Mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel giúp doanh nghiệp theo dõi tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ và tồn cuối kỳ trong một file dễ dùng, phù hợp với cửa hàng, kế toán kho và doanh nghiệp nhỏ muốn quản lý hàng hóa rõ ràng hơn.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy các mẫu báo cáo tồn kho phổ biến, kèm hướng dẫn cách sử dụng file Excel để theo dõi hàng hóa, kiểm kê kho và lập mẫu báo cáo hàng tồn kho phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.
Mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel là gì?
Mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel là file bảng tính được thiết kế sẵn để theo dõi tình hình hàng hóa trong kho theo từng kỳ. Thông thường, mẫu này sẽ ghi nhận tồn đầu kỳ, số lượng nhập trong kỳ, số lượng xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ và giá trị hàng còn lại.
Với doanh nghiệp nhỏ, cửa hàng bán lẻ hoặc đội kế toán kho chưa dùng phần mềm chuyên biệt, Excel vẫn là công cụ dễ bắt đầu vì quen thuộc, linh hoạt và không tốn thêm chi phí triển khai. Chỉ cần một file được bố trí hợp lý, người phụ trách kho có thể cập nhật số liệu hằng ngày và gửi báo cáo cho quản lý khi cần.
Một mẫu báo cáo tồn kho thường được dùng để:
- Theo dõi số lượng hàng hóa còn lại trong kho.
- Kiểm soát tình trạng nhập, xuất hàng theo ngày, tuần hoặc tháng.
- Phát hiện mặt hàng bán chậm, tồn lâu hoặc sắp hết.
- Đối chiếu số liệu giữa kho thực tế và sổ sách.
- Hỗ trợ lập kế hoạch nhập hàng, bán hàng và kiểm kê định kỳ.
Có thể bạn quan tâm: Top 9 phần mềm quản lý kho vật tư hiệu quả.
Nội dung của mẫu file excel báo cáo hàng tồn kho
Một mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng excel tốt cần giúp người đọc hiểu nhanh kho đang có gì, còn bao nhiêu, biến động ra sao và có cần xử lý mặt hàng nào ngay hay không. Vì vậy, file Excel không nên chỉ ghi số lượng tồn cuối kỳ mà cần có đủ dữ liệu để đối chiếu.
Các cột thông tin cơ bản nên có gồm:
- STT: Giúp sắp xếp danh sách hàng hóa rõ ràng hơn.
- Mã hàng: Dùng để định danh từng sản phẩm, vật tư hoặc nguyên liệu.
- Tên hàng hóa: Ghi tên sản phẩm đầy đủ, dễ nhận diện khi kiểm kê.
- Nhóm hàng: Phân loại theo danh mục như thành phẩm, nguyên vật liệu, hàng bán lẻ, hàng lỗi.
- Đơn vị tính: Ví dụ cái, hộp, kg, thùng, mét hoặc bộ.
- Tồn đầu kỳ: Số lượng còn lại ở thời điểm bắt đầu kỳ báo cáo.
- Nhập trong kỳ: Tổng số lượng hàng được nhập thêm.
- Xuất trong kỳ: Tổng số lượng hàng đã xuất bán, xuất dùng hoặc chuyển kho.
- Tồn cuối kỳ: Số lượng còn lại sau khi cộng nhập và trừ xuất.
- Đơn giá: Giá vốn hoặc giá nhập của từng đơn vị hàng hóa.
- Giá trị tồn kho: Tổng giá trị hàng còn lại trong kho.
- Ghi chú: Dùng để ghi tình trạng hàng lỗi, hàng cận date hoặc hàng cần kiểm kê lại.
Công thức thường dùng trong mẫu báo cáo hàng tồn kho là:
Tồn cuối kỳ = Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳ
Giá trị tồn kho = Tồn cuối kỳ x Đơn giá
Với doanh nghiệp có nhiều kho, nên bổ sung thêm cột tên kho hoặc mã kho để tránh nhầm lẫn giữa hàng ở kho chính, kho chi nhánh và kho tạm. Với doanh nghiệp có hàng hóa theo lô hoặc hạn sử dụng, nên thêm cột số lô, ngày nhập, hạn dùng và tình trạng hàng.
Kinh nghiệm của chúng tôi là không nên đưa quá nhiều cột ngay từ đầu nếu doanh nghiệp chưa có quy trình nhập liệu ổn định. Một mẫu Excel đơn giản nhưng được cập nhật đều sẽ hữu ích hơn một file quá phức tạp nhưng không ai duy trì đúng.
Tải xuống 5 mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel
Dưới đây là 5 mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel phổ biến và dễ áp dụng nhất cho doanh nghiệp nhỏ, cửa hàng bán lẻ, kế toán kho và bộ phận vận hành:
1. Mẫu báo cáo tồn kho tổng hợp
Mẫu báo cáo tồn kho tổng hợp phù hợp với doanh nghiệp muốn theo dõi nhanh toàn bộ hàng hóa trong kho tại một thời điểm hoặc cuối kỳ báo cáo. Đây là mẫu cơ bản nhất và nên có trong hầu hết các doanh nghiệp.
File bao gồm các cột như mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối kỳ, đơn giá và giá trị tồn kho.
Mẫu này phù hợp với:
- Cửa hàng bán lẻ cần xem nhanh hàng còn lại.
- Doanh nghiệp thương mại nhỏ có ít kho.
- Kế toán cần lập báo cáo tồn kho cuối tháng.
- Chủ doanh nghiệp muốn nắm tổng giá trị hàng tồn.
Tải xuống mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng excel tổng hợp tại đây.
2. Mẫu báo cáo nhập xuất tồn kho
Mẫu báo cáo nhập xuất tồn kho dùng để theo dõi toàn bộ biến động hàng hóa trong một kỳ. Nếu mẫu tồn kho tổng hợp cho biết còn bao nhiêu hàng, thì mẫu này giúp bạn hiểu hàng đã nhập và xuất như thế nào.
File có các phần chính gồm tồn đầu kỳ, số lượng nhập, số lượng xuất, tồn cuối kỳ và giá trị tồn cuối kỳ. Công thức cơ bản là tồn cuối kỳ bằng tồn đầu kỳ cộng nhập trong kỳ trừ xuất trong kỳ.
3. Mẫu báo cáo kiểm kê hàng tồn kho
Mẫu báo cáo kiểm kê hàng tồn kho được dùng khi doanh nghiệp cần đối chiếu số liệu trên Excel với số lượng hàng thực tế trong kho. Đây là mẫu rất cần thiết vì báo cáo tồn kho chỉ có giá trị khi được kiểm tra lại bằng số liệu thực tế.
File có các cột như mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, số lượng theo sổ sách, số lượng kiểm kê thực tế, chênh lệch, nguyên nhân chênh lệch, hướng xử lý và người phụ trách.
Mẫu này phù hợp với:
- Doanh nghiệp kiểm kê định kỳ theo tháng, quý hoặc năm.
- Cửa hàng muốn phát hiện thất thoát hàng hóa.
- Kế toán cần biên bản đối chiếu với thủ kho.
- Quản lý cần xác định nguyên nhân sai lệch tồn kho.
4. Mẫu báo cáo tồn kho theo kho hoặc chi nhánh
Mẫu báo cáo tồn kho theo kho hoặc chi nhánh phù hợp với doanh nghiệp có nhiều địa điểm lưu trữ hàng hóa. Khi có nhiều kho, việc chỉ xem tổng tồn toàn hệ thống có thể gây nhầm lẫn vì một mặt hàng còn nhiều ở kho này nhưng lại hết ở kho khác.
Mẫu này phù hợp với:
- Doanh nghiệp có nhiều cửa hàng hoặc chi nhánh.
- Công ty phân phối có kho chính và kho phụ.
- Đội bán hàng cần kiểm tra tồn theo điểm bán.
- Quản lý cần theo dõi điều chuyển hàng nội bộ.
Tải xuống mẫu báo cáo tồn kho theo kho hoặc chi nhánh tại đây.
5. Mẫu báo cáo tồn kho hàng cận date
Mẫu báo cáo tồn kho hàng cận date phù hợp với các ngành có hạn sử dụng như thực phẩm, đồ uống, mỹ phẩm, dược phẩm, nguyên liệu sản xuất hoặc hàng tiêu dùng nhanh. Mẫu này giúp doanh nghiệp phát hiện sớm hàng sắp hết hạn để có kế hoạch bán, đổi trả hoặc xử lý.
Mẫu này phù hợp với:
- Cửa hàng F&B, siêu thị mini, nhà thuốc.
- Doanh nghiệp phân phối mỹ phẩm, thực phẩm chức năng.
- Kho nguyên liệu có hạn sử dụng.
- Quản lý cần ưu tiên xuất trước hàng sắp hết hạn.
Cách sử dụng mẫu báo cáo tồn kho trong Excel
Sử dụng mẫu báo cáo tồn kho đúng cách quan trọng không kém việc tải đúng file. Nếu nhập dữ liệu thiếu nhất quán, báo cáo sẽ nhanh chóng mất giá trị đối chiếu.
Trước khi dùng file, bạn nên thực hiện các bước sau:
- Chuẩn hóa danh mục hàng hóa: Mỗi sản phẩm nên có một mã hàng duy nhất, không đặt nhiều tên khác nhau cho cùng một mặt hàng.
- Nhập tồn đầu kỳ chính xác: Số tồn đầu kỳ nên lấy từ kết quả kiểm kê hoặc báo cáo kỳ trước.
- Ghi nhận nhập kho đầy đủ: Mọi giao dịch mua hàng, nhập trả, nhập sản xuất cần được cập nhật đúng ngày.
- Ghi nhận xuất kho kịp thời: Hàng đã bán, chuyển kho, xuất dùng nội bộ hoặc hủy bỏ cần được ghi nhận ngay.
- Kiểm tra công thức tồn cuối kỳ: Công thức cần được khóa hoặc bảo vệ để tránh bị sửa nhầm.
- Đối chiếu định kỳ với kho thực tế: Nên kiểm kê ít nhất mỗi tháng hoặc mỗi quý tùy số lượng hàng hóa.
Một lỗi phổ biến là chỉ cập nhật số lượng xuất bán nhưng quên cập nhật hàng trả lại hoặc hàng hỏng. Khi đó, báo cáo Excel sẽ nhìn có vẻ đúng nhưng số lượng thực tế trong kho lại lệch dần theo thời gian.
Nếu dùng Google Sheet, bạn nên phân quyền theo vai trò. Nhân viên kho có thể được quyền nhập dữ liệu, còn vùng công thức và báo cáo tổng hợp nên khóa lại để hạn chế sai sót.
Lưu ý khi dùng mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel
Mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel rất tiện cho giai đoạn đầu, nhưng doanh nghiệp vẫn cần quản lý cẩn thận để tránh lỗi dữ liệu. File càng nhiều người dùng, rủi ro sai công thức và nhập trùng càng cao.
Một số lưu ý quan trọng gồm:
- Không xóa dòng hoặc cột có công thức nếu chưa biết rõ vùng dữ liệu liên quan.
- Luôn lưu một bản gốc trước khi chỉnh sửa hoặc chia sẻ cho nhân sự khác.
- Dùng định dạng ngày tháng thống nhất để tránh lỗi lọc dữ liệu.
- Không gộp ô trong bảng dữ liệu chính vì dễ gây lỗi khi lọc, sắp xếp hoặc tạo Pivot Table.
- Nên dùng Data Validation cho các cột như mã hàng, nhóm hàng, kho và đơn vị tính.
- Đặt cảnh báo tồn kho thấp bằng Conditional Formatting để dễ phát hiện hàng sắp hết.
- Kiểm kê thực tế định kỳ để phát hiện sai lệch giữa file và kho.
- Không dùng một file quá nặng nếu số lượng mã hàng và giao dịch phát sinh quá lớn.
Excel phù hợp khi doanh nghiệp có ít mã hàng, ít kho và quy trình nhập xuất còn đơn giản. Khi số lượng đơn hàng tăng, nhân sự nhiều hơn hoặc cần báo cáo tồn kho theo thời gian thực, việc quản lý bằng Excel sẽ bắt đầu tốn nhiều công sức.
Dấu hiệu nên chuyển sang phần mềm là khi bạn thường xuyên gặp các tình huống như số liệu tồn không khớp, nhân viên nhập trùng mã hàng, không biết hàng đang ở kho nào hoặc mất nhiều giờ để tổng hợp báo cáo cuối tháng.
Quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn với SlimCRM
Excel phù hợp khi doanh nghiệp mới bắt đầu quản lý kho hoặc số lượng hàng hóa chưa quá lớn. Tuy nhiên, khi phát sinh nhiều đơn hàng, nhiều kho, nhiều nhân viên cùng thao tác, việc cập nhật mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel thủ công rất dễ dẫn đến sai lệch số liệu.
SlimCRM hỗ trợ tính năng kho hàng để doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng tồn, nhập kho, xuất kho, chuyển kho nội bộ và lập báo cáo nhập xuất tồn ngay trên hệ thống. Nhờ đó, đội ngũ bán hàng có thể biết sản phẩm nào còn hàng, sản phẩm nào sắp hết và chủ động hơn trong kế hoạch bán hàng hoặc đặt hàng.
Một số tính năng kho hàng nổi bật của SlimCRM gồm:
- Import danh sách sản phẩm bằng file Excel: Doanh nghiệp có thể nhập danh mục hàng hóa vào hệ thống từ file mẫu, bao gồm mã hàng hóa, tên hàng hóa, nhóm hàng hóa và giá bán.
- Tự động báo cáo nhập xuất tồn kho: SlimCRM có báo cáo phục vụ tra cứu số lượng hàng tồn để kiểm kho, đặt hàng và có thể xuất dưới dạng file PDF.
- Nhập tồn kho đầu kỳ: SlimCRM cho phép nhập số lượng tồn ban đầu để doanh nghiệp chuyển dữ liệu từ Excel lên hệ thống dễ dàng hơn.
- Theo dõi nhập kho và xuất kho: Mỗi phiếu nhập hoặc xuất kho được gắn với một kho cụ thể, giúp số lượng hàng tồn được cập nhật rõ ràng hơn.
- Cảnh báo khi xuất vượt tồn: Khi không đủ hàng trong kho, hệ thống sẽ cảnh báo và không cho lưu phiếu xuất, hạn chế tình trạng bán vượt số lượng thực tế.
- Chuyển kho nội bộ: Doanh nghiệp có thể tạo phiếu chuyển hàng giữa các kho, phù hợp với mô hình có nhiều chi nhánh hoặc điểm bán.
- Điều chỉnh sau kiểm kho: Khi số liệu thực tế thay đổi sau kiểm kê, SlimCRM hỗ trợ tạo phiếu mất và điều chỉnh để cập nhật lại số lượng tồn.
- Tự động tạo phiếu xuất kho từ hóa đơn: Khi tạo hóa đơn trong module Bán hàng, hệ thống có thể tự động tạo phiếu xuất kho nếu đã bật cài đặt này.
Bạn nên dùng thử miễn phí SlimCRM tại đây để trải nghiệm tính năng.
Điểm khác biệt của SlimCRM là dữ liệu kho không đứng riêng lẻ, mà có thể kết nối với bán hàng, hóa đơn, khách hàng và báo cáo quản trị. Điều này giúp doanh nghiệp giảm phụ thuộc vào nhiều file Excel rời rạc, đồng thời hạn chế sai sót khi phải nhập lại dữ liệu nhiều lần.
Trên đây là các mẫu báo cáo hàng tồn kho bằng Excel phổ biến, dễ dùng và phù hợp với nhiều nhu cầu quản lý kho khác nhau. Tùy quy mô hàng hóa, số lượng kho và cách vận hành, bạn có thể chọn mẫu báo cáo tồn kho tổng hợp, mẫu nhập xuất tồn, mẫu kiểm kê hoặc mẫu theo dõi hàng cận date để quản lý dữ liệu chính xác hơn. Cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc bài viết.
