Tăng 150% hiệu suất công việc với ma trận Eisenhower như thế nào? Ma trận quản lý thời gian Eisenhower giúp đội Sales và Marketing cải thiện năng suất bằng cách dạy họ sắp xếp thứ tự ưu tiên tốt hơn. Kỹ thuật này giúp họ biết được hoạt động nào đáng để bỏ thời gian và nỗ lực, còn hoạt động nào không. Trong một thế giới mà tất cả chúng ta đều hối hả theo kịp lịch trình của mình, đó là một kỹ năng vô giá.
Ma trận Eisenhower là gì?
Ma trận Eisenhower là một công cụ quản lý thời gian được phát triển bởi Dwight D. Eisenhower, tổng thống thứ 34 của Hoa Kỳ. Ma trận này giúp bạn phân loại các công việc theo hai tiêu chí: mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp.
Ma trận Eisenhower chia các công việc thành bốn nhóm:
- Quan trọng và khẩn cấp: Đây là những công việc cần được ưu tiên thực hiện ngay lập tức.
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Đây là những công việc cần được lên kế hoạch và thực hiện trong tương lai.
- Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Đây là những công việc có thể được ủy quyền cho người khác thực hiện hoặc trì hoãn.
- Không quan trọng và không khẩn cấp: Đây là những công việc nên được loại bỏ khỏi danh sách việc cần làm.
Lợi ích của phương pháp quản lý thời gian eisenhower là gì?
Phương pháp quản lý thời gian Eisenhower là một công cụ hiệu quả có thể giúp bạn tập trung vào những công việc quan trọng nhất và tránh bị cuốn vào những công việc không quan trọng hoặc không khẩn cấp. Phương pháp này có một số lợi ích sau:
- Tăng khả năng đạt được mục tiêu. Bằng cách tập trung vào những công việc quan trọng nhất, bạn có thể tăng khả năng đạt được mục tiêu của mình.
- Tiết kiệm thời gian. Bằng cách tránh bị cuốn vào những công việc không quan trọng, bạn có thể có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những công việc quan trọng nhất.
- Giảm căng thẳng. Bằng cách ưu tiên các công việc quan trọng, bạn có thể giảm bớt căng thẳng và cảm thấy hài lòng hơn với công việc của mình.
Dưới đây là một số ví dụ về lợi ích của phương pháp quản lý thời gian Eisenhower:
- Một nhân viên kinh doanh có thể sử dụng sơ đồ Eisenhower để tập trung vào các cuộc gọi bán hàng quan trọng và các cơ hội bán hàng tiềm năng, đồng thời tránh bị cuốn vào các nhiệm vụ không quan trọng như trả lời email hoặc xử lý các yêu cầu hỗ trợ khách hàng.
- Một sinh viên có thể sử dụng phương pháp eisenhower để tập trung vào việc học bài cho các kỳ thi quan trọng và hoàn thành các bài tập về nhà, đồng thời tránh bị cuốn vào các hoạt động không quan trọng như lướt web hoặc xem phim.
- Một người quản lý dự án có thể sử dụng ma trận eishenhower để tập trung vào việc hoàn thành các nhiệm vụ quan trọng của dự án và giải quyết các vấn đề, đồng thời tránh bị cuốn vào các nhiệm vụ không quan trọng như họp hoặc tham dự các sự kiện.
Đọc thêm:
1. 11 cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên hiệu quả nhất!
Cách áp dụng ma trận Eisenhower cho công việc
Ứng dụng ma trận quản lý thời gian trong công việc bao gồm các bước sau:
Liệt kê tất cả các công việc cần làm
Bước đầu tiên là liệt kê tất cả các công việc cần làm của bạn, bao gồm cả những công việc nhỏ nhất. Điều này sẽ giúp bạn có được cái nhìn tổng quan về tất cả những việc cần phải làm.
Phân loại các công việc theo mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp
Sử dụng các câu hỏi sau để xác định mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp của từng công việc:
- Mức độ quan trọng: Công việc này có ảnh hưởng đến mục tiêu của tôi không?
- Mức độ khẩn cấp: Công việc này cần phải được thực hiện ngay lập tức không?
Phân loại các công việc vào các nhóm của ma trận Eisenhower
Sau khi xác định mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp của từng công việc, bạn có thể phân loại chúng vào một trong bốn nhóm của ma trận Eisenhower:
- Quan trọng và khẩn cấp: Đây là những công việc cần được ưu tiên thực hiện ngay lập tức.
- Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Đây là những công việc cần được lên kế hoạch và thực hiện trong tương lai.
- Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Đây là những công việc có thể được ủy quyền cho người khác thực hiện hoặc trì hoãn.
- Không quan trọng và không khẩn cấp: Đây là những công việc nên được loại bỏ khỏi danh sách việc cần làm.
Xác định các hành động tiếp theo cho từng công việc
Sau khi phân loại các công việc vào các nhóm của ma trận Eisenhower, bạn cần xác định các hành động tiếp theo cho từng công việc. Đối với các công việc quan trọng và khẩn cấp, bạn cần ưu tiên thực hiện ngay lập tức. Đối với các công việc quan trọng nhưng không khẩn cấp, bạn cần lên kế hoạch và thực hiện trong tương lai. Đối với các công việc không quan trọng nhưng khẩn cấp, bạn có thể ủy quyền cho người khác thực hiện hoặc trì hoãn. Đối với các công việc không quan trọng và không khẩn cấp, bạn nên loại bỏ khỏi danh sách việc cần làm.
Cách ứng dụng ma trận quản lý thời gian Eisenhower cho từng bộ phận
Ma trận Eisenhower dùng cho sales như thế nào?
Ma trận Eisenhower là một công cụ quản lý thời gian hiệu quả có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, bao gồm cả sales. Bằng cách áp dụng ma trận Eisenhower cho sales, bạn có thể tập trung vào những công việc quan trọng nhất và tránh bị cuốn vào những công việc không quan trọng hoặc không khẩn cấp.
Dưới đây là một số cách cụ thể để áp dụng ma trận Eisenhower cho sales:
- Phân loại các nhiệm vụ sales theo mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp.
Các nhiệm vụ sales có thể được chia thành bốn nhóm theo ma trận Eisenhower:
Quan trọng và khẩn cấp: Đây là những nhiệm vụ cần được ưu tiên thực hiện ngay lập tức, chẳng hạn như các cuộc gọi bán hàng, các buổi gặp gỡ với khách hàng tiềm năng, hoặc các cuộc họp với khách hàng hiện tại.
Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Đây là những nhiệm vụ cần được lên kế hoạch và thực hiện trong tương lai, chẳng hạn như nghiên cứu thị trường, phát triển các chiến lược bán hàng, hoặc đào tạo nhân viên bán hàng.
Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Đây là những nhiệm vụ có thể được ủy quyền cho người khác thực hiện hoặc trì hoãn, chẳng hạn như trả lời email, xử lý các yêu cầu hỗ trợ khách hàng, hoặc hoàn thành các báo cáo.
Không quan trọng và không khẩn cấp: Đây là những nhiệm vụ nên được loại bỏ khỏi danh sách việc cần làm, chẳng hạn như lướt web, xem phim, hoặc chơi game.
Xác định các hành động tiếp theo cho từng nhiệm vụ sales.
Sau khi phân loại các nhiệm vụ sales theo ma trận Eisenhower, bạn cần xác định các hành động tiếp theo cho từng nhiệm vụ. Đối với các nhiệm vụ quan trọng và khẩn cấp, bạn cần ưu tiên thực hiện ngay lập tức. Đối với các nhiệm vụ quan trọng nhưng không khẩn cấp, bạn cần lên kế hoạch và thực hiện trong tương lai. Đối với các nhiệm vụ không quan trọng nhưng khẩn cấp, bạn có thể ủy quyền cho người khác thực hiện hoặc trì hoãn. Đối với các nhiệm vụ không quan trọng và không khẩn cấp, bạn nên loại bỏ khỏi danh sách việc cần làm.
- Sử dụng một công cụ trực quan để giúp bạn phân loại các nhiệm vụ sales.
Bạn có thể sử dụng một bảng hoặc một ứng dụng quản lý công việc trực tuyến để giúp bạn dễ dàng phân loại các nhiệm vụ sales.
- Đánh giá lại danh sách việc cần làm của bạn thường xuyên.
- Học cách nói không.
Không phải tất cả các nhiệm vụ sales đều quan trọng và khẩn cấp. Học cách nói không với các nhiệm vụ không quan trọng sẽ giúp bạn có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất.
Dưới đây là một số ví dụ cụ thể về cách áp dụng ma trận Eisenhower cho sales:
- Một nhiệm vụ sales quan trọng và khẩn cấp là một cuộc gọi bán hàng với một khách hàng tiềm năng quan trọng.
- Một nhiệm vụ sales quan trọng nhưng không khẩn cấp là phát triển một chiến lược bán hàng mới.
- Một nhiệm vụ sales không quan trọng nhưng khẩn cấp là trả lời một email từ một khách hàng hiện tại.
- Một nhiệm vụ sales không quan trọng và không khẩn cấp là tham gia một cuộc họp bán hàng không liên quan đến mục tiêu của bạn.
Việc áp dụng ma trận Eisenhower cho sales có thể giúp bạn:
- Tăng hiệu quả bán hàng. Bằng cách tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất, bạn có thể tăng khả năng đạt được mục tiêu bán hàng của mình.
- Tiết kiệm thời gian. Bằng cách tránh bị cuốn vào những nhiệm vụ không quan trọng, bạn có thể có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng nhất.
- Giảm căng thẳng. Bằng cách ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng, bạn có thể giảm bớt căng thẳng và cảm thấy hài lòng hơn với công việc của mình.
Phương pháp quản lý thời gian eisenhower dùng cho marketing ra sao?
Phương pháp eisenhower có thể ứng dụng cho đội ngũ marketing như sau:
- Phân loại các nhiệm vụ marketing theo mức độ quan trọng và mức độ khẩn cấp.
Các nhiệm vụ marketing có thể được chia thành bốn nhóm theo phương pháp Eisenhower:
Quan trọng và khẩn cấp: Đây là những nhiệm vụ cần được ưu tiên thực hiện ngay lập tức, chẳng hạn như khởi chạy một chiến dịch marketing mới, phản hồi các yêu cầu từ khách hàng, hoặc xử lý các vấn đề kỹ thuật.
Quan trọng nhưng không khẩn cấp: Đây là những nhiệm vụ cần được lên kế hoạch và thực hiện trong tương lai, chẳng hạn như nghiên cứu thị trường, phát triển các chiến lược marketing mới, hoặc đào tạo nhân viên marketing.
Không quan trọng nhưng khẩn cấp: Đây là những nhiệm vụ có thể được ủy quyền cho người khác thực hiện hoặc trì hoãn, chẳng hạn như trả lời email, xử lý các yêu cầu hỗ trợ khách hàng, hoặc hoàn thành các báo cáo.
Không quan trọng và không khẩn cấp: Đây là những nhiệm vụ nên được loại bỏ khỏi danh sách việc cần làm, chẳng hạn như lướt web, xem phim, hoặc chơi game.
Xác định các hành động tiếp theo cho từng nhiệm vụ marketing.
Các bước tăng hiệu suất công việc với ma trận quản lý thời gian Eisenhower
Sau đây là các bước giúp bạn tăng hiệu suất công việc với sơ đồ Eisenhower
- Bước 1: Chọn việc quan trọng thay vì phản ứng với việc khẩn cấp
- Bước 2: Hướng đến sự xuất sắc thay vì hướng đến sự tầm thường
- Bước 3: Đặt lịch cho những hòn đá lớn thay vì phân loại hòn sỏi nhỏ
- Bước 4: Chọn làm chủ công nghệ thay vì làm nô lệ cho nó
- Bước 5: Tái tạo năng lượng thay vì đốt cháy nguồn nhiên liệu
SlimCRM - Công cụ tăng hiệu suất làm việc hiệu quả
SlimCRM là một phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) được phát triển bởi công ty VINNO, Việt Nam. Phần mềm này cung cấp một loạt các tính năng giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất làm việc, bao gồm:
- Quản lý khách hàng: phần mềm giúp doanh nghiệp lưu trữ và quản lý thông tin khách hàng một cách tập trung và dễ dàng. Điều này giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về khách hàng của mình và cung cấp dịch vụ tốt hơn.
- Quản lý bán hàng: theo dõi các cơ hội bán hàng, quản lý danh sách khách hàng tiềm năng và theo dõi các giao dịch. Điều này giúp doanh nghiệp tăng tỷ lệ chuyển đổi và đạt được mục tiêu bán hàng.
- Quản lý marketing: theo dõi hiệu quả của các chiến dịch và phân tích dữ liệu khách hàng. Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các chiến dịch marketing và đạt được mục tiêu tiếp thị.
- Quản lý công việc: phân chia công việc theo từng mức độ, theo dõi tiến độ công việc và báo cáo công việc. Điều này giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả làm việc và đạt được mục tiêu chung.
Trong đó, tính năng phân chia công việc theo từng mức độ của SlimCRM là một tính năng nổi bật giúp doanh nghiệp tập trung vào những công việc quan trọng nhất. Tính năng này cho phép doanh nghiệp phân loại các công việc theo bốn mức độ:
- Cấp bách: Đây là những công việc cần được ưu tiên thực hiện ngay lập tức.
- Mức độ ưu tiên cao: Đây là những công việc cần được lên kế hoạch và thực hiện trong tương lai.
- Mức độ ưu tiên bình thường: Đây là những công việc có thể được ủy quyền cho người khác thực hiện hoặc trì hoãn.
- Mức độ ưu tiên thấp: Đây là những công việc nên được loại bỏ khỏi danh sách việc cần làm.
Đăng ký dùng thử miễn phí phần mềm tại đây!
Tính năng này giúp doanh nghiệp phân bổ thời gian và nguồn lực một cách hiệu quả, tránh bị cuốn vào những công việc không quan trọng.
Ngoài tính năng phân chia công việc theo từng mức độ, SlimCRM còn cung cấp một số tính năng khác giúp doanh nghiệp tăng hiệu suất làm việc, bao gồm:
- Tạo và quản lý lịch: SlimCRM giúp doanh nghiệp tạo và quản lý lịch một cách dễ dàng. Điều này giúp doanh nghiệp sắp xếp công việc và cuộc họp một cách hiệu quả.
- Tạo và quản lý nhiệm vụ: SlimCRM giúp doanh nghiệp tạo và quản lý nhiệm vụ một cách dễ dàng theo phương pháp trực quan bằng biểu đồ Gantt/phương pháp Kanban. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ công việc và đảm bảo hoàn thành công việc đúng thời hạn.
- Thống kê và báo cáo: SlimCRM cung cấp các báo cáo về hoạt động của doanh nghiệp, bao gồm báo cáo bán hàng, báo cáo marketing và báo cáo nhân sự. Điều này giúp doanh nghiệp theo dõi hiệu quả hoạt động và đưa ra các quyết định kinh doanh đúng đắn.
Tổng hợp và biên soạn: SlimCRM
