Mẫu lệnh điều tour du lịch là công cụ không thể thiếu đối với các doanh nghiệp lữ hành trong việc triển khai chuyến đi một cách bài bản và trơn tru. Đây không chỉ là biểu mẫu hành chính nội bộ, mà còn là bản kế hoạch hành động chi tiết thể hiện rõ trách nhiệm của từng bộ phận liên quan. Trong bài viết này, SlimCRM sẽ giúp bạn hiểu rõ cấu trúc một mẫu lệnh điều tour chuẩn nghiệp vụ và cung cấp các file mẫu Word/PDF/Excel có thể tải về miễn phí.
Tổng quan về lệnh điều hành tour du lịch
Lệnh điều tour là gì?
Lệnh điều tour là văn bản nội bộ do bộ phận điều hành phát hành nhằm triển khai chuyến đi đã được khách hàng đặt. Nội dung của lệnh bao gồm các thông tin chi tiết về tour, phân công nhân sự, phương tiện, các dịch vụ đã đặt trước, những lưu ý đặc biệt và trách nhiệm của từng bộ phận liên quan. Đây được xem là "bản kế hoạch vận hành chính thức" giúp các bên thống nhất thông tin, hạn chế rủi ro trong quá trình tổ chức tour.
Tài liệu này thường được gửi cho hướng dẫn viên (HDV), bộ phận vận chuyển, đối tác khách sạn, nhà hàng,... trước ngày khởi hành ít nhất 1-2 ngày để đảm bảo sự chuẩn bị đầy đủ.
Phân biệt phiếu điều hành tour và lệnh điều tour
Rất nhiều người trong ngành nhầm lẫn giữa phiếu điều hành tour và lệnh điều tour. Dù có chức năng liên quan đến điều phối tour, nhưng bản chất của hai loại biểu mẫu này khác nhau:
- Lệnh điều tour: Mang tính điều phối hành chính, nêu rõ ai làm gì, đi đâu, khi nào, như thế nào. Đây là văn bản nội bộ, thường được điều hành phát hành cho các bộ phận liên quan trong công ty và đối tác triển khai.
- Phiếu điều hành tour (hoặc phiếu chiết tính, phiếu theo dõi): Là biểu mẫu dùng để ghi nhận thông tin chi tiết về tour, thường liên quan đến chi phí, công nợ, các khoản đã thanh toán hoặc phải thu trong hành trình. Phiếu này thường sử dụng song song để phục vụ công tác tài chính và kế toán.
Tình huống nào cần sử dụng lệnh điều hành tour
Không phải tour nào cũng yêu cầu phát hành lệnh điều hành riêng biệt. Tuy nhiên, trong các tình huống sau nên có lệnh điều tour:
- Tour ghép đoàn với nhiều đối tác và tuyến dịch vụ phức tạp
- Tour có lịch trình dài ngày, qua nhiều địa điểm
- Tour quốc tế với nhiều công đoạn xử lý giấy tờ
- Tour có khách VIP hoặc yêu cầu phục vụ đặc biệt
- Khi điều hành muốn kiểm soát tiến độ triển khai và đối soát sau tour
Tham khảo: Review 8 phần mềm quản lý du lịch và điều hành tour hàng đầu hiện nay
Nội dung của mẫu lệnh điều tour du lịch chuẩn
Một mẫu lệnh điều tour chuyên nghiệp cần đảm bảo đầy đủ các thành phần dưới đây để phục vụ đầy đủ cho quá trình điều phối, kiểm soát và vận hành tour:
Thông tin tour và lịch trình chi tiết
Phần đầu tiên của lệnh điều tour phải trình bày rõ các thông tin cơ bản:
- Tên tour, mã tour
- Ngày khởi hành và ngày kết thúc
- Điểm đi, điểm đến
- Số lượng khách
- Mô tả lịch trình theo ngày (ngày 1, ngày 2, ngày 3,...), bao gồm thời gian, hoạt động, địa điểm ăn nghỉ.
Việc ghi rõ lịch trình chi tiết giúp HDV và các bộ phận dịch vụ dễ dàng theo sát và xử lý các thay đổi phát sinh nếu có.
Phân công nhân sự và phương tiện
Tiếp theo là phần phân công:
- Họ tên HDV, số điện thoại liên lạc
- Tài xế, số xe, biển số xe
- Nhân viên điều hành theo tour (nếu có)
- Các đối tác cung ứng dịch vụ tại điểm đến
Việc chỉ định cụ thể giúp dễ truy vết và tránh nhầm lẫn trong quá trình phối hợp.
Chi phí và yêu cầu đặc biệt
Trong phần này, lệnh điều tour nên bao gồm:
- Các chi phí đã thanh toán (ăn uống, khách sạn, vé tham quan…)
- Các khoản cần thu từ khách hoặc chưa chi (tiền tip, phát sinh…)
- Các lưu ý như: khách ăn chay, cần xe lăn, yêu cầu giường riêng...
Thông tin rõ ràng giúp HDV và tài xế có thể chủ động ứng phó linh hoạt với tình huống thực tế.
Chữ ký xác nhận và quy trình phê duyệt
Một điểm quan trọng trong lệnh điều hành là xác nhận của các bên:
- Điều hành viên lập lệnh
- Quản lý phê duyệt
- Hướng dẫn viên / người nhận lệnh xác nhận
Chữ ký không chỉ là xác nhận thông tin mà còn ràng buộc trách nhiệm pháp lý nội bộ trong trường hợp phát sinh tranh chấp.
Xem thêm: Top 7 phần mềm tính giá tour du lịch tốt nhất năm 2025
Tải mẫu lệnh điều tour du lịch file Word/ PDF/ Excel miễn phí
Dưới đây là các mẫu điều tour dưới nhiều định dạng khác nhau được SlimCRM tổng hợp và biên tập:
1. Mẫu lệnh điều tour du lịch toàn diện
Mẫu phiếu điều hành tour du lịch toàn diện dưới định dạng Word được thiết kế chuẩn nghiệp vụ, bao gồm đầy đủ các mục như lịch trình, phân công nhân sự, phương tiện, dịch vụ lưu tru, ăn uốnu, bảo hiểm và phần xác nhận. File dễ dàng chỉnh sửa, thêm logo công ty và áp dụng linh hoạt cho mọi loại tour từ nội địa đến quốc tế.
2. Mẫu lệnh điều tour hướng dẫn viên
Mẫu này được thiết kế tối ưu riêng cho hướng dẫn viên sử dụng, bao gồm những thông tin quan trọng như tuyến điểm, thời gian, số lượng khách, danh sách dịch vụ và các lưu ý cụ thể từ điều hành. HDV có thể in ra hoặc sử dụng trên điện thoại khi đang dẫn tour để dễ theo dõi.
3. Mẫu kế hoạch công việc cho điều hành tour (file Excel)
Mẫu kế hoạch công việc được thiết kế chuyên biệt cho điều hành viên lên kế hoạch tour, phân công nhiệm vụ, giám sát tiến độ và phân bổ nguồn lực. Mẫu gồm các mục tiêu SMART, nhiệm vụ cụ thể, người chịu trách nhiệm, thời hạn, nguồn lực và chiến lược triển khai, giúp bạn có cái nhìn trực quan và hệ thống hóa toàn bộ công việc chuẩn bị tour.
Lưu ý khi sử dụng mẫu phiếu điều hành tour
Việc sử dụng biểu mẫu điều hành tour cần đi kèm với sự hiểu biết sâu sắc về nghiệp vụ để đảm bảo mẫu không chỉ “đủ thông tin” mà còn “phù hợp tình huống”. Dưới đây là những lưu ý khi áp dụng mẫu vào thực tế vận hành:
- Tùy chỉnh theo quy trình nội bộ: Không dùng nguyên mẫu cứng nhắc; nên thêm/bớt mục phù hợp với từng loại tour hoặc yêu cầu doanh nghiệp.
- Ghi thông tin rõ ràng, dễ hiểu: Tránh viết tắt, tránh dùng thuật ngữ nội bộ khó hiểu với đối tác bên ngoài.
- Kiểm tra kỹ trước khi gửi: Ít nhất hai lần – một từ người lập và một từ quản lý để tránh sai sót như nhầm ngày, thiếu HDV, trùng xe...
- Gửi lệnh đúng thời gian: Nên phát hành trước ít nhất 24-48 giờ để các bộ phận liên quan có đủ thời gian chuẩn bị.
- Đảm bảo chữ ký xác nhận: Gồm người lập, người duyệt và người nhận lệnh giúp ràng buộc trách nhiệm rõ ràng.
- Kết hợp công nghệ khi có thể: Dùng phần mềm như SlimCRM giúp tự động hóa việc tạo và lưu trữ lệnh, tiết kiệm thời gian và tránh lỗi thủ công.
Xem thêm: Mẫu bảng tính giá tour du lịch bằng Excel chuyên nghiệp
Phần mềm điều hành tour du lịch toàn diện
Đối với các doanh nghiệp lữ hành chuyên nghiệp, việc chỉ sử dụng mẫu lệnh điều tour du lịch truyền thống có thể gây tốn thời gian, dễ sai sót và khó quản lý đồng bộ khi số lượng tour tăng nhanh. Đó là lúc bạn cần một giải pháp công nghệ hiện đại để tự động hóa toàn bộ quy trình điều hành và SlimCRM chính là lựa chọn lý tưởng.
SlimCRM là phần mềm điều hành tour du lịch toàn diện, cho phép bạn tạo và quản lý lệnh điều tour du lịch chỉ với vài thao tác:
- Tạo và gửi lệnh điều hành tour chỉ với vài cú click, in hoặc gửi điện tử ngay trên điện thoại
- Phối hợp nội bộ, quản lý công việc, tránh mọi rủi ro như vỡ đoàn, nhầm lịch, thiếu dịch vụ
- Quản lý chi phí, booking, công nợ, theo dõi dòng tiền thời gian thực
- Chăm sóc khách hàng tự động và định kỳ giúp tăng tỷ lệ quay lại và upsell
- Tạo báo giá tour siêu nhanh, gửi qua Zalo/Viber/Messenger ngay khi khách cần
- Giao diện thân thiện, hỗ trợ đa thiết bị, dễ dùng với cả nhân sự mới vào nghề
Hơn 1000+ doanh nghiệp du lịch trong và ngoài nước đã sử dụng SlimCRM để chuyển đổi số quy trình điều hành tour và SlimCRM thuộc top phần mềm saas tốt nhất cho doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nếu bạn đang muốn chuyên nghiệp hóa quy trình, tăng tốc triển khai và nâng cao trải nghiệm khách hàng, hãy bắt đầu dùng thử SlimCRM miễn phí ngay hôm nay.
Tổng kết
Lệnh điều tour du lịch là công cụ không thể thiếu giúp đảm bảo mỗi chuyến đi được tổ chức trơn tru, đồng bộ và đúng kế hoạch.
Việc sử dụng mẫu lệnh điều tour du lịch không chỉ giúp giảm thiểu sai sót mà còn nâng cao tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp. Nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa vận hành, hãy kết hợp sử dụng phần mềm như SlimCRM để quản lý tour nhanh chóng, chính xác và hiệu quả hơn.
