BCP có vẻ là thuật ngữ tương đối “lạ” trong kinh doanh. Trên thực tế, mọi doanh nghiệp luôn cần tới ba bản kế hoạch kinh doanh, bao gồm kế hoạch tăng trưởng, kế hoạch phát triển và kế hoạch kinh doanh liên tục. Kế hoạch tăng trưởng giúp doanh nghiệp gia tăng thị trường, doanh số, lợi nhuận và khách hàng. Kế hoạch phát triển giúp doanh nghiệp gia tăng năng lực phục vụ cho phát triển. Trong khi đó, bản kế hoạch thứ ba là BCP thì dường như phần lớn doanh nghiệp chưa triển khai. Vậy BCP là gì? Quy trình triển khai sao cho hiệu quả? Hãy theo dõi bài viết sau bạn nhé!
BCP là gì?
BCP - viết tắt của Business Continually Plan, tiếng Việt nghĩa là kế hoạch kinh doanh liên tục hay kế hoạch “sinh tồn”. Đây là bản kế hoạch thiết lập các phương án mà tổ chức sẽ thực hiện để ứng phó với các mối đe dọa tiềm tàng có thể xảy ra gây ảnh hưởng đến quy trình hoạt động. BCP là một phần quan trọng trong quản lý rủi ro của doanh nghiệp.
Ví dụ về lập kế hoạch kinh doanh liên tục BCP
Ví dụ về BCP trong doanh nghiệp sản xuất
Rủi ro: Cháy nhà máy, gián đoạn chuỗi cung ứng, thiên tai.
Kế hoạch ứng phó:
- Sao lưu dữ liệu sản xuất và thiết kế sản phẩm.
- Duy trì nhà máy dự phòng ở khu vực khác.
- Tạo mối quan hệ với nhà cung cấp dự phòng.
- Lập kế hoạch sơ tán và phục hồi sau thảm họa.
Ví dụ về BCP trong doanh nghiệp dịch vụ tài chính
Rủi ro: Tấn công mạng, mất điện, gián đoạn hệ thống.
Kế hoạch ứng phó:
- Sao lưu dữ liệu tài chính và thông tin khách hàng an toàn.
- Triển khai hệ thống bảo mật mạng tiên tiến.
- Sử dụng dịch vụ điện toán đám mây dự phòng.
- Lập kế hoạch phục hồi hệ thống và dữ liệu.
Ví dụ về BCP cho du lịch
Rủi ro: thiên tai, lũ lụt, dịch bệnh
Kế hoạch ứng phó:
- Sao lưu dữ liệu khách hàng và hệ thống kinh doanh thường xuyên.
- Chuẩn bị các vật dụng cần thiết cho tình huống khẩn cấp.
- Nâng cao nhận thức của nhân viên về rủi ro và đào tạo cách thức ứng phó.
- Kích hoạt BCP khi có cảnh báo lũ lụt.
- Di chuyển nhân viên và tài sản đến nơi an toàn.
- Duy trì liên lạc với khách hàng và đối tác.
- Sử dụng các phương án thay thế để tiếp tục hoạt động kinh doanh (ví dụ: làm việc từ xa, chuyển hướng sang các kênh bán hàng khác)....
Ngoài ra, BCP có thể bao gồm các yếu tố chung như:
- Lập kế hoạch truyền thông: Cách thức thông tin cho nhân viên, khách hàng và các bên liên quan khác trong trường hợp khẩn cấp.
- Quản lý khủng hoảng: Xác định vai trò và trách nhiệm của các thành viên trong nhóm ứng phó khủng hoảng.
- Đào tạo và diễn tập: Đào tạo nhân viên về các quy trình BCP và thực hiện diễn tập thường xuyên.
Tầm quan trọng của BCP
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh, hầu như doanh nghiệp đều luôn phải đối diện với các rủi ro không thể lường trước. Bên cạnh những thách thức nhỏ xuất hiện thường xuyên, những thách thức lớn có thể hiếm khi xảy ra nhưng một khi xảy ra sẽ ảnh hưởng tới sự sống còn của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp có bản “kế hoạch sinh tồn” hàng năm cũng như có nguồn lực dự trữ thì tác động từ những thách thức/rủi ro sẽ được hạn chế phần nào, nhằm đảm bảo khả năng hoạt động liên tục của doanh nghiệp.
Sau đây là một số lợi ích khác của BCP:
1. Giảm thiểu rủi ro và tác động tiêu cực
- BCP giúp doanh nghiệp xác định, đánh giá và phòng ngừa các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
- Khi rủi ro xảy ra, BCP cung cấp các phương án ứng phó hiệu quả để giảm thiểu thiệt hại về tài chính, uy tín và thị phần.
- BCP giúp doanh nghiệp phục hồi nhanh chóng sau khi xảy ra sự cố, hạn chế tối đa thời gian gián đoạn hoạt động.
2. Nâng cao khả năng thích ứng và linh hoạt
- BCP giúp doanh nghiệp thích ứng với những thay đổi trong môi trường kinh doanh, bao gồm cả những thay đổi do thiên tai, dịch bệnh, khủng hoảng kinh tế, v.v.
- BCP giúp doanh nghiệp linh hoạt trong việc điều chỉnh hoạt động kinh doanh để phù hợp với các tình huống bất ngờ.
3. Tăng cường niềm tin của khách hàng, đối tác và nhân viên
- BCP thể hiện sự chủ động và năng lực của doanh nghiệp trong việc ứng phó với rủi ro.
- BCP giúp tăng cường niềm tin của khách hàng, đối tác và nhân viên vào khả năng hoạt động ổn định và lâu dài của doanh nghiệp.
4. Nâng cao hiệu quả hoạt động và lợi thế cạnh tranh
- BCP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình hoạt động, hạn chế lãng phí và tăng hiệu quả sử dụng nguồn lực.
- BCP giúp doanh nghiệp tạo dựng lợi thế cạnh tranh so với các đối thủ không có kế hoạch dự phòng hiệu quả.
5. Tuân thủ quy định pháp luật
- Một số ngành nghề kinh doanh yêu cầu doanh nghiệp phải có kế hoạch BCP để đảm bảo hoạt động liên tục trong trường hợp khẩn cấp.
- BCP giúp doanh nghiệp tuân thủ các quy định pháp luật về an toàn, phòng cháy chữa cháy, v.v.
Tải ngay: Mẫu quy trình kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp chuẩn ISO
Các giai đoạn chính của BCP
Quy trình triển khai BCP bao gồm 3 giai đoạn : (i) xác định rủi ro và đánh giá ảnh hưởng tới tồn vong doanh nghiệp; (ii) thiết lập các chiến lược và biện pháp xử lý; (iii) kế hoạch và nguồn lực triển khai các biện pháp xử lý trên thực tế nhằm phòng ngừa và phục hồi các hoạt động chính yếu của doanh nghiệp.
Giai đoạn 1: Xác định rủi ro và đánh giá mức độ ảnh hưởng
Trong giai đoạn 1, doanh nghiệp cần xác định các rủi ro nào có thể dẫn tới chấm dứt hoặc đứt quãng hoạt động của doanh nghiệp. Các rủi ro có thể từ bên trong, ví dụ hệ thống IT bị hack, người sở hữu kỹ thuật bỏ công ty chuyển sang đối thủ cạnh tranh, hay dây chuyền quan trọng bị hỏng hóc đột ngột...
Các rủi ro có thể từ bên ngoài như gián đoạn nguồn nguyên liệu, thay đổi tỷ giá, hoặc dịch bệnh như đại dịch Covid-19... Công cụ chính yếu của giai đoạn này là các kịch bản khi các rủi ro xảy ra. Sau khi xác định rủi ro, doanh nghiệp sẽ đánh giá mức độ ảnh hưởng và thiệt hại nếu thực tế xảy ra.
Giai đoạn 2: Thiết lập các chiến lược và biện pháp xử lý
Trong giai đoạn 2, sau khi doanh nghiệp xác định rủi ro và đánh giá tác động, BCP sẽ đưa ra các lựa chọn phương án dựa trên bốn cách tiếp cận như sau:
1. Loại trừ: xử lý và loại bỏ mối nguy hiểm triệt để. Ví dụ, doanh nghiệp xác định rủi ro từ việc giám đốc kỹ thuật nắm giữ bí quyết sản xuất, nên quyết định thành lập bộ phận công nghệ phụ trách nhằm loại trừ rủi ro.
2. Chấp nhận: xác nhận rủi ro tồn tại. Ví dụ, doanh nghiệp nhận thức rủi ro từ việc hệ thống IT hư hỏng, tuy nhiên công ty sử dụng các phần mềm thông dụng nên chi phí thiệt hại nhỏ, có thể chấp nhận được.
3. Giảm nhẹ: xây dựng các phương án giảm nhẹ thiệt hại hoặc giảm thời gian gián đoạn. Ví dụ, khi dây chuyền sản xuất chính dừng lại, công ty sẽ có các hoạt động dự phòng thay thế, nhằm giảm thời gian ngừng sản xuất.
4. Chuyển đổi/chia sẻ: các phương án chuyển một phần rủi ro sang cho bên thứ ba. Ví dụ, doanh nghiệp có mua bảo hiểm cháy nổ.
Giai đoạn 3: Lập kế hoạch và nguồn lực triển khai các biện pháp xử lý trên thực tế
Sau khi đã xác định và lựa chọn các phương án cụ thể, các kế hoạch triển khai chi tiết cần được thiết lập nhằm đảm bảo ngay khi rủi ro xảy ra thì doanh nghiệp vẫn duy trì được hoạt động. Phương án vận hành cần có nguồn lực cụ thể, bao gồm ngân quỹ, trang thiết bị, cơ sở hạ tầng, nhân lực...
Phương án cũng cần ghi rõ ai là người phụ trách, các bước cần thực hiện để hoạt động doanh nghiệp quay trở lại trạng thái căn bản trong khoảng thời gian nhất định. Các kế hoạch này cần được truyền thông tới các cấp quản lý trong doanh nghiệp, đồng thời với các hướng dẫn thực hiện chi tiết cho từng cá nhân và bộ phận.
Mẫu kế hoạch sinh tồn cho doanh nghiệp
Mẫu kế hoạch sinh tồn cho doanh nghiệp là công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp:
- Xác định và đánh giá rủi ro: Phân tích các mối đe dọa tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh, bao gồm thiên tai, dịch bệnh, hỏa hoạn, tấn công mạng, v.v.
- Lập kế hoạch ứng phó: Xác định các phương án cụ thể để ứng phó với từng loại rủi ro đã được xác định.
- Thực hiện và duy trì: Thực hiện các phương án ứng phó đã được lập kế hoạch, đồng thời thường xuyên cập nhật và cải tiến kế hoạch sinh tồn để đảm bảo hiệu quả.
Tải mẫu BCP tại đây!
Xây dựng chiến lược kinh doanh liên tục và quản lý rủi ro hiệu quả với SlimCRM
Bạn đang lo lắng về:
- Rủi ro tiềm ẩn ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh?
- Khó khăn trong việc xây dựng và triển khai chiến lược kinh doanh liên tục (BCP)?
- Mất mát tài sản, thất thoát doanh thu do quản lý lỏng lẻo?
- Hiệu quả công việc thấp do quy trình rườm rà, thiếu minh bạch?
Vậy thì SlimCRM chính là giải pháp tối ưu cho bài toán của bạn!
SlimCRM là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) tiên tiến, tích hợp các tính năng hỗ trợ đắc lực cho việc xây dựng chiến lược kinh doanh nói chung cũng như quản lý rủi ro hiệu quả:
1. Hệ thống tập trung dữ liệu, bảo mật tuyệt đối
Bảo mật dữ liệu là yếu tố then chốt trong việc quản lý rủi ro. SlimCRM cam kết bảo mật tuyệt đối dữ liệu của khách hàng bằng cách áp dụng các biện pháp kỹ thuật và hành chính tiên tiến nhất, bao gồm:
- Hệ thống phân quyền chi tiết, cho phép bạn kiểm soát chặt chẽ ai có thể truy cập vào dữ liệu nào. Bạn có thể thiết lập quyền truy cập theo từng người dùng, nhóm hoặc bộ phận, đảm bảo chỉ những người có nhu cầu mới được tiếp cận thông tin.
- Xác thực bảo mật dữ liệu 2 lớp
- SlimCRM tự động sao lưu dữ liệu của bạn thường xuyên để đảm bảo an toàn trong trường hợp xảy ra sự cố.
- Phần mềm cũng hỗ trợ bạn tuân thủ các quy định về bảo mật dữ liệu, chẳng hạn như GDPR.
2. Hệ thống báo cáo trực quan
- Cung cấp thông tin cập nhật liên tục về tình hình hoạt động của doanh nghiệp: nhân sự, doanh thu, chi phí, marketing…
- Giúp bạn nắm bắt tình hình tài chính, dự đoán rủi ro tiềm ẩn và đưa ra quyết định sáng suốt.
3. Kiểm soát tài sản chặt chẽ
- Phân quyền quản lý tài sản theo từng nhân sự, phòng ban.
- Theo dõi tình trạng tài sản, phòng tránh thất thoát hiệu quả.
4. Số hóa và quản lý quy trình
- Tự động hóa các quy trình thủ công, loại bỏ rào cản và tối ưu hiệu quả hoạt động.
- Định vị nhanh chóng các điểm nghẽn, kịp thời điều chỉnh để đảm bảo hoạt động liên tục.
5. Giám sát hiệu suất làm việc
- Theo dõi hiệu quả công việc của nhân viên mọi lúc, mọi nơi.
- Đánh giá năng lực, thúc đẩy tinh thần làm việc và nâng cao hiệu quả chung.
Hãy liên hệ ngay với SlimCRM hoặc đăng ký dùng thử miễn phí để được tư vấn giải pháp phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn!
BCP là công cụ thiết yếu giúp doanh nghiệp đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục, giảm thiểu rủi ro, tăng cường khả năng thích ứng và nâng cao hiệu quả hoạt động. Doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật và cải tiến BCP để đảm bảo hiệu quả trong thực tế.
Tham khảo: Vũ Tuấn Anh - Chuyên gia khởi nghiệp, đổi mới sáng tạo, tư vấn & đào tạo doanh nghiệp
