Trong quản lý dự án, quản lý chi phí dự án là một trong những điều quan trọng nhất. Đặc biệt với các dự án phức tạp, chi phí có thể tăng vọt nhanh chóng ngoài dự kiến. Do đó, các nhà quản lý dự án cần chủ động kiểm soát thu chi để đảm bảo ngân sách luôn đi đúng hướng.
Cùng tìm hiểu quy trình, các quy định liên quan về chi phí dự án và tải ngay các mẫu quản lý chi phí file excel bên dưới bạn nhé!
Chi phí dự án là gì?
Chi phí dự án là tổng số tiền cần thiết để hoàn thành một dự án. Nó bao gồm tất cả các khoản chi phí liên quan đến việc thực hiện dự án, từ giai đoạn khởi đầu đến khi kết thúc.
Chi phí dự án bao gồm:
- Nguyên vật liệu: Chi phí cho các vật liệu cần thiết để thực hiện dự án.
- Nhân công: Chi phí cho tiền lương, bảo hiểm, phúc lợi của nhân viên tham gia dự án.
- Thiết bị: Chi phí cho việc mua sắm hoặc thuê thiết bị cần thiết cho dự án.
- Dịch vụ: Chi phí cho các dịch vụ bên ngoài như vận chuyển, bảo hiểm, tư vấn, v.v.
- Chi phí quản lý: Chi phí cho việc quản lý và điều hành dự án.
- Chi phí chung: Chi phí cho các khoản overhead như tiền điện, nước, internet, v.v.
- Lợi nhuận: Khoản lợi nhuận mà chủ đầu tư dự kiến thu được từ dự án.
Quản lý chi phí dự án là gì?
Quản lý chi phí dự án (Project Cost Management) là quy trình dự trù, lập ngân sách và theo dõi chặt chẽ các khoản tiền liên quan đến dự án. Quá trình này bắt đầu ngay từ giai đoạn lên kế hoạch và kéo dài suốt vòng đời dự án. Trong suốt quá trình, các nhà quản lý dự án liên tục rà soát, theo dõi và điều chỉnh chi tiêu để đảm bảo dự án không vượt quá ngân sách được phê duyệt.
Mục tiêu chính của quản lý chi phí dự án là gì?
3 mục tiêu của quản lý chi phí dự án bao gồm:
- Ngăn chặn vượt ngân sách: Bằng cách phân bổ chi phí ngay trong giai đoạn lập kế hoạch ban đầu, các nhà quản lý dự án có thể đảm bảo không chi tiêu quá mức cho các hạng mục cụ thể. Điều này giúp dự án đi đúng hướng và tránh tình trạng "cháy túi" ở giai đoạn sau.
- Giảm thiểu rủi ro: Một ngân sách dự án tốt sẽ luôn bao gồm cả khoản dự phòng rủi ro. Khoản này giúp đảm bảo dự án vẫn thành công ngay cả khi có những khoản chi phí phát sinh ngoài dự kiến. Nhờ vậy, bạn có thể chủ động đối phó với những tình huống bất ngờ và hạn chế tối đa ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng dự án.
- Hỗ trợ lập kế hoạch cho các dự án tương lai: Báo cáo chi phí của các dự án trước đó là nguồn tư liệu quý giá cho việc tối ưu hóa nguồn lực trong các dự án sắp tới. Bằng cách phân tích và học hỏi từ những dự án trước, các nhà quản lý dự án có thể lập kế hoạch chi phí chính xác hơn cho các dự án tiếp theo, tránh lãng phí và sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn.
Tại sao quản lý chi phí dự án lại quan trọng?
Bạn có bao giờ tự hỏi điều gì sẽ xảy ra khi một dự án vượt quá ngân sách đáng kể không? Hệ lụy có thể rất nghiêm trọng, từ ảnh hưởng đến mối quan hệ với khách hàng đến thua lỗ tài chính.
Ví dụ:
Một nhóm phát triển phần mềm nhỏ được giao nhiệm vụ tạo một ứng dụng tùy chỉnh cho khách hàng. Giữa chừng, họ nhận ra dự án đang nhanh chóng vượt quá ngân sách ban đầu. Họ phải đối mặt với tình huống khó khăn: tiếp tục theo kế hoạch và chấp nhận chi phí phát sinh, hoặc đánh giá lại phương pháp tiếp cận.
Bằng cách áp dụng các chiến lược quản lý chi phí dự án nghiêm ngặt, nhóm đã có thể xác định các khoản chi phí đang tăng vọt. Họ đã tinh gọn quy trình quản lý dự án phần mềm, ưu tiên các tính năng thiết yếu và đàm phán lại các điều khoản với các nhà thầu phụ. Cách tiếp cận này không chỉ giúp đưa dự án trở lại trong phạm vi ngân sách mà còn cải thiện mối quan hệ làm việc với khách hàng, những người đánh giá cao sự minh bạch và cam kết mang lại giá trị của nhóm.
Quy trình quản lý chi phí dự án
Quy trình quản lý chi phí dự án diễn ra liên tục và linh hoạt, nhưng nhìn chung sẽ bao gồm 4 bước chính: Lập kế hoạch nguồn lực - ước tính chi phí - lập ngân sách dự án - kiểm soát chi phí.
Bước 1: Lập kế hoạch nguồn lực
Đây là bước đầu tiên, bao gồm việc rà soát phạm vi và yêu cầu dự án để xác định các nguồn lực cần thiết. Nguồn lực có thể là bất cứ thứ gì giúp bạn hoàn thành dự án, chẳng hạn như công cụ, tiền bạc, thời gian, thiết bị và thậm chí cả thành viên nhóm.
Để lập kế hoạch nguồn lực chính xác nhất, hãy tham khảo trực tiếp với trưởng nhóm và các bên liên quan về những gì họ cần trong suốt dự án. Những người có kinh nghiệm thực tế trong từng phòng ban dự án sẽ hiểu rõ hơn về nguồn lực cần thiết.
Để thực hiện bước này, bạn cần cung cấp:
- Mục tiêu dự án được xác định rõ ràng
- Sơ đồ cấu trúc phân công công việc (WBS) hoặc lộ trình dự án tổng quan, tùy thuộc vào độ phức tạp của dự án
- Kế hoạch quản lý nguồn lực tạm thời
- Bản tuyên bố phạm vi dự án
Bước 2: Ước tính chi phí
Sau khi xác định các nguồn lực cần thiết cho dự án, việc tiếp theo là ước lượng chi phí để mua sắm chúng. Bí quyết ở bước này là thu thập càng nhiều thông tin về giá cả càng tốt để đưa ra ước tính chính xác.
Trong quá trình dự toán chi phí quản lý dự án, đối với các nguồn lực hữu hình như dụng cụ, vật tư và thiết bị, cách tốt nhất là lấy báo giá thực tế từ các nhà cung cấp. Tương tự với chi phí nhân công, hãy tham khảo báo giá từ nhiều nhà thầu tiềm năng để có cái nhìn chính xác về giá trị thực của công việc bạn cần. Lưu ý rằng có thể có khoảng thời gian giữa lúc dự toán và lúc mua hàng, vì vậy hãy dự trù thêm một khoản đề phòng giá cả tăng.
Bên cạnh việc dự trù cho từng hạng mục, bạn cũng nên thêm vào một khoản “đệm” khoảng 5-10% tổng chi phí. Khoản này để dành cho những trường hợp phát sinh ngoài dự kiến, giúp bạn tránh bị vỡ kế hoạch.
Nếu đây là lần đầu tiên bạn làm việc với nhóm dự án này, hãy:
- Kiểm tra xem người quản lý chi phí trước đây có lập báo cáo ngân sách vào cuối các dự án trước không.
- Xem xét mức chênh lệch giữa chi phí cuối cùng của các dự án trước so với ước tính ban đầu.
- Sử dụng dữ liệu chi phí này như một mốc để ước tính mức dự phòng cần thiết cho dự án hiện tại.
Những thứ bạn cần chuẩn bị cho giai đoạn ước tính:
- Bản tiến độ dự án hoặc biểu đồ PERT (tùy thuộc vào độ phức tạp)
- Danh sách các sản phẩm dự án
- Các số liệu thành công được xác định rõ ràng
Tham khảo: Quản lý tiến độ dự án: quy trình, công cụ kèm mẫu excel
Bước 3: Xây dựng bảng chi phí dự án
Bây giờ bạn đã có ước tính chi phí tổng thể cho các nguồn lực cần thiết. Dựa vào đó, chúng ta có thể bắt đầu xây dựng bảng chi phí (ngân sách). Ngân sách dự án chính là bản chi tiết về việc bạn định CHI TIÊU BAO NHIÊU, CHO CÁI GÌ và VÀO KHI NÀO trong suốt dự án.
Tùy thuộc vào độ phức tạp của dự án, việc lập kế hoạch chi tiêu có thể ảnh hưởng đáng kể đến chiến lược quản lý chi phí. Ví dụ, với các dự án kéo dài nhiều năm, bạn có thể phân bổ ngân sách sao cho không quá 30% ngân sách được chi tiêu trong năm đầu tiên. Bằng cách này, bạn có thể phòng tránh tình trạng thiếu hụt ngân sách cho các giai đoạn sau.
Những thứ bạn cần chuẩn bị cho giai đoạn lập bảng chi phí:
- Biên bản ngân sách dự án: Đây sẽ là nơi bạn ghi chép chi tiết tất cả các khoản chi tiêu.
- Phân tích các bên liên quan của dự án: Hiểu rõ vai trò và mong đợi của các bên liên quan sẽ giúp bạn phân bổ ngân sách hợp lý hơn.
Bước 4: Kiểm soát chi phí
Kiểm soát chi phí dự án là gì? Nói một cách đơn giản, kiểm soát chi phí là theo dõi sát sao các khoản chi tiêu phát sinh khi dự án triển khai, đối chiếu với ngân sách và ước tính ban đầu, từ đó điều chỉnh kịp thời và thông báo cho các bên liên quan nếu có vấn đề xảy ra.
Mục tiêu chính là đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ và không vượt quá ngân sách đã được phê duyệt. Tần suất kiểm soát chi phí phụ thuộc vào độ phức tạp của dự án. Có thể bạn cần theo dõi chi phí theo thời gian thực (real-time) đối với các dự án nhạy cảm, nhưng với các dự án thông thường, kiểm tra hàng tháng hoặc quý là đủ. Điều quan trọng là cập nhật tình hình chi phí thường xuyên thông qua báo cáo trạng thái dự án để mọi người trong nhóm đều nắm được.
Vậy thì kiểm soát chi phí dự án như thế nào?
- Theo dõi chi phí thường xuyên: Tùy vào dự án, bạn có thể theo dõi chi phí theo thời gian thực, hàng tháng hoặc quý.
- Báo cáo tình hình dự án: Cập nhật chi phí thường xuyên trong báo cáo tình hình dự án để mọi người trong nhóm đều nắm được tình hình.
- Giám sát chặt chẽ phạm vi dự án: Bất kỳ thay đổi nào về phạm vi dự án đều có thể ảnh hưởng đến chi phí. Vì vậy, hãy theo dõi sát sao để tránh tình trạng "vượt phạm vi" (scope creep) - tức là yêu cầu của dự án ngày càng tăng so với ban đầu.
- Thông báo cho các bên liên quan: Nếu chi phí dự án vượt quá ngân sách, hãy thông báo cho các bên liên quan kịp thời để cùng nhau lên kế hoạch điều chỉnh.
Những công cụ cần thiết cho kiểm soát chi phí:
- Phần mềm quản lý dự án: Giúp bạn theo dõi chi phí, lập báo cáo và quản lý các đầu mục công việc.
- Công cụ báo cáo tổng hợp: Giúp bạn dễ dàng tổng hợp và phân tích dữ liệu chi phí từ nhiều nguồn khác nhau.
Cách tính chi phí dự án
Các phương pháp tính chi phí dự án phổ biến:
Theo giờ (Hourly)
Phương pháp này tính chi phí dựa trên lượng công việc thực tế được hoàn thành, đo bằng giờ. Cách tính này đặc biệt hiệu quả cho các dự án có phạm vi linh hoạt hoặc không chắc chắn vì nó cho phép điều chỉnh linh hoạt theo tiến độ dự án.
Ví dụ: Đối với một dự án phát triển phần mềm, chi phí của nhóm phát triển được tính toán dựa trên số giờ họ dành cho dự án. Nếu nhóm làm việc 100 giờ một tháng với mức giá 100 đô la/giờ, thì chi phí dự án cho tháng đó sẽ là 10.000 đô la. Ưu điểm của phương pháp này là tính linh hoạt và khả năng thích ứng tốt với những thay đổi về phạm vi dự án.
Giá trọn gói (Flat rate)
Đây là phương pháp thống nhất tổng chi phí dự án ngay từ đầu. Cách tính này phù hợp cho các dự án có phạm vi và sản phẩm đầu ra được xác định rõ ràng. Điều này giúp cả hai bên (bạn và khách hàng) nắm rõ tổng chi phí.
Ví dụ: Trong một chiến dịch marketing, agency và khách hàng thống nhất mức giá trọn gói là 20.000 đô la cho toàn bộ chiến dịch. Mức giá này bao gồm tất cả các khía cạnh của dự án, từ lên kế hoạch đến thực hiện. Ưu điểm của phương pháp này là khả năng dự đoán ngân sách vì khách hàng biết chính xác chi phí của dự án bất kể thời gian và nguồn lực sử dụng.
Giá cộng thêm (Cost plus)
Phương pháp này tính chi phí thực tế của dự án cộng với một khoản phụ phí hoặc phí bổ sung. Cách tính này thường được sử dụng trong các dự án dài hạn, nơi chi phí không thể ước tính chính xác ngay từ đầu. Nó đảm bảo tất cả chi phí dự án được chi trả và bao gồm cả lợi nhuận.
Ví dụ: Trong một dự án xây dựng, nhà thầu tính phí dựa trên chi phí thực tế phát sinh (như vật liệu và nhân công) cộng với một tỷ lệ phần trăm cố định là lợi nhuận. Nếu chi phí vật liệu và nhân công là 50.000 đô la và mức phí thỏa thuận là 20%, thì tổng chi phí cho khách hàng sẽ là 60.000 đô la. Phương pháp tính chi phí này gắn kết lợi ích của khách hàng và nhà thầu, vì cả hai bên đều hướng tới hiệu quả chi phí tối ưu.
Có thể bạn quan tâm: Quản lý dự án xây dựng: kỹ năng, kinh nghiệm quản lý dự án xây dựng
Theo giá trị (Value-based pricing)
Phương pháp này tập trung vào giá trị hoặc lợi ích mà khách hàng nhận được thay vì chi phí thực tế của dự án. Cách tính ước tính này lý tưởng cho các dự án có kết quả mang lại giá trị cảm nhận cao, bất kể chi phí thực tế để thực hiện.
Ví dụ: Một công ty tư vấn đang giúp khách hàng tăng doanh thu hàng năm. Nếu các chiến lược của nhà tư vấn giúp tăng doanh thu thêm 1 triệu đô la, nhà tư vấn có thể tính phí dựa trên tỷ lệ phần trăm của khoản tăng doanh thu, chẳng hạn như 10%, tương đương với 100.000 đô la. Phương pháp tính giá trị đảm bảo giá cả phản ánh giá trị được cung cấp.
Mẫu quản lý chi phí dự án file excel
Tải file excel quản lý chi phí dự án tại đây và tham khảo thêm 12+ mẫu excel quản lý dự án khác!
Các phương pháp quản lý chi phí dự án hiệu quả
Ước tính tổng thể (Top-down estimating)
Ước tính tổng thể là phương pháp ước tính tổng chi phí dự án trước, sau đó phân bổ chi phí cho từng hạng mục nhỏ hơn. Cách tiếp cận này hữu ích trong giai đoạn đầu lên kế hoạch dự án, khi thông tin chi tiết chưa có sẵn. Nó giúp bạn có cái nhìn tổng quan và nhanh chóng về chi phí dự án.
Ví dụ, trong một dự án phát triển phần mềm mới, quản lý dự án có thể ước tính tổng chi phí dự án là 200.000 đô la dựa trên các dự án tương tự trước đó. Tổng chi phí này sau đó được chia thành các phần nhỏ hơn như thiết kế, lập trình, thử nghiệm và triển khai, mỗi phần được phân bổ một khoản trong tổng ngân sách. Phương pháp này hiệu quả trong việc cung cấp khung chi phí sơ bộ và hướng dẫn các quyết định ban đầu của dự án.
Ước tính chi tiết (Bottom-up estimating)
Ước tính chi tiết ngược lại với phương pháp ước tính tổng thể. Nó liên quan đến việc ước tính từng công việc hoặc thành phần của dự án trước, sau đó cộng chúng lại để có được tổng chi phí dự án. Phương pháp ước tính này chính xác và đáng tin cậy hơn, đặc biệt đối với các dự án có phạm vi được xác định rõ ràng, vì nó tính đến thông tin chi tiết về chi phí.
Ví dụ như một dự án xây dựng, trong đó từng phần của dự án, chẳng hạn như thi công móng, đóng khung, hệ thống ống nước và điện, đều được ước tính riêng lẻ dựa trên phân tích chi tiết. Sau khi ước tính tất cả các thành phần này, chi phí được cộng lại để xác định tổng ngân sách dự án. Ước tính chi tiết lý tưởng cho các nhóm cần kiểm soát chính xác từng khía cạnh về chi phí của dự án.
Quản lý giá trị theo tiến độ (Earned Value Management - EVM)
EVM là một phương pháp quản lý chi phí tinh vi kết hợp các phép đo hiệu suất dự án theo phạm vi, tiến độ và chi phí. EVM cung cấp cái nhìn toàn diện về tiến độ của dự án và sự phù hợp của nó với kế hoạch ban đầu.
Ví dụ, trong một dự án cơ sở hạ tầng lớn, EVM sẽ được sử dụng để theo dõi các nội dung sau:
- Giá trị theo tiến độ đã lên lịch (BCWS - Budgeted Cost of Work Scheduled)
- Giá trị thực tế của công việc đã hoàn thành (ACWP - Actual Cost of Work Performed)
- Giá trị theo tiến độ đã thực hiện (BCWP - Budgeted Cost of Work Performed)
Tiếp theo phần dịch về phương pháp quản lý chi phí dự án hiệu quả:
Ước tính ba điểm (Three-point estimating)
Phương pháp này sử dụng ba mốc dự đoán để xác định mức độ rủi ro và biến động trong dự án. Ba mốc bao gồm:
- Trường hợp tốt nhất (Optimistic): Đây là thời gian hoặc chi phí tối thiểu dự kiến để hoàn thành công việc.
- Trường hợp xấu nhất (Pessimistic): Đây là thời gian hoặc chi phí tối đa dự kiến để hoàn thành công việc.
- Có khả năng xảy ra nhất (Most likely): Đây là thời gian hoặc chi phí dự kiến thực tế nhất để hoàn thành công việc.
Ví dụ: Trong một dự án phát triển sản phẩm mới, quản lý dự án có thể ước tính giai đoạn thiết kế có thể mất 30 ngày (tốt nhất), 45 ngày (có khả năng xảy ra nhất) hoặc 60 ngày (xấu nhất). Sử dụng ba mốc này, họ tính toán thời gian trung bình hoặc thời gian trung bình có trọng số, giúp lập kế hoạch thời gian và ngân sách thực tế.
Phần mềm quản lý chi phí dự án dễ sử dụng cho doanh nghiệp nhỏ và vừa
Những thách thức trong quản lý chi phí dự án hiện nay:
- Thiếu hụt nguồn lực: Khi ngân sách dự án hạn chế, việc đảm bảo đủ nhân công, vật liệu và các nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án một cách suôn sẻ sẽ trở nên khó khăn. Ngân sách eo hẹp có thể khiến bạn phải thắt lưng buộc bụng, ảnh hưởng đến chất lượng đầu vào của dự án.
- Ước tính không chính xác: Dự toán chi phí thiếu chính xác thường xảy ra khi nhà quản lý dự án thiếu kinh nghiệm hoặc không nắm rõ toàn bộ phạm vi công việc của dự án. Điều này có thể dẫn đến tình trạng vượt ngân sách và ảnh hưởng đến lợi nhuận tổng thể. Ước tính không chính xác giống như xây nhà trên nền cát, tiềm ẩn nhiều rủi ro cho dự án.
- Công nghệ lạc hậu: Để quản lý chi phí chính xác, các nhà quản lý dự án cần sử dụng các công cụ và phần mềm công nghệ trực quan, cập nhật. Công nghệ lạc hậu có thể cản trở việc theo dõi chi phí hiệu quả, khiến việc ra quyết định quản lý trở nên khó khăn hơn. Giống như sử dụng một chiếc điện thoại bàn phím cũ trong thời đại smartphone, công nghệ lạc hậu sẽ khiến bạn chậm chân so với những người khác.
Giải quyết những thách thức trên, SlimCRM giúp bạn:
- Quản lý chi phí: Theo dõi và kiểm soát thu chi, hóa đơn thanh toán theo thời gian thực, giúp bạn xác định các khoản chi tiêu tiềm ẩn và đưa ra quyết định tài chính sáng suốt.
- Hợp tác nhóm: Chia sẻ thông tin chi phí dự án với các thành viên trong nhóm một cách dễ dàng, đảm bảo mọi người đều nắm bắt được tình hình tài chính của dự án.
- Báo cáo chi tiết: Tạo báo cáo chi phí dự án trực quan và dễ hiểu, giúp bạn theo dõi tiến độ và hiệu quả của dự án.
- Tích hợp với các công cụ khác: SlimCRM có thể tích hợp với nhiều công cụ khác như bảng tính, email, v.v. giúp bạn quản lý dự án hiệu quả hơn.
Đăng ký dùng thử SlimCRM tại đây để trải nghiệm toàn bộ tính năng!
Giải đáp thắc mắc liên quan
Chi phí quản lý dự án là gì?
Chi phí quản lý dự án là tổng số tiền cần thiết để thực hiện các hoạt động quản lý một dự án. Nó bao gồm tất cả các khoản chi phí liên quan đến việc lập kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát dự án.
Tham khảo thêm các quy định về chi phí quản lý dự án đầu tư xây dựng theo Thông tư số 16/2019/TT-BXD ngày 26/12/2019 và Thông tư số 12/2021/TT-BXD ngày 31/8/2021.
Đồng chi phí dự án là gì?
Đồng chi phí dự án là một thuật ngữ được sử dụng trong quản lý dự án để chỉ một khoản chi phí được chia sẻ giữa các bên liên quan trong dự án. Các bên liên quan này có thể bao gồm nhà thầu, nhà cung cấp, chủ đầu tư, v.v.
Ai là người chịu trách nhiệm quản lý chi phí dự án?
Trách nhiệm quản lý chi phí dự án thuộc về nhiều bên liên quan và tùy thuộc vào từng lĩnh vực. Ví dụ, trong ngành xây dựng, chủ đầu tư sẽ chịu trách nhiệm về việc quản lý chi phí, từ giai đoạn chuẩn bị dự án đến khi đưa dự án vào vận hành.
Trong các trường hợp khác, project manager sẽ là người chịu trách nhiệm chính cho việc lập kế hoạch, theo dõi và kiểm soát chi phí dự án.
Quản lý chi phí dự án hiệu quả là một yếu tố quan trọng để đảm bảo thành công cho dự án. Doanh nghiệp cần đầu tư thời gian, công sức và nguồn lực để thực hiện việc quản lý chi phí một cách hiệu quả. Hy vọng bài viết giúp bạn có cái nhìn chi tiết về quản lý, kiểm soát chi phí dự án để ứng dụng trên thực tế hiệu quả. Chúc bạn thành công với dự án của mình và đừng quên SlimCRM là giải pháp quản lý công việc, dự án dễ sử dụng - tính năng hiện đại - vừa túi tiền!
