Gần đây, Làm việc từ xa hay Remote work đang là chủ đề nóng được các doanh nghiệp bàn luận rất sôi nổi, nhưng đa số các bài viết nêu nổi bật các case study áp dụng cho một team làm việc và các công cụ để remote work. Tuy nhiên khi muốn áp dụng làm việc từ xa trên quy mô toàn doanh nghiệp thì sao? Trong bài này, SlimCRM sẽ gợi ý cho bạn cách giải quyết phù hợp, mong rằng sẽ giúp các chủ quản lý có lời gợi ý về cách điều hành công ty trong thời kỳ suy thoái!
Làm việc từ xa là gì?
Làm việc từ xa là một hình thức làm việc mà nhân viên không cần đến văn phòng công ty mà có thể làm việc tại nhà hoặc bất kỳ địa điểm nào khác có kết nối internet. Làm việc từ xa có thể được thực hiện toàn thời gian hoặc bán thời gian.
Lợi ích của làm việc từ xa
Công nghệ số đang thay đổi dần cách mọi người làm việc, làm việc từ xa hay remote work đem đến những lợi ích như:
Tính linh hoạt và tiết kiệm thời gian: Làm việc từ xa cho phép người lao động quản lý thời gian của họ một cách linh hoạt hơn, giúp họ cân bằng cuộc sống và công việc dễ dàng hơn. Họ có thể tiết kiệm thời gian di chuyển và tận dụng thời gian này cho công việc hoặc gia đình.
Tiếp cận vói tài năng toàn cầu: Doanh nghiệp có thể thuê những nhân sự tài năng từ khắp nơi trên thế giới, không bị giới hạn bởi vị trí địa lý. Điều này giúp tăng cường sự đa dạng và kiến thức chuyên môn trong tổ chức.
Tăng khả năng cung ứng dịch vụ trực tuyến: Sự tăng trưởng của kinh doanh trực tuyến và chuyển đổi số đã tạo ra nhiều cơ hội cho các ngành công nghiệp như e-commerce, dịch vụ trực tuyến và giải pháp công nghệ. Làm việc từ xa giúp doanh nghiệp nhanh chóng thích nghi và phát triển trong lĩnh vực này.
Bên cạnh đó, trước tình hình kinh tế suy thoái như hiện nay, đón đầu công nghệ để giảm thiểu chi phí thông qua làm việc từ xa cũng là phương hướng đáng cân nhắc cho chủ doanh nghiệp. Cụ thể, remote working giúp:
Tiết kiệm chi phí: Làm việc từ xa có thể giảm chi phí liên quan đến mặt bằng, văn phòng, đi lại và trang thiết bị. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chi phí hoạt động trong thời kỳ suy thoái kinh tế.
Tăng sự linh hoạt và khả năng thích nghi: Làm việc từ xa giúp doanh nghiệp thích nghi nhanh chóng với biến đổi trong môi trường kinh doanh và sự biến đổi của nhu cầu của khách hàng.
Mở rộng thị trường: Doanh nghiệp có thể mở rộng phạm vi tuyển dụng và hợp tác với các đối tác mới mà họ có thể không thể tiếp cận trong mô hình làm việc truyền thống.
Xem thêm:
1. 6 mô hình làm việc từ xa cho doanh nghiệp trong tương lai
2. Cách xây dựng đội ngũ bán hàng từ xa hiệu quả cho doanh nghiệp
Hai cấp độ làm việc từ xa
Có hai cấp độ đó chính là: Nhóm làm việc và toàn bộ doanh nghiệp. Làm việc theo nhóm thì việc quản lý trở nên dễ dàng hơn rất nhiều vì mọi thứ chỉ xoay quanh "công việc". Việc áp dụng các công cụ vì thế mà cũng nhẹ nhàng hơn, các công cụ chính cần thiết cho một nhóm làm việc từ xa có thể kể đến như:
- Công cụ meeting online: Google hangouts
- Công cụ chat nhóm: Zalo
- Soạn thảo văn bản: Google suite
- Công cụ giao việc: Trello
Nhưng để lên kế hoạch cho toàn bộ doanh nghiệp làm việc từ xa, mọi việc sẽ phức tạp hơn khi có sự tham gia của các nhóm, phòng ban có chức năng khác nhau: Sales, HRM, kế toán, nhân sự, cộng tác viên, support khách hàng..Lúc này doanh nghiệp sẽ cần đến:
- Một quy trình chi tiết áp dụng cho từng phòng ban
- Các quy định để các thành viên tuân thủ và không phá vỡ kỷ luật
- Một công cụ quản lý nội bộ đầy đủ công năng như 1 office offline
Những nội dung trên chắc chắn nằm ngoài phạm vi của những công cụ quản lý công việc thông thường.
Castudy điều hành và tổ chức toàn bộ doanh nghiệp từ xa
1. Các công cụ sử dụng cho làm việc từ xa
Để vận hành một doanh nghiệp cơ bản online bạn có thể sử dụng 4 nhóm công cụ được đề xuất dưới đây.
Lựa chọn công cụ cho doanh nghiệp sẽ khác hơn cho nhóm làm việc vì sự có mặt công cụ quản lý nội bộ doanh nghiệp. Việc lựa chọn rất quan trọng cần đảm bảo rất nhiều yếu tố: Đầy đủ công năng như một office offline, dễ sử dụng và phải có "chỗ ngồi làm việc" cho tất cả các nhóm trong công ty. Vậy thì cách để bạn chọn một phần mềm quản lý nội bộ như thế nào là hợp lý? Cần dựa trên 4 mối quan tâm chính của doanh nghiệp nhỏ đó là:
(1) Khách hàng: Doanh nghiệp nhỏ luôn cần nhiều khách hàng hơn để tăng trưởng, đây là ưu tiên số một
(2) Công việc: Muốn doanh nghiệp vận hành ổn định thì mọi thứ cần cụ thể hóa bằng công việc và deadline
(3) Tài chính: "Có thực mới vực được đạo"- doanh nghiệp nhỏ mà không nắm chắc tình hình tài chính hàng ngày thì đã tự ném mình vào rủi ro
(4) Nhân sự: Không cần cầu kỳ nhiều tính năng, chỉ cần nắm được thông tin nhân sự, tình hình nghỉ phép, thời gian làm việc, chỉ tiêu KPI, bảng lương ...là đủ
Như trên hình, SlimCRM là phần mềm được đề xuất vì đây là giải pháp tích hợp khá đầy đủ tính năng: Quản lý cơ hội / khách hàng, công việc / dự án, thu /chi, nhân viên, tri thức nội bộ..Lý tưởng để trở thành work place online cho doanh nghiệp
2. Quy định làm việc từ xa
Để việc áp dụng Remote work mang lại hiệu quả và không bị ảnh hưởng bởi các yếu tố bên ngoài, trước hết bạn sẽ cần phải lên một list các quy định áp dụng cho tất cả các thành viên cho công ty, điều này giúp cho việc hoạt động làm việc trong khuôn khổ và kỷ luật không bị phá vỡ. Bạn có thể tham khảo list quy định sau:
- Tuân thủ quy trình: Không bỏ xót bất cứ công việc đã đề ra. Nếu bạn làm việc trái quy trình sẽ mất kiểm soát và giảm hiệu quả
- Không giao việc và báo cáo qua chat hay email: Công cụ chat chỉ để trao đổi & thảo luận nhanh, không dùng để mô tả kết quả công việc hay báo cáo tiến độ công việc. Tất cả các phòng ban phải sử dụng SlimCRM để giao việc
- Mô tả công việc rõ ràng: Không viết tắt, viết sai chính tả, chi tiết hóa theo từng đầu việc để dễ theo dõi tiến độ
- Tuân thủ deadline chặt chẽ: Không để team mất kỷ luật về mặt thời gian
- Cập nhật tình trạng công việc hàng ngày: Bắt buộc báo cáo công việc trên SlimCRM
- Đóng khung thời gian: Meeting online đầu ngày qua Google hangouts chỉ từ 30 - 60 phút là tối đa.
- Số hóa tài liệu: Mọi kinh nghiệm kinh doanh, tình huống xử lý lỗi đều được tài liệu hóa và chia sẻ tới mọi thành viên trong SlimCRM. Lúc này, các công cụ quản lý tài liệu sẽ phát huy tối đa tác dụng trong việc hỗ trợ làm việc từ xa.
3. Quy trình làm việc từ xa
Để duy trì hiệu suất làm việc cho toàn công ty, bên cạnh các quy định trên bạn cũng cần xây dựng bộ quy trình làm việc từ xa. Duy trì họp buổi sáng như thường lệ giữa các phòng ban thông qua các công cụ như Hangouts sẽ giúp củng cố tinh thần làm việc cho nhân viên, đặc biệt khi làm việc từ xa thì việc tương tác với đồng nghiệp là cần thiết.
Quy trình sau được đề xuất cho các nhóm như: Kinh doanh,Hỗ trợ khách hàng, Marketing, Kế toán và Hành chính, Cộng tác viên và cho Cấp quản lý, cụ thể:
SlimCRM - phần mềm làm việc từ xa hiệu quả
SlimCRM là một giải pháp CRM toàn diện giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các hoạt động kinh doanh, bao gồm cả làm việc từ xa. SlimCRM có các tính năng và ưu điểm nổi bật sau:
- Dễ sử dụng: SlimCRM có giao diện trực quan và dễ sử dụng, ngay cả đối với người mới bắt đầu.
- Linh hoạt: SlimCRM có thể được tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
- Có tính năng phân tích dữ liệu: SlimCRM cung cấp các tính năng phân tích dữ liệu mạnh mẽ, giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu quả của các hoạt động kinh doanh.
- Có tính năng cộng tác: SlimCRM có tính năng cộng tác, giúp doanh nghiệp dễ dàng trao đổi thông tin và phối hợp công việc.
Các tính năng hỗ trợ làm việc từ xa của SlimCRM
SlimCRM cung cấp các tính năng hỗ trợ làm việc từ xa sau:
- Quản lý công việc: SlimCRM giúp doanh nghiệp quản lý công việc hiệu quả, bao gồm theo dõi tiến độ công việc, phân công nhiệm vụ và báo cáo về hiệu quả công việc.
- Quản lý thời gian: SlimCRM giúp doanh nghiệp quản lý thời gian hiệu quả, bao gồm theo dõi thời gian làm việc, lập lịch trình và báo cáo về hiệu quả sử dụng thời gian.
- Quản lý thông tin: SlimCRM giúp doanh nghiệp quản lý thông tin hiệu quả, bao gồm lưu trữ dữ liệu, truy cập dữ liệu và chia sẻ dữ liệu.
- Quản lý tài nguyên: SlimCRM giúp doanh nghiệp quản lý tài nguyên hiệu quả, bao gồm theo dõi tài sản, sử dụng tài sản và báo cáo về hiệu quả sử dụng tài nguyên.
Lợi ích của SlimCRM đối với doanh nghiệp làm việc từ xa
SlimCRM mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp làm việc từ xa, bao gồm:
- Tăng cường hiệu quả hoạt động: SlimCRM giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các hoạt động kinh doanh, từ đó tăng cường hiệu quả hoạt động.
- Tăng cường sự kết nối: SlimCRM giúp doanh nghiệp kết nối các nhân viên làm việc từ xa, từ đó tăng cường sự kết nối và phối hợp công việc.
- Tiết kiệm chi phí: SlimCRM giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê văn phòng, chi phí thiết bị văn phòng và các chi phí liên quan.
Slide chi tiết "Tổ chức và điều hành làm việc từ xa cho doanh nghiệp nhỏ" xem tại: http://bit.ly/2W0VAh2
Hi vọng bài viết này sẽ giúp các bạn có một cái nhìn đúng đắn hơn và xác định giải pháp phù hợp cho doanh nghiệp mình. Mọi góp ý xin được ghi nhận dưới comment để bài viết hoàn thiện hơn.
