Là một chủ doanh nghiệp, bạn luôn lo lắng doanh nghiệp sẽ không thể hoạt động bình thường, thậm chí sụp đổ nếu thiếu vắng bạn. Bạn làm chủ mọi việc, quyết định mọi thứ, bạn dành tất cả thời gian dành cho gia đình bạn bè lao theo công việc. Tuy nhiên cách tiếp cận này khiến bạn tiêu hao và không bao giờ tiến nhanh được.
Hãy thử suy nghĩ ngược lại điều đó, nếu doanh nghiệp có thể tự động vận hành, phát triển trong khi bạn có thể tự do, có nhiều thời gian hơn làm điều mình muốn. Điều này hoàn toàn có thể xảy ra, thậm chí dễ hơn bạn tưởng tượng.
"Doanh nghiệp tự hành - Công thức 4D và 7 giai đoạn hành động" giải quyết bài toán "thiếu thời gian" của mỗi chủ doanh nghiệp được xây dựng trên nguyên tắc cốt lõi "Làm việc thông mình hơn, không chăm chỉ hơn". Khiến chủ doanh nghiệp có xu hướng loại bỏ tư duy tự mình làm việc và đưa ra quyết định thay vào đó là ủy quyền và liên minh chiến lược mới, vạch ra tầm nhìn đúng đắn của doanh nghiệp. Để hiểu chi tiết hơn, mời bạn đọc thêm nội dung dưới đây.
Công thức 4D và tỷ lệ kết hợp lý tưởng
Mô hình 4D gồm có
- Thực hiện (Doing): Mức thấp nhất - tự mình làm việc, chủ sở hữu có trách nhiệm thực sự hoàn thành các nhiệm vụ dự án trong tầm tay.
- Quyết định (Deciding): Phân bổ nhiệm vụ nhưng vẫn giữ quyết định các chi tiết và giữ toàn quyền kiểm soát, thường giữ công việc phê duyệt hoặc sửa chữa tất cả công việc.
- Uỷ quyền ( Delegating): Bạn vạch ra các nhiệm vụ cho ai đó phải làm và đảm bảo rằng họ CHỊU TRÁCH NHIỆM để đảm bảo rằng nhiệm vụ được hoàn thành. Sự khác biệt với điều này và quyết định là việc ủy quyền trao quyền cho thành viên trong nhóm đưa ra quyết định và chịu trách nhiệm về kết quả cuối cùng / KPI
- Thiết kế ( Designing): Mức giá trị cao nhất của 4D, bạn nên dành nhiều thời gian nhất có thể (tuy nhiên hầu hết các chủ doanh nghiệp gần như KHÔNG đạt được giá trị này vì họ "quá bận"). Đây là lúc bạn nghĩ chiến lược về doanh nghiệp, suy nghĩ về sản phẩm mới, dịch vụ mới, liên minh chiến lược mới, những bước chuyển lớn trong công ty để đưa nó về phía trước
Tỷ lệ kết hợp 4D lý tưởng theo mô hình “Four D 80/2/8/10”
Kết hợp 4D tối ưu cho một công ty: D1 - 80% (Thực hiện), D2- 2% (Quyết định), D3 - 8% (Ủy quyền), D4- 10% (Thiết kế),
Chủ doanh nghiệp có xu hướng rời bỏ những công việc tự mình thực hiện và tập trung nhiều hơn vào việc thiết kế quy trình kinh doanh, tầm nhìn xa doanh nghiệp.
Xem thêm: Ma trận quản lý thời gian eisenhower cho sales và marketing
7 bước hành động
- Bước 1: Phân tích và tối ưu công thức 4D
Là một chủ doanh nghiệp, bạn phải dần rời bỏ những công việc tự mình thực hiện và tập trung nhiều hơn vào việc thiết kế quy trình kinh doanh, tầm nhìn xa doanh nghiệp. Hãy dành thời gian để tìm ra lượng thời gian dành cho mỗi giai đoạn của 4D: Bạn có thể ủy thác công việc gì? Công việc gì khiến bạn phải đưa ra quyết định? Sau đó, phân tích thời gian của từng nhân viên để đảm bảo mỗi người đang làm việc hiệu quả.
- Bước 2: Xác định vai trò QBR (Queen Bee Role)
Vai trò QBR: Là vai trò thực hiện hoạt động có giá trị nhất trong công ty, bao gồm các Quy trình / sản phẩm / chức năng độc đáo nổi bật so với phần còn lại. Mọi người trong công ty phải biết QBR và bảo vệ họ khỏi bị phân tâm vì làm những việc khác. Vai trò QBR không phụ thuộc vào vị trí lãnh đạo mà là một tập hợp các nhiệm vụ hoặc hệ thống cần thiết để duy trì hoạt động của công ty.
Tìm ra vai trò QBR bằng 2 câu hỏi:
- Đâu là vai trò quan trọng nhất đối với sự thành công của công ty ?
- Vai trò có giá trị cao nhất, khó thuê nhất và khó đào tạo nhất là gì?
- Bước 3: Bảo vệ và hỗ trợ QBR
Mỗi người trong nhóm phải bảo vệ và coi QBR là ưu tiên hàng đầu. Làm cách nào để bạn có thể loại bỏ, thuê ngoài hoặc sắp xếp các hoạt động tách biệt với QBR doanh nghiệp? Một số ý tưởng để tham khảo:
- Lược bỏ báo cáo hàng tháng tốn thời gian không ai đọc
- Tổng hợp câu hỏi thường gặp của khách hàng để không phải trả lời lặp lại các câu hỏi giống nhau
- Lên kế hoạch những gì bạn có thể loại bỏ, có thể thuê ngoài. Đánh dấu những việc bạn phải tiếp tục làm nhưng có thể cắt giảm sau này. Mục tiêu là để tối đa hóa thời gian của QBR.
- Giữ các nhiệm vụ cốt lõi và kỹ năng quan trọng nhất tại doanh nghiệp, thuê ngoài mọi thứ bạn không thể loại bỏ.
- Bước 4: "Chụp" lại hệ thống
Ghi lại cách bạn làm mọi việc và hệ thống trong bản ghi âm, video thực hiện bằng smart phone hoặc phần mềm chụp ảnh màn hình. Tuy nhiên, thay vì sử dụng Quy trình hoạt động chuẩn (SOP), có thể tốn nhiều công sức nhưng không hiệu quả, bạn có thể chỉ cần quay video đào tạo để nắm bắt tất cả các hoạt động kinh doanh chính theo 4 mục (Thu hút, Chuyển đổi, Cung cấp và Thu thập) của mô hình ACDC.
Ví dụ
- Video tiếp thị thuộc thư mục Thu hút.
- Bất kỳ quy trình xử lý tiền - thanh toán hóa đơn hoặc lập hóa đơn thuộc mục Thu thập
Bạn sẽ có thư viện đào tạo mà bất kỳ ai cũng có thể truy cập. Bằng cách ghi lại các quy trình và hệ thống của mình, bạn sẽ dần dần thấy mình có thể ủy quyền hoàn toàn.
- Bước 5: Phát triển đội ngũ cân bằng
Mục đích của doanh nghiệp trong giai đoạn này là “giao đúng người, làm đúng việc, thực hiện đúng hướng”. Việc phân tích đặc điểm công việc và chia nhỏ mọi thứ và giao đúng người, đồng thời việc hiểu rõ sứ mệnh tầm nhìn doanh nghiệp sẽ giúp mỗi người tập trung dần vào các nhiệm vụ có giá trị cao nhất trong khi vẫn đạt được sự cân bằng trong toàn công ty.
- Bước 6: Xác định khách hàng lý tưởng và đưa ra cam kết
Xác định khách hàng tốt nhất của bạn là ai và cách tốt nhất để phục vụ họ. Viết ra lời cam kết với họ thông qua câu trúc “Cam kết của chúng tôi là phục vụ [ai] bằng [cách thức].”
Nên nhớ: Không nhắm mục tiêu nhiều hơn một loại khách hàng. Hãy chọn ra thị trường ngách và phục vụ nó. Đừng để thị trường ngách chọn bạn; làm những gì bạn làm bởi vì bạn muốn làm điều đó.
- Bước 7 Giám sát doanh nghiệp
Hãy tập hợp tất cả các yếu tố từ 6 bước trên lại với nhau.
Một số lưu ý quan trọng.
- "Tiền mặt là phần quan trọng nhất nhưng bị bỏ qua nhiều nhất của mọi doanh nghiệp." Hãy giữ các chỉ số đơn giản; gắn bó với những thứ bạn quan sát trực tiếp
- Các số liệu đơn giản có thể cho bạn biết bạn cần phải hành động ở đâu. Khi số liệu đo đọc đúng như mong muốn, hãy bắt tay vào thiết kế và tổ chức doanh nghiệp để thành công hơn.
Xác định cách trực tiếp đo lường QBR
Theo dõi từ 5- 8 chỉ số đơn giản nhưng giàu thông tin, tiết lộ các vấn đề để bạn phát hiện và điều chỉnh. Đặt mục tiêu cho từng mục tiêu. Khi có sự cố, hãy kiểm tra các chỉ số của bạn và giải quyết từng vấn đề một. Thử nghiệm, thay đổi mọi thứ và quan sát kết quả.
Công cụ hỗ trợ doanh nghiệp tự hành
Tại sao nên sử dụng SlimCRM?
Tất tần tật mọi thứ sẽ được tự động và chuẩn hóa thành quy trình khi sử dụng SlimCRM. Tăng hiệu suất hơn, thúc đẩy làm việc đội nhóm và nâng cao trải nghiệm khách hàng. => cân bằng 4 khía cạnh: Khách hàng, tài chính, nhân sự, công việc
SlimCRM làm được gì?
- Số hóa toàn bộ dữ liệu kinh doanh
- Điều hành doanh nghiệp từ xa
- Tăng năng suất làm việc cá nhân và nhóm
- Đã tích hợp hóa đơn điện tử, tổng đài ảo, Sales Pipeline.
Tổng kết.
Mong rằng bài viết trên đã cũng cấp cho bạn đọc kiến thức để tự hành một doanh nghiệp quaCông thức 4D và 7 bước hành động.
Bạn đọc có thể truy cập SlimCRM.vn để thử dùng miễn phí sản phẩm
