Mẫu quy trình thanh toán là tài liệu mô tả đầy đủ các bước, vai trò và sơ đồ cần thiết để thực hiện một khoản thanh toán trong doanh nghiệp. Trong vận hành doanh nghiệp, mẫu quy trình thanh toán đóng vai trò như bản đồ chỉ dẫn để dòng tiền luân chuyển hiệu quả, minh bạch và có kiểm soát.
Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách xây dựng quy trình thanh toán, cung cấp mẫu quy trình thanh toán nội bộ có thể tải về và đi kèm sơ đồ quy trình thanh toán minh họa.
Tại sao doanh nghiệp cần mẫu quy trình thanh toán?
Không ít doanh nghiệp vẫn thực hiện quy trình thanh toán bằng cách thủ công, thiếu cấu trúc, dẫn đến nhiều sai sót không đáng có như chi sai hạn mức, mất chứng từ, chậm thanh toán hoặc thậm chí gian lận tài chính.
Một mẫu quy trình thanh toán chuẩn sẽ mang lại những lợi ích như:
- Rút ngắn thời gian xử lý hóa đơn.
- Minh bạch luồng công việc và vai trò trách nhiệm.
- Giảm thiểu rủi ro tài chính và tăng tính sẵn sàng khi kiểm toán.
- Hỗ trợ lưu trữ, tra cứu, đối soát chứng từ dễ dàng.
Khi được chuẩn hóa, quy trình sẽ có định dạng biểu mẫu rõ ràng, sơ đồ minh họa trực quan và hướng dẫn từng bước giúp tất cả phòng ban đều có thể thực hiện nhất quán.
Tham khảo: Mẫu quy trình làm việc dễ áp dụng.
Hướng dẫn xây dựng quy trình thanh toán nội bộ
Để thiết kế được một quy trình thanh toán nội bộ, bạn cần đi qua các giai đoạn: phân tích, thiết kế, thử nghiệm và triển khai. Cụ thể 4 giai đoạn như sau:
1. Xác định các loại thanh toán trong doanh nghiệp
Bao gồm thanh toán nhà cung cấp, thanh toán tạm ứng cho nhân viên, hoàn ứng công tác phí, thanh toán mua hàng, chi phí định kỳ...
2. Thiết kế luồng phê duyệt theo vai trò
Ví dụ: Nhân viên đề xuất → Trưởng bộ phận duyệt → Giám đốc tài chính phê duyệt → Kế toán kiểm tra chứng từ → Thủ quỹ thực hiện chi.
3. Chuẩn hóa biểu mẫu và mốc thời gian
Mỗi loại thanh toán cần có mẫu riêng: đề nghị thanh toán, phiếu hoàn ứng, bảng kê hóa đơn,... cùng quy định rõ thời gian xử lý từng bước.
4. Gắn trách nhiệm và kiểm tra định kỳ
Thiết lập quyền hạn, phân luồng kiểm tra (ví dụ: đối chiếu chứng từ gốc, kiểm tra định mức,...) và quy định rõ cách xử lý nếu sai phạm xảy ra.
Bằng cách áp dụng đúng các bước trên, doanh nghiệp có thể tạo nên một hệ thống kiểm soát thanh toán hiệu quả, phù hợp với môi trường vận hành và quy mô tổ chức của mình.
Sơ đồ quy trình thanh toán minh họa
Sơ đồ quy trình thanh toán mua hàng
Một sơ đồ quy trình thanh toán tốt sẽ giúp bạn hình dung toàn bộ dòng chảy xử lý công việc từ khi phát sinh nhu cầu chi tiêu cho đến khi chứng từ được lưu trữ hoàn tất.
Ví dụ điển hình của sơ đồ quy trình thanh toán mua hàng như sau:
- Nhân viên tạo đề xuất mua hàng
- Trưởng bộ phận xét duyệt đề xuất
- Bộ phận mua hàng thực hiện giao dịch
- Nhận hàng + hóa đơn
- Nhân viên tạo đề nghị thanh toán
- Kế toán kiểm tra chứng từ
- Ban giám đốc phê duyệt lần cuối
- Thủ quỹ chi tiền
- Lưu chứng từ, cập nhật phần mềm kế toán.
Sơ đồ quy trình thanh toán lương
Trong doanh nghiệp, quy trình thanh toán lương ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi nhân viên và thể hiện năng lực quản trị tài chính. Một quy trình minh bạch, chặt chẽ giúp giảm sai sót, hạn chế rủi ro và nâng cao sự hài lòng. Dưới đây là sơ đồ quy trình thanh toán lương chuẩn:
- Thu thập dữ liệu chấm công, hiệu suất làm việc
- Tính lương theo bảng lương
- Lập bảng lương tạm tính
- Phê duyệt bảng lương
- Thực hiện thanh toán
- Phát hành phiếu lương
- Lưu trữ hồ sơ và đối soát
Sử dụng các công cụ như Lucidchart, Draw.io hoặc trực tiếp trên phần mềm SlimCRM có thể giúp bạn số hóa sơ đồ này để dễ dàng chỉnh sửa và chia sẻ nội bộ.
Tải miễn phí mẫu quy trình thanh toán nội bộ mới nhất
Bạn đang tìm một mẫu quy trình thanh toán nội bộ đầy đủ và dễ chỉnh sửa? Trong phần này Slimcrm cung cấp mẫu chuẩn bao gồm:
- Quy trình tổng quát dạng sơ đồ.
- Bộ biểu mẫu chuẩn hóa: Đề nghị thanh toán, đề nghị hoàn ứng, bảng kê chi phí, giấy xác nhận công tác,...
- Hướng dẫn sử dụng chi tiết theo từng bước.
Sau khi tải về, bạn chỉ cần điều chỉnh một vài thông tin như tên công ty, người phê duyệt, mã phòng ban... để áp dụng ngay cho tổ chức của mình.
Số hóa mẫu quy trình thanh toán bằng phần mềm SlimCRM
Nếu bạn đã mệt mỏi vì kiểm soát thủ công, khó theo dõi tiến độ thanh toán, mất chứng từ, SlimCRM là giải pháp để bạn chuyển sang trạng thái quản lý quy trình thanh toán thông minh.
Lợi ích của việc số hóa:
- Không còn in ấn, gửi giấy tờ qua lại mất thời gian.
- Quản lý trạng thái từng yêu cầu thanh toán theo thời gian thực.
- Hệ thống tự động nhắc hạn thanh toán, cảnh báo khi thiếu chứng từ.
- Tất cả luồng thanh toán được lưu trữ an toàn, có thể tra cứu theo thời gian, bộ phận, người liên quan,...
Tính năng SlimCRM hỗ trợ:
- Thiết lập quy trình nhiều cấp duyệt với điều kiện linh hoạt.
- Quản lý biểu mẫu điện tử đồng bộ từ máy tính đến điện thoại.
- Giao việc, theo dõi tiến độ công việc trong quy trình tự động.
- AI được sử dụng trong từng hoạt động của doanh nghiệp
- Tích hợp báo cáo dòng tiền giúp kế toán chủ động kế hoạch.
Dùng thử miễn phí phần mềm quản trị ngay.
Kết luận
Mẫu quy trình thanh toán là công cụ giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, tối ưu quy trình và minh bạch trách nhiệm. Khi được chuẩn hóa và số hóa hiệu quả, quy trình này sẽ giảm thiểu rủi ro tài chính và tăng tốc độ vận hành.
Đừng để dòng tiền bị gián đoạn chỉ vì thiếu một quy trình tốt. Hãy tải ngay biểu mẫu, áp dụng thực tế và số hóa cùng SlimCRM để làm chủ quy trình thanh toán trong doanh nghiệp của bạn.
