Dành từ 10-12 phút lập kế hoạch công việc có thể giúp bạn tiết kiệm đến 2h làm việc mỗi ngày. Trong bài viết này, hãy cùng khám phá cách tạo mẫu kế hoạch công việc bằng Excel đơn giản, dễ dùng cho các phòng ban theo tuần, tháng và năm trong công ty bạn nhé!
Lợi ích của mẫu kế hoạch công việc bằng excel
Mẫu kế hoạch công việc bằng Excel là một công cụ hữu ích giúp các cá nhân, nhóm, tổ chức lập kế hoạch và quản lý công việc hiệu quả. Dưới đây là một số lợi ích của việc sử dụng mẫu kế hoạch công việc bằng Excel:
- Tính linh hoạt: Excel là một phần mềm có thể tùy chỉnh cao, cho phép người dùng tạo ra các mẫu kế hoạch công việc phù hợp với nhu cầu cụ thể của mình.
- Tính dễ sử dụng: Excel là một phần mềm phổ biến và dễ sử dụng, ngay cả với những người không có kiến thức về tin học.
- Tính trực quan: Lập kế hoạch làm việc năm 2024 bằng Excel có thể tạo ra các bảng tính, đồ thị, biểu đồ trực quan giúp người dùng dễ dàng nắm bắt thông tin và tình hình thực hiện công việc.
Xem thêm: 11 cách sắp xếp công việc theo thứ tự ưu tiên hiệu quả nhất!
Với biểu mẫu lập kế hoạch công việc bằng excel, bạn có thể:
- Xác định mục tiêu và nhiệm vụ: Mẫu kế hoạch công việc giúp người dùng xác định rõ mục tiêu và nhiệm vụ cần thực hiện. Điều này giúp đảm bảo công việc được thực hiện đúng hướng và đạt hiệu quả cao.
- Lập kế hoạch chi tiết: Mẫu kế hoạch công việc giúp người dùng lập kế hoạch chi tiết về thời gian, nguồn lực, trách nhiệm cho từng nhiệm vụ. Điều này giúp công việc được thực hiện hiệu quả và đúng tiến độ.
- Theo dõi và đánh giá tiến độ: mẫu lập kế hoạch công việc bằng excel giúp người dùng theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện công việc. Điều này giúp kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn.
Cách lập bảng kế hoạch công việc trên excel
Trên thực tế, mỗi phòng ban sẽ có kế hoạch thực hiện công việc khác nhau. Dưới đây là cấu trúc chung cho biểu mẫu kế hoạch công việc bằng excel:
Chuẩn bị thông tin cần thiết
Trước khi bắt đầu lập kế hoạch công việc, bạn cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin cần thiết, bao gồm:
- Mục tiêu: Mục tiêu là đích đến mà bạn muốn đạt được. Hãy xác định rõ mục tiêu của bạn là gì và khi nào bạn muốn đạt được mục tiêu đó.
- Nhiệm vụ: Nhiệm vụ là những việc cần làm để đạt được mục tiêu. Hãy liệt kê tất cả các nhiệm vụ cần thực hiện để đạt được mục tiêu của bạn.
- Thời gian: Hãy xác định thời gian bắt đầu và thời gian kết thúc cho từng nhiệm vụ.
- Nguồn lực: Hãy xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện từng nhiệm vụ.
- Trách nhiệm: Hãy xác định người chịu trách nhiệm thực hiện từng nhiệm vụ.
Tạo bảng kế hoạch
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ thông tin, bạn có thể bắt đầu tạo bảng kế hoạch. Bảng kế hoạch nên có các cột sau:
- Mục tiêu: Cột này liệt kê các mục tiêu cần đạt được.
- Nhiệm vụ: Cột này liệt kê các nhiệm vụ cần thực hiện.
- Thời gian bắt đầu: Cột này liệt kê thời gian bắt đầu thực hiện từng nhiệm vụ.
- Thời gian kết thúc: Cột này liệt kê thời gian kết thúc thực hiện từng nhiệm vụ.
- Nguồn lực: Cột này liệt kê các nguồn lực cần thiết để thực hiện từng nhiệm vụ.
- Trách nhiệm: Cột này liệt kê người chịu trách nhiệm thực hiện từng nhiệm vụ.
Bạn có thể sử dụng các mẫu kế hoạch công việc có sẵn trên Internet hoặc tạo bảng kế hoạch của riêng mình.
Lập kế hoạch chi tiết
Sau khi đã tạo bảng kế hoạch, bạn cần lập kế hoạch chi tiết cho từng nhiệm vụ. Kế hoạch chi tiết nên bao gồm các thông tin sau:
- Các bước thực hiện: Hãy liệt kê các bước cần thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ.
- Thời gian ước tính: Hãy ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành từng bước.
- Nguồn lực cần thiết: Hãy xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện từng bước.
Theo dõi và đánh giá tiến độ
Sau khi đã lập kế hoạch, bạn cần theo dõi và đánh giá tiến độ thực hiện công việc của mình thường xuyên. Điều này giúp bạn kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề phát sinh, đảm bảo công việc được hoàn thành đúng thời hạn.
Bạn có thể sử dụng các công cụ theo dõi tiến độ có sẵn trong Excel để theo dõi tiến độ thực hiện công việc của mình.
Dưới đây là một số mẹo để lập kế hoạch công việc bằng Excel hiệu quả:
- Sử dụng các định dạng và màu sắc để làm cho bảng kế hoạch của bạn dễ nhìn và dễ hiểu hơn.
- Tạo các công thức để tự động tính toán thời gian và chi phí thực hiện công việc.
- Sử dụng các hàm để phân tích dữ liệu và đưa ra các kết luận về tiến độ thực hiện công việc.
Với các bước và mẹo trên, bạn có thể dễ dàng lập kế hoạch công việc bằng Excel hiệu quả.
Mẫu kế hoạch công việc bằng excel
Sau đây là các mẫu kế hoạch công việc cho từng vị trí phòng ban bạn có thể tham khảo:
Kế hoạch làm việc tuần của nhân viên kinh doanh
Kế hoạch làm việc tuần của nhân viên kinh doanh là một bản kế hoạch chi tiết về những công việc cần thực hiện trong tuần. Kế hoạch này giúp nhân viên kinh doanh có thể tập trung vào những nhiệm vụ quan trọng và đạt được mục tiêu của mình.
Mẫu kế hoạch làm việc tuần excel của nhân viên kinh doanh thường bao gồm các nội dung sau:
- Mục tiêu tuần: Mục tiêu tuần là những mục tiêu mà nhân viên kinh doanh cần đạt được trong tuần. Mục tiêu này cần được cụ thể, có thể đo lường được, có tính thực tế và có thời hạn.
- Nhiệm vụ tuần: Nhiệm vụ tuần là những việc cần thực hiện để đạt được mục tiêu tuần. Nhiệm vụ cần được liệt kê theo thứ tự ưu tiên, từ quan trọng nhất đến ít quan trọng nhất.
- Thời gian thực hiện: Thời gian thực hiện là thời gian dự kiến để hoàn thành từng nhiệm vụ.
- Nguồn lực cần thiết: Nguồn lực cần thiết là những tài nguyên cần thiết để thực hiện từng nhiệm vụ.
1. Mẫu kế hoạch kinh doanh cho sales và dự báo doanh thu trong 3 năm
Mẫu kế hoạch công việc bằng excel của nhân viên Marketing
Mẫu mẫu lịch làm việc theo tháng của nhân viên Marketing là một công cụ hữu ích giúp nhân viên Marketing lập kế hoạch và quản lý công việc hiệu quả. Mẫu kế hoạch này bao gồm các cột sau:
- Mục tiêu công việc trong tháng
- Các chỉ tiêu đo lường hiệu quả công việc: số lượng lead, traffic website,...
- Kết quả đạt được theo từng tuần trong tháng
- Tiến độ thực hiện
- Nguyên nhân, giải pháp và đánh giá công việc
Có thể bạn quan tâm:
Mẫu kế hoạch công việc bằng excel của nhân viên kế toán
Mẫu kế hoạch công việc Excel cho nhân viên kế toán có thể bao gồm các phần như thông tin cá nhân, mục tiêu và ưu tiên công việc, lịch làm việc, dự án và nhiệm vụ kế toán, theo dõi tài chính, báo cáo và thống kê, ghi chú và ý kiến, cùng với các bước kiểm tra và đánh giá hiệu suất. Mẫu này giúp nhân viên kế toán tổ chức công việc, theo dõi tiến triển, và duy trì tính chính xác trong công việc hàng ngày.
Mẫu kế hoạch công việc bằng excel của nhân viên Customer Success/Customer service
Đối với nhân viên Customer Success/customer services (chăm sóc khách hàng), mẫu kế hoạch công việc bằng Excel nhấn mạnh vào mục tiêu tăng cường tương tác và hỗ trợ khách hàng. Trong mẫu này, nhân viên có thể lập kế hoạch cho cuộc gọi tư vấn, định rõ thời gian để hỗ trợ khách hàng, và theo dõi phản hồi từ họ. Điều này giúp đảm bảo rằng công việc của họ được tập trung vào việc duy trì mối quan hệ tích cực và mang lại trải nghiệm tốt nhất cho khách hàng.
Mẫu kế hoạch công việc tuần đơn giản
Biểu mẫu lập kế hoạch công việc tuần đơn giản trên excel này giúp bạn dễ dàng xem nhanh tuần của mình, có chỗ cho các ghi chú và nhiệm vụ ưu tiên. Mẫu kế hoạch làm việc tuần excel là lựa chọn hoàn hảo nếu bạn đang tìm kiếm một công cụ lập kế hoạch miễn phí. Theo dõi các ngày sinh nhật và sự kiện, tạo danh sách việc cần làm và lên kế hoạch cho từng ngày trong tuần.
Mẫu lịch làm việc tuần
Mẫu lịch làm việc tuần là một công cụ hữu ích giúp bạn lên kế hoạch và quản lý công việc hiệu quả trong suốt tuần. Mẫu lịch thường bao gồm các thông tin sau:
- Ngày: Thứ trong tuần và ngày tháng.
- Giờ: Các khung giờ trong ngày (thường chia thành các khoảng 30 phút hoặc 1 giờ).
- Công việc: Mô tả chi tiết các công việc cần hoàn thành trong từng khung giờ.
- Ghi chú: Ghi chú bổ sung về các công việc, cuộc họp hoặc sự kiện quan trọng.
Tải mẫu lịch làm việc theo tuần excel tại đây!
File excel lịch làm việc 2024
File lịch excel 2024 là một công cụ hữu ích giúp bạn theo dõi thời gian, lên kế hoạch công việc và quản lý cuộc sống một cách hiệu quả. File lịch này bao gồm đầy đủ các thông tin cần thiết như ngày, tháng, năm, ngày lễ, ngày nghỉ,... giúp bạn dễ dàng nắm bắt được lịch trình của mình.
File lịch 2024 excel có nhiều ưu điểm nổi bật như:
- Dễ sử dụng: File lịch được thiết kế đơn giản, dễ hiểu, phù hợp với mọi đối tượng sử dụng.
- Cập nhật đầy đủ thông tin: Lịch 2024 Excel được cập nhật đầy đủ các thông tin cần thiết như ngày, tháng, năm, ngày lễ, ngày nghỉ,... giúp bạn nắm bắt được lịch trình của mình một cách chính xác.
- Tùy chỉnh linh hoạt: Bạn có thể tùy chỉnh file excel lịch 2024 theo nhu cầu của mình, chẳng hạn như thay đổi màu sắc, kích thước,...
Mẫu kế hoạch làm việc hàng ngày
Bạn có thể sử dụng file excel lịch làm việc hàng ngày này để lên lịch công việc trong ngày đồng thời lập kế hoạch trước cho cả tuần. Chọn thời gian bắt đầu cho mỗi ngày cũng như ngày bắt đầu để xem mẫu kế hoạch triển khai công việc hàng tuần của bạn. Bạn cũng có thể điều chỉnh khoảng thời gian của từng nhiệm vụ, điều này cho phép bạn chia nhỏ mỗi giờ thành các nhiệm vụ tăng dần nếu cần.
Bảng theo dõi công việc hàng ngày của nhân viên
Cuối cùng, mẫu bảng theo dõi tiến độ công việc bằng excel này tập trung vào mục tiêu tăng cường hiệu suất và theo dõi tiến độ công việc hàng ngày. Nhân viên có thể ghi chép công việc hàng ngày, xác định ưu tiên công việc, và theo dõi tiến trình một cách dễ dàng. Điều này giúp họ duy trì sự tập trung và đảm bảo rằng mọi công việc được hoàn thành đúng hạn và đúng chất lượng.
Nhược điểm của các mẫu lập kế hoạch công việc bằng Excel
Không thể phủ nhận phần mềm lập kế hoạch công việc miễn phí bằng Excel có rất nhiều ưu điểm. Tuy nhiên mẫu lập kế hoạch công việc bằng excel cũng có một số hạn chế như:
1. Khó khăn trong việc quản lý dữ liệu
- Thiếu tính tự động hóa: Việc cập nhật dữ liệu thủ công thường xuyên tốn thời gian và dễ xảy ra sai sót.
- Khó khăn trong việc theo dõi tiến độ: Việc theo dõi tiến độ công việc và hoàn thành nhiệm vụ bằng Excel có thể trở nên lộn xộn và khó khăn khi số lượng dự án và nhiệm vụ tăng lên.
- Hạn chế trong việc phân tích dữ liệu: Excel cung cấp các tính năng phân tích dữ liệu cơ bản, nhưng không đủ để đáp ứng nhu cầu phân tích chuyên sâu và phức tạp.
2. Thiếu tính cộng tác
- Khó khăn trong việc chia sẻ dữ liệu: Việc chia sẻ dữ liệu giữa các thành viên trong nhóm có thể gặp nhiều trở ngại, dẫn đến thiếu đồng bộ và phối hợp hiệu quả.
- Hạn chế trong việc theo dõi thay đổi: Việc theo dõi thay đổi do các thành viên khác thực hiện trong bảng tính Excel có thể trở nên khó khăn và tốn thời gian.
- Thiếu tính bảo mật: Việc bảo mật dữ liệu trong bảng tính Excel có thể gặp rủi ro nếu không được quản lý cẩn thận.
3. Khả năng mở rộng hạn chế:
- Khó khăn trong việc quản lý nhiều dự án, công việc: Khi số lượng dự án và nhiệm vụ tăng lên, sử dụng mẫu kế hoạch công việc bằng excel có thể trở nên quá tải và khó khăn.
- Khó khăn trong việc thích ứng với thay đổi: Việc điều chỉnh kế hoạch công việc và cập nhật dữ liệu khi có thay đổi bất ngờ có thể tốn thời gian và phức tạp trong Excel.
- Thiếu tính linh hoạt: Excel không cung cấp khả năng tùy chỉnh cao để đáp ứng nhu cầu quản lý công việc đa dạng và phức tạp.
Lập kế hoạch công việc, dự án đơn giản với SlimCRM
Không thể phủ nhận lợi ích của các mẫu kế hoạch công việc bằng excel. Tuy nhiên, với công việc cần có sự phối hợp phòng ban và yêu cầu tính bảo mật chặt chẽ thì google sheet/excel khó thể nào đáp ứng được. Đó là lúc bạn nên cân nhắc sử dụng phần mềm quản lý công việc online chuyên nghiệp như SlimCRM.
SlimCRM là một giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp nhỏ (SMB) được phát triển bởi Công ty Phần mềm Vinno. Phần mềm lập kế hoạch công việc SlimCRM cung cấp nhiều tính năng hữu ích giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các hoạt động kinh doanh của mình, trong đó có lập kế hoạch công việc, dự án.
Với SlimCRM, bạn có thể:
- Tạo checklist công việc theo ngày, tuần, tháng, năm
- Giao việc, theo dõi tiến độ công việc theo thời gian thực
- Comment, nhắc việc dễ dàng
- Upload, tải file công việc nhanh chóng, đảm bảo không thất thoát file
- Quản lý công việc bằng phương pháp Kanban/biểu đồ Gantt trực quan, đẹp mắt
- Tich hợp với các công cụ khác như Drive, Email,...giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình quản lý công việc.
Bạn cũng có thể kết hợp mẫu kế hoạch công việc bằng excel với SlimCRM để X2, thậm chí X3 hiệu suất quản lý công việc. Đừng ngần ngại, hãy trải nghiệm miễn phí phần mềm quản lý và lập kế hoạch công việc SlimCRM tại đây! Cuối cùng, hy vọng các mẫu kế hoạch công việc bằng excel ở trên hữu ích với công việc của bạn. Chúc bạn thành công!
