Tối giản quy trình, tối đa hiệu suất với phần mềm quản lý hợp đồng

Thời gian đọc: 10 phút
CRMBài viết
24/07/24 17:46:59 | Lượt xem: 71
Tối giản quy trình, tối đa hiệu suất với phần mềm quản lý hợp đồng

Đôi khi, quá trình bán hàng sẽ không diễn ra thuận lợi như những gì chúng ta mong đợi. Khi khách hàng của doanh nghiệp di chuyển từ giai đoạn này sang giai đoạn khác trong đường ống bán hàng, bất kỳ rủi ro tiềm ẩn nào cũng có thể xuất hiện. Đã từng có ý kiến cho rằng, trung bình tỷ lệ chuyển đổi khách hàng tiềm năng trong các ngành chỉ khoảng 4% - 5.8% 

Hợp đồng là một phần thiết yếu trong quy trình chuyển báo giá thành tiền, nhưng đôi khi chúng cũng có thể tạo ra những rào cản trong quy trình bán hàng của doanh nghiệp. Để đảm bảo rằng những giao dịch với khách hàng tiềm năng không thất bại ngay tại những bước cuối, các doanh nghiệp cần chú trọng đến quản lý hợp đồng và áp dụng các công cụ hữu ích giúp quản lý hợp đồng. 

quản lý hợp đồng

Quản lý hợp đồng là gì?

Quản lý hợp đồng là quá trình quản lý việc tạo, thực hiện và phân tích hợp đồng để tối đa hóa hiệu quả hoạt động và tài chính tại một tổ chức; giảm thiểu các rủi ro tài chính. 

Các doanh nghiệp ngày nay thường gặp vấn đề trong việc giảm thiểu chi phí và cải thiện hiệu suất của công ty. Việc quản lý hợp đồng là một nhiệm vụ quan trọng nhưng khá tốn thời gian của doanh nghiệp, vì vậy một công cụ quản lý hợp đồng tự động và hữu ích là điều cần thiết cho mọi doanh nghiệp. 

Cách quản lý hợp đồng hiệu quả

Quản lý hợp đồng hiệu quả là việc theo dõi và kiểm soát tất cả các hợp đồng của doanh nghiệp, từ khi ký kết đến khi hoàn thành. Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng các hợp đồng được thực hiện đúng hạn, đúng chất lượng, và không có rủi ro pháp lý.

Dưới đây là một số cách quản lý hợp đồng hiệu quả:

  • Sử dụng hệ thống quản lý hợp đồng (contract management system): Hệ thống quản lý hợp đồng sẽ giúp doanh nghiệp lưu trữ, theo dõi, và phân tích các hợp đồng một cách hiệu quả.
  • Xây dựng quy trình quản lý hợp đồng rõ ràng: Quy trình quản lý hợp đồng sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo rằng tất cả các hợp đồng đều được xử lý theo cùng một cách.
  • Phân công trách nhiệm rõ ràng: Mỗi hợp đồng cần được giao cho một người chịu trách nhiệm chính để đảm bảo rằng hợp đồng được thực hiện đúng hạn và đúng chất lượng.
  • Theo dõi chặt chẽ tiến độ thực hiện hợp đồng: Doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi tiến độ thực hiện hợp đồng để kịp thời phát hiện và giải quyết các vấn đề phát sinh.
  • Lưu trữ hợp đồng đầy đủ và an toàn: Doanh nghiệp cần lưu trữ hợp đồng một cách đầy đủ và an toàn để có thể truy cập khi cần thiết.

Phần mềm quản lý hợp đồng là gì ?

Phần mềm quản lý hợp đồng là một công cụ kỹ thuật số được thiết kế để giúp doanh nghiệp tạo, lưu trữ và truy xuất các thỏa thuận pháp lý cùng các dữ liệu liên quan. Phần mềm quản lý hợp đồng giúp chuẩn hóa toàn bộ quá trình ký kết hợp đồng; mang đến kết quả cuối cùng là các hợp đồng được soạn nhanh hơn, chính xác hơn, khiến khách hàng hài lòng hơn. 

quản lý hợp đồng

Các giải pháp quản lý hợp đồng ưu việt có thể được tích hợp trong phần mềm CRM - cung cấp các dịch vụ tập trung vào khách hàng cho doanh nghiệp. Phần mềm CRM được thiết kế để quản lý một cách toàn diện toàn bộ quá trình xây dựng mối quan hệ, giao dịch với khách hàng. CRM tập hợp các thông tin quan trọng như thông tin liên lạc, lịch sử mua hàng, sở thích,...CRM lưu trữ các thông tin đó thống nhất trên một nền tảng, cho phép người dùng có thể truy cập bất cứ khi nào họ cần. Ngoài ra, phần mềm CRM có thể giúp doanh nghiệp tự động hóa nhiều công việc như gửi các lời nhắc quan trọng, tự điền biểu mẫu dựa theo những dữ liệu khách hàng. Những tính năng này sẽ tạo ra một công cụ đáng tin cậy để doanh nghiệp quản lý hợp đồng. 

Đọc thêm: SlimCRM triển khai hợp đồng điện tử

Quản lý hợp đồng hiệu quả giúp doanh nghiệp phát triển như thế nào?

Từ những đàm phán đầu tiên cho đến bước ký kết cuối cùng, quản lý hợp đồng  đảm bảo quy trình hợp đồng diễn ra suôn sẻ nhất có thể - cho cả phía doanh nghiệp và khách hàng. Để thực hiện được điều này, phần mềm quản lý hợp đồng cần có khả năng thực hiện nhiều chức năng. Dưới đây là những lợi ích mà phần mềm quản lý hợp đồng có thể mang đến cho doanh nghiệp 

Tiết kiệm thời gian 

Theo Forrester Research, trung bình các doanh nghiệp phải mất 3 - 4 tuần để tạo và phê duyệt hợp đồng. Trong khi đó, các khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp đều là những người bận rộn, vậy nên việc yêu cầu họ phải đợi gần như cả tháng để bạn lên hợp đồng có thể gây khó chịu. 

Phần mềm quản lý hợp đồng có thể khiến mọi thứ trở nên nhanh hơn rất nhiều. Với phần mềm quản lý hợp đồng, bạn có thể tạo, chỉnh sửa, cập nhật, gửi và ký kết các hợp đồng chỉ trong vài phút (hơn là vài tuần). Điều này sẽ giảm bớt thời gian chờ đợi của khách hàng đi rất nhiều, nâng cao trải nghiệm khách hàng

Đảm bảo sự chính xác

Theo một nghiên cứu của Rare, 83% khách hàng nhận định niềm tin là yếu tố thúc đẩy sự trung thành của khách hàng. Tuy nhiên, để có được niềm tin của khách hàng thường rất khó khăn. Khách hàng tin tưởng doanh nghiệp không chỉ vì doanh nghiệp trung thực với họ, luôn đặt lợi ích của họ lên hàng đầu mà còn vì độ chính xác khi nói đến hợp đồng. Những sai sót trong hợp đồng có thể gây ra những ảnh hưởng tiêu cực về độ uy tín của doanh nghiệp và có khả năng gây ra những vấn đề nghiêm trọng. 

Một phần mềm quản lý hợp đồng hiệu quả có thể sử dụng những thông tin đã được xác thực trước đó để tự động điền các biểu mẫu, các trường quan trọng, giảm thiểu các sai sót tiềm ẩn trong quá trình ký kết hợp đồng. 

Tự động hóa các quy trình chính

Mặc dù quy trình ký kết hợp đồng có thể phức tạp, nhưng trên thực tế không cần quá nhiều bước trong quy trình này. Công cụ quản lý hợp đồng có thể tự động hóa quy trình tạo hợp đồng, nhắc nhở, báo giá gia hạn, cảnh báo và các quy trình chính cụ thể. Tự động hóa quản lý hợp đồng giúp đơn giản hóa một công việc phức tạp và khó khăn, tạo cơ hội cho nhân viên của bạn giải quyết và tập trung vào những công việc quan trọng khác. 

Tạo, lưu trữ và quản lý hợp đồng nhanh chóng với SlimCRM 

Lưu trữ thông tin hợp đồng 

Bạn sẽ làm gì với một hợp đồng đã được ký kết xong ? Mong rằng bạn sẽ không nghĩ đến một tủ hồ sơ lộn xộn và một đống giấy tờ. Bản lưu trữ chính xác tất cả các hợp đồng từ trước đây cho đến hiện tại là điều rất cần thiết, đó là lý do tại sao việc lưu trữ hợp đồng kỹ thuật số trở nên quan trọng. 

Phần mềm quản lý hợp đồng giúp doanh nghiệp lưu trữ tất cả các thông tin hợp đồng trong một kho dữ liệu trung tâm. Người dùng có thể dễ dàng truy xuất bất kỳ hợp đồng nào bằng cách sử dụng tính năng tìm kiếm đơn giản, đảm bảo không để sót thông tin quan trọng nào. 

Kích hoạt chữ ký điện tử 

Một hợp đồng có hiệu lực là khi hợp đồng đó có chữ ký đi kèm. Nếu như bạn cứ phải dừng lại để đợi khách hàng hàng tiềm năng hay các thành viên trong nhóm in, ký và fax các hợp đồng cho bên tiếp theo trong quy trình ký hợp đồng, thì quá trình bán hàng của bạn cũng bị chững lại. 

quản lý hợp đồng

Cài đặt chữ ký điện tử trên phần mềm CRM

Chữ ký điện tử giúp những người cần ký hợp đồng có thể tiết kiệm thời gian, chỉ cần một vài click chuột để hoàn thành việc ký hợp đồng. Bằng cách số hóa quy trình ký kết hợp đồng, doanh nghiệp và các khách hàng tiềm năng có thể tiết kiệm được thời gian và quá trình ký kết hợp đồng sẽ được diễn ra suôn sẻ. 

Lời kết 

Báo cáo của IACCM cho thấy rằng việc quản lý hợp đồng không hiệu quả trung bình sẽ tiêu tốn khoảng 9.2% doanh thu định kỳ của các doanh nghiệp. Quá trình chuyển từ báo giá thành tiền mặt chính là những bước cuối cùng sau những sự nỗ lực của đội sales, đảm bảo rằng tất cả những nỗ lực trước đó sẽ được đền đáp. 

Sau cùng, cả doanh nghiệp và các khách hàng tiềm năng đều có chung một mục tiêu - một thỏa thuận mang đến lợi ích cho cả hai. Hãy bắt đầu những hợp đồng có giá trị và thành công với phần mềm quản lý hợp đồng SlimCRM

SlimCRM - phần mềm quản lý