Hôm qua có một anh đọc bài viết trước của mình và hỏi về vấn đề quản trị nhân sự trong giai đoạn mới khởi nghiệp, đây cũng là vấn đề mà mình gặp vấn đề rất lớn ở thời điểm cách đây 6-9 tháng đổ lại, từ một người làm cá nhân đến một người quản lý 1 tá anh em. Mình cũng chia sẻ các quan điểm cá nhân của mình về việc xây dựng đội nhóm từ con số 0, quản lý và thúc đẩy đội nhóm làm việc được tốt nhất
Lưu ý: Cả bài viết này là một quá trình sai lầm và đúc kết, nó là một hàm đa biến....
Một vài vấn đề mà mình gặp phải trong thời gian trước khi làm team:
- Áp lực về tiền, trả lương mỗi tháng, nhân viên không làm được việc
- Áp lực về tinh thần, phải training cho nhân viên, phải giúp nhân viên hiểu vấn đề và làm được việc càng nhanh càng tốt.
- Khó chịu bực bội, vì sao có những thứ dễ vậy mà nhân viên không làm được, sao nhân viên không có tinh thần cầu tiến, không chịu học hỏi v.v....
- Tốn quá nhiều thời gian cho nhân viên nên chính bản thân cũng bị ảnh hưởng, khối lượng công việc cá nhân ít đi hẳn, lập kế hoạch này nọ chứ không muốn động tay vào làm nữa.
- Nghi ngờ bản thân: Cái này là cái nặng nhất, đôi khi làm một mình không sao, làm team dễ dẫn đế nghi ngờ năng lực bản thân
- Đôi khi không đánh giá được đúng khối lượng công việc của nhân viên dẫn đến không giao KPI hợp lý được... và rất nhiều vấn đề khác nữa, mình sẽ đề cập ngay bên dưới
Xác định mục đích của việc lập team
Tùy theo mức độ công việc và thật sự bạn có đang cần lập team hay không mà chúng ta sẽ đưa ra quyết định tuyển dụng (trừ những ai được giao nhiệm vụ lập team hoặc nhận vào để quản team luôn thì bỏ qua bước này, như mình đang startup thì cần phải suy nghĩ tới bài toán này)
- Tổng số tiền lương mà bạn có thể chi cho nhân viên mỗi tháng là bao nhiêu?
- Tổng số "ngày" mà mỗi nhân viên trong bộ phận cần để bắt đầu tạo ra tiền?
- Nhân viên bạn cần bao nhiêu người, mỗi người sẽ đảm nhiệm bao nhiêu nhiệm vụ?
Bạn nghĩ ra rất nhiều vấn đề trong đây (có khi là hàng chục ấy), nhưng thực ra càng nghĩ nhiều thì càng loạn. Cái chính là: Tăng doanh thu và giảm chi phí
Đặt câu hỏi:
- Thêm người có thêm tiền không? Nếu thêm tiền thì bằng cách nào? Cách đó có chắc ăn không? Chắc ăn được bao nhiêu %? Nếu mở team mà không kiếm thêm được thì làm gì tiếp theo?
- Có thêm người, có giúp bạn giảm thiểu được các công việc không khó nhưng quan trọng không? Hoặc tận dụng họ để làm các việc không khó không quan trọng ....
- Có thêm người, bạn sẽ ít tốn thời gian hơn, hay mất nhiều thời gian hơn? Mất ít thời gian hơn thì là bao nhiêu thời gian? Trong thời gian đó bạn làm thêm được gì, kiếm thêm được bao nhiêu?
- Có thêm người, nếu gặp dạng người không hợp với bạn, liệu bạn có bị áp lực "tinh thần" không? Bạn có thể bình tĩnh được trong mọi tình huống không? (cái này rất quan trọng, mình sẽ giải thích bên dưới).
Tham khảo thêm:
1. Bộ tài liệu đào tạo nhân viên Sales theo chuẩn quốc tế
2. Slide đào tạo Sales B2B năm 2023 (dành cho nhân viên mới)
Đưa ra quyết định tuyển dụng (chọn lựa người như nào cho hợp lý)
Tuyển người như thế nào, thì phải dựa vào tính cách và tính chất công việc, và đôi khi người đó còn phải phù hợp với mình nữa. Cái này mình sẽ không nói kỹ, nhưng với những gì mình trải nghiệm thì:
- Nếu tính chất công việc không quá khó và cầu kỳ: Hãy tuyển 1 tờ giấy trắng và trực tiếp training họ.
- Nếu tính chất công việc không phải là sale, là kinh doanh... hãy tuyển 1 người lành tính, không cần lanh lợi, mà siêng năng (cái này tùy vào cảm nhận của mình)
- Nếu tính chất công việc yêu cầu sự sáng tạo cao, hãy xem xét thật kỹ lưỡng đối tượng và đặt ra những câu hỏi có tính sáng tạo.
- Hãy cho mình có càng nhiều sự lựa chọn càng tốt, đừng để người đối diện là sự lựa chọn cuối cùng mà mình có.
>>> Rút ra sai lầm của bản thân: Không có team tuyển dụng kỹ, tuyển dụng vô tội vạ, không có bài test, không nhận định kỹ công việc nên khi tuyển xong nhân viên chỉ làm rất ít, tốn thời gian đào tạo thêm và ép làm thêm.
Quyền lợi cho nhân viên
Đây là một key rất quan trọng mà mình cảm thấy nó sẽ quyết định nhân viên có làm việc tốt hay không. Quyền lợi ở đây không phải tiền, không phải quyền, mà nó là các yếu tố:
- Niềm tin vào sếp: Đây là một yếu tố cực kỳ quan trọng ảnh hưởng tới năng suất làm việc của nhân viên. Nhân viên phải có được quyền lợi là có một ông sếp "đáng tin tưởng". Nếu không giỏi, thì ít nhất cũng cày trâu, là người đúng đắn, là người nhiệt huyết, là người có tầm nhìn, biết suy nghĩ cho nhân viên v.v...
- Niềm tin vào môi trường hiện tại: Ngoài việc môi trường hiện tại phải tốt (đồng môn bạn bè, sếp vui vẻ hỏa đồng, cơ sở vật chất tạm chấp nhận được...) thì ngoài ra còn có 1 niềm tin vào môi trường này là môi trường sẽ "giúp mình phát triển" trong tương lai (cái này tự mỗi người suy nghĩ nhé)
- Niềm tin vào công việc: Đây là một công việc mà họ thích. Nếu họ không thích thì phải làm cho họ thích, hoặc nghiên cứu sâu để biết họ thích gì (thân thiện với nhân viên) và đảm bảo họ có động lực để làm mỗi ngày...
Quyền lợi là key quan trọng nhất để giữ nhân viên, hãy tham khảo tháp nhu cầu của Maslow để hiểu thêm con người cần gì.
Quản lý và đào tạo nhân viên
Phần này mới là trọng tâm vấn đề, thực sự thì khi mình quản lý 1 vài người (2-3) thì việc quản lý rất dễ, có thể chuyên sâu, có thể kèm cặp nhưng khi lên tới > 5 người rồi thì việc đó "cực kỳ khó khăn".
Như sếp mình hay nói: "Công việc quản lý chỉ nên tốn khoảng 20% thôi, còn 80% kia vẫn là cày cày cày". Khi mình mới bập bẹ lên làm quản lý đã phải control 1 team 5 người, về sau còn control thêm 8 cộng tác viên và hỗ trợ thêm cho 3-4 bạn trong cty nữa (dạng anh em tư vấn cho nhau). Các tác hại gây ra:
- Cả ngày chẳng làm được gì, chỉ ngồi check công việc nhân viên
- Suốt ngày plan và định hướng.
- Vẽ vời, chỉ tay 5 ngón.
- Không sáng tạo được
- Suốt ngày training cho nhân viên, đôi khi đang làm còn cầm tay chỉ việc v.v...
>>> Khối lượng công việc bản thân gần như = 0.
Và còn 1 vấn đề rất lớn nữa là: Vì "quá tập trung vào training" mà vô tình làm nhân viên trở nên tệ đi....
Việc training nhân viên là một con dao hai lưỡi. Sai lầm của mình là luôn muốn có một quy trình chuẩn, rõ ràng các bước và nhân viên sẽ làm theo. Khi làm vậy thì bạn sẽ có điểm lợi là nhân viên sẽ làm ra kết quả ngay, nhưng nó sẽ khiến cho nhân viên "chậm phát triển","kém sáng tạo"... và một điều quan trọng nữa là khi bạn "ít làm đi"... nhân viên sẽ càng lúc càng xa rời bạn.
>>> Hãy training bản chất vấn đề, cho họ một cái sườn và họ sẽ tự thêm ý tưởng, tự học hỏi thêm của mình để làm full cái sườn đó.
"Thằng Minh nó làm leader tốt lắm, nhân viên mới lúc nào cũng hòa đồng với nó... nhưng sau khoảng 2-3 tháng, nhân viên giỏi lên, nó lại nghĩ..."ông Minh cũng bình thường, làm việc cũng tệ, có khi còn tệ hơn mình...."
>>> Không làm gương được cho nhân viên là sai lầm lớn nhất của nhà quản lý.
- Leader là phải cày, cày nhiệt, cày xuyên màn đêm.
- Leader là phải giỏi, phải show ra được cái giỏi bằng con số hoặc những thứ hữu hình.
- Leader là phải có tầm nhìn, có khoảng cách (không được gần quá, mà cũng không phải là bỏ mặc)
- Leader là phải biến mình thành một tấm gương sáng nhất.
>>> Đừng biến họ trở thành siêu nhân, mà biến bản thân thành một siêu nhân và họ sẽ tự nhìn theo đó mà học hỏi.
Có một key quan trọng trong việc quản lý và đào tạo chính là key Truyền động lực
Một người không có động lực thì sẽ không làm, và động lực của họ không đủ đê duy trì theo năm tháng thì công việc cũng sẽ fail, vậy để tạo động lực cho nhân viên thì phải làm gì?
1) Mình phải làm nhiều gấp tỉ lần nhân viên: Khi mình làm nhiều, nhân viên sẽ tự cảm thấy "có lỗi" và cũng sẽ cày theo
2) Mình phải hiểu sâu về họ, có những cuộc nói chuyện riêng tư với nhân viên, thân ở cái tình nữa thì mới có thể "góp ý" cho họ thay đổi,
3) Mình phải thúc đầy họ làm việc:
Ví dụ: Nếu Minh muốn 1 bạn trong team minh làm khóa học video cho ATP Academy, việc quay 1 khóa học là không hề đơn giản. Nếu mình kêu các bạn đó làm thì trong 1 tháng chưa chắc đã xong, vậy nên cách thức Minh làm là:
"Ngọc tối nay làm video nha, Hiền hôm nay viết cái gì đó nha, ngắn gọn súc tích đơn giản thôi cũng được...."
- Bắt họ làm từ những việc nhỏ nhất, đơn giản nhất
- Duy trì việc đó trong thời gian dài
- Tạo thành thói quen làm việc cho họ.
>>>> Tới lúc đã có thói quen rồi thì việc làm khóa học sẽ đơn giản hơn
Trên đây chỉ là đúc kết của Minh thông qua thực tế và học hỏi từ nhiều người, có thể bạn sẽ khó áp dụng được cho công việc của chính mình nhưng hi vọng bài viết này vẫn giúp mọi người rút ra được vài key.
Trích nguồn: Facebook Leo Minh
