Điều gì tạo nên một quy trình quản lý công việc hiệu quả? Các nguyên tắc quản lý cần được hệ thống hóa vào công việc hàng ngày, đảm bảo nhân viên của bạn tuân thủ dễ dàng, nhanh chóng cải thiện chất lượng, thời hạn và nâng cao hiệu suất làm việc. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu chi tiết quy trình quản lý công việc 6 bước cho doanh nghiệp trong bài viết hôm nay.
Quy trình quản lý công việc là gì?
Quy trình quản lý công việc là một chuỗi các bước được thực hiện để hoàn thành một công việc hoặc nhiệm vụ. Quy trình này giúp đảm bảo rằng công việc được thực hiện một cách hiệu quả và nhất quán. Quy trình quản lý công việc có thể được áp dụng cho tất cả các loại công việc và nhiệm vụ, từ các công việc đơn giản đến các công việc phức tạp. Quy trình này giúp đảm bảo rằng công việc được thực hiện một cách hiệu quả và nhất quán, đồng thời giúp giảm thiểu rủi ro và thất bại.
Phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp là chìa khóa để kiểm soát dự án và hạn chế các vấn đề về quản lý tài nguyên, thời hạn hoặc nhiệm vụ, từ đó đáp ứng kỳ vọng của các bên liên quan.
Tải ngay: Mẫu quy trình làm việc cho mọi phòng ban với biểu mẫu dễ áp dụng
Các yếu tố trong quy trình quản lý công việc
Quy trình quản lý công việc bắt đầu bằng việc xác định phạm vi dự án, lập kế hoạch, lên lịch trình và sau đó là thực hiện công việc. Theo dõi, giám sát công việc cũng là một nhiệm vụ rất quan trọng mà bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý để hỗ trợ.
Các yếu tố trong quy trình quản lý công việc bao gồm:
- Xác định: Trước tiên bạn cần phải xác định công việc sẽ được thực hiện như thế nào vào lúc nào. Khi quản lý dự án, bạn có thể sử dụng phần mềm để trực quan hóa mọi nhiệm vụ trong phạm vi dự án.
- Lập kế hoạch: Khi tiến hành lên kế hoạch, cấu trúc phân chia công việc sẽ giúp bạn ước tính được thời gian thực hiện công việc đó và các nguồn lực liên quan.
- Lên lịch: Bạn cần phải tạo một lịch trình làm việc hàng ngày hoặc hàng tuần để xác định nhiệm vụ của từng nhân sự.
- Lưu trữ: Luôn ghi lại nhật ký trong quy trình quản lý công việc để nắm bắt sự kiện và các thông tin liên quan.
- Phân tích: Cuối cùng, sử dụng dữ liệu thu được và kinh nghiệm để điều chỉnh lại các quy trình. Phần mềm quản lý công việc (nếu có) là một hệ thống phải liên tục cải tiến.
Tham khảo: 10 cách quản lý công việc thông minh của người thành công
6 bước quy trình quản lý công việc chi tiết
Dưới đây chúng tôi sẽ thảo luận về cách triển khai quy trình quản lý công việc chỉ 6 bước, áp dụng dễ dàng cho doanh nghiệp nhỏ.
Bước 1: Xác định vấn đề trong quy trình làm việc hiện tại
Bạn sẽ cần lý do xác đáng trước khi cải tiến quy trình quản lý công việc hiện có. Bạn nên đánh giá:
- Mục tiêu: Các mục tiêu công việc có rõ ràng, dễ dàng đo lường và đạt được hay không. Đánh giá xem đội ngũ làm việc có được hỗ trợ đầy đủ để hoàn thành các mục tiêu này hay không.
- Truyền thông: Kiểm tra các chính sách truyền thông, thành viên trong đội nhóm và các bên liên quan có đang giao tiếp, cộng tác hiệu quả hay không.
- Đánh giá: Làm thế nào để đo lường thành công cho từng bước của quy trình làm việc.
Tổ chức họp để xác định vấn đề cần giải quyết trong quy trình làm việc
Nhằm mục đích tìm ra các vấn đề và lĩnh vực cần cải thiện trong quy trình quản lý công việc, bạn có thể sử dụng nhiều phương pháp khác nhau như thực hiện khảo sát, phỏng vấn, thảo luận nhóm,...
Xem thêm: Nguyên tắc đặt mục tiêu SMART và 10 ví dụ thực tế dễ hiểu
Bước 2: Đặt ưu tiên cho quy trình làm việc
Dựa trên các mục tiêu kinh doanh, bạn nên ưu tiên những quy trình, dự án hoặc nhiệm vụ cần được tối ưu hóa ngay lập tức. Bước này rất quan trọng, vì việc thực hiện quản lý công việc trên thực tế có thể tốn kém cả về tài chính và thời gian.
Có một số cách tiếp cận mà bạn có thể sử dụng trong việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cho quy trình quản lý công việc:
- Ưu tiên các quy trình không tác động trực tiếp đến khách hàng trước. Cách tiếp cận này được ưu tiên nếu doanh nghiệp muốn giảm thiểu rủi ro.
- Ưu tiên các quy trình có giá trị cao nhất bằng cách đánh giá lợi ích của việc cải tiến từng quy trình ở thời điểm hiện tại.
- Hướng đến khách hàng, ưu tiên các quy trình đang khiến khách hàng gặp khó khăn.
- Ưu tiên các quy trình có sai sót rõ ràng. Ví dụ: Quy trình gây lãng phí, thất thoát lớn.
Bước 3: Thiết kế quy trình làm việc
Bước tiếp theo là thiết kế quy trình quản lý công việc cải tiến dựa trên phân tích đã thực hiện từ các bước trước đó. Nhà quản lý cần thành lập một đội ngũ tập trung bao gồm các bên liên quan. Ngoài ra, bạn cần xác định trách nhiệm giải trình, tính minh bạch, khả năng phản hồi và cộng tác của quy trình.
Bước 4: Lựa chọn công nghệ hỗ trợ
Ngày nay, với quy mô và độ phức tạp của các quy trình kinh doanh trong tổ chức, hầu như không thể thực hiện quy trình quản lý công việc mà không có bất kỳ công nghệ hỗ trợ nào.
Khi lựa chọn một giải pháp phần mềm quản lý công việc cho doanh nghiệp, điều quan trọng là phải xem xét ba yếu tố chính:
- Chiến lược quản lý công việc của bạn cần phần mềm hỗ trợ làm gì? Hãy lựa chọn một giải pháp dựa trên các yêu cầu đã đề ra từ trước.
- Một giải pháp quản lý công việc linh hoạt, có thể mở rộng và tùy chỉnh theo nhu cầu ngày càng tăng của doanh nghiệp sẽ là lựa chọn tốt.
- Phần mềm quản lý công việc phải dễ sử dụng nhất có thể. Điều này sẽ giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí đào tạo nhân viên sử dụng phần mềm.
Bước 5: Thực hiện các thay đổi
Doanh nghiệp áp dụng quy trình quản lý công việc vào thực tế và thực hiện các điều chỉnh cần thiết trong quá trình triển khai. Cố gắng thu thập thật nhiều dữ liệu trong thời gian ngắn nhất có thể để thay đổi kịp thời. Hãy tham khảo lại các mục tiêu ban đầu về quản lý và tối ưu hóa công việc.
Thay đổi là giải pháp để vươn tới thành công
Bước 6: Đánh giá
Trong bước này, bạn có thể xác nhận việc triển khai quản lý công việc có đạt được những mục tiêu mong muốn hay không? Bạn có cần phải cải tiến nhiều hơn nữa hay không?
Việc thu hút các bên liên quan và thành viên trong nhóm tham gia vào quá trình đánh giá cũng rất cần thiết. Hãy chia sẻ với đội ngũ về những cải tiến đã thành công và các vấn đề gặp phải trong quá trình đánh giá.
Bạn có thể sử dụng các phương pháp tương tự như trong bước 1: Khảo sát, phỏng vấn, thảo luận và một số phương pháp khác để thu thập thêm dữ liệu. Dựa trên đánh giá này, bạn có thể quyết định xem nên cải thiện quy trình quản lý công việc nào hơn nữa hay chuyển sang quy trình tiếp theo.
SlimCRM - phần mềm quản lý quy trình công việc tối ưu cho SMEs
Tại Việt Nam, SlimCRM được biết đến là một trong những phần mềm quản lý công việc tốt nhất dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Giải pháp công nghệ SlimCRM hỗ trợ tổ chức quy trình quản lý công việc dễ dàng và theo dõi sát sao từng giai đoạn của dự án.
SlimCRM là sản phẩm của Công ty Cổ phần Vinno - Đơn vị với hơn 12 năm kinh nghiệm trong việc cung cấp dịch vụ phần mềm cho hàng ngàn doanh nghiệp Việt Nam. Mang sứ mệnh “giúp doanh nghiệp quản trị dễ dàng và tạo ra nhiều lợi nhuận hơn”, phần mềm quản lý quy trình công việc SlimCRM đã luôn đồng hành cùng SMEs Việt trong hành trình chuyển đổi số, hội nhập vươn mình ra thế giới.
Giải pháp SlimCRM hỗ trợ tăng hiệu suất cho doanh nghiệp
Các tính năng ấn tượng của phần mềm quản lý quy trình công việc SlimCRM:
- Giao diện đơn giản và thân thiện, dễ dàng sử dụng chỉ sau vài giờ đào tạo.
- Khả năng nhập/xuất dữ liệu nhanh, giúp giảm tối đa thời gian thao tác.
- Quản lý dự án trực quan theo chuẩn PMI, chế độ xem giúp trực quan hóa lịch trình và thời gian của dự án.
- Các công cụ quản lý công việc, cộng tác nhóm cập nhật theo thời gian thực không giới hạn.
- Tạo báo cáo tự động bằng biểu đồ một cách trực quan và đầy đủ.
- Cho phép phân quyền vai trò quản trị và người dùng một cách linh hoạt.
- Dễ dàng tích hợp với hàng ngàn ứng dụng cho doanh nghiệp khác.
- Cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu của doanh nghiệp.
- Hỗ trợ quản trị doanh nghiệp toàn diện: Phát triển cân bằng cả 4 khía cạnh quan trọng là Khách hàng - Công việc - Tài chính - Nhân sự.
Đặc biệt, đi kèm mọi tính năng thiết yếu kể trên, mức giá của SlimCRM chỉ bắt đầu từ 200.000VNĐ/tháng, rất dễ chịu cho doanh nghiệp nhỏ. Hiện tại, doanh nghiệp còn có thể trải nghiệm miễn phí không giới hạn phần mềm quản lý quy trình công việc SlimCRM tại đây.
Lời kết
Qua những thông tin cần thiết mà chúng tôi đã chia sẻ, doanh nghiệp có thể bắt đầu triển khai quy trình quản lý công việc tối ưu cho tổ chức. Với sự phức tạp ngày càng tăng trong việc thực hiện quy trình khi doanh nghiệp phát triển, phần mềm quản lý công việc phù hợp là giải pháp tuyệt vời để giám sát và thúc đẩy hoạt động kinh doanh, mang lại lợi nhuận tối đa với chi phí tối thiểu cho doanh nghiệp.
