Mẫu đơn đặt hàng file Excel ngày càng được nhiều doanh nghiệp, cửa hàng và cá nhân sử dụng vì giúp quá trình đặt mua hàng hóa trở nên rõ ràng, chuyên nghiệp và dễ kiểm soát hơn. Thay vì ghi chép thủ công hoặc trao đổi qua tin nhắn, bạn chỉ cần một file mẫu được thiết kế sẵn để ghi lại thông tin sản phẩm, số lượng, đơn giá và tổng tiền một cách chính xác.
Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy mọi thông tin cần thiết về mẫu đơn đặt hàng Excel và mẫu đơn đặt hàng file Word, kèm theo các mẫu tải xuống phù hợp cho cả doanh nghiệp lớn, cửa hàng nhỏ lẻ hoặc cá nhân kinh doanh tự do.
Mẫu đơn đặt hàng là gì?
Mẫu đơn đặt hàng là một tài liệu được thiết kế sẵn, thường ở dạng file Excel hoặc file Word, dùng để ghi lại đầy đủ thông tin về một giao dịch mua hàng giữa người mua và nhà cung cấp. Mẫu này giúp bạn dễ dàng liệt kê danh sách hàng hóa, số lượng, đơn giá, điều khoản giao hàng và các yêu cầu đặc biệt – tất cả trong một tài liệu thống nhất.
Nhờ mẫu đơn đặt hàng file Excel, bạn không cần tự tạo bảng từ đầu hay lo lắng bỏ sót thông tin quan trọng. Dù là đặt hàng từ nhà cung cấp, mua nguyên vật liệu sản xuất hay nhập hàng để kinh doanh, việc sử dụng một mẫu đơn đặt hàng Excel chuẩn sẽ giúp quy trình mua hàng diễn ra suôn sẻ, hạn chế tranh chấp và tiết kiệm thời gian xử lý.
Có thể bạn quan tâm: Top 8 phần mềm tạo hóa đơn bán hàng dễ dùng và hiệu quả
Nội dung của mẫu đơn đặt hàng file Excel
Một mẫu đơn đặt hàng Excel chuẩn thường được tổ chức theo các phần rõ ràng, giúp cả người mua lẫn nhà cung cấp dễ dàng tra cứu và xác nhận thông tin. Cấu trúc phổ biến gồm các phần sau:
Phần thông tin bên đặt hàng và nhà cung cấp
Phần đầu của đơn đặt hàng ghi lại thông tin hai bên giao dịch gồm: tên công ty/cá nhân đặt hàng, địa chỉ, số điện thoại, email liên hệ và mã số thuế (nếu có). Tương tự, thông tin nhà cung cấp bao gồm tên, địa chỉ giao hàng và người phụ trách.
Một số mẫu đơn đặt hàng file Excel còn có thêm trường "Mã đơn hàng" và "Ngày đặt hàng" để dễ dàng theo dõi và lưu trữ hồ sơ về sau.
Phần danh sách hàng hóa
Đây là phần trọng tâm của mọi đơn đặt hàng. Bảng danh sách hàng hóa thường gồm các cột: mã sản phẩm, tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền. Công thức tự động tính thành tiền theo từng dòng và tổng cộng toàn bộ đơn hàng giúp bạn tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót.
Ngoài ra, cột "Ghi chú" cho phép bạn ghi thêm yêu cầu riêng về màu sắc, kích thước, quy cách đóng gói hoặc các điều kiện đặc biệt khác.
Phần thông tin giao hàng và thanh toán
Phần này ghi rõ địa chỉ giao hàng (nếu khác địa chỉ công ty), thời gian giao hàng dự kiến, phương thức vận chuyển và điều kiện thanh toán (trả ngay, trả sau 30 ngày, đặt cọc...). Việc ghi rõ điều khoản ngay trên mẫu đơn đặt hàng excel giúp tránh hiểu nhầm và bảo vệ quyền lợi của cả hai bên.
Phần xác nhận và ký kết
Phần cuối đơn đặt hàng thường có ô ký tên và đóng dấu của đại diện hai bên. Với file Excel hoặc Word, bạn có thể in ra để ký tay, hoặc dùng chữ ký số nếu doanh nghiệp đã triển khai.
Xem thêm: Mẫu phiếu Nhập Kho file excel theo thông tư 200 và 133 mới nhất
Tải xuống mẫu đơn đặt hàng file Excel, Word
Dưới đây là các mẫu đơn đặt hàng được chia thành nhiều loại để bạn chọn lựa theo nhu cầu thực tế:
Mẫu đơn đặt hàng Excel tổng quát
Đây là mẫu đơn đặt hàng file Excel đa năng, phù hợp cho mọi ngành nghề từ thương mại, sản xuất đến dịch vụ. Mẫu được trình bày gọn gàng với bảng danh sách hàng hóa, công thức tính tự động và phần xác nhận đầy đủ – lý tưởng nếu bạn cần một công cụ linh hoạt, dùng được ngay mà không cần chỉnh sửa nhiều.
Mẫu đơn đặt hàng file Word
Mẫu đơn đặt hàng file Word là dạng tài liệu văn bản dễ điền tay hoặc in ra để lưu hồ sơ. File được chia thành 4 phần chính:
- Thông tin bên mua và nhà cung cấp: Ghi rõ tên, địa chỉ, số điện thoại và mã số thuế.
- Danh sách hàng hóa: Bảng liệt kê tên sản phẩm, số lượng, đơn giá và thành tiền.
- Điều kiện giao hàng và thanh toán: Thời gian, địa điểm giao hàng và hình thức thanh toán.
- Điều khoản chung và chữ ký xác nhận: Ô ký tên đại diện hai bên.
Mẫu đơn đặt hàng Google Sheet
Mẫu đơn đặt hàng Google Sheet cho phép bạn quản lý toàn bộ quy trình đặt hàng trực tuyến, chia sẻ với đồng nghiệp và cập nhật theo thời gian thực mà không cần gửi file đính kèm qua email. Mẫu bao gồm các tab: thông tin đơn hàng, danh sách hàng hóa, theo dõi trạng thái giao hàng và lịch sử đặt hàng – phù hợp cho team mua hàng hoặc doanh nghiệp có nhiều đầu mối cung cấp.
Mẫu đơn đặt hàng cho doanh nghiệp, công ty
Đây là phiên bản nâng cao của mẫu đơn đặt hàng Excel, được thiết kế riêng cho doanh nghiệp với nhiều đầu hàng hóa, nhiều nhà cung cấp và quy trình phê duyệt nhiều cấp. Mẫu bao gồm: thông tin đơn hàng chi tiết, bảng phân bổ chi phí theo bộ phận, cột theo dõi trạng thái phê duyệt và sheet lịch sử giao dịch theo tháng.
Mẫu đơn đặt hàng cho cửa hàng, hộ kinh doanh
File Excel đặt hàng dành cho cửa hàng nhỏ và hộ kinh doanh được thiết kế tối giản nhưng đầy đủ các trường cần thiết. Mẫu giúp chủ cửa hàng dễ dàng lên danh sách nhập hàng, so sánh giá từ nhiều nhà cung cấp và lưu lại hồ sơ đặt hàng theo từng đợt – không cần kiến thức kế toán hay kỹ năng Excel nâng cao.
Tải xuống mẫu đơn đặt hàng cho cửa hàng, hộ kinh doanh tại đây.
Mẫu đơn đặt hàng theo lô/số lượng lớn
Mẫu này phù hợp cho các doanh nghiệp sản xuất, nhà phân phối hoặc đơn vị nhập khẩu thường xuyên đặt hàng với số lượng lớn. File Excel có thêm các cột: mã lô hàng, ngày sản xuất, hạn sử dụng, yêu cầu chứng nhận chất lượng và điều khoản bảo hành – giúp kiểm soát chặt chẽ từng lô hàng từ lúc đặt đến khi nhận.
Lưu ý khi sử dụng mẫu đơn đặt hàng file Excel
Mặc dù các mẫu đơn đặt hàng Excel, Word đã được định dạng tối ưu nhưng bạn vẫn nên ghi nhớ một số điểm quan trọng dưới đây để tránh xảy ra sai sót trong quá trình sử dụng:
- Kiểm tra font chữ phổ biến như Arial, Calibri hoặc Times New Roman trước khi mở file để tránh lỗi hiển thị ký tự tiếng Việt không đúng định dạng.
- Không xóa hoặc chèn dòng/cột tùy tiện trong vùng có công thức tính tự động. Nếu cần thêm dòng sản phẩm, hãy copy dòng mẫu và dán vào đúng vị trí để giữ nguyên công thức thành tiền và tổng cộng.
- Luôn lưu bản gốc trước khi chỉnh sửa, đặc biệt nếu bạn muốn tùy chỉnh lại mẫu cho phù hợp với thương hiệu hoặc quy trình nội bộ của doanh nghiệp.
- Lưu trữ trên cloud như Google Drive, OneDrive hoặc Dropbox để sao lưu và dễ dàng chia sẻ với bộ phận mua hàng, kế toán hoặc nhà cung cấp khi cần.
- Phân quyền khi chia sẻ: Nếu nhiều người cùng chỉnh sửa một file đơn đặt hàng, hãy chỉ định 1-2 người có quyền chỉnh sửa chính; các thành viên khác nên ở chế độ "xem" để tránh ghi đè dữ liệu.
- Đánh số đơn hàng theo quy tắc thống nhất (ví dụ: PO-2026-001) ngay từ đầu để dễ tra cứu và đối soát sau này, đặc biệt khi doanh nghiệp phát sinh nhiều đơn đặt hàng mỗi tháng.
Tham khảo: 10+ mẫu báo giá excel mẫu đẹp, chuyên nghiệp.
Quản lý đơn đặt hàng chuyên nghiệp hơn với SlimCRM
Mẫu đơn đặt hàng file Excel phù hợp khi bạn mới bắt đầu: ít nhà cung cấp, một người xử lý và chưa cần phê duyệt nhiều cấp. Nhưng khi quy mô mở rộng, những bất cập sẽ dần xuất hiện: file tồn nhiều phiên bản, khó biết đơn nào đang chờ duyệt, báo cáo chi tiêu phải tổng hợp thủ công mỗi tháng.
SlimCRM giúp bạn giải quyết đúng những điểm này:
- Đơn đặt hàng tập trung: Toàn bộ đơn hàng, nhà cung cấp và lịch sử giao dịch nằm trên một hệ thống, không lo mất file hay lệch dữ liệu.
- Phê duyệt online nhiều cấp: Gửi đơn, duyệt và theo dõi trạng thái ngay trên phần mềm, có lịch sử rõ ràng cho từng đơn.
- Nhắc nhở deadline tự động: Hệ thống cảnh báo khi hạn giao hàng sắp đến, tránh bỏ sót đơn hàng quan trọng.
- Báo cáo chi tiêu mua hàng tức thời: Dashboard tự động tổng hợp theo ngày, tháng, nhà cung cấp, không cần tổng hợp thủ công.
Kết luận
Các mẫu đơn đặt hàng file Excel và mẫu đơn đặt hàng file Word mà chúng tôi tổng hợp trên đây sẽ giúp bạn chuẩn hóa quy trình mua hàng, giảm thiểu sai sót và lưu trữ hồ sơ một cách khoa học. Dù bạn là chủ cửa hàng nhỏ, hộ kinh doanh hay quản lý mua hàng tại doanh nghiệp, việc sử dụng đúng mẫu đơn phù hợp sẽ giúp mọi giao dịch diễn ra rõ ràng, minh bạch và chuyên nghiệp hơn.
SlimCRM chúc bạn luôn chủ động trong từng đơn hàng và xây dựng được quy trình mua hàng hiệu quả cho doanh nghiệp của mình!
