Xây dựng thang bảng lương như nào là hợp lý với doanh nghiệp là vấn đề nan giản, không chỉ riêng với doanh nghiệp nhỏ. Vậy thì làm thế nào cho phù hợp? Bài viết dưới đây là chia sẻ từ anh Nguyễn Hùng Cường - HRM consultant.
Thang bảng lương là gì?
Thang bảng lương (khung bảng lương) là một hệ thống các nhóm lương (ngạch lương), bậc lương (hệ số lương) được quy định sẵn, làm căn cứ để doanh nghiệp chi trả tiền lương và xét nâng lương định kỳ cho người lao động.
Cấu thành của thang bảng lương:
- Nhóm lương (ngạch lương): Phân loại các vị trí công việc theo lĩnh vực hoạt động, trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tính chất công việc.
- Bậc lương (hệ số lương): Phân loại các vị trí công việc trong cùng nhóm lương theo mức độ khó khăn, phức tạp của công việc, yêu cầu về trình độ chuyên môn, kỹ thuật, kinh nghiệm.
- Mức lương: Xác định mức lương cụ thể cho từng bậc lương trong từng nhóm lương dựa trên mức lương cơ bản, hệ thống phụ cấp lương và các yếu tố khác.
Vai trò của thang bảng lương
Có thể khẳng định rằng, thang bảng lương đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quản trị nhân sự, góp phần tạo dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
1. Công cụ quản lý chi phí nhân sự hiệu quả
- Hệ thống minh bạch: Thang bảng lương giúp doanh nghiệp thiết lập hệ thống trả lương rõ ràng, minh bạch, đảm bảo tính công bằng và bình đẳng cho tất cả nhân viên. Từ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng dự trù, lập kế hoạch và kiểm soát chi phí nhân sự một cách hợp lý, hiệu quả.
- Phân bổ nguồn lực tối ưu: Việc phân loại các vị trí công việc theo nhóm lương và bậc lương giúp doanh nghiệp xác định mức lương phù hợp cho từng vị trí, đảm bảo sự cân bằng giữa giá trị công việc và khả năng chi trả của doanh nghiệp. Nhờ vậy, nguồn lực tài chính được phân bổ hiệu quả, tránh tình trạng lãng phí hoặc thiếu hụt.
Tải ngay: Mẫu bảng chấm công tính lương 2024 file excel chi tiết
2. Nâng cao động lực và hiệu suất làm việc
- Công cụ thu hút nhân tài: Thang bảng lương cạnh tranh, cùng với chính sách phúc lợi hấp dẫn, là yếu tố then chốt thu hút và giữ chân nhân tài cho doanh nghiệp. Khi được trả lương xứng đáng với năng lực và giá trị công việc, nhân viên sẽ cảm thấy được trân trọng, từ đó nâng cao động lực và gắn bó lâu dài với doanh nghiệp.
- Kích thích hiệu suất lao động: Thang bảng lương được xây dựng khoa học, với hệ thống thưởng phạt rõ ràng, sẽ khuyến khích nhân viên nỗ lực hoàn thành tốt công việc, nâng cao năng suất lao động. Nhờ vậy, doanh nghiệp sẽ đạt được mục tiêu kinh doanh đề ra.
3. Tạo dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp
- Tính công bằng và bình đẳng: Thang bảng lương minh bạch, dựa trên tiêu chí khách quan như trình độ chuyên môn, kỹ năng, kinh nghiệm, ... sẽ đảm bảo sự công bằng và bình đẳng trong việc trả lương cho tất cả nhân viên. Nhờ vậy, môi trường làm việc trở nên chuyên nghiệp, hạn chế mâu thuẫn và góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực.
- Tăng cường sự gắn kết: Khi nhân viên được đối xử công bằng, họ sẽ cảm thấy hài lòng và gắn bó hơn với doanh nghiệp. Điều này góp phần tạo nên môi trường làm việc gắn kết, đồng lòng, thúc đẩy tinh thần hợp tác và hỗ trợ lẫn nhau giữa các thành viên trong tổ chức.
Quy trình xây dựng thang bảng lương cho doanh nghiệp nhỏ
Để lên được khung bảng lương bạn sẽ phải đi qua nhiều bước, đầu tiên là Xác định sơ đồ tổ chức. Việc xác định sơ đồ này nói dễ thì là dễ nhưng khó thì cũng khó. Vì bản thân nó (sơ đồ tổ chức) chính là một công cụ thể giúp tổ chức thực thi chiến lược. Để làm ra sơ đồ tổ chức cơ bản là cần phải biết:
- Chiến lược thời gian tới của tổ chức là gì? (Các dự định như mở chi nhánh, phát triển mảng này mảng kia….)
- Quy trình (lưu đồ) tổng thể công việc theo dòng chảy công việc (khách hàng, sản xuất/dịch vụ, nhân sự, tài chính)
- Từ quy trình tổng thể tạo ra ma trận chức năng – bảng excel phân bổ xem đầu việc lớn (quy trình lớn) do bộ phận nào chịu trách nhiệm chính, tham gia, hỗ trợ.
3 gạch đầu dòng trên sẽ ra sơ đồ cùng các mô tả nhiệm vụ bộ phận. Thông thường, sơ đồ tổ chức có ít nhất 2 kiểu:
- Kiểu 1: Sơ đồ kiểu chức năng
- Kiểu 2: Sơ đồ kiểu ma trận
Có sơ đồ xong rồi, viết chi tiết các vị trí của từng bộ phận trong tổ chức. Việc này đơn giản là xác định số lượng và tên các vị trí. Tiếp tục hỏi người phụ trách Nhân sự về tổng quát các vị trí được liệt kê ra làm gì và chịu trách nhiệm gì để xem "trọng lượng" của các vị trí ra sao và một ý phụ nữa là đánh giá xem bạn nhân sự nắm được công việc trong tổ chức đến đâu.
Tiếp nữa, tôi quay sang hỏi anh CEO về Định mức chi phí cho các bộ phận là bao nhiêu % / tổng doanh thu dự kiến ? Con số định mức chi phí này chính là nguyên liệu thứ 2 phục vụ cho việc xây dựng lên bảng lương. Không có nó, xây thang bảng lương cũng được nhưng sẽ không có cơ sở để tính thử xem thang bảng lương và các chính sách lương có hợp lý không.
Trao đổi sơ sơ ở trên cũng phải mất 2h.
Sau tôi sang bước tiếp theo : xây dựng bảng lương thưởng và chính sách trả, tăng, giảm lương thưởng. Tôi cùng các thành viên trong nhóm xây dựng thang bảng lương (CEO, nhân sự, tư vấn) đi từng phòng một.
Câu hỏi đầu tiên trong phần này là mức thu nhập (lương thưởng, phụ cấp) của phòng/ bộ phận là bao nhiêu? Thông thường, khi đi vào câu hỏi này, bộ phận nhân sự sẽ chiếu bảng lương lên màn hình để mọi người trong thời điểm đó cùng xem. Việc có thông tin chi tiết đó rất tốt. Tuy nhiên nếu không thể chiếu được (do không có sẵn) thì tôi cũng chỉ cần vài con số trung bình hoặc « khoảng » là được. Đây là những con số tiếp theo được dùng để làm căn cứ xây thang bảng lương.
Xem xong thông tin lương thực tế của bộ phận, tôi đã có thể hình dung được nhiều điều và có thể suy luận ra được những vấn đề (« bệnh ») có thể xảy ra trong công ty với hình thức trả lương hiện tại. Tôi trao đổi và đề xuất các thành viên chuyển đổi sang phương án lương mới. Đó chính là trả lương theo hình thức lương 3p :
Tổng thu nhập = P1 + P2 + P3 + #
- Lương P1: chính là lương cơ bản + điều chỉnh tương ứng với vị trí có mức lương cơ bản thấp nhất
- Lương P2: lương năng lực. Xây dựng sao cho P1 + P2 + phụ lợi đảm bảo
- Lương P3 (thưởng): phần nhận được khi hoàn thành KPI.
- Nguyên tắc: P1 + P2 : P3
(1) Hỗ trợ: 70 - 30 hoặc 80 - 20
(2): Sản xuất/ kinh doanh: 60 - 40 hoặ 50 - 50 hoặc 40 - 60
Tiếp đến, tôi mở file excel vẽ ra ma trận. Trong sheet có các cột : stt, bậc, lương p1, lương p2, thưởng p3 full, thưởng tháng, thưởng quý, thưởng 6 tháng, thưởng năm, phụ lợi (phúc lợi + phụ cấp), quy đổi bậc ra năm kinh nghiệm. Tùy vào từng công ty sẽ có cách quy đổi khác nhau. Tôi thường quy đổi bậc 1 ra thành nhỏ hơn 1 năm kinh nghiệm. Phần chi tiết xây bậc nằm trong dự án xây khung năng lực cho tổ chức.
Vẽ ma trận xong, tôi chuyển sang câu hỏi thứ hai : với mức lương cơ bản (p1 +p2) thì ngoài thị trường bao nhiêu là có thể tuyển được vị trí bậc 1 (giả sử là nhỏ hơn 1 năm kinh nghiệm)? Để trả lời câu hỏi này một cách tốt nhất thì cần phải có thông tin :
- Thị trường do HR và tư vấn cung cấp.
- Mong muốn của nhân viên do trưởng bộ phận cung cấp
Khi hỏi xong bậc 1, tôi sang hỏi tương tự với bậc 2: lương cơ bản như thế nào có thể tuyển được người có bậc 2 (từ 1 – 2 năm kinh nghiệm) ở vị trí chúng ta đang bàn? Từ câu trả lời cho bậc 2, tôi có thể suy luận lên các bậc tiếp theo. Cụ thể: giả sử với bậc 1, chúng ta chỉ cần 6 triệu là có thể tuyển được và sang bậc 2, cần 7 triệu. Tức là bậc 3 sẽ cần 8 triệu, bậc 4 là 9 triệu và bậc 5 là 10 triệu.
Đơn giản như vậy thôi cả nhà ạ. **Cứ vậy là tôi có thể tạo ra được thang lương cơ bản cho từng bộ phận. **Khi có thang lương cơ bản của các bộ phận, việc tiếp theo là tôi đưa nó vào thang lương chung. Khi đổ xong các thông tin từ các sheet thang lương bộ phận vào bảng tổng. Tôi bắt đầu cân nhắc các yếu tố:
- Lương cơ bản bậc 1 (p1 + p2) >= lương tối thiểu vùng x 7% (vị trí qua đào tạo)
- Khi nhảy bậc ( 1->2 or 2 -> 3...) thì phải >=5%
- Bậc nên dài đủ 20 năm
Nếu hợp lý với 3 lưu ý trên là bảng lương ổn. Đơn giản vậy thôi. Tuy nhiên đây chỉ là cách làm tắt. Đọc kỹ sẽ thấy đâu đó vẫn có gì đó cảm tính.
Sau khi có thang lương này, việc tiếp theo của tôi là làm chi tiết hơn thang lương. Như tính lại P1 cho hợp lý, cân chỉnh lại để sao cho thu nhập của mọi người không bị giảm khi áp dụng thang lương mới.
Nguồn: Bài viết của anh Nguyễn Hùng Cường
