Phần mềm BPM là gì? Chức năng, cách chọn và giải pháp

Khi một quy trình phải đi qua nhiều nhân viên, phòng ban và cấp phê duyệt, việc quản lý bằng Excel, email hay tin nhắn rất dễ dẫn đến chậm xử lý, bỏ sót công việc và khó xác định trách nhiệm. Phần mềm BPM được sử dụng để đưa những quy trình này lên hệ thống, tự động điều phối các bước và giúp nhà quản lý theo dõi toàn bộ quá trình từ đầu đến cuối.

Vậy phần mềm BPM là gì, phần mềm BPM hỗ trợ chức năng nào và doanh nghiệp có thực sự cần một hệ thống BPM chuyên biệt? Bài viết dưới đây tập trung vào góc độ phần mềm, đồng thời đưa ra các tiêu chí và một số giải pháp để doanh nghiệp tham khảo khi lựa chọn.

Phần mềm BPM là gì?

BPM là viết tắt của Business Process Management, tức quản lý quy trình nghiệp vụ. Đây là phương pháp giúp doanh nghiệp xác định, thiết kế, mô hình hóa, thực thi, giám sát, đo lường, phân tích, tối ưu hóa và tự động hóa các quy trình.

Phần mềm BPM là hệ thống giúp doanh nghiệp thiết kế, thực thi, tự động hóa, theo dõi và tối ưu các quy trình nghiệp vụ trên môi trường số.

IBM mô tả công cụ BPM là những công cụ hỗ trợ phân tích, định nghĩa, xử lý, giám sát và quản trị quy trình, bao gồm cả tương tác giữa con người và ứng dụng. Hệ thống có thể loại bỏ một số bước thủ công và tự động chuyển yêu cầu giữa các phòng ban hoặc ứng dụng.

Ví dụ, doanh nghiệp có một quy trình đề nghị thanh toán:

Nhân viên tạo đề nghị → Trưởng phòng duyệt → Kế toán kiểm tra → Giám đốc duyệt nếu vượt hạn mức → Kế toán thanh toán → Hoàn tất.

Nếu thực hiện thủ công, nhân viên có thể phải gửi file qua email, nhắn người quản lý để nhắc duyệt rồi tiếp tục chuyển hồ sơ cho kế toán.

Với phần mềm BPM, doanh nghiệp có thể cấu hình trước các bước, người chịu trách nhiệm, thời hạn và điều kiện phê duyệt. Khi một bước hoàn thành, hệ thống tự xác định công việc cần chuyển cho ai tiếp theo.

Phần mềm BPM hỗ trợ chức năng nào?

Phần mềm BPM thường hỗ trợ các chức năng chính như thiết kế quy trình, tạo biểu mẫu, tự động chuyển việc, thiết lập quy tắc nghiệp vụ, phân quyền, kiểm soát SLA, báo cáo hiệu suất và tích hợp với các hệ thống khác.

Có thể nhóm các chức năng này thành bốn lớp chính: thiết kế, vận hành, kiểm soát và cải tiến quy trình.

Thiết kế và mô hình hóa quy trình

Phần mềm BPM giúp doanh nghiệp chuyển quy trình đang nằm trên giấy, file tài liệu hoặc kinh nghiệm của nhân viên thành luồng xử lý trên hệ thống. Doanh nghiệp có thể xác định các bước, người phụ trách, cấp phê duyệt và điều kiện chuyển bước. Một số nền tảng chuyên sâu còn hỗ trợ BPMN để mô hình hóa quy trình theo tiêu chuẩn.

Biểu mẫu và chuẩn hóa dữ liệu đầu vào

Doanh nghiệp có thể tạo biểu mẫu riêng cho từng quy trình và quy định những thông tin bắt buộc phải có. Ví dụ, đề nghị thanh toán có thể yêu cầu số tiền, nhà cung cấp và chứng từ đính kèm trước khi được chuyển sang bước tiếp theo. Điều này giúp giảm tình trạng hồ sơ thiếu thông tin và phải xử lý lại.

Tự động hóa luồng công việc và phê duyệt

Sau khi quy trình được thiết lập, hệ thống có thể tự chuyển công việc đến đúng người dựa trên trạng thái và điều kiện đã cấu hình. Ví dụ, sau khi trưởng phòng duyệt yêu cầu mua hàng, hệ thống có thể tự chuyển sang kế toán kiểm tra ngân sách rồi tiếp tục đến bộ phận mua hàng.

Thiết lập quy tắc nghiệp vụ

Phần mềm BPM cho phép tạo các quy tắc để hệ thống tự lựa chọn nhánh xử lý phù hợp. Chẳng hạn, đơn hàng dưới 50 triệu đồng chỉ cần trưởng phòng duyệt, trong khi đơn hàng từ 50 triệu đồng trở lên cần thêm giám đốc phê duyệt.

Phân quyền và kiểm soát trách nhiệm

Hệ thống có thể phân quyền theo nhân viên, vai trò, phòng ban hoặc từng bước trong quy trình. Đồng thời, lịch sử xử lý giúp nhà quản lý biết ai đã duyệt, ai đang phụ trách và hồ sơ hiện ở trạng thái nào.

SLA, thời hạn và cảnh báo

BPM cho phép đặt thời hạn xử lý cho từng công đoạn và gửi cảnh báo khi sắp quá hạn hoặc đã quá hạn. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể xác định chính xác bước nào đang làm chậm toàn bộ quy trình thay vì chỉ biết hồ sơ chưa hoàn thành.

Dashboard và phân tích hiệu suất

Dashboard giúp theo dõi các chỉ số như số hồ sơ đang xử lý, tỷ lệ quá hạn, thời gian xử lý trung bình và tỷ lệ hoàn thành đúng SLA. Dữ liệu này giúp doanh nghiệp phát hiện bottleneck và tập trung cải tiến đúng công đoạn.

Tích hợp CRM, ERP và các hệ thống khác

Phần mềm BPM có thể kết nối với CRM, ERP, phần mềm kế toán và các hệ thống khác thông qua API, webhook hoặc công cụ tích hợp. Ví dụ, khi một cơ hội bán hàng được chốt trong CRM, hệ thống có thể tự tạo hợp đồng, chuyển thông tin cho kế toán và tạo công việc triển khai.

Nhờ đó, BPM đóng vai trò điều phối quy trình giữa nhiều hệ thống thay vì yêu cầu doanh nghiệp thay thế toàn bộ phần mềm đang sử dụng.

Có thể bạn quan tâm: Top 9 phần mềm quản lý doanh nghiệp tích hợp AI hiệu quả.

Phần mềm BPM khác Workflow, quản lý công việc và ERP thế nào?

Do đều liên quan đến vận hành doanh nghiệp nên BPM thường được đặt cạnh Workflow, ERP hoặc phần mềm quản lý công việc. Tuy nhiên, mỗi loại tập trung vào một vấn đề khác nhau.

Khi nào doanh nghiệp cần phần mềm BPM?

Doanh nghiệp nhỏ với quy trình đơn giản chưa chắc cần một hệ thống BPM chuyên biệt. Tuy nhiên, khi quy trình ngày càng nhiều bước, nhiều người tham gia và khó kiểm soát, doanh nghiệp nên cân nhắc sử dụng phần mềm BPM.

Một số dấu hiệu thường gặp gồm:

• Phụ thuộc nhiều vào Excel, email và tin nhắn: Nhân viên phải gửi file, nhắc duyệt và chuyển thông tin thủ công giữa các bộ phận.
• Có nhiều cấp phê duyệt và điều kiện: Mỗi loại yêu cầu có thể phải đi qua những người duyệt khác nhau tùy giá trị, phòng ban hoặc trường hợp phát sinh.
• Khó biết hồ sơ đang ở đâu: Nhà quản lý thường xuyên phải hỏi ai đang xử lý, vì sao chưa hoàn thành hoặc hồ sơ đã nằm ở một bước bao lâu.
• Quy trình đi qua nhiều phòng ban: Ví dụ một khách hàng có thể đi từ Marketing → Sales → kế toán → pháp lý → triển khai.
• Dữ liệu nằm trên nhiều phần mềm: Doanh nghiệp đã có CRM, ERP hoặc phần mềm kế toán nhưng nhân viên vẫn phải sao chép dữ liệu giữa các hệ thống.
• Khó đo thời gian và hiệu suất quy trình: Không xác định được bước nào thường xuyên gây chậm, quá SLA hoặc phải xử lý lại.

Trong những trường hợp này, BPM giúp kết nối các bước thành một quy trình xuyên suốt, xác định rõ trách nhiệm và giảm thao tác thủ công.

Cách lựa chọn phần mềm BPM phù hợp

Trước khi so sánh phần mềm, doanh nghiệp nên chọn một quy trình thực tế để làm bài kiểm tra.

Ví dụ, thay vì hỏi nhà cung cấp rằng hệ thống có hỗ trợ Workflow hay không, hãy đưa ra tình huống cụ thể:

Nhân viên tạo đề nghị thanh toán 70 triệu đồng. Trưởng phòng cần duyệt trước. Vì giá trị vượt 50 triệu đồng nên hồ sơ tự chuyển thêm cho giám đốc. Sau khi giám đốc duyệt, kế toán có 8 giờ làm việc để xử lý. Nếu quá thời hạn, hệ thống phải cảnh báo.

Sau đó yêu cầu nhà cung cấp xây dựng luồng này trực tiếp.

Cách kiểm tra này giúp doanh nghiệp nhanh chóng biết phần mềm có đáp ứng quy trình thực tế hay chỉ có một danh sách tính năng hấp dẫn.

Ngoài tính năng, doanh nghiệp cần tính tổng chi phí triển khai thay vì chỉ nhìn phí thuê bao. Chi phí thực tế có thể còn bao gồm tư vấn quy trình, thiết lập, tích hợp, đào tạo, tùy chỉnh và bảo trì.

Khả năng tự thay đổi quy trình cũng rất quan trọng. Quy trình doanh nghiệp hiếm khi đứng yên. Nếu mỗi lần thêm một cấp duyệt đều phải thuê nhà cung cấp chỉnh sửa, chi phí vận hành sẽ tăng theo thời gian.

Tham khảo thêm: Tổng hợp mẫu SLA chuẩn cho doanh nghiệp (Tải miễn phí).

7 phần mềm BPM doanh nghiệp có thể tham khảo

Thị trường hiện có nhiều công cụ hỗ trợ quản lý và tự động hóa quy trình với cách tiếp cận khác nhau. Dưới đây là một số phần mềm BPM đáng chú ý, từ nền tảng quản lý công việc đa năng đến công cụ chuyên về workflow và trực quan hóa quy trình:

1. ClickUp

ClickUp phù hợp với doanh nghiệp muốn quản lý công việc, dự án và nhiều workflow trên cùng một nền tảng. Công cụ hỗ trợ tùy chỉnh trạng thái, trường dữ liệu, nhiều chế độ hiển thị, automation, dashboard và tích hợp với các ứng dụng khác. Điểm mạnh của ClickUp là khả năng tùy biến cao, nhưng số lượng tính năng lớn cũng có thể khiến các nhóm nhỏ mất thời gian thiết lập ban đầu.

2. monday.com

monday.com là nền tảng quản lý công việc có khả năng tùy chỉnh workflow khá linh hoạt. Doanh nghiệp có thể thiết lập tự động hóa mà không cần lập trình cho các tác vụ như thay đổi trạng thái, gửi thông báo, giao việc hoặc cảnh báo deadline. Nhiều cách hiển thị như Kanban, Gantt, Calendar và Timeline cũng giúp theo dõi quy trình theo từng nhu cầu quản lý khác nhau.

3. Zoho Creator

Zoho Creator phù hợp với doanh nghiệp muốn tự xây dựng các ứng dụng và quy trình nghiệp vụ theo hướng low-code. Người dùng có thể thiết kế workflow, tự động hóa các thao tác lặp lại, xây ứng dụng theo nhu cầu riêng và kết nối với hơn 200 ứng dụng bên ngoài. Công cụ cũng có lợi thế nếu doanh nghiệp đang sử dụng các sản phẩm khác trong hệ sinh thái Zoho.

4. Pipefy

Pipefy là nền tảng low-code tập trung vào xây dựng và tự động hóa các quy trình giữa đội ngũ nghiệp vụ và IT. Doanh nghiệp có thể tạo form, pipeline, quy trình phê duyệt, service portal và các quy tắc tự động để giảm công việc lặp lại. Giao diện trực quan và khả năng tùy chỉnh workflow khiến Pipefy phù hợp với nhiều quy trình như mua hàng, marketing hoặc IT service desk.

5. Mural

Mural phù hợp hơn với giai đoạn trực quan hóa và thiết kế quy trình. Nền tảng cung cấp bảng trắng trực tuyến để các nhóm cùng xây process map, flowchart, customer journey và nhiều dạng sơ đồ khác. Khả năng cộng tác thời gian thực, kéo thả và sử dụng template giúp Mural hữu ích khi doanh nghiệp cần cùng nhau phân tích hoặc thiết kế lại quy trình trước khi đưa vào hệ thống tự động hóa.

6. Miro

Miro cũng tập trung mạnh vào trực quan hóa và cộng tác khi xây dựng quy trình. Các nhóm có thể tạo process map, mind map, flowchart và cùng chỉnh sửa trên bảng trắng trực tuyến. So với một BPMS chuyên sâu, Miro phù hợp hơn cho việc phân tích, trình bày và thống nhất quy trình giữa các bên liên quan trước khi chuyển sang giai đoạn thực thi hoặc tự động hóa.

7. SlimCRM

SlimCRM phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn số hóa nhiều quy trình vận hành trên cùng một hệ thống, gồm quy trình sales qua Cơ hội, giao việc qua Công việc, dự án, bán hàng, tuyển dụng, thu chi, hỗ trợ khách hàng và phê duyệt qua Trình ký. Tùy từng nghiệp vụ, mỗi bước trong quy trình có thể tương ứng với một Công việc hoặc một nhóm Công việc liên quan, giúp doanh nghiệp xác định rõ người phụ trách, trạng thái và tiến độ xử lý. Cách tiếp cận này phù hợp với SME muốn chuẩn hóa các quy trình chính trước khi cần đến một nền tảng BPM chuyên sâu hơn.

Phần mềm BPM giúp doanh nghiệp chuẩn hóa, tự động hóa và theo dõi quy trình thay vì phụ thuộc vào Excel, email hoặc trao đổi thủ công. Khi lựa chọn, doanh nghiệp nên bắt đầu từ quy trình thực tế cần giải quyết, sau đó mới đánh giá khả năng thiết kế workflow, phân quyền, SLA, báo cáo, tích hợp và mức độ tùy chỉnh của từng hệ thống. Phần mềm BPM chỉ tạo ra giá trị khi nó giúp doanh nghiệp kiểm soát quy trình tốt hơn, giảm thao tác thủ công và nhìn rõ điểm nào đang làm chậm vận hành.