RevOps - Định Nghĩa, Tầm Quan Trọng Và Cách Thức Triển Khai Trong Doanh Nghiệp

Làm thế nào để tối ưu hóa doanh thu và vượt lên dẫn đầu? Revenue Operations (RevOps) chính là chìa khóa! Bằng cách kết nối chặt chẽ các bộ phận bán hàng, tiếp thị và dịch vụ khách hàng, RevOps sử dụng công nghệ tự động hóa và phân tích dữ liệu để nâng cao hiệu suất và dự báo chính xác hơn. Hãy cùng khám phá cách RevOps đang cách mạng hóa quy trình vận hành doanh thu, mang lại sự tăng trưởng bền vững và lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp.

RevOps là gì? RevOps khác gì với mô hình truyền thống?

RevOps - Revenue Operations hay Vận hành doanh thu là một cách tiếp cận tổng thể nhằm tối ưu hóa quy trình tạo ra doanh thu của doanh nghiệp. RevOps là sự liên kết chặt chẽ giữa các hoạt động của bộ phận kinh doanh, tiếp thị và chăm sóc khách hàng xuyên suốt vòng đời khách hàng nhằm thúc đẩy tăng trưởng thông qua hiệu quả vận hành và đảm bảo tất cả các bộ phận đều hướng đến mục tiêu doanh thu chung.

Cách tiếp cận toàn diện này được thiết kế nhằm phá vỡ các rào cản giữa các phòng ban, tạo sự đồng bộ và nhất quán trong hoạt động của doanh nghiệp.

Sự khác nhau giữa RevOps với mô hình truyền thống

Tại sao cần triển khai RevOps ?

RevOps là chìa khóa để mở cánh cửa dẫn đến sự tăng trưởng bền vững và thành công lâu dài của doanh nghiệp nếu doanh nghiệp của bạn đang:

• Thiếu sự liên kết giữa các bộ phận: Khi kinh doanh, tiếp thị, bán hàng, dịch vụ khách hàng hoạt động độc lập, thiếu gắn kết, sẽ dẫn đến bất đồng và giảm hiệu quả. RevOps giúp bạn kết nối các bộ phận này.
• Dữ liệu không thống nhất: Các bộ phận khác nhau sử dụng hệ thống và dữ liệu riêng rẽ gây khó khăn trong việc có cái nhìn tổng quan. RevOps giúp hợp nhất và phân tích dữ liệu.
• Quy trình chưa tối ưu: Khi quy trình từ tiếp thị, bán hàng đến chăm sóc khách hàng thiếu tính liền mạch, hiệu quả không cao. RevOps giúp tối ưu hóa toàn bộ hành trình khách hàng.
• Tăng trưởng doanh thu không như kỳ vọng: Một trong những lý do của vấn đề này chính là các hoạt động không cùng hướng đến mục tiêu tăng doanh thu, RevOps sẽ giúp sắp xếp lại ưu tiên, điều chỉnh chiến lược để cải thiện tình hình.

Tại sao RevOps sẽ sớm trở thành xu hướng chuyển đổi cho các doanh nghiệp tại Việt Nam?

Hãy cùng điểm qua các vấn đề mà các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay đang gặp phải: 

• Cạnh tranh khốc liệt: Thị trường nội địa và quốc tế đều trở nên cạnh tranh hơn bao giờ hết. Doanh nghiệp phải không ngừng đổi mới và tối ưu hóa để duy trì và nâng cao vị thế cạnh tranh.

Ví dụ: Các công ty trong ngành bán lẻ tại Việt Nam, như VinMart và CoopMart, phải đối mặt với sự cạnh tranh gay gắt từ các tập đoàn quốc tế như AEON và Lotte. Để duy trì và nâng cao vị thế, họ phải liên tục cải tiến mô hình kinh doanh, tối ưu hóa chuỗi cung ứng và ứng dụng công nghệ mới.

• Quản lý dữ liệu phân mảnh: Nhiều doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc quản lý và tận dụng dữ liệu khách hàng từ các bộ phận khác nhau, dẫn đến sự thiếu nhất quán và hiệu quả thấp.

Ví dụ: Một chuỗi cửa hàng thời trang có thể có dữ liệu khách hàng từ hệ thống tại cửa hàng, từ bộ phận tiếp thị và dữ liệu phản hồi từ dịch vụ khách hàng. Nếu những dữ liệu này không được tích hợp, việc hiểu rõ nhu cầu và hành vi mua sắm của khách hàng sẽ trở nên khó khăn, dẫn đến các chiến dịch tiếp thị không hiệu quả, dịch vụ khách hàng kém.

• Hiệu suất hoạt động chưa tối ưu: Sự thiếu liên kết giữa các bộ phận bán hàng, tiếp thị và dịch vụ khách hàng làm giảm hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp.

Ví dụ: Trong một công ty sản xuất, bộ phận bán hàng có thể không chia sẻ thông tin đầy đủ về nhu cầu thị trường với bộ phận sản xuất, dẫn đến sản xuất thừa hoặc thiếu. Ngoài ra, nếu bộ phận tiếp thị không phối hợp tốt với bán hàng, các chiến dịch tiếp thị có thể không nhắm đúng mục tiêu, dẫn đến lãng phí ngân sách và không đạt được doanh số mong muốn.

• Khả năng dự báo và ra quyết định kém: Thiếu các công cụ và dữ liệu phân tích chính xác làm giảm khả năng dự báo và ra quyết định chiến lược của doanh nghiệp.

Ví dụ: Một công ty du lịch có thể gặp khó khăn trong việc dự báo lượng khách du lịch vào các mùa cao điểm nếu không có công cụ phân tích dữ liệu lịch sử và dự báo thị trường. Điều này dẫn đến việc không chuẩn bị đủ dịch vụ và nhân lực, gây mất doanh thu và làm giảm trải nghiệm khách hàng.

Vai trò của RevOps trong doanh nghiệp

Tối ưu hóa doanh thu

RevOps tập trung vào việc tối ưu hóa toàn bộ quy trình liên quan đến doanh thu, từ thu hút khách hàng tiềm năng đến chuyển đổi đến giữ chân khách hàng; nâng cao hiệu quả và năng suất của các hoạt động tạo doanh thu bằng cách xác định và loại bỏ các yếu tố gây cản trở. Ngoài ra, RevOps còn giúp bạn tối đa hóa doanh thu bằng cách gián tiếp đưa ra cho bạn các gợi ý để xác định cơ hội tăng trương mới và tối ưu hóa chiến lược định giá của mình.

Thống nhất các bộ phận

Bởi RevOps là sự tích hợp giữa các bộ phận kinh doanh, tiếp thị và dịch vụ nhằm cung cấp một cái nhìn toàn diện hơn cho việc quản trị và điều hành, đồng thời vẫn duy trì các quy trình hàng ngày trong nội bộ của từng bộ phận. Vậy nên, RevOps loại bỏ sự tách biệt hoàn toàn và cho phép phối hợp chặt chẽ hơn giữa các phòng ban bằng cách chia sẻ các mục tiêu, quy trình và dữ liệu chung.

Cung cấp thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu thu thập được

Cung cấp thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu RevOps chịu trách nhiệm thu thập, phân tích và cung cấp  dữ liệu và thông tin quan trọng trong kinh doanh. RevOps cung cấp cho người quản lý những hiểu biết sâu sắc về hiệu suất hoạt động, xu hướng thị trường và hành vi của khách hàng thông qua việc sử dụng các công cụ phân tích và báo cáo. Những dữ liệu chi tiết này có thể giúp bạn đưa ra các quyết định chiến lược, tối ưu hóa nguồn lực và cơ hội phát triển. 

Tự động hóa quy trình

RevOps sử dụng công nghệ để tự động hóa các quy trình liên quan đến doanh thu như tự động hóa tiếp thị, bán hàng và dịch vụ khách hàng. Một quy trình tự động hóa cho phép bạn loại bỏ các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, giảm sai sót và tăng năng suất của nhân viên. Điều này cho phép các công ty tập trung nguồn lực vào các hoạt động chiến lược và tạo ra giá trị gia tăng lớn hơn cho khách hàng của họ.

Cải thiện trải nghiệm khách hàng

RevOps cho phép bạn đơn giản hóa các quy trình làm việc giữa doanh nghiệp và khách hàng, cung cấp thông tin nhất quán cũng như hỗ trợ kịp tới họ, giảm tỷ lệ gián đoạn trong việc giao tiếp giữa doanh nghiệp và khách.

Khi khách hàng hài lòng với dịch vụ và sản phẩm của bạn, cũng là lúc trải nghiệm tích cực của họ tăng lên, điều này dẫn đến doanh số bán hàng cao hơn, doanh nghiệp tăng trưởng bền vững.

Thúc đẩy sự đổi mới và cải tiến liên tục

Trong thời đại hiện nay, nhanh chóng thích ứng với nhu cầu của thị trường và khách hàng chính là bí kíp để doanh nghiệp của bạn tạo ra lợi thế cạnh tranh và đứng vững trên thương trường. 

Bằng cách liên tục đánh giá, đo lường, RevOps giúp công ty nhanh chóng tìm ra, đi đầu, và thích ứng với các thay đổi của thị trường. Sự sáng tạo và thử nghiệm các ý tưởng mới cúng được tối ưu triệt để nhằm năng suất hóa quy trình, công nghệ và chiến lược kinh doanh.

Các bước triển khai RevOps trong doanh nghiệp

1. Đánh giá hiện trạng và xác định mục tiêu

Dựa vào các yếu tố như: kênh marketing hiện tại, quy trình xử lý yêu cầu của khách hàng, quy trình làm việc, chăm sóc khách hàng, bạn có thể xác định các điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của doanh nghiệp với những nguồn lực hiện có trong hoàn cảnh hiện tại. Từ đó, bạn có thể xác định rõ mục tiêu tăng trưởng doanh thu và các chỉ số hiệu quả chính (KPIs) mà doanh nghiệp muốn đạt được thông qua RevOps.

2. Xây dựng chiến lược và lộ trình triển khai

Từ việc đánh giá tình hình hiện tại và đề ra mục tiêu phát triển, doanh nghiệp của bạn cần phát triển chiến lược RevOps phù hợp với mục tiêu kinh doanh tổng thể và định hướng của doanh nghiệp.

Để xây dựng lộ trình triển khai chi tiết, bao gồm các mốc thời gian, nguồn lực cần thiết và người chịu trách nhiệm cho từng giai đoạn, việc thiết kế lại quy trình và cấu trúc tổ chức để tạo sự liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận cũng là việc làm cần thiết trong giai đoạn này. Bạn có thể thiết kế đội ngũ làm việc theo bốn nhóm sau:

• Quản lý vận hành (Operations Management) đảm nhận các vai trò như: Vận hành bán hàng, Vận hành marketing và Quản lý dự án
• Hỗ trợ (Enablement) có vai trò Hỗ trợ bán hàng, Quản lý hoạt động bồi dưỡng đào tạo hay Quản lý năng suất làm việc
• Nghiên cứu ( Research) là bộ phận có chức năng Quản lý và sàng lọc dữ liệu, Quản lý truy cập dữ liệu, Tổng hợp dữ liệu cho vận hành
•  Công cụ (Tool) có trách nhiệm Quản lý hệ thống, Phát triển phần mềm,...

Xác định rõ vai trò, trách nhiệm và mục tiêu chung của từng bộ phận trong mô hình RevOps giúp bạn xây dựng một bộ máy tạo doanh thu tối ưu và chuyên nghiệp nhất cho doanh nghiệp của mình. 

3. Thống nhất quy trình và dữ liệu

Để đạt được hiệu suất công việc và doanh thu tốt nhất, bạn cần

• Chuẩn hóa quy trình làm việc và luồng thông tin giữa các bộ phận để đảm bảo sự thống nhất và hiệu quả.
• Xác định các điểm tiếp xúc và tương tác chính giữa các bộ phận để tối ưu hóa quy trình.
• Tích hợp và đồng bộ hóa dữ liệu từ các nguồn khác nhau (CRM, hệ thống tiếp thị, hệ thống chăm sóc khách hàng) để có cái nhìn toàn diện về khách hàng và hoạt động kinh doanh.
• Xây dựng các quy tắc và tiêu chuẩn dữ liệu chung để đảm bảo tính nhất quán và chính xác của thông tin.

4. Chọn lựa và tích hợp công nghệ

Để tối ưu hóa quy trình, hiệu suất và doanh thu, bạn cần tích hợp các công cụ và hệ thống để tạo ra một nền tảng RevOps thống nhất và liền mạch. Công nghệ sẽ phát huy tối đa công dụng của RevOps bằng cách Tự động hóa các quy trình lặp đi lặp lại và tối ưu hóa luồng công việc để nâng cao hiệu quả và giảm thiểu sai sót, đảm bảo việc thu thập, phân tích và báo cáo dữ liệu diễn ra liên tục và kịp thời để hỗ trợ ra quyết định.

5. Đào tạo và truyền thông nội bộ

Để RevOps có thể đi vào hoạt động cùng với doanh nghiệp, doanh nghiệp cần đào tạo và hướng dẫn cho nhân viên về mô hình RevOps, quy trình và công cụ mới. Chứng minh tầm quan trọng của việc chia sẻ thông tin, hợp tác và làm việc nhóm giữa các bộ phận. Ngoài ra, khi vận hành một mô hình mới trong doanh nghiệp, chắc chắn sẽ phát sinh những vấn đề bất cập hoặc chưa hợp lý. Bởi vậy, đừng quên khuyến khích phản hồi và đóng góp ý kiến từ nhân viên để liên tục cải tiến quy trình và chiến lược RevOps.

Thách thức và giải pháp khi triển khai RevOps

1. Thiếu sự liên kết giữa các bộ phận:

Các bộ phận bán hàng, tiếp thị và dịch vụ khách hàng thường hoạt động độc lập, dẫn đến thiếu sự phối hợp và làm giảm hiệu quả hoạt động. Doanh nghiệp cần được thiết lập một quy trình chung và sử dụng các công cụ quản lý để tăng cường sự liên kết và phối hợp giữa các bộ phận với nhau

2. Đầu tư nguồn lực và công nghệ:

Việc áp dụng RevOps vào doanh nghiệp đòi hỏi phải có nguồn lực mạnh mẽ cả về con người lẫn công nghệ để có thể đạt được hiệu quả tối ưu. Nhân viên cần được đào tạo để sử dụng hiệu quả các công cụ và công nghệ mới. Quá trình này đòi hỏi thời gian và nguồn lực, cũng như cam kết từ phía nhân viên. Áp dụng RevOps cũng đòi hỏi đầu tư đáng kể vào công nghệ, phần mềm, và cơ sở hạ tầng kỹ thuật. Các hệ thống như CRM, phần mềm tự động hóa tiếp thị, và các công cụ phân tích dữ liệu thường có chi phí cao. Do đó, doanh nghiệp cần lập kế hoạch chi tiết về việc đầu tư vào công nghệ và con người, bao gồm ước tính chi phí và lợi ích dự kiến để quản lý tài chính hiệu quả và tránh lãng phí nguồn lực.

3. Đảm bảo an ninh dữ liệu:

Sử dụng các công cụ và công nghệ mới liên quan đến việc quản lý và phân tích dữ liệu đòi hỏi doanh nghiệp phải đảm bảo an ninh và bảo mật thông tin. Nếu không đảm bảo an ninh, doanh nghiệp có thể đối mặt với rủi ro bị tấn công mạng hoặc mất mát dữ liệu quan trọng. Vì vậy, để giảm thiểu rủi ro cũng như tăng độ uy tín của doanh nghiệp, việc đầu tư vào các biện pháp an ninh mạng và tuân thủ các quy định bảo mật dữ liệu để bảo vệ thông tin khách hàng và doanh nghiệp là điều vô cùng cần thiết. 

Phần mềm hỗ trợ triển khai RevOps

Để triển khai được RevOps một cách hiệu quả, bạn cần tổng hợp chính xác dữ liệu từ các bên liên quan: bộ phận bán hàng, tiếp thị và chăm sóc khách hàng và đưa về một cơ sở dữ liệu tập trung duy nhất. Tuy nhiên, việc tổng hợp này lại không thể thực hiện một cách thủ công bởi tính chính xác không cao và độ phức tạp của dữ liệu cần tổng hợp. Thấu hiểu những khó khăn đó của doanh nghiệp, phần mềm SLimCRM - giải pháp phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ ra đời như cánh tay phải đắc lực để thực hiện sứ mệnh hỗ trợ cho doanh nghiệp. SlimCRM giúp bạn:

• Tích hợp dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, tạo ra một cơ sở dữ liệu tập trung và nhất quán, giúp doanh nghiệp khắc phục thách thức về việc thiếu sự liên kết giữa các bộ phận, dẫn đến dữ liệu phân mảnh và không nhất quán.

• Mã hóa để bảo vệ dữ liệu trong quá trình truyền tải và lưu trữ, quản lý quyền truy cập để kiểm soát ai có thể truy cập và chỉnh sửa dữ liệu, cung cấp tính năng ghi nhật ký và giám sát toàn bộ hoạt động truy cập và thay đổi dữ liệu.
• Cung cấp các công cụ tự động hóa quy trình bán hàng, tiếp thị và dịch vụ khách hàng, giúp giảm thiểu công việc thủ công và tăng hiệu quả hoạt động. Bên cạnh đó, phần mềm này còn hỗ trợ quản lý quan hệ khách hàng toàn diện, giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ vòng đời khách hàng từ thu hút, nuôi dưỡng đến duy trì khách hàng.

• Cung cấp các tài liệu hướng dẫn chi tiết, các buổi đào tạo về phần mềm và dịch vụ hỗ trợ khách hàng, giúp nhân viên nhanh chóng làm quen và sử dụng hiệu quả phần mềm, từ đó giảm thiểu đầu tư vào nguồn lực. Bằng cách áp dụng SLimCRM, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa hoạt động doanh thu và đạt được sự tăng trưởng bền vững.

Bạn đã sẵn sàng chuyển đổi để tối ưu hóa doanh thu doanh nghiệp? Trải nghiệm miễn phí trọn bộ tính năng của phần mềm tại đây!

Ngoài ra, Outreach cũng là một phần mềm CRM hỗ trợ RevOps bằng cách tối ưu hóa và tự động hóa các quy trình bán hàng, tiếp thị, và dịch vụ khách hàng, đồng bộ hóa dữ liệu để cung cấp cái nhìn thống nhất về khách hàng. Các công cụ tự động hóa và quản lý của Outreach cho phép doanh nghiệp tăng năng suất và hiệu quả làm việc. Ngoài ra, nền tảng này cung cấp các phân tích và báo cáo chi tiết về hiệu suất, giúp các nhóm RevOps đưa ra quyết định chiến lược cho các chiến dịch, bộ phận trong doanh nghiệp dựa trên dữ liệu thu thập về. 

RevOps mang đến một cách tiếp cận toàn diện và hiện đại trong việc quản lý doanh thu, giúp doanh nghiệp tối ưu hóa và liên kết chặt chẽ các bộ phận bán hàng, tiếp thị và dịch vụ khách hàng.  Đây là một chiến lược quan trọng giúp doanh nghiệp đạt được sự tăng trưởng bền vững và cạnh tranh vượt trội và sẽ sớm được nhiều doanh nghiệp áp dụng rộng rãi. Hy vọng bài viết trên đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan về RevOps. Chúc bạn áp dụng thành công.