Có lẽ bạn đang cảm thấy bối rối, tự hỏi làm thế nào để quản lý tiến độ dự án hiệu quả? Bạn có phải là một freelancer đang vật lộn với việc lên lịch trình công việc cho khách hàng, hay là một Project Manager cần ôn lại các kỹ thuật lập kế hoạch? Dù với bất kỳ vai trò nào, SlimCRM tin mình có thể giúp bạn.
Trong hướng dẫn này, SlimCRM sẽ chia sẻ chính xác với bạn quản lý tiến độ dự án là gì, tại sao nó lại quan trọng đối với quản lý dự án, cách quản lý tiến độ và các phương pháp khác nhau để lập tiến độ dự án hiệu quả. Để mọi thứ còn dễ dàng hơn, SlimCRM cũng sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng phần mềm để tối đa hóa năng suất và giảm thiểu rủi ro sai sót. Bắt đầu ngay nhé!
Quản lý tiến độ dự án là gì?
Quản lý tiến độ dự án là quy trình bao gồm lập kế hoạch, xây dựng, kiểm soát và theo dõi lịch trình dự án. Mục tiêu chính là đảm bảo các nhiệm vụ và hoạt động được hoàn thành đúng hạn.
Ví dụ:
- Lập kế hoạch: Xác định các công việc cần thực hiện, ước tính thời gian cho từng công việc, lập biểu đồ Gantt để theo dõi tiến độ.
- Theo dõi: Ghi chép tiến độ thực tế của từng công việc, so sánh với tiến độ kế hoạch, cập nhật tiến độ dự án theo thời gian thực.
- Kiểm soát: Giải quyết các vấn đề phát sinh ảnh hưởng đến tiến độ dự án, điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
Một bản tiến độ dự án bao gồm những gì?
Bản tiến độ dự án hay tiến trình dự án được xây dựng trong giai đoạn lập kế hoạch và đóng vai trò then chốt trong việc tạo ra kế hoạch tổng thể cho dự án. Kế hoạch tổng thể này bao gồm chi tiết về lịch trình, đường baseline (baseline schedule - đường dùng để so sánh với tiến độ thực tế), các sản phẩm và yêu cầu cần đạt được. Nói cách khác, bản tiến độ dự án đóng vai trò như kim chỉ nam cho nhóm thực hiện dự án xuyên suốt giai đoạn triển khai.
Trong giai đoạn triển khai, đường baseline sẽ được so sánh với tiến độ thực tế của dự án để theo dõi và đánh giá hiệu quả. Dưới đây là các yếu tố thường được bao gồm khi xây dựng tiến độ dự án:
- Sản phẩm bàn giao của dự án (Deliverables): Những đầu ra cụ thể cần hoàn thành để dự án đạt mục tiêu.
- Nhiệm vụ (Tasks): Các công việc nhỏ hơn cần thực hiện để hoàn thành sản phẩm dự án.
- Ngày bắt đầu và kết thúc nhiệm vụ (Task start and end dates): Thời gian dự kiến để bắt đầu và hoàn thành mỗi nhiệm vụ.
- Các mối phụ thuộc giữa nhiệm vụ (Task dependencies): Những mối liên quan giữa các nhiệm vụ, xác định thứ tự thực hiện để đảm bảo hiệu quả.
- Lịch dự án (Project calendar): Bao gồm các ngày nghỉ lễ, ngày cuối tuần và các sự kiện khác có thể ảnh hưởng đến tiến độ.
- Gói công việc (Work packages): Nhóm các nhiệm vụ có liên quan chặt chẽ với nhau.
- Thời gian thực hiện nhiệm vụ và tổng thời gian dự án (Task duration and project timeline): Ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi nhiệm vụ và toàn bộ dự án.
- Ngân sách (Budgets): Nguồn lực tài chính cần thiết cho từng giai đoạn của dự án.
- Tính sẵn sàng của nguồn lực (Resource availability): Kiểm tra xem nguồn nhân lực, vật tư và thiết bị cần thiết có sẵn đúng thời điểm hay không.
- Phân tích rủi ro về tiến độ dự án (Schedule risk analysis): Xác định các yếu tố có thể gây ra chậm trễ và lên kế hoạch dự phòng để giảm thiểu rủi ro.
Quy trình quản lý tiến độ dự án
Mặc dù bạn có thể sử dụng một số mẫu tiến độ dự án có sẵn, cung cấp các ví dụ và bảng tính Excel/sheets để tham khảo, nhưng những mẫu này chỉ đóng vai trò hỗ trợ ban đầu. Bản chất của quy trình quản lý tiến độ dự án không chỉ đơn thuần là một lịch trình cố định áp dụng cho mọi dự án.
Để quản lý tiến độ hiệu quả, chúng ta cần sử dụng các kỹ thuật lập tiến trình dự án và công cụ lập kế hoạch dự án khác nhau. Bên cạnh đó, mỗi dự án đều có những nguồn lực, mốc thời gian, phạm vi và các biến số riêng biệt cần được cân nhắc trong kế hoạch quản lý tiến độ.
Sử dụng phần mềm quản lý dự án sẽ giúp tích hợp tiến độ với các công cụ quản lý dự án khác, chẳng hạn như biểu đồ Gantt, dashboard và báo cáo để theo dõi tiến trình, cũng như bảng Kanban để quản lý luồng công việc. Dù bạn chọn cách thức nào, đây vẫn là 9 bước cơ bản để xây dựng quy trình quản lý tiến độ dự án:
- Lập kế hoạch tiến độ cho dự án: Xác định các giai đoạn chính và mốc quan trọng cần đạt được.
- Xác định người chịu trách nhiệm về tiến độ: Quyền hạn phê duyệt và điều chỉnh tiến độ thuộc về ai.
- Xác định ngày bắt đầu và kết thúc cho các hoạt động và nhiệm vụ: Dự kiến thời gian khởi động và hoàn thành cho từng công việc.
- Xác định mối liên quan giữa các nhiệm vụ: Nhiệm vụ nào cần hoàn thành trước, nhiệm vụ nào có thể thực hiện đồng thời.
- Sắp xếp thứ tự các hoạt động và nhiệm vụ theo trình tự thời gian: Biểu diễn dưới dạng lịch dự án.
- Ước tính nguồn lực cần thiết và tính sẵn có của nguồn lực: Nhân sự, trang thiết bị cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ.
- Xác định thời gian thực hiện các hoạt động và nhiệm vụ: Ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành từng công việc.
- Xây dựng bản tiến độ dự án: Tổng hợp tất cả các yếu tố đã xác định thành một bản tiến độ chi tiết.
- Theo dõi và kiểm soát tiến độ trong suốt vòng đời dự án: Đảm bảo dự án đi đúng hướng và thực hiện các điều chỉnh kịp thời nếu cần thiết.
Đọc thêm:
1. Quản Lý Dự Án Phần Mềm Là Gì? Hướng Dẫn Cơ Bản Từ A-Z
2. Quản Lý Dự Án Xây Dựng: Phương Pháp, Hình Thức, Quy Trình Chuẩn Quốc Tế
Các mẫu quản lý tiến độ dự án file Excel
Excel là công cụ phổ biến được nhiều người sử dụng để quản lý tiến độ dự án. Dưới đây là một số mẫu quản lý tiến độ dự án file Excel mà bạn có thể tham khảo:
- Mẫu biểu đồ Gantt: Đây là biểu đồ phổ biến nhất để quản lý tiến độ dự án. Biểu đồ Gantt thể hiện các nhiệm vụ, thời gian thực hiện và mối liên hệ giữa các nhiệm vụ.
- Danh sách công việc: Mẫu này liệt kê các nhiệm vụ cần thực hiện, thời gian dự kiến hoàn thành, người phụ trách và trạng thái của từng nhiệm vụ.
- Bảng theo dõi chi phí: Bảng này giúp theo dõi chi phí dự án và đảm bảo dự án được thực hiện trong ngân sách đề ra….
Tải ngay các mẫu file excel quản lý dự án tại đây!
Các kỹ thuật quản lý tiến độ dự án phổ biến
Một trong những yếu tố then chốt để xây dựng tiến độ dự án thực tế là ước tính chính xác thời gian thực hiện các công việc. Để đạt được điều này, chúng ta cần sử dụng các kỹ thuật lập tiến độ dự án khác nhau:
- Thu thập dữ liệu: Chúng ta có thể phỏng vấn các thành viên trong nhóm và các bên liên quan khác để có được góc nhìn của họ về thời gian cần thiết cho từng công việc. Ngoài ra, tham khảo dữ liệu lịch sử từ các dự án tương tự trong quá khứ cũng là nguồn thông tin hữu ích.
Các kỹ thuật lập lịch trình dự án giúp tăng độ chính xác của ước tính thời gian và giảm thiểu rủi ro về tiến độ:
- Phương pháp đường găng (Critical Path Method - CPM): Đây là một phương trình tính toán ra thời gian thực hiện lâu nhất có thể xảy ra cho dự án.
- Kỹ thuật đánh giá và xem xét chương trình (Program Evaluation and Review Technique - PERT): Kỹ thuật này cũng giúp trực quan hóa luồng công việc để đưa ra ước tính chính xác hơn, đồng thời tính đến các mối phụ thuộc giữa các nhiệm vụ.
Bên cạnh đó, các nhà quản lý dự án có thể sử dụng các kỹ thuật “nén tiến độ” để rút ngắn thời gian thực hiện dự án mà không ảnh hưởng đến phạm vi dự án. Ví dụ như:
- Dồn lực cho dự án (Project Crashing): Tăng cường nguồn lực cho các công việc quan trọng trên đường dẫn tới hạn.
- Thực hiện nhanh (Fast Tracking): Bắt đầu một số công việc song song thay vì theo thứ tự phụ thuộc thông thường.
Ngoài ra, các công cụ hỗ trợ khác cũng đóng vai trò quan trọng trong việc ước tính, thu thập và theo dõi các công việc dự án:
- Mô phỏng (Simulation): Tạo mô hình dự án để dự đoán các rủi ro tiềm ẩn và hiệu quả của các phương án xử lý.
- Phân bổ nguồn lực (Resource Leveling Heuristics): Sắp xếp lịch trình công việc để tránh tình trạng quá tải nguồn lực.
- Danh sách công việc (Task List): Liệt kê chi tiết tất cả các công việc cần thực hiện trong dự án.
- Lịch dự án (Project Calendar): Bao gồm các ngày nghỉ lễ, ngày cuối tuần có thể ảnh hưởng đến tiến độ.
- Biểu đồ Gantt (Gantt Chart): Trực quan hóa các công việc, thời gian thực hiện và mối liên quan giữa các công việc.
- Phân tích cơ cấu phân chia công việc (Work Breakdown Structure - WBS): Công cụ này phân rã phạm vi dự án thành các gói công việc nhỏ hơn, dễ quản lý hơn. WBS được thể hiện dưới dạng sơ đồ mạng, với mục tiêu dự án ở trên cùng và các "nhánh" bên dưới hiển thị tất cả các bước cần thiết để đạt được mục tiêu đó. Nhờ vậy, WBS đảm bảo bạn không bỏ sót bất kỳ công việc nào khi xây dựng tiến độ dự án.
- Lịch trình ngược (Workback Schedule): Kỹ thuật này cho phép phân tích ngược từ thời điểm hoàn thành dự án mong muốn để xác định tất cả các công việc, hoạt động, sản phẩm đầu ravà các cột mốc quan trọng cần thiết.
Công cụ quản lý tiến độ dự án
Sau khi xây dựng xong tiến độ dự án, bạn không nên chỉ lưu trữ nó trên các công cụ đơn giản như Google Sheets hay Microsoft Excel. Phần mềm quản lý dự án chuyên dụng sẽ tự động hóa nhiều quy trình, giúp bạn theo dõi và điều chỉnh tiến độ hiệu quả hơn.
Trên thị trường có nhiều công cụ hỗ trợ quản lý tiến độ cơ bản. Tuy nhiên, để quản lý các dự án lớn nhỏ phức tạp, bạn cần một công cụ linh hoạt, có thể thích ứng với nhiều vấn đề về tiến độ dự án.
SlimCRM là phần mềm quản lý tiến độ dự án được thiết kế với mục tiêu đơn giản hóa và tối ưu hóa quy trình làm việc cho doanh nghiệp. Với giao diện trực quan, dễ sử dụng cùng tính năng hiện đại, SlimCRM giúp bạn quản lý dự án hiệu quả, nâng cao năng suất và đạt được mục tiêu đề ra.
SlimCRM sở hữu những ưu điểm vượt trội:
- Dễ sử dụng: Giao diện trực quan, thao tác đơn giản, phù hợp với mọi người dùng, không cần kiến thức chuyên môn về phần mềm.
- Tính năng hiện đại: Cung cấp đầy đủ các chức năng quản lý tiến độ dự án hiệu quả như quản lý dự án theo chuẩn PMI, Gantt Chart, Dashboard, quản lý công việc, quản lý hóa đơn - báo giá - hợp đồng…
- Vừa túi tiền: Cung cấp nhiều gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Đăng ký dùng thử miễn phí để trải nghiệm toàn bộ tính năng của SlimCRM
Nguyên tắc quản lý tiến độ dự án
Để xây dựng một tiến độ đáng tin cậy và đáp ứng yêu cầu của dự án, hãy lưu ý những nguyên tắc hữu ích sau đây:
1. Lập kế hoạch chi tiết
- Xác định rõ ràng mục tiêu, phạm vi và các mốc quan trọng của dự án.
- Phân chia dự án thành các công việc nhỏ, dễ quản lý.
- Ước tính thời gian và nguồn lực cần thiết cho từng công việc.
- Lập biểu đồ Gantt hoặc sơ đồ PERT để trực quan hóa tiến độ dự án.
2. Theo dõi và giám sát tiến độ
- Thu thập dữ liệu về tiến độ của các công việc.
- So sánh tiến độ thực tế với tiến độ kế hoạch.
- Xác định các rủi ro và vấn đề tiềm ẩn.
- Thực hiện điều chỉnh khi cần thiết.
3. Giao tiếp hiệu quả
- Cung cấp thông tin cập nhật về tiến độ dự án cho các bên liên quan.
- Giải thích các thay đổi trong tiến độ dự án.
- Thu thập phản hồi và đề xuất từ các bên liên quan.
4. Sử dụng công cụ phù hợp:
- Sử dụng phần mềm quản lý dự án để theo dõi tiến độ, giao tiếp và quản lý tài liệu.
- Sử dụng các kỹ thuật quản lý dự án như CPM và PERT để ước tính thời gian và lập kế hoạch dự án.
5. Luôn linh hoạt
- Sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch dự án khi cần thiết.
- Phản ứng nhanh chóng với các rủi ro và vấn đề phát sinh.
- Học hỏi từ kinh nghiệm và áp dụng vào các dự án tương lai.
Ngoài ra, cần lưu ý:
- Phân công trách nhiệm rõ ràng cho các thành viên trong nhóm.
- Tạo môi trường làm việc hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau.
- Khen thưởng và động viên các thành viên trong nhóm khi họ đạt được mục tiêu.
Trên đây là những thông tin chi tiết nhất về quản lý tiến độ dự án và cách xây dựng quy trình quản lý tiến độ hiệu quả. Đừng quên theo dõi SlimCRM để cập nhật những kiến thức hữu ích về quản trị bạn nhé!
