Zapier là công cụ tự động hóa mạnh mẽ giúp bạn kết nối hàng ngàn ứng dụng mà không cần biết lập trình, từ Gmail, Google Sheet đến CRM như SlimCRM. Nếu bạn đang tìm cách tiết kiệm thời gian, loại bỏ những thao tác lặp đi lặp lại và tăng hiệu suất công việc, bài viết này sẽ hướng dẫn sử dụng Zapier từ cơ bản đến nâng cao kèm theo những lưu ý quan trọng để ứng dụng hiệu quả nhất. Đặc biệt, nếu bạn là nhân viên văn phòng, marketer hoặc doanh nghiệp nhỏ, đây sẽ là bản hướng dẫn đầy đủ và thiết thực nhất bạn nên đọc trước khi bắt đầu hành trình tự động hóa với Zapier.
Khám phá tổng quan về Zapier
Zapier là gì?
Zapier là một nền tảng tự động hóa không cần viết code, cho phép bạn kết nối các ứng dụng với nhau để tạo ra những chuỗi hành động tự động. Nói một cách dễ hiểu, nếu bạn từng ước có một trợ lý làm giúp bạn những việc lặp đi lặp lại như chuyển dữ liệu từ Gmail sang Google Sheets thì Zapier chính là công cụ biến những điều đó thành hiện thực.
Ra đời vào năm 2011, Zapier ban đầu chỉ kết nối khoảng vài chục ứng dụng cơ bản. Nhưng đến năm 2025, nền tảng này đã hỗ trợ hơn 6.000 ứng dụng phổ biến… Điểm đáng chú ý là người dùng không cần biết lập trình, chỉ cần kéo – thả – chọn logic là có thể thiết lập được quy trình tự động.
Cơ chế hoạt động của Zapier
Zapier hoạt động dựa trên một cấu trúc đơn giản nhưng rất hiệu quả, gọi là Zap. Một Zap là một quy trình tự động bao gồm ít nhất hai thành phần:
- Trigger (Trình kích hoạt): Đây là điều kiện mở đầu. Khi một sự kiện xảy ra tại ứng dụng A (ví dụ: có email mới trong Gmail), thì hành động tiếp theo sẽ được kích hoạt.
- Action (Hành động): Đây là phần xử lý sau khi trigger xảy ra. Ví dụ: lưu nội dung email vào Google Sheets hoặc tạo một khách hàng mới trong SlimCRM.
Mỗi lần một Zap chạy từ đầu đến cuối, ta gọi đó là một Zap run, và mỗi hành động được thực hiện sẽ tính là một Task – đơn vị đo lường mà Zapier dùng để tính phí.
Ví dụ đơn giản: Bạn tạo một Zap có trigger là “có đơn đặt hàng mới trên Shopify” và action là “tạo deal mới trong SlimCRM” → mỗi lần đơn hàng mới xuất hiện, Zapier sẽ tự động tạo deal trong hệ thống CRM cho bạn.
Tùy vào ứng dụng và loại tài khoản, Zapier có thể xử lý real-time (ngay lập tức) hoặc theo chu kỳ 1–15 phút.
Xem thêm: Make.com là gì? Hướng dẫn sử dụng Make.com chi tiết
Hướng dẫn sử dụng Zapier cơ bản đến nâng cao
Dưới đây là cách sử dụng Zapier từ cơ bản đến nâng cao, giúp bạn nhanh chóng làm chủ công cụ này ngay cả khi chưa từng có kinh nghiệm tự động hóa trước đó:
1. Tạo tài khoản và khám phá giao diện Zapier
Đầu tiên, bạn truy cập vào zapier.com và đăng ký tài khoản miễn phí bằng email hoặc Google. Ngay sau khi hoàn tất đăng ký, Zapier sẽ cung cấp cho bạn 100 task miễn phí mỗi tháng để sử dụng.
Sau khi đăng nhập, bạn sẽ được đưa đến giao diện chính của Zapier, bao gồm các thành phần sau:
Home: Trang tổng quan hiển thị các thông tin và Zap gần đây.
Discover: Khám phá các tích hợp, Zap mẫu và ứng dụng phổ biến.
Zaps: Nơi quản lý tất cả các Zap (workflow tự động) bạn đã tạo.
Tables: Tạo và quản lý bảng dữ liệu giống như Google Sheets – dùng làm nguồn dữ liệu cho các Zap.
Interfaces: Xây dựng form, dashboard hoặc công cụ nội bộ kết nối trực tiếp với Zapier.
Chatbots (Beta): Tạo chatbot đơn giản để giao tiếp và tự động xử lý yêu cầu người dùng.
Canvas (Beta): Vẽ sơ đồ workflow tự động bằng giao diện trực quan.
Agents (Beta): trợ lý AI tự động giúp bạn xử lý công việc phức tạp bằng cách kết hợp nhiều ứng dụng và hành động thông minh mà không cần tạo từng Zap riêng lẻ.
Bạn có thể nhấn nút “Create Zap” để bắt đầu tạo workflow mới.
2. Hướng dẫn sử dụng Zapier tạo quy trình cơ bản
Ví dụ: Bạn muốn mỗi khi có khách hàng điền Google Form thì thông tin đó sẽ được lưu vào Google Sheets và tạo khách hàng trong SlimCRM.
Bước 1: Chọn Trigger
- Ấn vào ô Trigger và tìm ứng dụng: Google Forms
- Chọn sự kiện (trigger Event) là: “New Form Response”
- Kết nối tài khoản Google và ấn Continue.
- Tiếp theo, cấu hình Forms bạn muốn lấy thông tin.
- Bạn có thể ấn Test trigger để xem Zapier đã lấy đúng thông tin chưa.
Bước 2: Thêm Action đầu tiên
- Sau khi chọn xong trigger, Bạn hãy chuyển sang Action và tìm ứng dụng: Google Sheets
- Chọn sự kiện: “Create Spreadsheet Row”
- Tiếp tục kết nối với google Sheet và lựa chọn file google sheet bạn muốn nhận dữ liệu
- Sau đó, bạn cần Map dữ liệu từ Google Form vào các cột tương ứng bằng cách nhập dấu "/" và chọn trường dữ liệu phù hợp. Ví dụ: trường Họ và tên trong Google Form cần map vào cột Tên trong Google Sheet
Bước 3: Thêm Action thứ hai (nếu dùng CRM)
- Sau khi thêm được Action thứ nhất, bạn có thể thêm các Action khác bằng cách ấn hình dấu "+" có tên là Add step bên dưới.
- Chọn phần mềm CRM mong muốn, ví dụ: SlimCRM, IRS CRM,...
- Chọn hành động: “Create Lead”
- Map dữ liệu từ form vào các trường khách hàng trong CRM.
Bước 4: Kiểm thử (Test)
Sau khi hoàn thành Workflow của mình, bạn có thể ấn Test run để kiểm tra xem quy trình này có hoạt động đúng không. Tại đây, Zapier sẽ lấy một bản ghi mẫu từ form, chạy thử qua từng bước và truyền vào Google Sheet bạn đã chọn.
Bước 5: Đặt tên cho Zap và bật Zap
Sau khi thử thành công, bạn đặt tên Zap (ví dụ: “Tự động ghi nhận đơn hàng”) và nhấn “Turn on Zap”. Từ nay, mỗi lần có người điền form, quy trình sẽ tự động chạy và điền vào google sheet.
3. Cách sử dụng Zapier nâng cao
Nếu bạn muốn workflow linh hoạt hơn thì Zapier cho phép bạn:
- Filter: Chỉ thực hiện hành động nếu dữ liệu thoả điều kiện. Ví dụ: chỉ tạo lead nếu email không chứa “@test.com”.
- Delay: Trì hoãn hành động vài phút hoặc vài giờ. Rất hữu ích trong kịch bản chờ xác nhận.
- Formatter: Chuyển đổi định dạng văn bản, cắt chuỗi, đổi ngày tháng, tính toán...
- Paths: Tạo nhánh rẽ (nếu email = A → hành động X, nếu = B → hành động Y).
4. Sử dụng Zapier Copilot, Canvas, AI Workflows
Zapier không chỉ là công cụ tự động hóa, mà hiện nay đã tích hợp AI hỗ trợ bạn thiết kế luồng:
- Zapier Copilot: Tạo Zap bằng AI. Ví dụ: “Khi có khách mới, hãy gửi email cảm ơn và lưu CRM” – Zapier sẽ tự động đề xuất Zap phù hợp.
- Zapier Canvas: Cho phép bạn trực quan hóa toàn bộ quy trình nhiều bước, giống như sơ đồ tư duy – cực kỳ hữu ích khi làm quy trình phức tạp.
- Interfaces: Tạo form, dashboard, nút bấm điều khiển workflow, phù hợp nếu bạn muốn tạo app nội bộ.
- AI by Zapier: Viết nội dung email, tóm tắt tin nhắn, dịch nội dung tự động.
Các tính năng này giúp người dùng không cần kỹ thuật vẫn có thể xây dựng quy trình tự động mạnh mẽ, hiện đại.
Tham khảo: Hướng dẫn sử dụng N8N chi tiết 2025
Lưu ý và best practices khi sử dụng Zapier lâu dài
Để sử dụng Zapier bền vững, tiết kiệm và hiệu quả, bạn nên lưu ý một số kinh nghiệm thực tế dưới đây.
1. Không phải lúc nào cũng cần tạo một Zap mới
Một sai lầm phổ biến của người dùng mới là: mỗi lần có một luồng dữ liệu mới, họ tạo hẳn một Zap riêng.
→ Best practice: Gộp các hành động cùng logic vào một Zap. Dùng bộ lọc (Filter), chia nhánh (Paths), delay hay các action có điều kiện để tối ưu số Zap và task.
2. Cẩn trọng với task và chi phí theo chu kỳ
Zapier tính chi phí theo số task chạy hàng tháng. Mỗi action hoặc mỗi lần Zap thực thi được tính là 1 task. Nếu bạn không quản lý kỹ, các Zap chạy không hiệu quả sẽ khiến bạn tiêu tốn hàng trăm task chỉ trong vài ngày.
→ Best practice: Thường xuyên vào mục Zap History để kiểm tra các Zap tiêu tốn nhiều task, tắt các Zap không còn cần thiết, đặt điều kiện giới hạn trigger.
3. Kiểm soát lỗi với test kỹ và nhật ký chạy
Nhiều người chỉ tạo xong Zap, bật lên và quên. Điều này dễ gây lỗi, sai dữ liệu, hoặc chồng lặp thông tin nếu ứng dụng nguồn thay đổi định dạng dữ liệu.
→ Best practice: Luôn test từng bước trước khi chạy thật, đặt thông báo qua email hoặc Slack nếu Zap lỗi. Xem log thường xuyên và dùng “Replay” để xử lý nhanh task lỗi.
4. Đừng quên cập nhật hoặc sửa đổi Zap theo hệ thống
Ứng dụng bạn kết nối (ví dụ: Gmail, Facebook Ads, Trello...) có thể thay đổi cấu trúc API hoặc quyền truy cập. Nếu không cập nhật, các Zap có thể ngừng hoạt động mà bạn không biết.
→ Best practice: Đặt lịch kiểm tra 1 tháng/lần cho các Zap quan trọng, đảm bảo thông tin đăng nhập được cập nhật và cấu trúc dữ liệu khớp.
Có thể bạn quan tâm: So sánh Make và N8N: Hướng dẫn lựa chọn công cụ phù hợp
Kết luận
Zapier là một nền tảng tự động hóa không cần lập trình, giúp bạn kết nối hàng ngàn ứng dụng phổ biến và tạo ra các workflow làm việc tự động hóa theo kiểu “nếu – thì” một cách đơn giản.
Khi được kết hợp cùng các phần mềm quản lý doanh nghiệp như SlimCRM, Zapier sẽ đóng vai trò là “trung tâm thần kinh tự động” giúp dữ liệu chảy xuyên suốt giữa các phòng ban mà không tắc nghẽn.
Hy vọng hướng dẫn sử dụng Zapier ở trên đã giúp bạn có thể nắm vững công cụ AI Automation mạnh mẽ này, cảm ơn bạn đã dành thời gian đọc bài viết.
