Trong hoạt động điều hành và tổ chức tour, việc xây dựng một bảng chiết tính giá tour du lịch giúp đảm bảo tính minh bạch, hiệu quả kinh doanh và khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Bài viết này chia sẻ miễn phí bảng tính giá tour du lịch bằng Excel chuyên nghiệp, kèm hướng dẫn chi tiết giúp bạn tính giá tour nhanh chóng, chuẩn xác và tránh sai sót.
Bảng tính giá tour du lịch là gì?
Bảng tính giá tour du lịch là bản tổng hợp mọi chi phí của hành trình tour, từ đó xác định giá vốn và tính ra giá bán cuối cùng sau khi tính thêm lợi nhuận, chiết khấu và thuế.
Những đối tượng cần sử dụng bảng tính giá tour bao gồm:
- Điều hành tour: xây dựng chương trình và chi phí dự kiến, trình cấp quản lý phê duyệt.
- Sales & tư vấn viên: sử dụng bảng đã có để báo giá và giải thích với khách.
- Bộ phận kế toán: dùng để đối chiếu chi phí thực tế, kiểm tra sai lệch, xác định lãi/lỗ.
- Người mới khởi nghiệp ngành du lịch: cần công cụ đơn giản để học và quản lý chi phí hiệu quả.
Nội dung trong bảng tính giá tour du lịch
Về cơ bản, các thành phần chính trong bảng chiết tính giá tour thường được chia theo các nhóm sau:
1. Thông tin về tour du lịch
Thông tin tour là phần mở đầu trong bảng chiết tính giá tour, bao gồm: tên tour, hành trình, thời gian khởi hành, số ngày, số lượng khách dự kiến và đơn vị tổ chức.
2. Chi phí cố định
Đây là các khoản bắt buộc cần có trong mỗi tour, không thay đổi nhiều dù số lượng khách tăng hay giảm:
- Chi phí xe vận chuyển chính: thuê xe du lịch, chi phí nhiên liệu, phí cầu đường,...
- Chi phí lưu trú: khách sạn theo chuẩn (2*, 3*, 4*...), tiền phòng, ăn sáng.
- Chi phí hướng dẫn viên (HDV): công tác phí, tiền công hướng dẫn viên theo ngày.
- Chi phí điều hành: lương nhân viên điều hành hoặc phần mềm tổ chức tour.
3. Chi phí biến đổi
Chi phí biến đổi trong bảng tính giá tour sẽ thay đổi theo số lượng khách hoặc theo chương trình, ví dụ:
- Vé tham quan, phí bảo tàng: thường theo đầu người.
- Ăn uống, nước uống, trái cây dọc đường: tính trên suất/ngày/khách.
- Bảo hiểm du lịch: thường mua theo khách/ngày.
- Phí visa (nếu có): chỉ phát sinh với tour quốc tế.
4. Chi phí phát sinh
- Tiền tip cho tài xế, HDV, đặc biệt ở thị trường outbound như Nhật, Hàn, Úc.
- Chi phí xử lý khủng hoảng nhỏ: y tế, thất lạc hành lý, thay đổi hành trình,...
- Chi phí chương trình đặc biệt: gala dinner, sinh nhật, quà lưu niệm…
5. Lợi nhuận kỳ vọng
Lợi nhuận kỳ vọng là khoản doanh thu mà doanh nghiệp mong muốn thu được sau khi đã trừ toàn bộ chi phí tổ chức tour. Thông thường, mức lợi nhuận này được tính theo tỷ lệ phần trăm trên tổng giá vốn và có thể điều chỉnh linh hoạt.
6. Giá bán tour cuối cùng
Giá bán cuối cùng là mức giá mà khách hàng phải thanh toán khi đăng ký tour. Mức giá này được tính bằng tổng chi phí tổ chức tour cộng với lợi nhuận kỳ vọng và thuế VAT.
Xem thêm: 10+ mẫu báo giá excel mẫu đẹp, chuyên nghiệp mới nhất
Tải mẫu bảng tính giá tour du lịch bằng excel miễn phí
Hiểu được nhu cầu của người làm du lịch về việc cần mẫu bảng tính có thể sử dụng ngay, chúng tôi cung cấp sẵn template bảng tính giá tour du lịch Excel để bạn có thể tải về và áp dụng ngay cho doanh nghiệp hoặc cá nhân mình.
1. Mẫu bảng tính giá tour du lịch đơn giản
Mẫu tính giá tour đơn giản này là công cụ trực quan giúp doanh nghiệp dễ dàng xác định giá bán tour dựa trên các khoản chi phí thực tế và lợi nhuận kỳ vọng. Bảng chia thành ba phần chính: Tổng quan về giá tour, tổng thu dự kiến và các khoản chi phí dự kiến, kèm theo chi tiết từng hạng mục như vận chuyển, khách sạn, ăn uống,...
2. Mẫu bảng chiết tính giá tour đầy đủ
Khác với mẫu đơn giản phía trên, bảng chiết tính giá tour Excel đầy đủ không chỉ liệt kê chi phí mà còn bao gồm khối lượng bán dự kiến, hoa hồng, thuế và giá bán cuối cùng. Đây là công cụ giúp doanh nghiệp du lịch tính toán chi tiết giá sao cho phù hợp và đảm bảo minh bạch trong báo giá.
Lưu ý khi sử dụng mẫu bảng tính giá tour
Để tính giá tour du lịch hiệu quả bằng file excel, bạn cần lưu ý những điều sau:
- Cập nhật đúng đơn giá dịch vụ theo mùa để tránh sai lệch chi phí thực tế.
- Kiểm tra công thức trước khi dùng vì mỗi tour có thể có cấu trúc khác nhau.
- Không sửa trực tiếp vào ô có công thức nếu không hiểu rõ, tránh làm sai bảng tính.
- Lưu file theo từng tour với tên rõ ràng (VD: Tour_Hue_0425.xlsx) để dễ tra cứu và đối chiếu.
- Tùy chỉnh lợi nhuận kỳ vọng: phần trăm này có thể thay đổi theo chính sách công ty hoặc theo độ khó của tour.
Tự động tính giá tour du lịch với SlimCRM
Mặc dù Excel là công cụ phổ biến, nhưng khi doanh nghiệp bắt đầu mở rộng hoặc phải quản lý nhiều tour cùng lúc thì bảng tính giá tour du lịch sẽ không còn hiệu quả. Đây chính là lý do các công ty du lịch đang dần chuyển sang sử dụng phần mềm chuyên biệt cho lĩnh vực du lịch như SlimCRM để thay thế hoàn toàn việc lập bảng chiết tính giá tour trên Excel.
Những tính năng của SlimCRM:
- Tạo bảng chiết tính giá tour linh hoạt: phân loại chi phí, cài đặt công thức tính riêng theo tour ghép đoàn hoặc tour riêng.
- Gửi báo giá tự động ngay lập tức: thuận tiện trao đổi, chốt khách nhanh dù đang ở văn phòng hay đang di chuyển.
- Theo dõi công nợ và dòng tiền theo thời gian thực: Biết chính xác mỗi tour thu bao nhiêu, còn nợ bao nhiêu.
- Tạo lịch tour và phân công nhân sự: Đảm bảo mỗi tour đều có kế hoạch nhân sự rõ ràng, hạn chế thiếu sót trong tổ chức.
- Chăm sóc khách hàng sau tour bài bản: Tự động gửi email cảm ơn, khảo sát hài lòng, khuyến mãi hậu tour.
- Kết nối đội ngũ Sales – Điều hành – Kế toán: tất cả dữ liệu liên thông, hạn chế sai lệch số liệu và tiết kiệm thời gian xử lý.
Kết luận
Bảng tính giá tour du lịch là công cụ tính toán chi phí hiệu quả cho ngành lữ hành. Một bảng chiết tính chuẩn xác sẽ giúp bạn kiểm soát tốt chi phí, báo giá linh hoạt và tạo niềm tin với khách hàng.
Tuy nhiên, khi khối lượng công việc tăng lên, việc dựa vào Excel sẽ không còn đủ mạnh để đảm bảo tính chính xác, minh bạch và phối hợp hiệu quả giữa các phòng ban. Giải pháp tối ưu là chuyển sang phần mềm quản lý tour như SlimCRM, giúp bạn tự động hóa bảng tính, tăng hiệu suất làm việc và quản lý dễ dàng toàn bộ quy trình tour.
