Bạn đang quản lý khách hàng bằng Excel, ghi chú tay, hoặc chỉ... nhớ trong đầu? Nguy hiểm hơn bạn nghĩ. Thất thoát dữ liệu, quên follow-up, chăm khách không đều – đều là những “lỗ rò doanh thu” thầm lặng. Giải pháp là gì? Câu trả lời là một phần mềm CRM.
Và nếu bạn đang tìm một cách đơn giản, đẹp, miễn phí và dễ dùng để bắt đầu, thì Notion hoàn toàn có thể trở thành phần mềm CRM cá nhân hiệu quả dành cho bạn. Trong bài viết này, bạn sẽ được hướng dẫn từng bước thiết lập hệ thống CRM bằng Notion, kèm theo template dùng ngay, không cần biết kỹ thuật.
Phần mềm CRM là gì? Vì sao bạn cần phần mềm CRM để quản lý khách hàng?
Phần mềm CRM (Customer Relationship Management) là công cụ giúp bạn quản lý khách hàng một cách bài bản, có hệ thống – từ lúc họ tiếp cận bạn lần đầu, đến khi chốt đơn và được chăm sóc sau bán. Với phần mềm CRM, bạn có thể lưu trữ thông tin khách hàng, theo dõi lịch sử trao đổi, sắp xếp lịch follow-up và đánh giá hiệu quả chăm sóc – tất cả tại một nơi duy nhất.
Với cá nhân hoặc team nhỏ, nếu bạn vẫn đang dùng Excel, ghi chú tay hoặc chỉ “nhớ trong đầu”, việc quên follow-up hay bỏ sót khách là điều khó tránh. Một hệ thống CRM không chỉ giúp bạn chuyên nghiệp hơn, mà còn tiết kiệm thời gian, tăng tỷ lệ chốt và giữ chân khách lâu dài. Bạn không cần bắt đầu với những công cụ phức tạp. Trong bài viết này, mình sẽ hướng dẫn bạn cách sử dụng Notion như một phần mềm CRM đơn giản mà hiệu quả – phù hợp cho người mới, team nhỏ, freelancer… và hoàn toàn miễn phí.
Notion – Một phần mềm CRM đơn giản, linh hoạt và miễn phí
Notion là một công cụ ghi chú mạnh mẽ, nhưng với một chút tùy chỉnh, nó hoàn toàn có thể trở thành phần mềm CRM dành cho cá nhân và team nhỏ. Không cần code, không cần công cụ ngoài, bạn có thể thiết lập một hệ thống quản lý khách hàng trong Notion chỉ với vài thao tác kéo – thả.
Notion cho phép bạn:
- Lưu thông tin khách hàng có cấu trúc
- Ghi chú lịch sử trao đổi: email, cuộc gọi, cuộc gặp
- Tạo lịch follow-up, lọc theo trạng thái, nhu cầu
- Tùy biến dashboard theo cách bạn làm việc
Điểm cộng lớn nhất: Notion miễn phí cho người dùng cá nhân, dễ học và đẹp mắt. Trong phần tiếp theo, bạn sẽ được hướng dẫn từng bước để thiết lập một hệ thống CRM đơn giản trong Notion – kèm template miễn phí để dùng ngay.
Cách tạo phần mềm CRM bằng Notion – Hướng dẫn từng bước
Bạn đã thấy tiềm năng của Notion như một phần mềm CRM đơn giản và linh hoạt. Dưới đây là hướng dẫn từng bước để bạn tự tạo CRM bằng Notion – chỉ cần vài thao tác cơ bản, bạn đã có thể theo dõi khách hàng, ghi lại tương tác và quản lý lịch chăm sóc ngay trong không gian làm việc của mình.
Bước 1: Tạo bảng “Khách hàng”
- Vào Notion -> tạo một page mới -> gõ /table chọn Database
- Đặt tên bảng là “Khách hàng”
- Thêm các cột sau:
- Tên khách hàng (Text)
- Số điện thoại / Email
- Trạng thái (Select: Mới, Đang chăm, Đã chốt, Chăm lại...)
- Dịch vụ quan tâm (Multi-select)
- Ngày follow-up (Date)
- Ghi chú (Text)
Mẹo: Bạn có thể tạo thêm view dạng Kanban theo trạng thái để dễ theo dõi tiến độ.
Bước 2: Tạo bảng “Tương tác”
- Tạo một page mới -> /table -> đặt tên là “Tương tác”
- Các cột cần có:
- Thời gian (Date)
- Loại tương tác (Select: Gọi, Gặp trực tiếp, Zalo, Email...)
- Nội dung (Text)
- Khách hàng liên quan (Relation -> liên kết với bảng Khách hàng)
Mẹo: Khi mở 1 khách hàng, bạn sẽ thấy toàn bộ lịch sử trao đổi ở bên dưới – tự động cập nhật.
Bước 3: Tạo lịch follow-up
- Quay lại bảng “Khách hàng”
- Click + Add a view -> chọn Calendar
- Chọn hiển thị theo trường “Ngày follow-up”
Giờ bạn có một lịch chăm sóc khách hàng trực quan theo ngày/tuần.
Bước 4: Tạo dashboard tổng quan
- Tạo một trang mới -> đặt tên là CRM Dashboard
- Gõ /linked database -> liên kết bảng Khách hàng & Tương tác
- Thêm các view nhỏ như:
- “Khách cần gọi hôm nay” (lọc theo ngày = today)
- “Khách đang đàm phán” (lọc theo trạng thái)
- “Lịch follow-up” (Calendar view)
Mẹo: Bạn có thể ghim trang này ra thanh bên để mở mỗi ngày.
Ngoài quản lý khách hàng, bạn có thể mở rộng hệ thống Notion để quản lý công việc nhóm hoặc xây dựng dashboard vận hành cá nhân. Tham khảo thêm:
Tải template phần mềm CRM bằng Notion miễn phí
Để bạn không phải bắt đầu từ con số 0, mình đã dựng sẵn một template phần mềm CRM bằng Notion. Template này phù hợp cho freelancer, người làm dịch vụ, nhóm nhỏ hoặc bất kỳ ai đang cần một hệ thống quản lý khách hàng đơn giản nhưng hiệu quả.
Template bao gồm:
- Biểu mẫu thu thập thông tin khách hàng: Kết quả được lọc để thêm vào hệ thống CRM.
- CRM Dashboard (Bảng điều khiển CRM):
- Hiển thị thông tin khách hàng và giao dịch.
- Tổng hợp doanh thu tổng và lead/giao dịch đã hoàn tất.
- Ghi lại các hoạt động và tương tác liên quan đến giao dịch và khách hàng.
- Pipeline Giao Dịch (Deal Pipeline):
- Các giai đoạn của giao dịch: Lead, Đủ Điều Kiện, Đề Xuất, Đàm Phán, Đã Chốt - Thành Công.
- Theo dõi và quản lý tiến trình giao dịch.
- Hoạt động & Ghi chú:
- Liên kết hoạt động với giao dịch.
- Ghi chú kết quả các cuộc thảo luận, yêu cầu thay đổi, và các bước tiếp theo.
- Các nhóm/nnhân viên ghi lại nhiệm vụ liên quan đến khách hàng/giao dịch.
- Báo cáo và Tổng hợp:
- Tạo báo cáo về doanh thu, giá trị giao dịch, và tình trạng giao dịch.
- Dữ liệu tổng hợp theo các chỉ số quan trọng như doanh thu hoặc tình trạng lead.
Bạn có thể sao chép về Notion của mình, chỉnh sửa trường thông tin, trạng thái, nhãn theo cách bạn đang làm việc. Tất cả đã được liên kết sẵn, bạn chỉ cần nhập dữ liệu và bắt đầu sử dụng ngay.
Tải template tại đây: [SlimCRM] Mẫu Quản Lý Khách Hàng CRM
Notion là đủ khi bạn bắt đầu – nhưng chưa đủ nếu bạn muốn mở rộng
Với freelancer, người làm dịch vụ hoặc các team nhỏ, Notion là một lựa chọn tuyệt vời để bắt đầu quản lý khách hàng: giao diện trực quan, tùy biến linh hoạt, dễ dùng – và không tốn chi phí. Bạn có thể tạo bảng khách hàng, theo dõi trạng thái, ghi chú mọi cuộc trao đổi, và thậm chí thiết kế dashboard tổng quan bằng chính các block của Notion.
Tuy nhiên, khi số lượng khách hàng tăng, bạn có nhiều người cùng phụ trách sales/chăm sóc, hoặc cần những quy trình rõ ràng và tự động hóa, thì Notion sẽ bắt đầu chạm trần giới hạn:
Vậy khi nào nên chuyển từ Notion sang sử dụng phần mềm CRM như SlimCRM?
Bạn nên bắt đầu cân nhắc SlimCRM khi:
- Khách hàng > 50 người và không thể nhớ hết bằng đầu óc
- Có từ 2–3 người trở lên cùng quản lý khách -> cần phân quyền rõ
- Cần tự động gửi email, Zalo, báo giá, nhắc lịch
- Muốn báo cáo tự động về tỉ lệ chốt, hiệu suất bán hàng
- Cần quản lý cả sales, CS, hợp đồng, công nợ… trên một nền tảng duy nhất
SlimCRM – Giải pháp nâng cấp quản lý khách hàng cho đội ngũ chuyên nghiệp
SlimCRM không thay thế Notion – mà là bước phát triển tiếp theo khi bạn cần một nền tảng:
- Tự động hóa quy trình bán hàng & chăm sóc
- Phân quyền chi tiết, bảo mật cao
- Báo cáo trực quan theo thời gian thực
- Giao diện thân thiện, triển khai nhanh cho doanh nghiệp vừa & nhỏ tại Việt Nam
Bạn có thể khởi đầu với Notion để tự tổ chức – và khi đã sẵn sàng tăng tốc, SlimCRM sẽ giúp bạn hệ thống hóa và phát triển bền vững hơn.
Nếu bạn quan tâm đến việc tổ chức quy trình làm việc hiệu quả hơn, bạn có thể xem thêm các bài viết khác tại SlimCRM như:
Quy trình làm việc là gì? Ví dụ, 6 bước xây dựng kèm sơ đồ mẫu
Mẫu quy trình làm việc 2025: cách thiết kế và biểu mẫu dễ áp dụng
Đánh giá top 7 phần mềm quản lý khách hàng “xịn” nhất hiện nay!
Kết luận
Dù bạn đang quản lý khách hàng một mình hay cùng với team nhỏ, việc có một phần mềm CRM bài bản sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chăm sóc khách hiệu quả hơn và không bỏ lỡ cơ hội bán hàng. Với Notion, bạn có thể bắt đầu ngay hôm nay – dễ dùng, linh hoạt và hoàn toàn miễn phí.
Tuy nhiên, khi số lượng khách hàng tăng, đội ngũ mở rộng, và bạn cần các tính năng như phân quyền, automation, báo cáo realtime… thì đó là lúc bạn nên chuyển sang một hệ thống mạnh mẽ hơn như SlimCRM – phần mềm quản lý khách hàng chuyên sâu dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam.
Tải ngay template phần mềm CRM bằng Notion để bắt đầu hệ thống của bạn
Hoặc khám phá SlimCRM.vn nếu bạn đã sẵn sàng tăng tốc và chuyên nghiệp hóa quy trình quản lý khách hàng.
