Nếu bạn từng phải đối chiếu sổ ghi tay với file Excel mỗi cuối ngày, rồi mới phát hiện số tồn trên giấy đã lệch so với số hàng thật trên kệ từ lúc nào không hay, thì một file quản lý kho có sẵn công thức sẽ giúp bạn kiểm soát phần việc này. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí, tự tính tồn kho, giá trị tồn và cảnh báo hàng sắp hết, dùng được cho cửa hàng và kho còn nhỏ. SlimCRM sẽ hướng dẫn bạn công thức nhập xuất tồn, cách dùng từng bước và lúc nào nên chuyển sang phần mềm.
Tải phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí
File này gồm 5 sheet, và mỗi sheet đã có dữ liệu mẫu để bạn xem cách hoạt động. Các sheet đều dùng Mã hàng làm khóa chung, nên số liệu giữa các sheet không bị lệch nhau.
- Sheet Danh mục lưu mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, nhóm hàng, tồn ban đầu, giá trị tồn ban đầu và mức tồn tối thiểu.
- Sheet Nhập kho ghi từng lần nhập với ngày, số chứng từ, mã hàng, nhà cung cấp, số lượng và đơn giá, rồi tự tính thành tiền.
- Sheet Xuất kho ghi từng lần xuất với ngày, số chứng từ, mã hàng, khách hàng hoặc lý do và số lượng, rồi tự tính giá trị vốn.
- Sheet Tồn kho tự tính tồn hiện tại, đơn giá bình quân, giá trị tồn và cảnh báo khi hàng xuống dưới mức tối thiểu.
- Sheet Báo cáo nhập xuất tồn tổng hợp tồn đầu kỳ, nhập, xuất và tồn cuối kỳ theo khoảng ngày bạn chọn.
Công thức tính nhập xuất tồn kho
Phần mềm xuất nhập kho bằng excel dùng năm công thức chính, và mỗi công thức lấy dữ liệu theo Mã hàng.
- Tổng nhập của một mã hàng được tính bằng hàm SUMIFS trên sheet Nhập kho: =SUMIFS('Nhập kho'!G5:G1004,'Nhập kho'!C5:C1004,B5)
- Tổng xuất được tính tương tự trên sheet Xuất kho, với cột số lượng và cột mã hàng của sheet đó.
- Tồn hiện tại bằng tồn ban đầu cộng tổng nhập trừ tổng xuất: ='Danh mục'!F5+E5-F5
- Đơn giá bình quân gia quyền bằng giá trị tồn ban đầu cộng giá trị nhập, chia cho số lượng tồn ban đầu cộng số lượng nhập: =IF('Danh mục'!F5+E5=0,0,('Danh mục'!G5+SUMIFS('Nhập kho'!I5:I1004,'Nhập kho'!C5:C1004,B5))/('Danh mục'!F5+E5))
- Cảnh báo hiển thị Cần nhập thêm khi tồn hiện tại thấp hơn hoặc bằng mức tồn tối thiểu của chính mặt hàng đó: =IF(G5<=H5,"Cần nhập thêm","Đủ hàng")
Chúng ta lấy ví dụ một mặt hàng là cà phê hạt đóng túi 1 kg. Đầu kỳ, kho có 20 túi với giá trị 4.000.000 đồng, tức 200.000 đồng mỗi túi. Trong kỳ, cửa hàng nhập thêm 30 túi với đơn giá 210.000 đồng và xuất bán 25 túi.
- Tồn hiện tại là 25 túi, bằng 20 túi cộng 30 túi trừ 25 túi.
- Giá trị nhập là 6.300.000 đồng, bằng 30 túi nhân 210.000 đồng.
- Đơn giá bình quân là 206.000 đồng mỗi túi, bằng 4.000.000 đồng cộng 6.300.000 đồng, rồi chia cho 50 túi.
- Giá trị vốn của 25 túi xuất là 5.150.000 đồng, và giá trị 25 túi còn tồn cũng là 5.150.000 đồng.
- Nếu mức tồn tối thiểu của mặt hàng là 30 túi, file hiển thị Cần nhập thêm vì tồn hiện tại chỉ còn 25 túi.
File tính giá xuất kho theo bình quân gia quyền trên toàn bộ dữ liệu có trong file, nên cách này phù hợp để theo dõi nội bộ. Khi hạch toán chính thức, doanh nghiệp chọn một phương pháp tính giá xuất kho như thực tế đích danh, bình quân gia quyền hoặc nhập trước xuất trước, rồi áp dụng nhất quán theo Thông tư 99/2025/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 1/1/2026. Kế toán của bạn nên xác nhận phương pháp này trước khi dùng số liệu cho sổ sách.
Có thể bạn quan tâm: 9 phần mềm quản lý kho hiệu quả bạn nên thử.
Hướng dẫn dùng file excel quản lý kho
Bạn chỉ cần làm theo năm bước dưới đây để file bắt đầu theo dõi kho của bạn.
Bước 1: Khai báo danh mục hàng hóa
Bạn nhập mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, nhóm hàng, tồn ban đầu, giá trị tồn ban đầu và mức tồn tối thiểu cho từng mặt hàng. Bạn nên đặt mã ngắn gọn, không trùng nhau và không dùng dấu cách, vì mọi sheet đều tra cứu theo mã.
Bước 2: Ghi nhập kho
Mỗi lần nhận hàng, bạn thêm một dòng ở sheet Nhập kho, chọn mã hàng từ danh sách thả xuống rồi nhập số lượng và đơn giá. Tên hàng, đơn vị tính và thành tiền sẽ tự hiện ra.
Bước 3: Ghi xuất kho
Mỗi lần xuất hàng, bạn thêm một dòng ở sheet Xuất kho và chọn mã hàng, rồi nhập số lượng. Giá trị vốn của lần xuất được file tính theo đơn giá bình quân. Nếu bạn cần in chứng từ, mẫu phiếu nhập kho và phiếu xuất kho Excel giúp bạn có sẵn mẫu để ký.
Bước 4: Xem tồn kho và cảnh báo
Sheet Tồn kho tự cập nhật sau mỗi dòng bạn nhập. Bạn chỉ cần lọc các dòng có cảnh báo Cần nhập thêm để biết mặt hàng nào sắp hết.
Bước 5: Lập báo cáo nhập xuất tồn
Bạn nhập ngày bắt đầu và ngày kết thúc ở sheet Báo cáo, và file tính tồn đầu kỳ, nhập, xuất và tồn cuối kỳ cho từng mặt hàng. Sau đó bạn in hoặc xuất PDF để lưu.
Lưu ý khi dùng phần mềm quản lý kho bằng excel
Phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí này liên kết các sheet theo từng dòng và theo Mã hàng, nên bạn cần giữ một vài thói quen sau để số liệu không bị sai sót:
- Không chèn hoặc xóa dòng trong sheet Danh mục, vì Tồn kho và Báo cáo đọc dữ liệu theo đúng số dòng của sheet này. Mặt hàng ngừng kinh doanh chỉ cần xóa nội dung các ô nhập, không xóa cả dòng
- Chọn mã hàng từ danh sách thả xuống ở sheet Nhập kho và Xuất kho. Mã gõ tay chưa có trong Danh mục sẽ báo “Mã chưa có trong danh mục” và không được cộng vào Tồn kho, còn mã trùng sẽ báo “Trùng mã” ở cột Kiểm tra mã
- Nhập ngày đúng định dạng ngày tháng năm của Excel, không gõ thành chữ, vì Báo cáo nhập xuất tồn lọc số liệu theo ngày
- Giá vốn xuất kho tính theo đơn giá bình quân của toàn bộ dữ liệu, nên thêm phiếu nhập mới sẽ làm giá trị vốn của các lần xuất cũ thay đổi. Sau khi chốt số liệu một tháng, hãy lưu bản sao hoặc xuất báo cáo ra PDF để giữ số liệu của kỳ đó
- Ghi chênh lệch kiểm kê bằng một dòng nhập hoặc xuất riêng có số chứng từ và lý do, không sửa trực tiếp số tồn. Khi cột Cảnh báo hiện “Tồn âm, kiểm tra phiếu xuất”, hãy rà lại các phiếu xuất
- Giao việc nhập liệu cho một người phụ trách, đặt mật khẩu cho file và lưu một bản sao mỗi tuần, vì phần mềm quản lý kho bằng Excel không có phân quyền nên ai có file cũng sửa được số liệu
Quản lý kho hiệu quả với SlimCRM
Khi file Excel không còn đáp ứng nhu cầu, bạn có thể chuyển sang phân hệ Kho hàng của SlimCRM. Phân hệ này mang lại những khả năng sau:
- Hệ thống cho phép nhập kho, xuất kho, chuyển kho nội bộ và lập phiếu mất, điều chỉnh cho từng kho cụ thể.
- Phiếu xuất kho áp dụng phương pháp FIFO, và hệ thống cảnh báo rồi không cho lưu phiếu khi số lượng xuất vượt quá tồn.
- Quản trị viên cài tồn kho tối thiểu để lọc các sản phẩm sắp hết, và cài người phê duyệt cho các phiếu nhập, xuất.
- Hệ thống cung cấp lịch sử kho, báo cáo nhập xuất tồn xuất được file PDF và báo cáo định giá hàng tồn kho.
- Bạn có thể nhập danh sách sản phẩm và tồn kho đầu kỳ hàng loạt bằng file Excel mẫu, nên không phải nhập lại từng dòng khi chuyển từ Excel sang.
Bạn có thể xem hướng dẫn Kho hàng hoặc dùng thử SlimCRM miễn phí.
Kết luận
Phần mềm quản lý kho bằng Excel miễn phí trong bài này giúp bạn theo dõi nhập, xuất, tồn, tính giá trị hàng tồn và nhận cảnh báo hàng sắp hết mà không tốn chi phí. Bạn chỉ cần ghi nhập, xuất và kiểm kê định kỳ, còn file sẽ tự tính phần còn lại.
Khi quy mô kho lớn hơn, một phần mềm liên kết kho với mua hàng và bán hàng sẽ giúp bạn ít sai sót hơn.
