Quản lý dự án là một trong những lĩnh vực quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào. Bất cứ khi nào bạn chịu trách nhiệm quản lý một dự án, bạn cần phải nắm rõ mọi khía cạnh của nó.
Quản lý dự án không phải là một nhiệm vụ dễ dàng. Một người quản lý dự án phải trải qua nhiều giai đoạn và đảm bảo bản thân luôn cập nhật với mọi nhiệm vụ được đưa vào dự án. Đó là lý do tại sao các nhà quản lý dự án hiện đại cần những kỹ năng cụ thể để giúp họ hoàn thành xuất sắc vị trí của mình.
Kỹ năng quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án là khả năng lên kế hoạch, tổ chức và phối hợp các hành động, nguồn lực và bên liên quan để đạt được các mục tiêu cụ thể trong một lịch trình và ngân sách nhất định. Nó bao gồm các năng lực như: Xác định phạm vi dự án, Lập lịch trình, Quản lý rủi ro, Giao tiếp, Lãnh đạo nhóm,...
Có thể thấy, việc ra mắt thành công một sản phẩm mới thể hiện kỹ năng quản lý dự án tốt. Để đạt được điều này, bạn cần phối hợp hiệu quả các đội ngũ chuyên môn khác nhau, xây dựng mốc thời gian chính xác cho dự án và xử lý các vấn đề bất ngờ có thể phát sinh.
>> Đọc thêm: Lập kế hoạch dự án với 7 bước (kèm mẫu excel và word)
20 Kỹ năng Quản lý Dự án Mà Nhà Quản lý Dự án Cần Có
1. Lãnh đạo:
Nhà quản lý dự án hiệu quả là người truyền cảm hứng và hướng dẫn nhóm của họ, cung cấp định hướng rõ ràng và thúc đẩy các thành viên đạt được mục tiêu của dự án. Ví dụ, một nhà quản lý dự án dẫn dắt một nhóm kỹ sư phần mềm đảm bảo mọi người hiểu rõ nhiệm vụ của mình, duy trì sự hào hứng và giải quyết các vấn đề, dẫn đến sự hợp tác và năng suất cao hơn.
2. Giao tiếp:
Kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ cho phép nhà quản lý dự án truyền đạt rõ ràng các ý tưởng, kỳ vọng và cập nhật tiến độ tới các bên liên quan và thành viên nhóm. Ví dụ, bằng cách tổ chức các cuộc họp báo cáo tình trạng thường xuyên và sử dụng các nền tảng giao tiếp đa dạng, nhà quản lý dự án giúp nhóm marketing luôn cập nhật các mục tiêu của dự án, dẫn đến những điều chỉnh kịp thời và cải thiện kết quả chiến dịch.
3. Quản lý thời gian:
Nhà quản lý dự án giỏi về quản lý thời gian biết cách ưu tiên các nhiệm vụ, thiết lập lịch trình thực tế và đảm bảo dự án luôn đi đúng hướng và hoàn thành đúng hạn. Ví dụ: Bằng cách sử dụng biểu đồ Gantt để lập bản đồ các nhiệm vụ và cột mốc, nhà quản lý dự án đảm bảo dự án xây dựng hoàn thành đúng thời hạn, tránh chậm trễ và vượt ngân sách.
>> Đọc thêm: Quản lý tiến độ dự án: quy trình, phương pháp xây dựng (kèm mẫu excel)
4. Quản lý rủi ro:
Xác định các rủi ro tiềm ẩn, phân tích tác động của chúng và phát triển các chiến lược giảm thiểu rủi ro là điều cần thiết vì nó ảnh hưởng đến thành công của dự án. Ví dụ, nhà quản lý dự án dự đoán sự gián đoạn chuỗi cung ứng bằng cách duy trì các nhà cung cấp thay thế, đảm bảo dòng sản xuất ổn định ngay cả trong những tình huống khó khăn.
>> Đọc thêm: Quy trình quản lý rủi ro dự án chuẩn quốc tế cho Project Manager (kèm mẫu excel)
5. Giải quyết vấn đề:
Khả năng giải quyết vấn đề hiệu quả cho phép nhà quản lý dự án xử lý nhanh chóng các thách thức không lường trước và tìm ra những cách thức mới để tiếp tục dự án. Khi phát hiện ra lỗi phần mềm nghiêm trọng trong giai đoạn phát triển cuối, nhà quản lý dự án phối hợp phản ứng nhanh chóng, hợp tác với nhóm phát triển để khắc phục sự cố và tránh chậm trễ dự án.
6. Xây dựng Đội ngũ:
Xây dựng các đội ngũ mạnh mẽ, cộng tác tốt bằng cách lựa chọn những cá nhân phù hợp, nuôi dưỡng môi trường làm việc tích cực, và thúc đẩy giao tiếp hiệu quả và sự tin tưởng. Ví dụ: Nhà quản lý dự án hỗ trợ các hoạt động xây dựng đội nhóm và khuyến khích đối thoại cởi mở, dẫn đến tinh thần làm việc được cải thiện, chia sẻ kiến thức tốt hơn và sự gắn kết nhóm tăng lên.
7. Quản lý Ngân sách:
Năng lực quản lý ngân sách bao gồm phân bổ nguồn lực hiệu quả, theo dõi chi tiêu và điều chỉnh để duy trì trong giới hạn tài chính. Ví dụ: Nhà quản lý dự án theo dõi chi tiết các khoản chi cho chiến dịch marketing, phân bổ lại ngân sách từ các khu vực hoạt động kém hiệu quả sang các hoạt động khác để tối đa hóa lợi tức đầu tư và hiệu quả chiến dịch.
>> Đọc thêm: Quy trình, phương pháp và mẫu quản lý chi phí dự án
8. Quản lý Bên Liên Quan:
Kỹ năng quản lý bên liên quan khéo léo bao gồm xác định và hợp tác với các bên liên quan, giải quyết các nhu cầu và mối quan ngại của họ, đồng thời cập nhật thông tin cho họ trong suốt vòng đời của dự án. Ví dụ: Nhà quản lý dự án duy trì kênh giao tiếp ổn định với các bên liên quan chủ chốt, giải quyết phản hồi của họ và đảm bảo đáp ứng được kỳ vọng trong quá trình ra mắt sản phẩm.
9. Đàm phán:
Nhà quản lý dự án thường cần đàm phán với các thành viên nhóm, nhà cung cấp và bên liên quan để đạt được thỏa thuận có lợi cho các mục tiêu và mục đích của dự án. Ví dụ: Thông qua đàm phán với nhà cung cấp để có được các điều khoản hợp đồng và giá cả thuận lợi, nhà quản lý dự án tiết kiệm chi phí, góp phần vào lợi nhuận tổng thể của dự án.
10. Khả năng thích nghi:
Khả năng thích nghi cho phép nhà quản lý dự án phản ứng hiệu quả với những thay đổi về phạm vi, nguồn lực hoặc ưu tiên, đảm bảo dự án luôn phù hợp với các nhu cầu kinh doanh đang diễn biến. Ví dụ: Khi đối mặt với những thay đổi bất ngờ về quy định, nhà quản lý dự án sửa đổi kế hoạch dự án và phối hợp với các nhóm pháp lý và tuân thủ để đảm bảo tuân thủ, duy trì tiến độ và sự tuân thủ của dự án.
11. Quản lý Chất lượng:
Quản lý chất lượng bao gồm việc xác định các tiêu chuẩn chất lượng, theo dõi các sản phẩm của dự án và đảm bảo rằng kết quả cuối cùng đáp ứng hoặc vượt quá mong đợi. Ví dụ: Nhà quản lý dự án triển khai quy trình kiểm soát chất lượng toàn diện cho một dự án sản xuất, dẫn đến ít lỗi hơn và sự hài lòng của khách hàng cao hơn.
12. Giải quyết Xung đột:
Nhà quản lý dự án có kỹ năng giải quyết xung đột có thể xác định và giải quyết các xung đột trong nhóm hoặc với các bên liên quan, thúc đẩy môi trường làm việc hòa thuận. Ví dụ: Nhà quản lý dự án đóng vai trò trung gian hòa giải khi các thành viên trong nhóm bất đồng, tạo điều kiện cho giao tiếp cởi mở và tìm ra tiếng nói chung, duy trì tiến độ dự án và tinh thần đồng đội.
13. Ra Quyết Định:
Kỹ năng ra quyết định hiệu quả giúp nhà quản lý dự án phân tích các lựa chọn, cân nhắc ưu nhược điểm và đưa ra những lựa chọn sáng suốt phù hợp với mục tiêu dự án. Ví dụ: Khi phải đối mặt với quyết định thiết kế quan trọng, nhà quản lý dự án hợp tác với các chuyên gia và bên liên quan, cuối cùng chọn ra thiết kế cân bằng giữa tính năng và hiệu quả chi phí.
14. Quản lý Mua và Hợp đồng:
Năng lực trong lĩnh vực mua sắm bao gồm tìm kiếm và quản lý các nguồn lực bên ngoài, nhà cung cấp và hợp đồng để đảm bảo thực hiện dự án đúng hạn và tiết kiệm chi phí. Ví dụ: Nhà quản lý dự án đàm phán hợp đồng với một công ty xây dựng, nêu chi tiết các sản phẩm, cột mốc và điều khoản thanh toán cho một dự án cơ sở hạ tầng lớn
15. Quản lý Thay đổi:
Nhà quản lý dự án có khả năng quản lý thay đổi có thể hỗ trợ các nhóm vượt qua giai đoạn chuyển đổi, cho dù là do thay đổi phạm vi dự án hay cơ cấu tổ chức, đồng thời giảm thiểu gián đoạn. Ví dụ: Khi triển khai hệ thống phần mềm mới, nhà quản lý dự án tổ chức đào tạo người dùng và giải quyết các mối quan ngại để đảm bảo quá trình chuyển đổi liền mạch và áp dụng hiệu quả.
16. Tư duy Chiến lược:
Hiểu bối cảnh tổng thể của công ty, liên kết các dự án với mục tiêu của tổ chức và đưa ra các quyết định đóng góp vào thành công lâu dài đều là những ví dụ về tư duy chiến lược. Một sáng kiến phát triển sản phẩm được liên kết với kế hoạch phát triển của công ty, dẫn đến một dòng sản phẩm mới chiếm lĩnh một phân khúc thị trường chưa được khai thác trước đây.
17. Tư duy Phê phán:
Nhà quản lý dự án có tư duy phê phán có thể đánh giá các tình huống phức tạp, nhận ra các vấn đề tiềm ẩn và đưa ra quyết định sáng suốt dựa trên dữ liệu và bằng chứng. Khi xảy ra chậm trễ sản xuất, nhà quản lý dự án điều tra lý do chính, phát hiện ra những điểm thiếu hiệu quả trong quy trình và thực hiện các hành động khắc phục để tránh chậm trễ trong tương lai.
18. Năng lực Kỹ thuật:
Hiểu biết về các công cụ, công nghệ và kỹ thuật liên quan đến dự án cho phép nhà quản lý dự án giám sát hiệu quả việc thực hiện dự án. Ví dụ: Chuyên môn sâu rộng của nhà quản lý dự án về quy trình phát triển phần mềm giúp họ dẫn dắt việc thực hiện dự án phần mềm, đảm bảo sử dụng tài nguyên tối ưu và tuân theo các phương pháp hay nhất.
>> Đọc thêm: Top 10 phần mềm quản lý dự án online tốt nhất 2024
19. Trí tuệ Cảm xúc:
Trí tuệ cảm xúc giúp nhà quản lý dự án hiểu và quản lý cảm xúc của chính mình, cũng như cảm xúc của các thành viên trong nhóm, dẫn đến cải thiện giao tiếp và mối quan hệ. Ví dụ: Nhà quản lý dự án thừa nhận sự thất vọng của một thành viên trong nhóm và đề nghị hỗ trợ, dẫn đến sự hợp tác nhiều hơn và tác động tích cực đến kết quả của dự án.
20. Ảnh hưởng và Thuyết phục:
Khả năng ảnh hưởng và thuyết phục cho phép nhà quản lý dự án nhận được sự ủng hộ của các bên liên quan, khuyến khích các thành viên nhóm và ủng hộ các nhu cầu của dự án. Chẳng hạn, nhà quản lý dự án thuyết phục ban lãnh đạo cấp cao dành nhiều nguồn lực hơn cho một dự án ưu tiên bằng cách trình bày một luận cứ kinh doanh thuyết phục và chứng minh tiềm năng lợi nhuận trên đầu tư (ROI) trong tương lai.
SlimCRM - phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp, hiện đại
Bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý dự án, công việc hiệu quả, mạnh mẽ và dễ sử dụng? Hãy trải nghiệm SlimCRM - công cụ quản lý dự án, công việc được tin chọn bởi trên 500 khách hàng doanh nghiệp hiện nay. Khắc phục hạn chế của các mẫu file excel quản lý dự án, SlimCRM mang đến những ưu điểm vượt trội như:
- Tích hợp mạnh mẽ: SlimCRM kết nối các công cụ quản lý, từ lên lịch dự án, phân chia công việc cho đến quản lý nguồn lực và giao tiếp nhóm. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa hiệu suất và đồng thời duy trì sự linh hoạt trong công việc.
- Báo cáo thông minh: Thông qua báo cáo chi tiết và biểu đồ tương tác, SlimCRM cung cấp cái nhìn tổng quan về tiến độ dự án, hiệu suất cá nhân và nhóm, giúp bạn đưa ra quyết định đúng đắn và nhanh chóng.
- Quản lý khách hàng xuất sắc: Không chỉ dừng lại ở việc quản lý dự án, SlimCRM còn hỗ trợ bạn xây dựng và duy trì mối quan hệ khách hàng tốt nhất. Hệ thống CRM tích hợp giúp bạn theo dõi thông tin khách hàng, tăng cường tương tác và phát triển cơ hội kinh doanh.
- Truy cập từ mọi nơi: Với tính năng đám mây, bạn có thể truy cập SlimCRM từ mọi thiết bị và mọi nơi. Điều này cho phép bạn làm việc linh hoạt và hiệu quả, dù bạn đang ở văn phòng, tại nhà hay trên đường đi.
- Dễ dàng tích hợp và mở rộng: SlimCRM cho phép tích hợp với các ứng dụng và dịch vụ khác thông qua API mở, giúp bạn tùy chỉnh và mở rộng chức năng theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Đăng ký dùng thử SlimCRM hoàn toàn miễn phí ngay tại đây!
Trên đây là toàn bộ bài viết về "21 Kỹ năng quản lý dự án cần có để chiến thắng 2024", hy vọng các thông tin trên sẽ hữu ích đối với công việc của bạn. Đừng quên follow SlimCRM để biết thêm nhiều kiến thức bổ ích nhé!
