Cách quản lý công việc là điều tất yếu mà lãnh đạo và nhân viên trong doanh nghiệp cần thành thạo. Khi đã có khả năng kiểm soát mọi việc một cách chu toàn và hạn chế được rủi ro bất ngờ, bạn sẽ làm chủ được thời gian và cuộc sống. Trong bài viết hôm nay, chúng tôi sẽ mang đến bạn 10 cách quản lý công việc thông minh của các nhà lãnh đạo cấp cao trên toàn cầu.
Top 10 cách quản lý công việc hiệu quả của người thành công
Theo một nghiên cứu của Cornerstone, tình trạng quá tải làm giảm 68% hiệu suất ở những nhân viên cảm thấy không có đủ thời giờ trong ngày để làm việc.
Vậy bí quyết mà tất cả chúng ta cần để cải thiện hiệu suất là gì? Dưới đây là 10 cách quản lý công việc hiệu quả hàng đầu để bạn tham khảo.
Lập to-do list hằng ngày
Lập to-do list (danh sách việc cần làm) là phương pháp cổ điển nhưng luôn hiệu quả. Cách quản lý công việc này có ba tác dụng:
- Giúp giảm bớt lo lắng về mớ nhiệm vụ bộn bề
- Cung cấp cho chúng ta một cấu trúc, một kế hoạch để bám vào
- Là bằng chứng về những gì chúng ta đã hoàn thành trong ngày, tuần hoặc tháng đó.
Trước đây, mọi người thường ghi chép công việc lên những tờ note hoặc sổ tay. Ngày nay, bạn có thể theo dõi to-do list dễ dàng và tiện lợi hơn rất nhiều khi có các phần mềm quản lý công việc đưa ra thông báo nhắc nhở các việc đến hạn hay sắp xếp, phân loại nhiệm vụ hoàn toàn tự động.
Đặt ưu tiên trong công việc
Đặt ưu tiên trong công việc cũng là cách quản lý công việc hiệu quả nhưng ít người áp dụng.Thực chất, không phải toàn bộ những gì trong danh sách việc cần làm đều phải thực hiện ngay lập tức. Bạn phải biết mình nên dồn công sức và thời gian vào đâu trong mỗi trường hợp cụ thể, tức là phải đặt ưu tiên trong công việc. Theo Michael Mankins (Bain & Company), cách quản lý công việc hiệu quả là phải loại bỏ hoặc hạn chế các công việc có giá trị thấp, chứ không chỉ đơn thuần là đưa tất cả chúng vào danh sách rồi phân loại.
Lên lịch trình chi tiết
Lên lịch là cách quản lý công việc hiệu quả giúp đội nhóm, doanh nghiệp tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng ở hiện tại thay vì xao lãng chệch hướng.
Trung bình, mỗi người sẽ lãng phí mất 21,8 giờ/tuần cho điện thoại hay những cuộc tán gẫu. Điều tưởng chừng như vô hại bây giờ sẽ tạo nên thất bại chắc chắn mai sau.
Bạn có biết, theo Udemy, cả hai thế hệ Millennials và Gen Z (36%) nói rằng họ đã dành khoảng hai giờ mỗi ngày chỉ để kiểm tra điện thoại trong giờ làm việc?
Hãy lên lịch trình chi tiết với ngày bắt đầu và kết thúc cụ thể, bởi khi đó mỗi người sẽ dễ nhận thức cái giá phải trả cho những hoạt động ngoài kế hoạch, dù là tiền bạc hay thời gian.
Linh hoạt trong từng tình huống
Giữ vững lập trường là phẩm chất tuyệt vời để thành công. Tuy vậy, một số tình huống sẽ đòi hỏi bạn phải xem xét lại các kế hoạch đã đề ra, hay thậm chí là công việc đang tiến hành.
Điều này có thể là do những yếu tố khó lường như sự thay đổi của thị trường, khách hàng, hay công việc phát sinh. Cả ba yếu tố này đều cần được doanh nghiệp phát hiện đúng lúc.
Uỷ quyền đúng lúc đúng chỗ
Theo Eli Broad (Founder của 2 công ty trong top Fortune 500), không có khả năng ủy quyền là một trong những vấn đề đáng quan ngại nhất của các nhà quản lý ở mọi cấp bậc. Gánh quá nhiều công việc không thể giải quyết sẽ tác động đáng kể đến năng suất làm việc. Mỗi người có một ngưỡng kiên nhẫn, khả năng chịu áp lực hay tăng tốc riêng biệt. Điều tất yếu không phải chỉ là nhận thức được điểm mạnh, điểm yếu của bản thân mà còn phải nắm bắt và phát huy được khả năng của đội nhóm.
Cách quản lý công việc hiệu quả nhất là biết ủy quyền đúng lúc, đúng chỗ, tạo cơ hội cho cá nhân khác phát triển năng lực, từ đó tăng sức mạnh của toàn đội nhóm.
Quản lý sự thay đổi
Cởi mở với thay đổi là quan trọng, nhưng để quản lý sự thay đổi đúng cách lại càng quan trọng hơn. Trong hầu hết trường hợp, doanh nghiệp chưa thể thúc đẩy những thay đổi cần thiết cho dự án hay chiến lược của họ.
Cách quản lý công việc thích ứng này sẽ giúp x6 hiệu quả của dự án
Với phương pháp Scrum, bạn có thể dễ dàng quản lý mọi sự thay đổi. Scrum cho thấy góc nhìn tổng quan và cả những nút thắt trong công việc mà bạn có thể sẽ gặp phải. Từ đó, bạn có thể linh hoạt xử lý công việc tồn đọng.
Đừng lơ là khi giám sát
Sau khi đã giúp đội nhóm sắp xếp ưu tiên và phân công nhiệm vụ, đừng bỏ mặc họ. Đây là cách quản lý công việc sai lầm.
Khối lượng công việc ngày càng nhiều, thời hạn ngày càng sát nút có thể khiến bạn phải tất bật lo toan mọi bề. Lúc này, hầu hết quản lý muốn từ bỏ việc giám sát đội nhóm và hy vọng mọi người có thể tự chủ.
Trên thực tế, lúc công việc áp lực là lúc bạn càng cần tham gia sát sao hơn
Theo nghiên cứu từ Đại học Ottawa, khoảng 1/3 dự án đã thất bại chỉ vì thiếu sự tham gia của nhà quản lý. Hãy có mặt, sẵn sàng để mọi người liên hệ nếu cần, và đảm bảo mọi bên liên quan đều đáp ứng tiến độ công việc.
Kiên trì trong khó khăn
Đôi khi mọi việc sẽ không diễn ra theo những gì bạn hoạch định. Theo Wellington, chỉ khoảng 37% đội nhóm ở Anh có thể hoàn thành được dự án đúng hạn. Cách quản lý công việc kiên trì sẽ giúp bạn thoát khỏi những trường hợp khó khăn và đưa doanh nghiệp trở lại sự ổn định. Như Jack Ma từng nói: “Điều quan trọng nhất bạn cần là sự kiên nhẫn”.
Giao tiếp đầy đủ
Giao tiếp là cách quản lý công việc hiệu quả, tuy nhiên, theo thống kê thì đến các chuyên gia và nhà lãnh đạo cũng thiếu kỹ năng này do chưa nhìn nhận đúng đắn tầm quan trọng của nó.
Theo David Grossman khảo sát 400 doanh nghiệp - 100.000 nhân viên, mỗi công ty lỗ khoảng 62,4 triệu đô/năm vì lý do giao tiếp nội bộ không hiệu quả.
Dù là khi quản lý công việc cá nhân hay đội nhóm, mọi người thường không chọn cách nói ra suy nghĩ của mình. Đây là lúc mà các phần mềm quản lý công việc tốt nhất giúp ích nhờ khả năng kết nối và đảm bảo liên lạc giữa các bên liên quan.
Giao tiếp đúng và đủ là cách quản lý công việc hiệu quả
Sử dụng phần mềm quản lý công việc
Công nghệ đã mở đường cho nhiều công ty khởi nghiệp trở thành những gã khổng lồ trên thị trường và thu về hàng tỷ đô. Ứng dụng công nghệ phù hợp vào đúng thời điểm có thể tạo nên những kỳ tích.
Để quản lý công việc hiệu quả, mỗi doanh nghiệp cần nghiên cứu và chọn được giải pháp tối ưu cho nhu cầu riêng biệt của mình.
Trên thị trường hiện nay, để tìm được một giải pháp thỏa mãn các tiêu chí dễ dùng, đầy đủ tính năng cần thiết mà không đắt đỏ, doanh nghiệp SMEs có thể tham khảo phần mềm quản lý công việc SlimCRM từ Công ty Vinno Việt Nam.
Đọc thêm: Top 20 phần mềm quản lý công việc online tốt nhất hiện nay
Cách quản lý công việc với SlimCRM mang lại các lợi ích tuyệt vời:
- Tự động hóa toàn bộ quy trình doanh nghiệp giúp tăng hiệu suất
- Làm việc nhóm hiệu quả nhờ môi trường trực tuyến tuyệt vời
- Tạo động lực làm việc với phương pháp OKRs hiện đại
- Quản lý dự án trực quan theo chuẩn PMI
- Quản lý khách hàng với Sales Pipeline và Smart View
- Kiểm soát và thúc đẩy dòng tiền theo thời gian thực
- Báo cáo tự động trực quan cho cấp quản lý, lãnh đạo
- Khả năng tùy biến, phân quyền, tích hợp linh hoạt
- Cam kết bảo mật dữ liệu khách hàng.
Doanh nghiệp có thể dùng thử miễn phí không giới hạn phần mềm quản lý công việc SlimCRM tại đây.
Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả
Các kỹ năng quản lý công việc là những kỹ năng giúp cá nhân hoặc nhóm người tổ chức, sắp xếp và thực hiện các công việc một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Các kỹ năng quản lý công việc bao gồm:
- Kỹ năng lập kế hoạch: Kỹ năng lập kế hoạch giúp cá nhân hoặc nhóm người xác định mục tiêu, xác định các bước cần thực hiện để đạt được mục tiêu và phân bổ thời gian và nguồn lực một cách hợp lý.
- Kỹ năng tổ chức: Kỹ năng tổ chức giúp cá nhân hoặc nhóm người sắp xếp các công việc một cách khoa học và dễ dàng quản lý.
- Kỹ năng phân tích: Kỹ năng phân tích giúp cá nhân hoặc nhóm người xác định các yếu tố quan trọng của một công việc và đưa ra quyết định phù hợp.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề: Kỹ năng giải quyết vấn đề giúp cá nhân hoặc nhóm người tìm ra giải pháp cho các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện công việc.
- Kỹ năng giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp giúp cá nhân hoặc nhóm người trao đổi thông tin và phối hợp hiệu quả với nhau.
- Kỹ năng quản lý thời gian: Kỹ năng quản lý thời gian giúp cá nhân hoặc nhóm người sử dụng thời gian một cách hiệu quả.
- Kỹ năng làm việc nhóm: Kỹ năng làm việc nhóm giúp cá nhân hoặc nhóm người phối hợp hiệu quả với nhau để đạt được mục tiêu chung.
Đọc thêm: Ma trận quản lý thời gian Eisenhower cho sales và nhân sự
Lời kết
Xử lý nhiều hạng mục công việc cùng một lúc có thể không dễ dàng. Điều quan trọng là phải vạch rõ từng nhiệm vụ và xây dựng kế hoạch hành động để hoàn thành chúng đúng hạn. Hãy cởi mở, linh hoạt và kiên trì áp dụng 10 cách quản lý công việc hiệu quả, thông minh trong bài viết để tối ưu hiệu suất làm việc của cá nhân và toàn doanh nghiệp từ hôm nay.
