Trong thời đại số hóa, việc tạo ứng dụng mà không cần biết lập trình đang trở nên phổ biến hơn bao giờ hết. Google AppSheet chính là một giải pháp giúp bạn xây dựng ứng dụng dễ dàng chỉ với vài thao tác. Vậy AppSheet là gì? Cách sử dụng AppSheet như thế nào để tạo ứng dụng? Hãy cùng SlimCRM tìm hiểu trong bài viết này với hướng dẫn sử dụng AppSheet chi tiết giúp bạn nhanh chóng làm chủ công cụ hữu ích này!
Google AppSheet là gì?
Trước khi đọc hướng dẫn sử dụng Appsheet, bạn nên nắm rõ Appsheet là gì.
Google Appsheet là một nền tảng phát triển ứng dụng không cần viết code, nó cho phép người dùng tạo các ứng dụng tùy chỉnh từ dữ liệu có sẵn như Google Sheets hoặc các nguồn dữ liệu khác.
Với Appsheet, bạn có thể xây dựng ứng dụng phục vụ cho nhiều mục đích khác nhau, từ quản lý công việc, theo dõi dự án, đến tự động hóa quy trình kinh doanh
AppSheet đã thay thế Google App Maker cũ và là một phần của Google Workspace, do đó bạn có thể tận dụng các dịch vụ khác trong hệ sinh thái Google.
Hướng dẫn sử dụng AppSheet đơn giản, dễ hiểu
Bước 1: Chuẩn bị dữ liệu
Bước đầu tiên, chúng ta sẽ cần chuẩn bị dữ liệu để tạo ứng dụng. Trong ví dụ này, SlimCRM sử dụng tập dữ liệu về nhân viên của một phòng ban để xây dựng ứng dụng quản lý nhân viên. Dữ liệu được lưu trữ hoàn toàn trên Google Sheets với cấu trúc như sau:
- File Google Sheets duy nhất làm nguồn dữ liệu chính.
- Mỗi trang tính (tab) trong file đại diện cho một nhóm dữ liệu riêng. Ví dụ: Tab "Nhân viên" để lưu thông tin cá nhân, Tab "Công việc" để ghi lại nhiệm vụ.
Lưu ý:
- Đặt tên tab ngắn gọn, dễ hiểu (không ký tự đặc biệt).
- Mỗi tab (trang tính) chỉ chứa một bảng dữ liệu duy nhất.
Bạn có thể tải xuống tệp Google Sheet mẫu tại đây để thực hiện tạo ứng dụng. Hoặc bạn có thể tự tạo tệp của riêng mình bằng cách đưa dữ liệu của bạn vào biểu mẫu. Dưới đây là hình ảnh màn hình file Google sheet của SlimCRM:
Có những dữ liệu nào để kết nối với Appsheet: Ứng dụng mẫu trong ví dụ này chỉ sử dụng tệp Google Sheet, nhưng đây không phải là nguồn dữ liệu duy nhất bạn có thể dùng cho AppSheet. Khi bạn thêm một bảng mới vào ứng dụng của mình, bạn sẽ thấy một danh sách các nguồn dữ liệu có thể chọn.
Bước 2: Định dạng các cột
Sau khi chuẩn bị dữ liệu, bạn cần định dạng các cột sao cho phù hợp với loại dữ liệu mà chúng chứa. Việc này giúp AppSheet hiểu rõ thông tin và tự động thiết lập chính xác trong ứng dụng. Vậy làm thế nào để định dạng trong Google Sheet tối ưu? Dưới đây là một số gợi ý:
- Mỗi bảng phải có tiêu đề cho tất cả các cột: Tiêu đề không bắt buộc phải nằm ở hàng đầu tiên của bảng tính. AppSheet sẽ xem xét vài hàng đầu tiên để tìm ra hàng nào đóng vai trò là tiêu đề.
- Nếu bạn thay đổi nội dung của bất kỳ tiêu đề nào, hãy nhớ dùng tính năng "Tái tạo cấu trúc" (Regenerate Structure): Nếu quên làm điều này, ứng dụng có thể bị lỗi và không hoạt động đúng như mong muốn.
- Tiêu đề cột nên được in đậm: Điều này giúp AppSheet dễ nhận biết tiêu đề hơn.
- Định dạng dữ liệu phải đồng nhất và phù hợp với loại thông tin trong cột: Nếu cột chứa ngày tháng, hãy đặt định dạng ngày (như 15/03/2025); nếu là số, hãy dùng định dạng số (như 1234).
- Nên đặt cột chứa "khóa duy nhất" (unique key) ở phía bên trái của bảng: "Khóa duy nhất" là thông tin đặc biệt để phân biệt từng dòng dữ liệu (như mã nhân viên) Làm vậy sẽ giúp AppSheet xác định đúng mỗi dòng dễ dàng hơn.
- Tốt nhất là lưu tất cả dữ liệu trong bảng, và mỗi ô chỉ chứa một thông tin đơn giản. Ví dụ: Thay vì ghi "Nguyễn Văn A, 01/01/1990" trong một ô, hãy tách tên và ngày sinh thành hai ô riêng.
- Tùy theo cài đặt khu vực trong Google Sheets, hãy chọn định dạng phù hợp cho các loại dữ liệu như ngày tháng, số,... Ví dụ: Ở Việt Nam, ngày thường ghi là "ngày/tháng/năm" (15/03/2025). Điều này rất quan trọng vì AppSheet sẽ dựa vào cài đặt khu vực để lưu hoặc chỉnh sửa dữ liệu. Hãy đảm bảo cài đặt khu vực trong Google Sheets và AppSheet giống nhau. Nếu bạn thay đổi cài đặt ở Google Sheets, AppSheet Editor sẽ tự điều chỉnh sau khi ứng dụng đồng bộ.
Bước 3: Chuẩn hóa dữ liệu
Một bước quan trọng khác bạn cần làm là chuẩn hóa dữ liệu. Điều này có nghĩa là bạn cần đảm bảo thông tin không bị lặp lại giữa các trang tính. Đôi khi, bạn phải tạo thêm một trang tính mới để tránh tình trạng dữ liệu trùng lặp. Hãy nhớ rằng AppSheet hiểu được các mối liên kết này.
Ngoài ra, mỗi dòng dữ liệu cần phải được xác định duy nhất, điều này cực kỳ quan trọng. Lý do là vì ứng dụng AppSheet cho phép nhiều người cùng làm việc trên cùng một dòng dữ liệu, đồng thời hỗ trợ sử dụng ngoại tuyến (offline). Cả hai tính năng này hoạt động nhờ vào các mã định danh duy nhất (unique identifier). Chẳng hạn, nếu người dùng chỉnh sửa dữ liệu trong ứng dụng mà không có kết nối mạng, AppSheet sẽ tự động cập nhật dữ liệu khi kết nối được khôi phục. Việc cập nhật này dựa trên mã định danh duy nhất của mỗi dòng. Nếu dữ liệu của bạn đã có một thuộc tính có thể dùng làm mã định danh (ví dụ: một con số khác nhau cho mỗi dòng, như mã nhân viên), bạn có thể tận dụng nó. Nếu không, hãy thêm một cột ID vào trang tính để làm việc này.
Tuy nhiên, cách bạn tạo ra mã định danh duy nhất cũng rất quan trọng. Ví dụ, nếu bạn dùng một công thức trong Google Sheets để tự động điền ID, công thức này có thể hoạt động tốt trong trang tính, nhưng sẽ không dùng được trong AppSheet (đặc biệt nếu ứng dụng của bạn cần hoạt động ngoại tuyến). Khi không có mạng, việc lấy giá trị ID mới sẽ thất bại. Vì vậy, bạn nên để AppSheet tự quản lý các giá trị khóa duy nhất. Khi kết nối mạng được khôi phục, những giá trị này sẽ được chuyển sang trang tính một cách chính xác.
Bước 4: Tạo ứng dụng bằng Appsheet
Như đã đề cập trước đó, bảng dữ liệu trong ví dụ này chứa thông tin cơ bản về nhân viên cùng với các thuộc tính chi tiết hơn ngoài dữ liệu dạng văn bản (bao gồm địa chỉ email, ngày bắt đầu làm việc, mức lương và tỷ lệ hoa hồng). Do đó, chúng ta sẽ xây dựng toàn bộ ứng dụng xoay quanh những thông tin này.
Tên file google sheet của chúng ta nên được đặt tên rõ ràng, không gây nhầm lẫn, vì đây sẽ là tên mặc định của ứng dụng khi bạn tạo. Tuy nhiên, bạn hoàn toàn có thể tùy chỉnh tên này trong AppSheet.
Để tạo ứng dụng trong Appsheet từ file google sheet, bạn thực hiện vào menu Tiện ích (Extensions) sau đó chọn AppSheet -> Tạo ứng dụng (Create Application). Lúc này, bạn có thể được yêu cầu đồng ý sử dụng tài khoản Google của mình để làm việc với AppSheet.
Tiếp theo, bạn chọn tài khoản phù hợp. Sau bước này, AppSheet sẽ bắt đầu thiết lập môi trường và chuẩn bị phiên bản đầu tiên của ứng dụng.
Ở giai đoạn xác định nguồn dữ liệu, AppSheet sẽ phân tích các cột và cố gắng gán chúng vào loại dữ liệu phù hợp, ví dụ: văn bản (text), ngày tháng (date), số nguyên, hoặc giá tiền (price) theo một loại tiền tệ cụ thể. Tên cột và nội dung của tất cả các dòng cũng được phân tích. Vì vậy, việc chuẩn bị dữ liệu cẩn thận từ đầu là rất quan trọng. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian sau này khi tạo nguồn dữ liệu trong AppSheet.
Khi AppSheet hoàn tất, bạn sẽ thấy giao diện được chia thành hai phần. Phần bên trái dùng để tạo và chỉnh sửa ứng dụng, còn phần bên phải là bản xem trước của ứng dụng của bạn đang xây dựng.
Bước 5: Tìm hiểu giao diện của Appsheet
Bản xem trước ứng dụng trên Appsheet được cập nhật liên tục, giúp bạn dễ dàng theo dõi các thay đổi. Giao diện của AppSheet bao gồm các khu vực: menu bên trái và phần xem trước ứng dụng bên phải. Mọi thứ bạn tạo sẽ hiển thị ở phần giữa. Đáng chú ý là menu bên trái giống như một danh sách kiểm tra (checklist). Bây giờ, chúng ta hãy cùng tìm hiểu từng mục trong đó:
- Trang chủ (Home): Đây là trang bắt đầu, chứa các bước tiếp theo được gợi ý và các liên kết đến bài viết về AppSheet.
- Tab Thông tin (Info): Tab này có hai vai trò. Thứ nhất, nó giúp bạn theo dõi các lỗi xảy ra trong quá trình phát triển ứng dụng. Thứ hai, nó cho phép bạn ghi lại thông tin về ứng dụng, mô tả mục đích và cách sử dụng của nó (bạn cũng có thể thêm liên kết đến chính sách bảo mật hoặc tệp hướng dẫn).
- Phần Dữ liệu (Data): Ở đây, bạn có thể tùy chỉnh dữ liệu cho ứng dụng của mình. Bạn có thể thêm bảng mới, chỉnh sửa các cột theo loại dữ liệu, giá trị mặc định hoặc giá trị bắt buộc.
- Phần Trải nghiệm người dùng (UX): Phần này cung cấp nhiều tùy chọn liên quan đến giao diện hình ảnh của ứng dụng.
- Phần Hành vi (Behavior): Phần này có vài tùy chọn thú vị. Trong menu Hành động (Actions), bạn có thể xác định các hành động và phản ứng sẽ xảy ra trong ứng dụng. Đáng chú ý là AppSheet có phần Quy trình làm việc (Workflow) đã được mở rộng và hiện nay còn tiên tiến hơn trước. Ngoài ra, còn có một phần mới gọi là Tự động hóa (Automation). Đừng quên mục Ngoại tuyến/Đồng bộ (Offline/Sync), nơi bạn thiết lập cài đặt để làm việc mà không cần kết nối mạng. Đây có thể là tính năng rất quan trọng với một số ngành.
- Phần Bảo mật (Security): Tại đây, bạn thiết lập các cơ chế truy cập vào ứng dụng. Bạn có thể chọn nhà cung cấp xác thực chính, không nhất thiết phải là Google. Hơn nữa, bạn có thể quản lý danh sách người dùng hoặc tên miền được phép sử dụng ứng dụng.
- Phần Trí thông minh (Intelligence): Phần này cho thấy tiềm năng của nền tảng Google trong việc tương tác với ứng dụng qua ngôn ngữ tự nhiên và sử dụng trí tuệ nhân tạo.
Bước 6: Kiểm tra và tùy chỉnh ứng dụng do Appsheet tạo ra
Bước cuối cùng là kiểm tra ứng dụng cơ bản mà AppSheet đã tự động tạo ra. Ứng dụng này có một số cài đặt mặc định và hoạt động hoàn chỉnh. Điều này một phần nhờ vào công sức chuẩn bị dữ liệu trong Google Sheet và cũng vì AppSheet có khả năng tự nhận diện một số mối liên kết quan trọng.
Màn hình trên cho thấy giao diện khởi động. Giao diện này có thể được hiển thị dưới nhiều dạng khác nhau với các chế độ như Di động (Mobile), Máy tính bảng (Tablet) và Toàn màn hình (Full Screen). Thanh trên cùng của ứng dụng có ba nút. Biểu tượng ba gạch ngang ẩn một menu tiêu chuẩn với các tùy chọn sau:
Dưới biểu tượng kính lúp là công cụ tìm kiếm, cho phép tìm kiếm toàn bộ hoặc theo tiêu chí tương ứng với một cột trong bảng của bạn.
Nút ngoài cùng bên phải giúp bạn đồng bộ dữ liệu. Trong giao diện cơ bản, mỗi dòng đều có thể nhấp vào, và biểu tượng ba chấm dọc sẽ ẩn một menu bổ sung:
Khi xem trước một dòng dữ liệu, bạn sẽ chuyển sang giao diện tiếp theo, nơi tất cả thông tin được tóm tắt ở chế độ đọc. Có một nút ở góc trên bên phải để chuyển sang chế độ chỉnh sửa.
Menu trên thanh công cụ của ứng dụng sẽ tự điều chỉnh theo giao diện đang hiển thị. Ngoài ra, AppSheet sẽ mặc định đặt một lối tắt cạnh địa chỉ email của nhân viên dưới dạng biểu tượng thư. Nhờ đó, bạn có thể nhanh chóng soạn email gửi đến người này.
Chế độ Chỉnh sửa (Edit mode) cho phép bạn thay đổi dữ liệu. Điều thú vị là AppSheet tự động nhận diện loại dữ liệu mà chúng ta đã thu thập trong Google Sheet mẫu.
Để thử nghiệm nhanh, bạn có thể chỉnh sửa một dòng trong ứng dụng. Ví dụ, hãy tăng lương cho nhân viên tên Adam thêm 10.000. Nhập dữ liệu và lưu lại. Sau đó, nếu bạn mở Google Sheet và tìm nhân viên này, bạn sẽ thấy dữ liệu trong bảng tính cũng được cập nhật. Tương tự, khi bạn xóa hoặc thêm dòng mới, thay đổi cũng được áp dụng ngay.
Dữ liệu cũng có thể được chỉnh sửa trực tiếp trong Google Sheet. Sau đó, bạn chỉ cần yêu cầu đồng bộ dữ liệu, và trạng thái hiện tại sẽ hiển thị trong ứng dụng.
Hướng dẫn sử dụng Appsheet trên sẽ giúp bạn hiểu rõ Appsheet là gì. Nếu thực hiện theo tuần tự các bước thì chúc mừng bạn! Bạn vừa tạo xong ứng dụng Google AppSheet đầu tiên của mình. Nhờ bạn, phòng nhân sự (HR) sẽ có thêm thời gian để uống cà phê và ăn bánh rán!
Kết luận
Google Appsheet là một công cụ mạnh mẽ giúp bạn tạo ứng dụng tùy chỉnh mà không cần kiến thức lập trình phức tạp. Với giao diện trực quan và khả năng tích hợp linh hoạt, Appsheet mang đến giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp và cá nhân muốn tự động hóa quy trình làm việc. Qua hướng dẫn sử dụng Appsheet chi tiết trên đây, hy vọng bạn đã nắm rõ Appsheet là gì và cách sử dụng Appsheet để tạo ra những ứng dụng phù hợp với nhu cầu của mình.
