Xác định quy trình làm việc của tổ chức là phương thức tuyệt vời để tìm hiểu thêm về cách nhân viên tạo ra giá trị cho công ty. Quy trình làm việc có thể là nhiệm vụ nhỏ hoặc quy trình lớn đòi hỏi kỹ năng hoặc kiến thức chuyên môn. Nắm rõ quy trình làm việc là gì, các loại quy trình công việc bạn có thể gặp và cách tối ưu hóa chúng có thể giúp nhóm làm việc hiệu quả và năng suất hơn.
Trong bài viết này, hãy cùng SlimCRM giải đáp quy trình quy trình công việc là gì, khám phá các loại khác nhau cũng như thảo luận về cách tối ưu hóa quy trình công việc bạn nhé!
Quy trình làm việc là gì?
Quy trình làm việc là cách thức nhân viên thực hiện công việc để tạo ra giá trị cho công ty. Mỗi công ty, tùy ngành nghề, sẽ có những quy trình riêng để hoàn thành các nhiệm vụ.
Ví dụ, một công ty may mặc sẽ có quy trình sản xuất riêng cho dòng sản phẩm của họ, trong khi công ty marketing lại có quy trình riêng để xây dựng chiến dịch quảng cáo. Nói chung, bất cứ hoạt động nào nhân viên thực hiện để tạo ra giá trị và hoàn thành dự án đều có thể coi là một quy trình làm việc.
3 loại quy trình làm việc phổ biến
Có ba loại quy trình làm việc chính cần lưu ý:
Quy trình cấp cao (High-level work processes)
Là những hành động hoặc thủ tục cơ bản nhất mà nhân viên cần nắm được. Quy trình làm việc này đơn giản, dễ hiểu và hỗ trợ hoàn thành các nhiệm vụ hoặc dự án nhỏ, cơ bản.
Quy trình cấp cao thường tuân theo công thức đơn giản: một đầu vào và một đầu ra. Ví dụ, nhân viên gửi mẫu đơn xin phê duyệt dự án, quản lý phê duyệt và dự án bắt đầu. Gửi đơn là đầu vào, phê duyệt là đầu ra của quy trình.
Mặc dù phù hợp nhất với các dự án đơn giản, quy trình cấp cao cũng là thành phần quan trọng của các dự án phức tạp hơn.
Quy trình trung cấp (Intermediate-level work processes)
Quy trình trung cấp chi tiết hơn quy trình cấp cao. Thường bao gồm các hoạt động trao đổi thông tin hoặc hợp tác giữa các phòng ban, mô tả chi tiết về những quyết định quan trọng trong quy trình.
Ví dụ, nhóm marketing và kế toán cùng nhau lên kế hoạch ngân sách marketing. Quy trình trung cấp sẽ giúp tổ chức và mô tả các nhiệm vụ để hoàn thành ngân sách đó, ai phụ trách phần nào của dự án và mỗi phòng ban đưa ra quyết định gì về ngân sách.
Thường phù hợp nhất với các dự án có độ phức tạp nhẹ hoặc phụ thuộc vào sự hợp tác giữa các phòng ban.
Quy trình chi tiết (Detailed-level work processes)
Bao gồm mức độ chi tiết cao nhất. Thông thường chứa các thông tin sau về dự án hoặc nhiệm vụ:
- Phân công trách nhiệm: Ai trong nhóm dự án chịu trách nhiệm cho từng bước trong quy trình.
- Chuyển giao công việc: Quy trình diễn ra như thế nào giữa các bước, ai là người khởi động giai đoạn chuyển tiếp giữa các bước của dự án.
- Truyền thông: Nhóm giao tiếp về chi tiết và các bước dự án như thế nào.
- Thông tin hỗ trợ: Bao gồm thông tin về công cụ, tài liệu, quy trình hoặc biểu mẫu cần thiết cho từng bước.
- Các điểm ra quyết định: Chỉ rõ vị trí trong từng bước mà các thành viên nhóm hoặc bên liên quan đưa ra các quyết định quan trọng.
Có thể bạn quan tâm:
Ví dụ về quy trình làm việc
Ví dụ về quy trình làm việc của phòng kinh doanh
Ví dụ về quy trình làm việc của phòng mua hàng
Ví dụ về quy trình làm việc của kế toán xử lý công nợ khách hàng
Ví dụ về quy trình làm việc bộ phận chăm sóc khách hàng
Tải ngay các mẫu quy trình làm việc chuẩn tại đây!
Hướng dẫn 6 bước xây dựng quy trình làm việc cho các phòng ban
Bước 1: Xác định mục tiêu và phạm vi
- Xác định rõ mục tiêu của quy trình là gì (tăng hiệu quả, giảm chi phí, nâng cao chất lượng,...).
- Xác định phạm vi áp dụng của quy trình (bộ phận nào, công việc nào).
Ví dụ: Mục tiêu của quy trình xử lý đơn hàng là nâng cao hiệu quả và giảm thời gian xử lý. Phạm vi áp dụng là bộ phận bán hàng và kho hàng.
Bước 2: Phân tích quy trình hiện tại
- Ghi chép lại từng bước thực hiện trong quy trình làm việc hiện tại.
- Xác định các điểm yếu, điểm mạnh của quy trình hiện tại.
Ví dụ: Phân tích quy trình xử lý đơn hàng hiện tại cho thấy các điểm yếu như: thủ tục rườm rà, nhiều bước không cần thiết, thời gian chờ đợi lâu.
Bước 3: Thiết kế quy trình mới
- Xác định các bước cần thiết trong quy trình mới.
- Lựa chọn phương pháp thực hiện cho từng bước.
- Phân công trách nhiệm cho từng cá nhân/bộ phận.
Ví dụ: Quy trình xử lý đơn hàng mới được thiết kế đơn giản hơn, giảm bớt các bước không cần thiết, sử dụng phần mềm để tự động hóa một số thao tác.
Bước 4: Viết tài liệu hướng dẫn
- Viết tài liệu hướng dẫn chi tiết từng bước thực hiện trong quy trình.
- Cung cấp các biểu mẫu, công cụ cần thiết cho từng bước.
Ví dụ: Tài liệu hướng dẫn quy trình xử lý đơn hàng mới bao gồm: sơ đồ quy trình, mô tả chi tiết từng bước, hướng dẫn sử dụng phần mềm, mẫu biểu cần thiết.
Bước 5: Đào tạo và triển khai
- Đào tạo nhân viên về quy trình mới.
- Triển khai quy trình mới và theo dõi sát sao quá trình thực hiện.
Ví dụ: Tổ chức tập huấn cho nhân viên về quy trình xử lý đơn hàng mới, hướng dẫn cách sử dụng phần mềm. Theo dõi sát sao quá trình thực hiện và điều chỉnh quy trình khi cần thiết.
Bước 6: Đánh giá và cải tiến
- Thu thập phản hồi từ nhân viên và khách hàng về quy trình mới.
- Đánh giá hiệu quả của quy trình và thực hiện cải tiến khi cần thiết.
Ví dụ: Thu thập phản hồi từ nhân viên về quy trình xử lý đơn hàng mới, đánh giá thời gian xử lý đơn hàng, tỷ lệ sai sót. Cải tiến quy trình bằng cách tự động hóa thêm một số bước, đơn giản hóa thủ tục.
Phương pháp quản lý quy trình làm việc hiệu quả 2024
Bắt đầu từ quy trình là điều hiển nhiên, nhưng sa vào ma trận quy trình cồng kềnh lại là liều thuốc độc cho doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ. Bởi SMEs cần sự linh hoạt để thích ứng với thị trường thay đổi liên tục. Quy trình cồng kềnh chỉ kìm hãm tốc độ phát triển và bóp nghẹt tiềm năng sáng tạo.
Hiểu được điều đó, SlimCRM mang đến cho doanh nghiệp giải pháp quản lý quy trình làm việc tinh gọn, với mục tiêu tối giản hóa quy trình, tối đa hóa hiệu suất cho SMEs tại Việt Nam.
SlimCRM khác biệt ở điểm gì?
- Quy trình sẵn: Cung cấp quy trình sẵn có (bán hàng, tuyển dụng - đào tạo, giao việc, quản lý dự án…) giúp tiết kiệm thời gian và công sức xây dựng từ đầu.
- Tinh gọn: Loại bỏ mọi thủ tục rườm rà, tập trung vào hành động (task list) thực tế.
- Tập trung: Mô tả công việc rõ ràng, giúp nhân viên hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng và chính xác. Ví dụ như trong quy trình bán hàng, mỗi giai đoạn trong đường ống đều được chú thích chi tiết về công việc sales cần thực hiện để thúc đẩy khách hàng tiềm năng thành khách hàng thực sự.
- Tiện lợi: Cung cấp quy trình sẵn có, tiết kiệm thời gian và công sức xây dựng từ đầu.
- Dễ sử dụng: Giao diện trực quan, thao tác đơn giản, phù hợp với mọi nhân viên.
- Giá cả hợp lý: Phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp nhỏ.
Đăng ký dùng thử miễn phí để trải nghiệm SlimCRM!
Quy trình làm việc hiệu quả là chìa khóa cho sự thành công của mọi tổ chức. Một quy trình được xây dựng tốt sẽ giúp tăng hiệu quả, năng suất và chất lượng công việc, đồng thời giảm thiểu chi phí và thời gian lãng phí. Hy vọng bài viết giúp bạn hiểu rõ quy trình làm việc là gì, ví dụ và các bước xây dựng. Đừng quên theo dõi SlimCRM để cập nhật những thông tin mới nhất về quản trị bạn nhé!
