Mẫu bảng dự toán chi phí mở quán ăn, nhà hàng excel chuyên nghiệp

Bạn đang lên kế hoạch mở quán ăn nhưng chưa rõ cần bao nhiêu vốn? Việc ước tính sai chi phí ban đầu có thể khiến kế hoạch kinh doanh rơi vào thế bị động. Bài viết này sẽ giúp bạn tránh điều đó bằng cách hướng dẫn lập bảng dự toán và cung cấp mẫu bảng dự toán chi phí mở quán ăn, nhà hàng bằng file Excel miễn phí. Cùng SlimCRM tìm hiểu ngay nhé.

Bảng dự toán chi phí mở quán ăn là gì?

Bảng dự toán chi phí mở quán ăn là một tài liệu liệt kê và tính toán toàn bộ các khoản chi phí cần thiết để triển khai và vận hành một quán ăn. 

Tài liệu này thường được trình bày dưới dạng bảng tính Excel, bao gồm các nhóm chi phí cố định (như thuê mặt bằng, thiết bị, nội thất), chi phí vận hành hàng tháng (như nguyên liệu, nhân sự, marketing, điện nước) và khoản dự phòng cho các rủi ro phát sinh. Mục tiêu của bảng dự toán chi phí là giúp chủ quán xác định được tổng vốn đầu tư cần thiết, kiểm soát dòng tiền và đưa ra các quyết định tài chính hợp lý trước khi chính thức khai trương.

Tham khảo: 10+ mẫu báo cáo doanh thu, chi phí theo ngày, tháng, năm chuyên nghiệp.

Các khoản chi phí cần thiết khi mở nhà hàng, quán ăn

Dưới đây là những khoản chi phí chủ yếu cần được đưa vào bảng dự toán, chia thành ba nhóm chính: chi phí cố định, chi phí biến đổi (vận hành) và chi phí dự phòng.

1. Chi phí cố định

Đây là những khoản chi bắt buộc và ít thay đổi theo doanh thu hoặc số lượng khách. Dù nhà hàng hoạt động ở quy mô nào, các chi phí cố định đều chiếm tỷ trọng lớn trong tổng ngân sách khởi nghiệp:

• Thuê mặt bằng: Có thể dao động từ 10–50 triệu/tháng tùy vị trí. Với khu vực trung tâm hoặc nơi có lưu lượng khách cao, con số này có thể chiếm tới 50% chi phí khởi đầu.
• Cải tạo, sửa chữa không gian: Bao gồm sơn tường, lát sàn, làm trần, lắp hệ thống điện – nước, thiết kế khu bếp, WC, quầy bar hoặc khu order. Trung bình có thể từ 10–100 triệu tùy diện tích và phong cách thiết kế.
• Trang thiết bị:
  • Bếp công nghiệp, bếp gas/điện
  • Tủ lạnh, tủ mát, tủ đông
  • Bàn ghế khách, kệ tủ
  • Máy POS, phần mềm quản lý bán hàng
  • Dụng cụ bếp: nồi, chảo, dao thớt, chén dĩa...
• Biển hiệu, bảng menu, trang trí mặt tiền: Chi phí từ vài triệu đến vài chục triệu tùy chất liệu và phong cách.
• Phần mềm quản lý nhà hàng, quán ăn: Phần mềm giúp theo dõi tình hình tài chính, nhân lực mọi lúc mọi nơi. Bạn có thể dùng thử phần mềm SlimCRM với mức giá chỉ khoảng 800.000đ/ tháng.

Tổng chi cho nhóm này thường dao động từ 50 triệu đến hơn 200 triệu, phụ thuộc vào quy mô và mức đầu tư của bạn.

2. Chi phí biến đổi (vận hành)

Đây là nhóm chi phí thay đổi theo quy mô hoạt động, lượng khách và doanh thu thực tế mỗi tháng. Chủ nhà hàng cần theo dõi sát để đảm bảo lợi nhuận không bị “ăn mòn” dần theo thời gian.

• Nguyên liệu đầu vào: Gồm thực phẩm tươi sống, gia vị, bao bì đóng gói (nếu có bán mang đi). Dao động khoảng 30–50% doanh thu hàng tháng.
• Nhân sự: Đầu bếp chính, phụ bếp, nhân viên phục vụ, thu ngân. Với quán ăn nhỏ, tối thiểu cần 1–2 người hỗ trợ (chi phí khoảng 5–10 triệu/tháng/người).
• Chi phí marketing vận hành định kỳ: chạy quảng cáo, in ấn voucher, quà tặng...
• Điện, nước, gas, mạng: Khoảng 2–5 triệu/tháng tùy quy mô.
• Chi phí vận chuyển, giao hàng (nếu kinh doanh online).

Tổng chi biến đổi hàng tháng có thể dao động từ 15–50 triệu đồng trở lên.

3. Chi phí dự phòng

Đây là khoản quan trọng nhưng thường bị bỏ qua. Chi phí dự phòng giúp bạn ứng phó với các rủi ro bất ngờ:

• Thiết bị hư hỏng đột xuất (bếp, tủ lạnh, điện nước...)
• Nguyên liệu tăng giá, khách giảm đột ngột do thời tiết, dịch bệnh.
• Các chi phí phát sinh chưa dự tính: sửa chữa, phí giấy phép...

Bạn nên dự phòng ít nhất 10–15% tổng chi phí đầu tư, để tránh lâm vào thế bị động khi có sự cố.

Ví dụ chi tiết bảng dự toán chi phí mở quán ăn/quán nhỏ

Dưới đây là một ví dụ thực tế với quy mô quán 20m² tại khu dân cư:

Dù mỗi nhà hàng sẽ có con số khác nhau, nhưng lập bảng dự toán như vậy sẽ giúp bạn biết mình biết ta và kiểm soát mọi tình huống ngay từ đầu.

Tham khảo Kế hoạch kinh doanh mẫu của chúng tôi để có thể khởi nghiệp thuận lợi.

Hướng dẫn lập bảng dự toán chi phí mở quán ăn bằng Excel

Phần này sẽ hướng dẫn bạn từng bước để xây dựng một bảng dự toán chi phí mở nhà hàng hoặc quán ăn chuyên nghiệp, có thể dùng được ngay.

Bước 1: Xác định tất cả các khoản chi phí

Trước khi mở Excel, hãy liệt kê toàn bộ các khoản chi cần thiết. Nên chia thành ba nhóm như chúng tôi đã trình bày ở phần trước: chi phí cố định, chi phí biến đổi và chi phí dự phòng. Liệt kê các khoản chi phí này càng cụ thể, bạn càng dễ kiểm soát và điều chỉnh ngân sách.

Bước 2: Tạo bảng tính trong Excel

Mở Excel và tạo một bảng đơn giản với các cột:Khoản mục chi phí, Nhóm chi phí, Số lượng, Đơn giá (VNĐ), Thành tiền (VNĐ), Ghi chú.

Áp dụng công thức =Số lượng * Đơn giá để tự động tính cột “Thành tiền”.

Ví dụ:

• Bếp gas công nghiệp – nhóm Cố định – 1 cái – 1.200.000 VNĐ
• Nguyên liệu tháng đầu – nhóm Biến đổi – 10.000.000 VNĐ
• Chi phí dự phòng chung – nhóm Dự phòng – 12.000.000 VNĐ (hoặc 15% tổng ngân sách)

Cuối bảng, thêm dòng tổng chi phí dự kiến và sử dụng hàm SUM() để tổng hợp toàn bộ.

Bước 3: Phân tích và điều chỉnh

Khi bảng hoàn chỉnh, hãy đánh giá lại:

• Tổng chi phí có vượt ngân sách dự kiến?
• Khoản nào có thể hoãn, giảm hoặc thay thế?
• Có thể thuê thay vì mua một số thiết bị để tiết kiệm?

Sử dụng biểu đồ (Chart) trong Excel để hiển thị tỷ lệ từng khoản. Cách này rất hữu ích nếu bạn cần trình bày với đối tác, nhà đầu tư hoặc đội nhóm.

Ngoài ra, bạn nên lưu bảng dự toán chi phí mở quán ăn lên Google Drive để tiện cập nhật, chia sẻ và nhận phản hồi từ người khác.

Tải ngay file Excel mẫu bảng dự toán chi phí mở quán ăn

Một trong những yếu tố quyết định sự thành bại khi khởi nghiệp ngành ẩm thực chính là khả năng kiểm soát tài chính. Để hỗ trợ bạn lên kế hoạch chính xác ngay từ đầu, SlimCRM cung cấp mẫu bảng dự toán chi phí mở quán ăn, nhà hàng bằng excel – một công cụ thực tế, dễ sử dụng và có thể chỉnh sửa linh hoạt.

Mời bạn tải tổng hợp bảng dự toán chi phí mở nhà hàng bằng excel TẠI ĐÂY.

File Excel này có gì đặc biệt?

• Phân nhóm chi phí rõ ràng: cố định – biến đổi – dự phòng.
• Tính toán tự động: tổng chi, tỷ trọng từng khoản.
• Gợi ý đơn giá – số lượng: dựa theo mô hình phổ biến.
• Biểu đồ phân bổ ngân sách: hình dung trực quan.
• Cột ghi chú riêng: để bạn tùy chỉnh theo thực tế kinh doanh.

Hướng dẫn sử dụng

1. Tải file Excel bảng dự toán chi phí mở quán ăn miễn phí TẠI ĐÂY.
2. Mở bằng Microsoft Excel hoặc Google Sheets.
3. Xem trước các khoản chi, tùy chỉnh số liệu ở sheet “BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ”.
4. Theo dõi mục “TỔNG QUAN” ở bên phải để biết tổng ngân sách.
5. Mọi thay đổi sẽ tự động được cập nhật theo công thức đã cài sẵn.

Sử dụng bảng dự toán chi phí bằng Excel là tốt. Tuy nhiên, sau khi vận hành một thời gian, bảng Excel bắt đầu bộc lộ những hạn chế. Đó là lúc bạn nên cân nhắc chuyển từ bảng tính tĩnh sang nền tảng quản lý tài chính chủ động như SlimCRM. 

SlimCRM là phần mềm được phát triển chuyên biệt cho các mô hình quán ăn và nhà hàng. Không chỉ giúp bạn lập kế hoạch tài chính từ đầu, phần mềm còn kết nối trực tiếp với quy trình vận hành, từ bán hàng, tồn kho đến dòng tiền và báo cáo lãi lỗ. Nhờ đó, bạn có thể kiểm soát toàn bộ hoạt động kinh doanh nhà hàng, quán ăn.

Kinh nghiệm quản lý chi phí hiệu quả khi vận hành quán ăn, nhà hàng

Một bảng dự toán chi phí mở quán ăn tốt sẽ giúp khởi đầu thuận lợi, nhưng để quán vận hành ổn định và phát triển, việc quản lý chi phí hàng ngày mới là yếu tố then chốt. Dưới đây là 2 kinh nghiệm thực tiễn giúp bạn kiểm soát tài chính hiệu quả khi vận hành quán ăn hoặc nhà hàng mà chúng tôi đã đúc kết được.

1. Ưu tiên dùng phần mềm quản lý thay vì sổ sách thủ công

Nhiều người bắt đầu bằng cách ghi chép thủ công: một cuốn sổ chi tiêu, vài bảng tính Excel. Nhưng thực tế là phương pháp này nhanh chóng trở nên rối rắm, thiếu nhất quán. Bạn sẽ khó nắm được chi tiết lãi lỗ theo món ăn, không phát hiện kịp thời các khoản thất thoát nguyên liệu, hoặc không theo dõi chính xác số lượng hàng tồn kho.

Giải pháp là sử dụng phần mềm quản lý chi phí và bán hàng như SlimCRM. Ngay cả với phiên bản đơn giản, phần mềm cũng giúp bạn:

• Ghi nhận đơn hàng và chi phí tự động theo thời gian thực.
• Theo dõi tồn kho nguyên liệu chính xác.
• Lập báo cáo lãi lỗ, dòng tiền theo ngày/tuần/tháng.
• Nhận cảnh báo khi phát sinh chi phí bất thường.

SlimCRM không chỉ hỗ trợ kiểm soát chi phí, mà còn giúp bạn tối ưu vận hành, từ đặt hàng, quản lý nhân sự đến chăm sóc khách hàng. Với chi phí chỉ bằng một bữa ăn trưa mỗi tháng, bạn đã có trong tay một công cụ chuyên biệt dành cho ngành F&B.

Đăng ký dùng thử miễn phí SlimCRM tại đây.

2. Kiểm tra và điều chỉnh chi phí định kỳ

Chi phí vận hành không cố định. Nguyên liệu tăng giá, lượng khách dao động, nhân sự thay đổi,... tất cả đều ảnh hưởng đến chi tiêu mỗi tháng. Nếu không kiểm soát, bạn rất dễ rơi vào tình trạng “lỗ ngầm”, thu có vẻ đều nhưng lãi giảm dần mà không rõ lý do.

Cách xử lý đơn giản là:

• Cuối tuần: xem lại báo cáo chi phí trong tuần
• Cuối tháng: so sánh số liệu thực tế với bảng dự toán ban đầu

Nếu phát hiện khoản chi nào vượt ngưỡng, hãy phân tích nguyên nhân và điều chỉnh kịp thời. Có thể là:

• Thay đổi nhà cung cấp nguyên liệu để có giá tốt hơn
• Rút ngắn thời gian bật bếp gas hoặc điều chỉnh lịch nấu để tiết kiệm năng lượng
• Tối ưu ca làm việc của nhân viên theo khung giờ đông khách

Ngoài ra, nên trích một phần chi phí hàng tháng (khoảng 3–5%) vào quỹ sửa chữa kỹ thuật, để xử lý các sự cố bất ngờ mà không ảnh hưởng dòng tiền chính.

Xem thêm: Mẫu excel phân tích báo cáo tài chính doanh nghiệp đơn giản.

Lời kết

Lập bảng dự toán chi phí, theo dõi chi tiêu sát sao và sử dụng công cụ như SlimCRM là ba mảnh ghép quan trọng giúp bạn xây dựng nền tảng tài chính vững chắc.

Bạn có thể bắt đầu ngay hôm nay bằng cách tải file mẫu bảng dự toán chi phí mở quán ăn và tùy chỉnh theo nhu cầu. Đừng quên lưu lại bài viết này và chia sẻ với người đang chuẩn bị khởi nghiệp ngành ẩm thực – một cú click chia sẻ hôm nay có thể giúp ai đó tránh được cả trăm triệu đồng thất thoát trong tương lai.