Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel là lựa chọn phù hợp khi bạn muốn theo dõi sản phẩm, đơn hàng, tồn kho, khách hàng và doanh thu mà chưa cần đầu tư vào một hệ thống quản lý riêng. Chỉ với một file Excel được thiết lập đúng cấu trúc, cửa hàng hoặc hộ kinh doanh có thể tập trung dữ liệu bán hàng vào một nơi, giảm tình trạng ghi chép rời rạc và dễ dàng kiểm tra số liệu khi cần.
Trong bài viết này, SlimCRM sẽ giúp bạn hiểu cấu trúc của một file quản lý bán hàng hoàn chỉnh, cách tự tạo từng phần và cung cấp file mẫu để tải xuống miễn phí.
Phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel là gì?
Phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel là file bảng tính được thiết kế để lưu trữ và theo dõi các dữ liệu phát sinh trong quá trình bán hàng như sản phẩm, khách hàng, đơn hàng, tồn kho, công nợ và doanh thu. File thường sử dụng nhiều trang tính kết hợp với công thức, bộ lọc và PivotTable để tự động tổng hợp dữ liệu, giúp người dùng hạn chế việc ghi chép và tính toán thủ công.
Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel này phù hợp với cá nhân kinh doanh, shop online, cửa hàng nhỏ hoặc doanh nghiệp có quy trình bán hàng chưa quá phức tạp. Khi số lượng nhân viên, khách hàng và giao dịch tăng lên, Excel có thể khó đáp ứng các nhu cầu như phân quyền, quản lý lịch sử tương tác, tự động hóa quy trình và theo dõi dữ liệu bán hàng tập trung.
Nếu bạn muốn quản trị hiệu quả bằng phần mềm chuyên dụng thay vì excel thì bạn có thể tham khảo top 20 phần mềm quản lý bán hàng online hiệu quả.
Nội dung cần có trong phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel
Một phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel hiệu quả, dùng được trong thực tế cần có những nội dung sau đây:
Danh mục sản phẩm
Danh mục sản phẩm là dữ liệu nền tảng của file quản lý bán hàng. Phần này nên có các trường cơ bản như mã sản phẩm, tên sản phẩm, nhóm hàng, đơn vị tính, giá vốn, giá bán và số lượng tồn đầu kỳ. Mỗi sản phẩm cần có một mã riêng để Excel có thể liên kết dữ liệu chính xác với các sheet đơn hàng và tồn kho.
Khi tạo sheet, bạn nên chuyển vùng dữ liệu thành Table để việc thêm sản phẩm mới không làm ảnh hưởng đến công thức. Có thể sử dụng Data Validation để tạo danh sách chọn sản phẩm tại sheet bán hàng, đồng thời dùng XLOOKUP hoặc VLOOKUP để tự động lấy tên sản phẩm, giá bán và các thông tin liên quan dựa trên mã sản phẩm.
Quản lý đơn hàng và doanh thu bán hàng
Đơn hàng là nơi ghi nhận toàn bộ giao dịch phát sinh. Các cột cần có gồm ngày bán, mã đơn hàng, mã khách hàng, mã sản phẩm, số lượng, đơn giá, chiết khấu, thành tiền, hình thức thanh toán và trạng thái đơn hàng. Bạn có thể dùng XLOOKUP hoặc VLOOKUP để lấy giá bán tự động, sau đó dùng công thức để tính doanh thu.
Quản lý khách hàng
Sheet khách hàng giúp lưu thông tin người mua và theo dõi giá trị giao dịch theo thời gian. Các trường cơ bản có thể gồm mã khách hàng, họ tên, số điện thoại, email, địa chỉ, nhóm khách hàng, ngày mua gần nhất và tổng giá trị đã mua. Có thể dùng SUMIFS hoặc COUNTIFS để tổng hợp dữ liệu theo từng khách hàng.
Quản lý nhập xuất tồn kho
Sheet tồn kho giúp người dùng biết hiện còn bao nhiêu sản phẩm và mặt hàng nào cần nhập thêm. Bảng nên bao gồm mã sản phẩm, tên sản phẩm, tồn đầu kỳ, số lượng nhập, số lượng xuất và tồn cuối kỳ.
Công thức quản lý cơ bản là lấy tồn đầu kỳ cộng số lượng nhập rồi trừ số lượng đã xuất. Trong đó, số lượng xuất có thể được tổng hợp trực tiếp từ sheet đơn hàng bằng SUMIFS theo từng mã sản phẩm.
Quản lý công nợ và thanh toán
Nếu cửa hàng có bán chịu hoặc cho phép khách thanh toán nhiều lần, file cần thêm phần quản lý công nợ. Các trường nên có gồm mã đơn hàng, khách hàng, tổng giá trị đơn, số tiền đã thanh toán, số tiền còn phải thu, ngày đến hạn và trạng thái thanh toán.
Cách tạo khá đơn giản. Giá trị còn phải thu được tính bằng tổng tiền đơn hàng trừ số tiền khách đã thanh toán. Sau đó có thể sử dụng hàm IF để tự động hiển thị trạng thái đã thanh toán hoặc còn công nợ.
Báo cáo doanh thu bán hàng
Báo cáo là phần giúp biến dữ liệu bán hàng thành thông tin dễ theo dõi. Một dashboard cơ bản có thể gồm tổng doanh thu, tổng số đơn hàng, giá trị đơn hàng trung bình, doanh thu theo tháng, sản phẩm bán nhiều và khách hàng có doanh số cao.
Cách đơn giản để tạo báo cáo là sử dụng PivotTable từ bảng đơn hàng. Bạn có thể nhóm dữ liệu theo ngày, tháng, sản phẩm hoặc khách hàng rồi tạo PivotChart để trực quan hóa kết quả.
Bạn cũng có thể sử dụng 10 mẫu báo cáo doanh thu, chi phí theo ngày, tháng, năm chuyên nghiệp. này.
Tải xuống phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel
Dưới đây là các phần mềm bán hàng Excel miễn phí được chia theo từng ngành nghề, bạn có thể tải xuống và sử dụng ngay:
1. Phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel dùng cho mọi lĩnh vực
Mẫu file này được thiết kế theo cấu trúc quản lý bán hàng tổng quát, có thể sử dụng cho tất cả lĩnh vực kinh doanh như bán lẻ, dịch vụ, phân phối, thương mại, shop online, hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp nhỏ. File bao gồm các phần cơ bản như sản phẩm, khách hàng, đơn hàng, nhập xuất tồn, công nợ, doanh thu và báo cáo.
Tùy từng lĩnh vực, bạn có thể bổ sung hoặc chỉnh sửa các cột dữ liệu, danh mục sản phẩm và cách tính để phù hợp với quy trình thực tế.
2. Phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel cho shop online
Đối với shop online, quản lý đơn hàng thường quan trọng hơn quản lý tại quầy. File này gồm các phần theo dõi mã đơn, khách hàng, sản phẩm, số tiền thu, phí vận chuyển, hình thức thanh toán và trạng thái đơn.
Bạn có thể dùng mẫu này để tập hợp đơn từ Facebook, TikTok, Zalo hoặc các kênh bán hàng khác về cùng một bảng, từ đó thuận tiện hơn khi tổng hợp doanh thu cuối ngày.
Download phần mềm bán hàng miễn phí bằng Excel cho shop online.
3. Phần mềm bán hàng Excel miễn phí cho cửa hàng phụ tùng ô tô
Với cửa hàng phụ tùng ô tô, mã hàng là thông tin đặc biệt quan trọng vì nhiều sản phẩm có tên gần giống nhau nhưng quy cách khác nhau. Mẫu file này có thể quản lý mã phụ tùng, tên quy cách, đơn vị tính, tồn đầu, nhập trong kỳ, xuất trong kỳ, tồn cuối, giá vốn, doanh thu và lãi lỗ.
Cấu trúc này phù hợp với cửa hàng phụ tùng hoặc gara cần kiểm soát đồng thời hàng hóa và kết quả bán hàng mà chưa sử dụng phần mềm riêng.
Tải file Excel quản lý bán hàng phụ tùng ô tô tại đây.
4. File excel quản lý bán hàng cho cửa hàng tạp hóa
Mẫu phù hợp với cửa hàng tạp hóa, minimart cần quản lý nhiều mã hàng, giá bán và số lượng tồn kho. File gồm danh mục sản phẩm, nhập hàng, bán hàng, tồn kho và doanh thu.
Tải file Excel quản lý bán hàng tạp hóa tại đây.
5. Phần mềm quản lý bán hàng bằng Excel cho đại lý, nhà phân phối
Với mô hình đại lý và phân phối, bài toán không chỉ nằm ở doanh thu mà còn ở công nợ và lượng hàng đang lưu kho. Vì vậy, file Excel này kết hợp thông tin đơn hàng với số tiền đã thu, số tiền còn phải thu và số lượng hàng còn lại.
Người quản lý có thể sử dụng bảng tổng hợp để kiểm tra nhanh khách hàng nào còn công nợ và sản phẩm nào cần nhập bổ sung.
Tải file Excel quản lý bán hàng cho đại lý, nhà phân phối tại đây.
6. Phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel cho nhà hàng, quán cà phê
Mẫu dành cho nhà hàng và quán cà phê có thể sử dụng để theo dõi danh mục món, số lượng bán, đơn giá và doanh thu theo ngày. Nếu cần quản lý chi tiết hơn, người dùng có thể bổ sung thông tin nguyên liệu, chi phí hoặc ca bán hàng vào file.
Tải file Excel quản lý bán hàng nhà hàng, quán cà phê tại đây.
Lưu ý khi sử dụng phần mềm bán hàng Excel miễn phí
Khi dùng phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel, bạn nên chú ý một số điểm sau để hạn chế sai dữ liệu và thuận tiện hơn khi quản lý lâu dài:
- Không chỉnh sửa tùy ý các ô có công thức: Những cột tính doanh thu, tồn kho hoặc công nợ thường đã được thiết lập sẵn. Nếu xóa hoặc thay đổi công thức, kết quả tổng hợp có thể bị sai.
- Sao lưu file định kỳ: Nên giữ một bản gốc và tạo bản sao theo tuần hoặc tháng. Có thể lưu thêm trên Google Drive hoặc OneDrive để giảm rủi ro mất dữ liệu.
- Thống nhất cách nhập dữ liệu: Mã sản phẩm, mã khách hàng, đơn vị tính và trạng thái đơn hàng cần được nhập theo cùng một quy ước để các hàm tra cứu và báo cáo hoạt động chính xác.
- Hạn chế nhiều người cùng chỉnh sửa: Nếu file được dùng chung, nên quy định rõ người nhập dữ liệu và người chỉ xem báo cáo để tránh ghi đè hoặc sửa nhầm nội dung.
- Không chia sẻ file chứa dữ liệu khách hàng công khai: Số điện thoại, địa chỉ, lịch sử mua hàng và công nợ là những thông tin cần được kiểm soát quyền truy cập.
- Cân nhắc chuyển sang phần mềm chuyên dụng khi quy mô tăng: Khi số lượng khách hàng, giao dịch và nhân viên tăng, Excel sẽ khó đáp ứng tốt các nhu cầu như phân quyền, theo dõi lịch sử tương tác, tự động hóa và quản lý dữ liệu tập trung.
Quản lý bán hàng hiệu quả hơn với SlimCRM
Khi số lượng khách hàng, đơn hàng và dữ liệu tăng lên, Excel sẽ khó đáp ứng các nhu cầu về phân quyền, liên kết dữ liệu và tự động hóa.
Lúc này, các phần mềm chuyên dụng như SlimCRM sẽ giúp bạn quản lý hoạt động bán hàng trên một hệ thống hiệu quả với 5 nhóm tính năng này:
- Quản lý khách hàng và cơ hội bán hàng: Lưu thông tin khách hàng, lịch sử tương tác, phân công nhân viên và theo dõi từng cơ hội theo quy trình bán hàng.
- Quản lý báo giá, hóa đơn điện tử và thanh toán: Tạo báo giá, chuyển thành hóa đơn điện tử, ghi nhận thanh toán và theo dõi công nợ ngay trên hệ thống.
- Quản lý nhập xuất tồn kho: Theo dõi lượng hàng trong kho, lịch sử nhập xuất, mức tồn tối thiểu và báo cáo tồn kho.
- Báo cáo bán hàng: Theo dõi doanh thu, hiệu suất nhân viên và kết quả kinh doanh mà không cần tổng hợp nhiều file Excel.
- Kết hợp AI và tự động hóa quy trình: Trợ lý AI hỗ trợ chăm sóc khách hàng, phân tích cơ hội. Tính năng kết nối với nền tảng tự động hóa giúp bạn giảm thao tác thủ công.
Đăng ký trải nghiệm SlimCRM miễn phí tại đây.
Trên đây là các phần mềm quản lý bán hàng miễn phí bằng Excel theo từng nhu cầu thực tế, từ quản lý sản phẩm, đơn hàng, tồn kho, công nợ đến doanh thu. Nếu đang cần triển khai nhanh, bạn có thể bắt đầu với file phù hợp nhất với mô hình kinh doanh hiện tại, sau đó chuyển dần sang phần mềm chuyên dụng khi số lượng khách hàng, giao dịch và nghiệp vụ quản lý ngày càng phức tạp hơn
