Giống như bất kỳ dự án nào khác, quản lý dự án xây dựng cũng có các giai đoạn riêng biệt. Từ khâu thiết kế, lập kế hoạch, lên lịch trình đến thi công xây dựng thực tế, mỗi giai đoạn đều phức tạp và là một phần của một quá trình tổng thể phức tạp hơn.
Đó là lý do phần mềm quản lý dự án xây dựng ra đời. Nhưng liệu phần mềm quản lý dự án có đủ mạnh và linh hoạt để "chịu đựng" được sự phức tạp của một dự án xây dựng không? Trước khi trả lời câu hỏi đó, điều quan trọng là chúng ta phải hiểu bản chất của quản lý dự án xây dựng là gì? Cần những kỹ năng, phương pháp gì để quản lý dự án xây dựng hiệu quả? Bắt đầu tìm hiểu ngay bạn nhé!
Quản lý dự án xây dựng là gì?
Nói một cách đơn giản, quản lý dự án xây dựng chính là điều hành toàn bộ quá trình thi công một công trình. Điểm khác biệt chính giữa quản lý dự án xây dựng và các lĩnh vực khác nằm ở tính chất "hoàn thành nhiệm vụ" (mission-based) của xây dựng. Nghĩa là tổ chức dự án sẽ giải thể sau khi công trình hoàn thành.
Thông thường, quản lý dự án được định nghĩa là điều phối nguồn lực trong suốt vòng đời của dự án thông qua các công cụ và phương pháp khác nhau để kiểm soát tiến độ, chi phí, chất lượng, v.v. Tuy nhiên, trong ngành xây dựng, tầm nhìn của bạn cần rộng hơn thế. Quản lý dự án xây dựng thường bao gồm nhiều ràng buộc đa dạng hơn, liên quan trực tiếp đến khâu thiết kế và thi công.
Ngoài ra, trong suốt vòng đời của dự án, quản lý dự án xây dựng có thể tương tác với nhiều lĩnh vực khác nhau, từ kiến trúc, kỹ thuật đến công trình công cộng và quy hoạch đô thị.
Các lĩnh vực chính trong quản lý dự án xây dựng
Ngành xây dựng được chia thành nhiều lĩnh vực khác nhau, mỗi lĩnh vực lại có những loại hình dự án riêng biệt. Hai lĩnh vực chính là dân dụng và công nghiệp, với bốn loại hình dự án tiêu biểu:
- Xây dựng và cải tạo nhà dân dụng: Bao gồm các công trình nhà ở gia đình, biệt thự, chung cư.
- Xây dựng công nghiệp nặng: Nhà máy, xí nghiệp, các công trình liên quan đến sản xuất quy mô lớn.
- Xây dựng thương mại và hạ tầng: Trung tâm thương mại, văn phòng, bệnh viện, trường học, đường sá, cầu cống.
- Xây dựng công trình kỹ thuật: Đập thủy điện, hầm đường bộ, các dự án cải tạo chịu đựng động đất.
Như vậy, có thể thấy quản lý dự án xây dựng đóng vai trò thiết yếu trong vô vàn các công trình, từ một ngôi nhà đơn giản đến một cây cầu lớn, từ xây đập đến nâng cấp khả năng chịu đựng động đất cho một sân bay. Quản lý dự án xây dựng chịu trách nhiệm giám sát toàn bộ quá trình thi công, từ khâu khởi công đến hoàn thành, thường xuyên có mặt tại công trường để đảm bảo an toàn và chất lượng công trình.
Mỗi lĩnh vực xây dựng sẽ đặt ra những thách thức riêng, nhưng nhìn chung, tất cả các dự án đều cần sự tham gia của ba chủ thể chính: chủ đầu tư, quản lý dự án xây dựng và nhà thầu chính.
Đội ngũ quản lý dự án xây dựng gồm những ai?
Quá trình quản lý dự án xây dựng phức tạp, đòi hỏi một đội ngũ đa dạng gồm các chuyên gia về kiến trúc, kỹ thuật, xây dựng và quản lý dự án để giải quyết những thách thức khác nhau. Sau đây là giới thiệu nhanh về một số vị trí quan trọng:
1. Chủ đầu tư (Project Owner): Là bên khởi xướng dự án và tài trợ trực tiếp hoặc gián tiếp cho dự án. Chủ đầu tư giám sát dự án ở cấp chiến lược, đưa ra các quyết định quan trọng như thiết lập quy trình đấu thầu, lựa chọn nhà thầu và phương thức triển khai dự án.
2. Quản lý dự án xây dựng (Construction Project Manager): Điều hành toàn bộ dự án xây dựng, chịu trách nhiệm lập kế hoạch, phối hợp, lập dự toán và giám sát thi công.
Các nhiệm vụ chính của nhà quản lý dự án xây dựng:
- Dự toán và thương thảo chi phí dự án
- Lập dự toán thi công
- Quản lý tiến độ thi công và biểu đồ thi công
- Quản lý lệnh thi công
- Lựa chọn phương pháp và chiến lược quản lý dự án phù hợp
- Thảo luận với chủ đầu tư và các bên liên quan về ngân sách, tiến độ, v.v.
- Chỉ đạo hoặc phối hợp với đội ngũ thi công tại công trường, các tổ xây dựng khác và các chuyên gia xây dựng về các vấn đề kỹ thuật và hợp đồng
- Làm việc với chuyên gia xây dựng, thi công và các chuyên gia về quy định
Quản lý dự án xây dựng thường có chứng chỉ Quản lý Dự án Chuyên nghiệp (PMP) do Viện Quản lý Dự án (PMI) cấp. Bộ Kiến thức Quản lý Dự án (PMBOK) của PMI giải thích chi tiết về vai trò và trách nhiệm của quản lý dự án. Ngoài ra, Hiệp hội Quản lý Xây dựng Hoa Kỳ (CMAA) cũng cung cấp thông tin về trách nhiệm của Quản lý xây dựng - một quản lý dự án chuyên ngành xây dựng.
3. Nhà thầu chính (General Contractor): Giám sát hoạt động hàng ngày tại công trường, cung cấp thiết bị, vật liệu và nhân công cần thiết cho giai đoạn thi công. Nhà thầu chính thường thuê các nhà thầu phụ để thực hiện các công việc chuyên môn.
Trách nhiệm chính của Nhà thầu chính:
- Giám sát hoạt động của các nhà thầu phụ
- Thiết lập quy trình an toàn tại công trường
- Xin giấy phép xây dựng
- Xem xét các điều kiện thi công tổng thể của dự án
- Quản lý chất thải xây dựng
- Điều hành nhân sự tại công trường
- Giám sát báo cáo thi công hàng ngày
- Thảo luận với chủ đầu tư và quản lý dự án xây dựng
- Nhà thầu chính được lựa chọn sau khi chủ đầu tư xem xét hồ sơ dự thầu từ nhiều nhà thầu và chọn nhà thầu có đề xuất phù hợp nhất với yêu cầu dự án.
4. Thẩm định dự toán (Construction Estimator): Là chuyên gia xây dựng có khả năng dự toán chi phí cho dự án. Thẩm định dự toán cần tính đến tất cả các loại chi phí như chi phí cứng và mềm, nhân công, vật liệu và đơn giá.
Thẩm định dự toán có thể là nhân viên nội bộ của nhà thầu chính hoặc do một công ty độc lập thực hiện. Các phần mềm dự toán xây dựng cũng hỗ trợ đắc lực cho quá trình lập dự toán chính xác và cạnh tranh.
5. Nhà thầu phụ (Construction Subcontractors): Là các công ty xây dựng chuyên về một lĩnh vực thi công nhất định như điện nước, điện lực hoặc mộc. Nhà thầu chính thường thuê các nhà thầu phụ để thực hiện các hạng mục vượt quá chuyên môn của mình. Nhà thầu chính có trách nhiệm giám sát hoạt động của các nhà thầu phụ thông qua việc kiểm tra nhật ký thi công hàng ngày. Mẫu Punch list sẽ là công cụ cực kỳ hữu ích để quản lý hoạt động này.
Quy trình đấu thầu trong quản lý dự án xây dựng
Trong ngành xây dựng, phần lớn các dự án đều áp dụng mô hình thiết kế - đấu thầu - thi công (design-bid-build). Đầu tiên, chủ đầu tư sẽ thuê kiến trúc sư hoặc kỹ sư để lên bản vẽ thiết kế. Sau khi có bản vẽ chi tiết và dự toán vật tư (material take-off - MTO) cho dự án, bước tiếp theo là lựa chọn nhà thầu chính thông qua quy trình đấu thầu.
Các nhà thầu chính sẽ nộp hồ sơ dự thầu, bao gồm chi tiết về khối lượng công việc (statement of work), điều khoản thanh toán và tổng giá trị hợp đồng.
Chủ đầu tư thường sử dụng hai hình thức đấu thầu chính:
- Thầu cạnh tranh (Open bid): Hình thức này được thông báo công khai và thường áp dụng cho các dự án công. Bất kỳ nhà thầu chính nào cũng có thể tham gia dự thầu.
- Thầu chỉ định (Closed bid): Chủ đầu tư sẽ lựa chọn một nhóm nhà thầu nhất định và chỉ nhận hồ sơ dự thầu từ các nhà thầu đó.
Sau khi nhận hồ sơ dự thầu từ các nhà thầu chính, chủ đầu tư sẽ lựa chọn nhà thầu phù hợp nhất dựa trên một trong các phương pháp sau:
- Chọn theo giá thấp nhất (Low-bid selection): Chọn nhà thầu có giá thầu thấp nhất.
- Chọn theo giá trị tốt nhất (Best-value selection): Phương pháp này đánh giá cả năng lực của nhà thầu và giá cả để chọn nhà thầu có tỷ lệ giá-chất lượng tốt nhất. Chủ đầu tư cũng sẽ xem xét kỹ đề xuất chi tiết (request for proposal - RFP) do các nhà thầu nộp để đưa ra quyết định.
- Chọn theo năng lực nhà thầu (Qualifications-based selection): Phương pháp này tập trung vào năng lực của nhà thầu. Chủ đầu tư sẽ phân tích hồ sơ năng lực (request for qualifications - RFQ) của từng nhà thầu để lựa chọn nhà thầu có năng lực phù hợp nhất cho dự án.
Sau khi chọn được nhà thầu, chủ đầu tư và nhà thầu sẽ ký kết hợp đồng về phương thức thanh toán, và như vậy quy trình đấu thầu chính thức hoàn thành. Bây giờ, chúng ta hãy cùng tìm hiểu thêm về các loại hợp đồng thường được sử dụng trong xây dựng.
Các loại hợp đồng quản lý dự án xây dựng
Hợp đồng xây dựng là thỏa thuận pháp lý giữa chủ đầu tư (bên cần thuê nhân công thi công) và nhà thầu chính (bên thực hiện thi công). Mục đích của hợp đồng là làm rõ các vấn đề như phạm vi dự án, phương thức thanh toán để đảm bảo tất cả các bên tham gia đều hiểu rõ trách nhiệm và quyền lợi.
Trong một số dự án, có thể có thêm sự tham gia của quản lý hợp đồng, giám sát thi công hoặc kỹ sư hiện trường để hỗ trợ cho quá trình thi công.
Phân loại hợp đồng theo phương thức tính toán:
Hợp đồng trọn gói (Lump Sum Contract)
Còn gọi là hợp đồng giá cố định, xác định tổng giá trị hoàn thành toàn bộ dự án.
- Ưu điểm: Phù hợp với các dự án có bản vẽ chi tiết và phạm vi công việc rõ ràng. Chủ đầu tư dễ dàng kiểm soát ngân sách.
- Nhược điểm: Ít linh hoạt khi có thay đổi phát sinh trong quá trình thi công. Rủi ro về chi phí có thể dồn hết về phía nhà thầu.
Hợp đồng theo giá thành cộng phí quản lý (Cost Plus Contract)
Gồm hai phần: phí quản lý cố định do chủ đầu tư và nhà thầu thỏa thuận, cộng với các chi phí phát sinh trong quá trình thi công.
- Ưu điểm: Thích hợp cho các dự án phức tạp, có nhiều yếu tố bất định. Chủ đầu tư chia sẻ rủi ro về chi phí với nhà thầu.
- Nhược điểm: Chủ đầu tư khó kiểm soát chi phí tổng thể. Nhà thầu có ít động lực để tiết kiệm chi phí.
Hợp đồng giá trần theo giá thành cộng phí quản lý (Guaranteed Maximum Price - GMP)
Tương tự như hợp đồng theo giá thành cộng phí quản lý, nhưng có thêm điều khoản về giá trần.
Ưu điểm: Kết hợp ưu điểm của cả hai loại hợp đồng trên. Chủ đầu tư có thể kiểm soát được chi phí ở mức nhất định.
Hợp đồng theo thời gian và vật liệu (Time and Materials Contract)
Sử dụng khi phạm vi dự án chưa được xác định cụ thể. Nhà thầu tính theo giờ nhân công và chi phí vật liệu thực tế sử dụng.
- Ưu điểm: Linh hoạt, phù hợp với các dự án thiết kế thi công (design-build). Chủ đầu tư không cần chi trả trước toàn bộ dự án.
- Nhược điểm: Chủ đầu tư khó kiểm soát tổng chi phí. Nhà thầu có thể kéo dài thời gian thi công để tăng lợi nhuận.
Hợp đồng theo đơn giá (Unit Pricing Contract)
Áp dụng khi khó xác định tổng chi phí vật liệu trước. Hợp đồng sẽ thống nhất đơn giá cho từng loại vật tư.
- Ưu điểm: Thích hợp cho các dự án sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau. Giúp kiểm soát chi phí vật tư dễ dàng hơn.
- Nhược điểm: Có thể phát sinh tranh chấp về khối lượng vật liệu sử dụng thực tế.
Ngoài việc lựa chọn loại hợp đồng, chủ đầu tư cũng cần cân nhắc phương thức triển khai dự án phù hợp nhất.
Phương thức triển khai dự án xây dựng
Trong quản lý dự án xây dựng, phương thức triển khai dự án đóng vai trò quan trọng, quy định cách thức tương tác giữa chủ đầu tư, nhà thầu chính và các bên thiết kế chuyên nghiệp (kiến trúc sư hoặc kỹ sư) trong suốt vòng đời dự án.
Dưới đây là một số phương thức triển khai dự án phổ biến:
Thiết kế - đấu thầu - thi công (Design-bid-build)
Theo phương thức này, chủ đầu tư sẽ lựa chọn nhà thầu chính sau khi giai đoạn thiết kế hoàn thành.
- Ưu điểm: Thích hợp với các dự án có bản vẽ chi tiết, phạm vi công việc rõ ràng. Chủ đầu tư dễ dàng kiểm soát chất lượng thiết kế.
- Nhược điểm: Ít linh hoạt, khả năng phát sinh chi phí cao nếu có thay đổi trong quá trình thiết kế.
Thiết kế - thi công (Design-build)
Trong phương thức này, cùng một đơn vị sẽ đảm nhận cả việc thiết kế và thi công, được gọi là đơn vị thiết kế-thi công (design-builder).
- Ưu điểm: Rút ngắn thời gian thi công, tiết kiệm chi phí do tối ưu hóa giữa thiết kế và thi công. Chủ đầu tư chỉ cần làm việc với một đơn vị duy nhất.
- Nhược điểm: Chủ đầu tư có ít quyền kiểm soát đối với khâu thiết kế. Khó khăn trong việc lựa chọn đơn vị design-builder có năng lực phù hợp.
Quản lý dự án theo hình thức rủi ro (CM at risk)
Phương thức này trao nhiều quyền hạn hơn cho quản lý dự án (CM) so với thông thường. Quản lý dự án vừa là nhà tư vấn cho chủ đầu tư trong giai đoạn thiết kế và phát triển dự án, vừa là bên giám sát nhà thầu trong giai đoạn thi công để kiểm soát chi phí và đảm bảo dự án hoàn thành theo giá trần đã được cam kết.
- Ưu điểm: Chủ đầu tư giảm thiểu rủi ro về chi phí và tiến độ. Quản lý dự án có động lực để tiết kiệm chi phí do được chia sẻ lợi nhuận khi hoàn thành dự án dưới giá trần.
- Nhược điểm: Phí quản lý dự án có thể cao hơn so với các phương thức khác. Chủ đầu tư cần lựa chọn quản lý dự án có năng lực và kinh nghiệm.
Sau khi hoàn thiện hồ sơ thiết kế, dự toán vật tư, lựa chọn được quản lý dự án và nhà thầu chính, dự án xây dựng có thể chính thức khởi công.
Quy trình quản lý dự án xây dựng
Quản lý dự án xây dựng đòi hỏi một bộ kỹ năng đa dạng, khả năng hợp tác với nhiều đơn vị và cá nhân khác nhau để đưa dự án từ ý tưởng ban đầu đến khi hoàn thành. Điều quan trọng là quản lý dự án xây dựng phải tuân theo các nguyên tắc quản lý dự án trong suốt vòng đời của dự án.
1. Khởi xướng Dự án
Không thể bắt đầu một dự án nếu bạn không biết liệu mình có thể hoàn thành nó hay không. Bước đầu tiên là đánh giá tính khả thi của dự án. Làm thế nào để xác định điều này? Bạn cần tiến hành nghiên cứu khả thi (feasibility study) hoặc lập hồ sơ kinh doanh (business case), trong đó phân tích các mục tiêu, ước tính chi phí và tiến độ để xem liệu mình có đủ nguồn lực để đạt được mục tiêu dự án trong những ràng buộc đó hay không.
Bên cạnh đó, bạn cũng cần xác định lý do chính đáng cho dự án và đảm bảo tính hợp lý của nó. Nếu khả thi, bạn sẽ lập ra Điều lệ dự án (project charter) để khởi động dự án. Giai đoạn này cũng bao gồm việc xác định các vấn đề và rủi ro tiềm ẩn.
2. Lập kế hoạch Dự án
Dự án đã được phê duyệt, vậy làm thế nào để đạt được thành công? Lập kế hoạch cho các nhiệm vụ trong tiến độ dự án, bao gồm các cột mốc quan trọng và nguồn lực cần thiết để thực hiện các nhiệm vụ đó trong phạm vi ngân sách được phân bổ. Hãy minh bạch trong kế hoạch dự án của bạn để mọi người đều hiểu rõ các công việc cần thực hiện trong suốt vòng đời của dự án. Điều này bao gồm chi tiết về chi phí, phạm vi, thời gian, chất lượng và phương thức truyền thông được sử dụng trong dự án. Đây cũng là giai đoạn bạn sẽ hình thành nhóm dự án tối ưu và bắt đầu quá trình tập hợp đội ngũ.
Giai đoạn lập kế hoạch có thể được coi là giai đoạn quan trọng nhất của quản lý dự án vì bạn sẽ tạo ra các tài liệu hướng dẫn cho việc thực hiện dự án. Dưới đây là một số tài liệu quan trọng:
- Phân nhỏ cấu trúc công việc (Work Breakdown Structure - WBS)
- Kế hoạch quản lý rủi ro (Risk Management Plan)
- Lịch trình (tiến độ) dự án (Project Schedule)
- Kế hoạch quản lý phạm vi (Scope Management Plan)
- Kế hoạch quản lý chi phí và ngân sách dự án (Cost Management Plan and Project Budget)
Lịch trình dự án là một phần quan trọng của giai đoạn lập kế hoạch trong quản lý dự án xây dựng. Trong mẫu lịch trình xây dựng miễn phí của ProjectManager, bạn có thể thêm các nhiệm vụ vào bên trái, phân tách nhiệm vụ, thêm tài nguyên và chi phí, thời hạn và hơn thế nữa. Các giai đoạn của dự án cũng có thể được mã hóa màu. Bên phải là mốc thời gian thể hiện toàn bộ kế hoạch dự án.
Trên biểu đồ Gantt, bạn có thể liên kết các nhiệm vụ phụ thuộc, đặt mốc quan trọng và đường cơ sở để so sánh kế hoạch dự án với tiến độ thực tế khi dự án được thực hiện. Biểu đồ Gantt còn có nhiều tính năng khác giúp bạn lập kế hoạch và kiểm soát dự án hiệu quả. Tải xuống mẫu miễn phí để thực hành xây dựng lịch trình thi công của riêng bạn.
Khi bạn đã có một kế hoạch thi công bao gồm tất cả thông tin cần thiết để quản lý chi phí, phạm vi, rủi ro, thời gian và các khía cạnh khác của dự án, thì đã đến lúc tiến hành triển khai.
3. Thực hiện Dự án
Ở giai đoạn này, bạn đang thực hiện dự án và triển khai kế hoạch dự án, đồng thời tính đến những thay đổi và các vấn đề về quản lý công việc có thể phát sinh trong quá trình đó. Bất kỳ sản phẩm nào bạn hứa hẹn đều phải được hoàn thành trong khung thời gian đã nêu.
Quản lý tài nguyên xây dựng là một thách thức quan trọng khác trong giai đoạn này, bao gồm việc đảm bảo các nguồn lực bạn đã ước tính được lên lịch và sử dụng theo kế hoạch. Là quản lý dự án xây dựng, bạn phải giao tiếp với chủ đầu tư, các bên liên quan, khách hàng và đội ngũ thi công. Bạn sẽ tổ chức các cuộc họp và báo cáo thường xuyên trong suốt giai đoạn này.
4. Giám sát và kiểm soát
Để theo dõi tiến độ dự án hiệu quả, bạn cần thiết lập các chỉ số hiệu suất chính (Key Performance Indicators - KPI) cho việc kiểm soát chi phí, theo dõi thời gian và kiểm soát chất lượng. Nếu bạn có thể theo dõi sát sao những con số này, khả năng quản lý một dự án thất bại sẽ thấp hơn. Do đó, hãy luôn linh hoạt và giao tiếp cởi mở để có thể thích ứng nhanh chóng với những thay đổi khi chúng xảy ra, và điều này luôn xảy ra.
5. Hoàn Thành Dự Án
Giai đoạn cuối cùng của quản lý dự án xây dựng là hoàn thành dự án. Điều này bao gồm việc nghiệm thu dự án, giải quyết các vấn đề còn lại và bàn giao dự án cho chủ đầu tư.
Các giai đoạn của quản lý dự án xây dựng
Quản lý dự án xây dựng đòi hỏi phải phân chia dự án thành các giai đoạn riêng biệt để đạt được mục tiêu tổng thể. Dưới đây là 5 giai đoạn chính của một dự án xây dựng tiêu chuẩn:
1. Thiết kế (Design)
Giai đoạn thiết kế là nền tảng của dự án xây dựng. Trách nhiệm của quản lý dự án là đảm bảo bản vẽ thiết kế tuân thủ các quy chuẩn xây dựng và các quy định hiện hành. Giai đoạn thiết kế thường được chia thành 4 bước nhỏ:
- Xây dựng Concept: Xác định nhu cầu, mục tiêu và mục đích của dự án. Quyết định về quy mô dự án, mặt bằng xây dựng và bản vẽ thiết kế chi tiết.
- Thiết kế sơ bộ (Schematic Design): Phác thảo sơ bộ các hạng mục công trình, vật liệu, kích thước, màu sắc, kết cấu, v.v. Bao gồm mặt bằng, mặt cắt, phối cảnh và sơ đồ bố trí mặt bằng.
- Phát triển thiết kế (Design Development - DD): Nghiên cứu và lựa chọn vật liệu, thiết bị thi công, dự toán vật tư (material take-off). Lập bảng khối lượng (bill of quantities) chi tiết vật tư và nhân công cần thiết dựa trên bản vẽ thi công và tài liệu từ giai đoạn trước. Kiểm tra và tuân thủ các quy chuẩn xây dựng địa phương.
- Hoàn thiện hồ sơ hợp đồng (Contract Documents): Đây là bộ hồ sơ hoàn chỉnh gồm bản vẽ thi công và quy chuẩn kỹ thuật thi công (construction specs) để các nhà thầu bên ngoài tham gia đấu thầu.
2. Tiền xây dựng (Preconstruction)
Giai đoạn tiền xây dựng bắt đầu sau khi duyệt thầu tổng thầu (general contractor) nhưng trước khi khởi công. Trong giai đoạn này, cần thực hiện 3 bước quan trọng:
- Phân công quản lý dự án: Xác định vai trò quản lý dự án. Trong một số dự án, quản lý dự án tham gia ngay từ giai đoạn đầu, trong khi một số dự án khác chỉ thuê quản lý dự án sau khi hoàn thành thiết kế.
- Xây dựng đội ngũ dự án: Lập đội dự án gồm quản lý hợp đồng (contract administrator) hỗ trợ quản lý dự án, giám sát thi công (superintendent) đảm bảo tiến độ vật tư, thiết bị và nhân công, và kỹ sư hiện trường (field engineer) phụ trách các công việc giấy tờ.
- Phân tích hiện trường: Thực hiện phân tích hiện trường để đánh giá các yếu tố xã hội, khí hậu và dân cư có thể ảnh hưởng đến dự án xây dựng.
3. Mua sắm vật tư (Procurement)
Sau khi xây dựng đội ngũ và lập kế hoạch thi công, vật tư, giai đoạn tiếp theo là mua sắm vật tư và thiết bị. Tùy thuộc vào tổ chức, việc mua sắm có thể do tổng thầu hoặc các nhà thầu phụ phụ trách. Công cụ chính trong giai đoạn này là phiếu mua hàng (purchase order) - thỏa thuận giữa bên mua và bên bán.
Tham khảo: Lưu đồ quy trình mua hàng chuẩn quốc tế
4. Thi công (Construction)
Đây là giai đoạn chính thức bắt đầu xây dựng công trình. Trước khi thi công, cần tổ chức họp tiền thi công để thống nhất về giờ làm việc, khu vực lưu trữ vật tư, kiểm soát chất lượng và an toàn lao động. Sau đó, tiến hành bố trí mặt bằng thi công và lắp đặt thiết bị cần thiết.
Lập phương thức thanh toán và quy trình thanh toán: Thông tin cần minh bạch để đảm bảo nghĩa vụ tài chính, duy trì môi trường làm việc hiệu quả và tích cực. Lệnh thi công (work order) cần chi tiết để tránh tranh chấp giữa bạn và nhà thầu.
5. Hậu xây dựng (Post Construction)
Giai đoạn cuối cùng của dự án xây dựng là giai đoạn hậu xây dựng. Đây là loạt các công việc cần hoàn thành để bàn giao công trình theo đúng thỏa thuận giữa đội ngũ quản lý dự án xây dựng và chủ đầu tư. Sau khi hoàn thành các hoạt động này, bên nhận bàn giao có thể đưa vào sử dụng công trình.
- Kiểm tra cuối cùng công trình.
- Vệ sinh công trình sau xây dựng.
- Huấn luyện vận hành cho chủ đầu tư về cách sử dụng công trình và thiết bị.
- Kiểm tra theo mùa để đánh giá công trình dưới điều kiện thời tiết khác nhau.
- Hoàn thiện hồ sơ sau xây dựng như bản vẽ hoàn công, thông báo hoàn thành, giấy phép sử dụng công trình và báo cáo kiểm tra
Quản lý Dự án Xây dựng theo Phương pháp Thác Nước (Waterfall)
Trong lĩnh vực xây dựng, phương pháp Waterfall là một trong những mô hình quản lý dự án phổ biến và truyền thống nhất. Ưu điểm của phương pháp này nằm ở việc thiết lập các mốc thời gian rõ ràng, phân chia công việc với thời hạn cố định, sản phẩm đầu ra cụ thể và đáp ứng được kỳ vọng của chủ đầu tư hoặc các bên liên quan. Tất cả thông tin này được tổ chức và thể hiện trên một đường thời gian (timeline).
Waterfall đem lại cách tiếp cận dự án theo hệ thống, phù hợp với hầu hết các công trình xây dựng. Bạn không thể xây dựng một tòa nhà chọc trời mà không bắt đầu bằng việc đào móng để tạo nền móng vững chắc. Phương pháp Waterfall và quản lý xây dựng phối hợp hiệu quả bởi cả hai đều tuân theo quy trình tuần tự.
Thuật ngữ "Waterfall" (thác nước) minh họa chính xác quá trình của phương pháp này, giống như dòng nước chảy xuống dốc về đích. Mỗi giai đoạn hoặc pha của dự án sẽ đưa công việc đến bước tiếp theo, tương ứng với các phương thức thi công xây dựng phổ biến như thiết kế – đấu thầu – thi công (design-bid-build), thiết kế – thi công (design-build) và mô hình quản lý thi công theo rủi ro (CM at-risk). Cũng giống như việc không thể thiết kế một tòa nhà cho đến khi bạn biết các yêu cầu, trong phương pháp Waterfall, bạn không thể chuyển sang bước tiếp theo cho đến khi hoàn thành xong bước hiện tại.
Ưu điểm của phương pháp này đối với các nhóm quản lý dự án xây dựng là cho phép họ tập trung chuyên sâu vào từng khía cạnh riêng biệt của dự án trong một khoảng thời gian nhất định. Điều này đảm bảo chất lượng sản phẩm ở mọi giai đoạn thi công. Ngoài ra, việc sử dụng mô hình Waterfall giúp chú ý đến các chi tiết nhỏ, tránh bỏ sót những vấn đề có thể gây ra hậu quả nghiêm trọng sau này trong quá trình xây dựng.
Công cụ quản lý dự án xây dựng
Giống như việc xây dựng một công trình cần có những dụng cụ thích hợp, quản lý dự án xây dựng cũng đòi hỏi các công cụ chuyên dụng. SlimCRM cung cấp các tính năng hỗ trợ lập kế hoạch, biểu đồ Gantt, quản lý công việc theo Kanban, quản lý nhà thầu phụ, quản lý chi phí và nhiều tính năng khác giúp bạn làm việc hiệu quả và năng suất hơn.
Các tính năng chính của SlimCRM:
Quản lý dự án chuẩn PMI
SlimCRM cung cấp nhiều tính năng mạnh mẽ giúp bạn quản lý dự án hiệu quả theo chuẩn PMI, bao gồm:
- Lập kế hoạch dự án: Tạo dự án, chia nhỏ công việc thành các nhiệm vụ, đặt lịch trình, phân công nhân viên và theo dõi tiến độ.
- Biểu đồ Gantt: Hiển thị tiến độ dự án trực quan và dễ hiểu.
- Theo dõi tiến độ: Theo dõi tình trạng thực hiện của các nhiệm vụ và dự án, đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn và ngân sách.
- Tạo nhiệm vụ: Tạo các nhiệm vụ với mô tả chi tiết, thời hạn, người phụ trách và mức độ ưu tiên.
- Phân công công việc: Phân công nhiệm vụ cho các nhân viên phù hợp và theo dõi tiến độ thực hiện….
Theo dõi các mốc tiến độ theo thời gian thực
Theo dõi tình trạng thực hiện của các nhiệm vụ và dự án, đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời hạn và ngân sách.
Biểu đồ Gantt
SlimCRM cung cấp công cụ tạo biểu đồ Gantt trực tuyến, giúp bạn dễ dàng hình dung tiến độ dự án. Bạn có thể kéo thả các thanh tác vụ để thay đổi thời hạn và theo dõi tiến độ thực tế theo thời gian thực thông qua việc tô màu trên thanh tác vụ.
Tạo checklist công việc
Danh sách công việc là một công cụ quản lý công việc đơn giản nhưng hiệu quả cho các đội thi công. Bạn có thể sử dụng danh sách này để theo dõi công việc hàng ngày hoặc tạo nhật ký thi công. Với danh sách công việc tương tác của SlimCRM bạn có thể chia sẻ tệp tin, trao đổi ý kiến và phân công công việc cho các thành viên nhóm theo thời gian thực.
Quản lý báo giá - hóa đơn - hợp đồng
SlimCRM cung cấp các tính năng mạnh mẽ giúp bạn quản lý báo giá, hóa đơn và hợp đồng một cách hiệu quả và dễ dàng:
- Tạo báo giá chuyên nghiệp chỉ với 1 vài click chuột, gửi báo giá trực tiếp cho khách hàng qua email từ SlimCRM, Theo dõi tình trạng của từng báo giá (đã gửi, đã xem, đã chấp nhận) để bạn có thể nắm bắt tiến độ và đưa ra các quyết định phù hợp.
- Tạo hóa đơn dựa trên báo giá đã chốt chỉ với vài thao tác đơn giản, SlimCRM cũng cung cấp các mẫu hóa đơn đẹp mắt và chuyên nghiệp, giúp bạn tạo hóa đơn nhanh chóng và dễ dàng.
- Lưu trữ tất cả các hợp đồng liên quan đến dự án một cách an toàn và dễ dàng truy cập, cảnh báo hết hạn hợp đồng…
Đăng ký dùng thử SlimCRM để trải nghiệm đầy đủ tính năng của phần mềm!
Tham khảo thêm: Top phần mềm quản lý tiến độ thi công dự án, công việc tốt nhất 2024
Thách thức trong quản lý dự án xây dựng
Giống như mọi dự án khác, quản lý dự án xây dựng cũng phải vượt qua những khó khăn nhất định. Một số thách thức mang tính chất chung, nhưng một số khác lại là vấn đề đặc thù của ngành này.
1. Mục tiêu không rõ ràng
Đây thường là vấn đề về giao tiếp. Mục tiêu dự án cần được xác định cụ thể, bao gồm các hạng mục thi công, tiêu chuẩn chất lượng và tiến độ hoàn thành. Nếu thiếu sự thống nhất và minh bạch về mục tiêu, việc thực hiện dự án có thể đi chệch hướng.
2. Bỏ sót hoặc thay đổi phạm vi công việc
Phạm vi công việc ban đầu bị “phình to” do thêm các hạng mục mới không có trong kế hoạch. Điều này sẽ ảnh hưởng đến ngân sách dự án. Vì vậy, mọi đề xuất thay đổi phạm vi cần được đánh giá kỹ lưỡng về tính cần thiết và tác động đến chi phí.
3. Thiếu hụt nhân sự hoặc đội ngũ không đủ năng lực
Quản lý dự án xây dựng đòi hỏi đội ngũ thi công có tay nghề cao và đa dạng. Bố trí nhân sự không phù hợp hoặc thiếu kinh nghiệm có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến chất lượng và tiến độ công trình. Do đó, việc đào tạo nhân công trước khi bắt đầu dự án là rất quan trọng.
4. Không có trách nhiệm cá nhân
Dự án xây dựng thường liên quan đến nhiều bên tham gia, mỗi bên phụ trách một phần việc riêng biệt. Tuy nhiên, nếu các nhà thầu hoặc thành viên trong nhóm không có ý thức trách nhiệm với nhiệm vụ được giao, toàn bộ quá trình thi công có thể bị đình trệ. Lãnh đạo mạnh mẽ là yếu tố then chốt để xây dựng tinh thần trách nhiệm trong đội ngũ.
5. Quản lý rủi ro
Quản lý rủi ro trong dự án xây dựng thậm chí còn quan trọng hơn so với các loại hình dự án khác. Các vấn đề về an toàn lao động trong xây dựng thường nghiêm trọng hơn so với các rủi ro thông thường. Do đó, việc xây dựng một kế hoạch quản lý rủi ro vững chắc đòi hỏi sự tham gia đóng góp của cả đội ngũ thi công và nghiên cứu từ các nguồn khác.
6. Kế hoạch dự phòng không rõ ràng
Ngay cả với kế hoạch quản lý rủi ro tốt nhất, những sự cố ngoài ý muốn vẫn có thể xảy ra. Vì vậy, việc xây dựng một kế hoạch dự phòng chi tiết là cần thiết để ứng phó kịp thời với các tình huống bất ngờ. Kế hoạch dự phòng mơ hồ sẽ khiến mọi thứ thêm phức tạp.
7. Giao tiếp kém và thiếu sự tham gia của chủ đầu tư
Giao tiếp kém cỏi và thiếu sự tham gia chặt chẽ của chủ đầu tư và các bên liên quan là “kẻ thù” của bất kỳ dự án nào. Trong quản lý dự án xây dựng, việc phân bổ nguồn lực hiệu quả là rất quan trọng, bởi dự án thường đòi hỏi quản lý một lượng lớn vật tư và thiết bị. Do đó, cần duy trì giao tiếp thường xuyên và minh bạch với chủ đầu tư để đảm bảo dự án đáp ứng đúng yêu cầu và diễn ra suôn sẻ.
Hy vọng bài viết giúp bạn hiểu rõ quản lý dự án xây dựng là gì và những vấn đề cốt lõi nhất trong quản lý dự án xây dựng. Đừng quên theo dõi SlimCRM để cập nhật nhiều kiến thức hay về quản trị dự án bạn nhé!
Nguồn tham khảo: https://www.projectmanager.com/guides/construction-project-management
