Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng sở hữu lượng data khách hàng khổng lồ, việc đảm bảo tất cả các khách hàng tiềm năng được chăm sóc đúng lúc, đúng cách là một thách thức không nhỏ. Đặc biệt là những “lead lạnh” – nhóm khách hàng tiềm năng đã từng tương tác nhưng bị bỏ quên, không được tiếp cận lại đúng thời điểm. Nếu không có giải pháp phù hợp, doanh nghiệp sẽ đánh mất cơ hội chuyển đổi và lãng phí nguồn lực tiếp cận ban đầu.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách áp dụng AI kết hợp với CRM để tự động hóa việc chăm sóc lead lạnh bằng một flow thực tế đã được triển khai trên nền tảng Make.com, giúp đội sale nâng cao hiệu suất mà không cần tăng nhân sự.
Lợi ích của việc tự động chăm sóc lead này
Ban đầu, nhiều doanh nghiệp đã bắt đầu ứng dụng AI trực tiếp trong hệ thống CRM hoặc xây dựng các mô hình CustomGPT riêng kết hợp CRM giúp nhân viên sale thao tác nhanh hơn và chính xác hơn. Tuy nhiên, cách làm này vẫn chỉ dừng lại ở mô hình “1-1”, tức là mỗi hành động vẫn cần thao tác thủ công cho từng khách hàng cụ thể. Điều này trở nên bất cập khi doanh nghiệp bước vào các giai đoạn cao điểm như lễ 2/9, Tết hay các chiến dịch lớn, nơi số lượng lead có thể tăng gấp nhiều lần so với ngày thường. Trong bối cảnh đó, phương pháp này không còn đủ linh hoạt và quy mô để đáp ứng hiệu quả.
Sự kết hợp giữa nền tảng CRM, công cụ tự động hóa (như Make), và AI mở ra một hướng đi mới: Tự động xác định, tạo nội dung và gửi email chăm sóc lead lạnh hoàn toàn tự động, không cần thao tác tay từng bước.
Lợi ích nổi bật:
- Không bỏ sót lead: 100% danh sách khách hàng tiềm năng đều được chăm sóc tự động, giúp tránh thất thoát cơ hội.
- Tái kích hoạt nhu cầu: Những khách hàng tưởng chừng đã quên có thể quay lại bất kỳ lúc nào nếu được chăm sóc đúng thời điểm.
- Đo lường rõ ràng: Mọi dữ liệu được lưu trữ và báo cáo minh bạch – ai được gửi, nội dung gì, trạng thái phản hồi ra sao.
- Tối ưu nguồn lực: Sale không còn mất thời gian vào các tác vụ thủ công, tập trung vào khách hàng nóng và dễ chuyển đổi hơn.
- Dễ triển khai: Chỉ cần import file mẫu từ Make, kết nối với Google Sheet, Gmail, AI và CRM – là có thể vận hành ngay.
Có thể bạn quan tâm: AI CRM là gì? Top 10 AI CRM tốt nhất trên thế giới
Hướng dẫn chăm sóc lead tự động
Trong bài hướng dẫn này, chúng tôi sẽ sử dụng nền tảng Make.com để thiết lập một kịch bản tự động hóa toàn bộ quy trình chăm sóc Lead một cách hiệu quả. Nếu bạn chưa quen với cách Make vận hành, hãy tham khảo trước bài viết hướng dẫn chi tiết mà chúng tôi đã chia sẻ tại đây.
Bước 1: Lấy danh sách lead từ CRM
Trước tiên, bạn cần tạo một trigger từ phần mềm CRM mà bạn đang sử dụng. Trong ví dụ này, chúng tôi chọn SlimCRM bởi nền tảng này đã được tích hợp sẵn trên Make.com, giúp quá trình kết nối và đồng bộ dữ liệu trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn rất nhiều.
Hệ thống sẽ đồng bộ dữ liệu từ nền tảng CRM như SlimCRM và lọc ra các lead có trạng thái là “lạnh” hoặc không có tương tác trong thời gian dài.
Bước 2: Cập nhật danh sách vào google Sheet
Để đảm bảo quá trình chăm sóc lead tự động diễn ra mượt mà và có thể kiểm soát hiệu quả, bạn nên sử dụng Google Sheet làm bảng điều phối trung tâm. Tất cả các khách hàng tiềm năng được lấy từ bước trước sẽ được tự động cập nhật vào Google Sheet này, từ đó giúp bạn dễ dàng theo dõi, kiểm tra trạng thái và quản lý toàn bộ quy trình chăm sóc một cách minh bạch.
Bước 3: Tạo nội dung email cá nhân hóa bằng AI
Dựa trên các thông tin có sẵn từ hệ thống CRM như tên khách hàng, nhu cầu cụ thể, ngành nghề đang hoạt động,... hệ thống AI sẽ tự động tạo ra tiêu đề và nội dung email phù hợp với từng khách hàng một cách cá nhân hóa cao. Ví dụ, một khách hàng hoạt động trong lĩnh vực bất động sản sẽ nhận được email có nội dung và lời mời sử dụng phần mềm quản lý phù hợp với ngành nghề của họ.
Không chỉ dừng lại ở đó, hệ thống còn tự động chèn các liên kết và nút kêu gọi hành động (CTA) nhằm gia tăng khả năng tương tác và chuyển đổi.
Để triển khai được tính năng này trên Make.com, bạn chỉ cần thêm 2 module ChatGPT:
- Một module để tạo tiêu đề email dựa trên thông tin khách hàng.
- Một module khác để tạo nội dung email chi tiết, cá nhân hóa theo từng lead.
Việc thiết lập rất đơn giản nhưng mang lại hiệu quả vượt trội trong việc tiếp cận và nuôi dưỡng khách hàng tự động.
Bước 4: Gửi email tự động và cập nhật trạng thái
Sau khi đã hoàn tất việc tạo tiêu đề và nội dung email bằng AI, bước tiếp theo là thiết lập một module Gmail trong Make để hệ thống có thể tự động gửi email đó đến khách hàng.
Email sẽ được gửi đi từ chính địa chỉ Gmail đã được kết nối với Make – bạn có thể sử dụng Gmail cá nhân của nhân viên sale hoặc tài khoản Gmail chung của nhóm tuỳ theo nhu cầu vận hành. Điều này giúp duy trì tính cá nhân hoá và chuyên nghiệp trong quá trình tương tác với khách hàng.
Ngay sau khi email được gửi thành công, hệ thống sẽ:
- Cập nhật trạng thái gửi email vào Google Sheet để theo dõi lịch sử chăm sóc.
- Gửi thông báo đến người phụ trách sale, kèm theo danh sách khách hàng đã được follow, nội dung email đã gửi và các thông tin liên quan khác.
Nhờ vậy, đội ngũ sale có thể dễ dàng nắm bắt được tình trạng chăm sóc khách hàng mà không cần thao tác thủ công, đồng thời tối ưu hoá hiệu quả theo dõi và chuyển đổi lead.
Bước 5: Thiết lập lịch chạy định kỳ
Để quy trình này được tự động hóa hoàn toàn, bạn chỉ cần thiết lập lịch chạy định kỳ cho scenario bằng cách nhấn vào biểu tượng bên cạnh trigger CRM ban đầu. Ví dụ, bạn có thể cấu hình để flow tự động chạy vào mỗi thứ Năm hàng tuần. Nhờ vậy, việc chăm sóc khách hàng sẽ diễn ra liên tục, đều đặn và tối ưu hiệu quả mà không cần sự can thiệp thủ công từ phía nhân sự.
Tổng kết
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày càng gay gắt, việc tận dụng AI và CRM để tạo ra các flow tự động không chỉ là lựa chọn, mà là yếu tố sống còn. Không chỉ dừng ở việc trợ lý cho từng cá nhân, AI giờ đây có thể vận hành cả một quy trình lớn, giúp doanh nghiệp mở rộng quy mô chăm sóc khách hàng mà không cần tuyển thêm người.
Đây không chỉ là một công cụ – mà là một chiến lược.
Nếu bạn quan tâm đến file mẫu flow chăm sóc lead lạnh bằng Make, hãy để lại thông tin để SlimCRM gửi tài liệu chi tiết và hướng dẫn triển khai.
