịch sử cuộc gọi cũng sẽ được lưu lại để giám sát và quản lý. Và khi đã có thông tin được lưu trong phần mềm, khách hàng/cơ hội nào gọi đến sẽ hiển thị tên của khách hàng đó.
- Quản lý dữ liệu tập trung trên một phần mềm và không giới hạn số lượng khách hàng
Khắc phục hoàn toàn nhược điểm từ mẫu quản lý khách hàng bằng google sheet khi gom tất cả dữ liệu ở các nguồn về lưu trữ tại một nơi duy nhất. Doanh nghiệp có thể tích hợp với các form, biểu mẫu ở các kênh khác nhau để dữ liệu về cơ hội được nhập tự động vào phần mềm.
Với các doanh nghiệp hiện đang quản lý khách hàng bằng google sheet/excel, khi triển khai sử dụng phần mềm chỉ cần 1 thao tác import dữ liệu vào phần mềm dễ dàng mà không phải nhập tay.
Cuối cùng, bạn có thể nhập danh sách khách hàng với dung lượng bao nhiêu cũng không là vấn đề, đừng lo lắng phần mềm chạy chậm như khi mở file excel có dung lượng nặng, Vì thế, khi doanh nghiệp có số lượng khách hàng tăng lên cũng không hề bị ảnh hưởng.
Tổng kết
Thông tin khách hàng là vàng đối doanh nghiệp, giống như Bill Gates từng nói: "Cách bạn thu thập, quản lý và sử dụng thông tin khách hàng sẽ quyết định bạn thắng hay thua”. Vì thế, bài toán về quản trị dữ liệu là vấn đề cốt lõi của doanh nghiệp. Dù quản lý bằng bất kỳ công cụ nào thì đều phải hướng tới tính bảo mật, dễ dàng trong sử dụng và đạt hiệu quả cao nhất.
Và nếu như, bạn đã gặp quá nhiều khó khăn vì những bất lợi của bảng tính excel, đã đến lúc doanh nghiệp bạn cần có phần mềm để thay thế.
SlimCRM - là giải pháp quản trị dành riêng cho doanh nghiệp nhỏ, được phát triển bởi công ty công nghệ VINNO Việt Nam, với hơn 10 năm kinh nghiệm làm về phần mềm. Hiện đang cung cấp dịch vụ cho các khách hàng bao gồm Nhà nước, Chính phủ, Tập đoàn lớn và SMEs với các giải pháp có nghiệp vụ phức tạp và đòi hỏi tính bảo mật cao như: Vsmart, SHB, Haiphatinvest, Agribank, Viettel, Baoviet bank, Techfesh Việt Nam, Bộ Giáo dục và đào tạo....
Quý doanh nghiệp cần tìm hiểu và trải nghiệm giải pháp vui lòng đăng kí thông tin tại đây.
