Quản lý phòng Sales hiệu quả: "Mã Lệnh" Nào Giúp Phòng Sales Luôn "On Fire"?

Thời gian đọc: 18 mins
SalesBài viết
24/07/24 19:16:21 | Lượt xem: 37

  • Bài viết giải mã các "mã lệnh" bí mật giúp "hack" năng suất của phòng Sales bằng cách cung cấp chiến lược, công cụ và kỹ năng cần thiết cho việc quản lý phòng Sales hiệu quả.
  • Người quản lý Sales chịu trách nhiệm lãnh đạo, tạo động lực và điều phối toàn bộ chu trình bán hàng, từ lập kế hoạch, tuyển dụng đến đào tạo nhân viên và quản lý quan hệ khách hàng.
  • Ba khía cạnh chính của quản lý phòng Sales là vận hành bán hàng, xây dựng chiến lược bán hàng và phân tích bán hàng. Việc đầu tư vào việc đào tạo nhân viên, đặt mục tiêu rõ ràng, và khuyến khích đội ngũ là những yếu tố quan trọng để tạo ra một phòng Sales hiệu quả.
  • Bài viết cũng đề cập đến những lỗi phổ biến trong quản lý phòng Sales như không hợp tác chặt chẽ với đội ngũ, đặt mục tiêu không rõ ràng, quản lý đội ngũ không hiệu quả, không tận dụng dữ liệu và thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban.
  • Cuối cùng, bài viết khuyến khích áp dụng công nghệ vào quản lý phòng Sales để tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu suất đội ngũ và đạt được mục tiêu kinh doanh. SlimCRM là một trong những giải pháp công nghệ được giới thiệu để hỗ trợ quản lý phòng Sales hiệu quả.
Quản lý phòng Sales

Giải mã những "mã lệnh" bí mật giúp bạn "hack" năng suất phòng Sales. Bật mí những chiến lược, công cụ và kỹ năng thiết yếu giúp bạn quản lý phòng Sales hiệu quả, từ việc xây dựng đội ngũ, tối ưu quy trình đến việc thúc đẩy hiệu suất và gia tăng doanh thu vượt trội tới những sai lầm phổ biến và giải pháp đột phá giúp bạn "F5" đội ngũ Sales hiệu quả.

Thế nào là Quản lý phòng Sale? Ai là người có trách nhiệm quản lý phòng Sale?


Thế nào là Quản lý phòng Sales?

Quản lý phòng Sale là quá trình lãnh đạo, tạo động lực và tác động tới đội ngũ nhân viên để đạt được các mục tiêu kinh doanh đề ra. Người quản lý sales chịu trách nhiệm điều phối toàn bộ chu trình bán hàng, bao gồm lập kế hoạch dự báo và phân bổ ngân sách doanh thu, tuyển dụng và lựa chọn nhân sự cho bộ phận bán hàng, đồng thời đảm bảo công tác đào tạo và đánh giá hiệu quả làm việc được thực hiện một cách phù hợp và đầy đủ.

Trong doanh nghiệp, người có trách nhiệm quản lý phòng Sales thường là Trưởng phòng kinh doanh (hay Sale Manager).

Họ là người dẫn dắt đội ngũ bán hàng và chịu trách nhiệm:

  • Thiết lập các mục tiêu và chỉ tiêu doanh số
  • Động viên và hướng dẫn đội ngũ
  • Xây dựng kế hoạch và quy trình bán hàng
  • Tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới
  • Tổ chức các chương trình huấn luyện bán hàng
  • Quản lý quan hệ khách hàng (CRM)
  • Quản lý pipeline
  • Phối hợp với các bộ phận hỗ trợ bán hàng và marketing
  • Quản lý đội ngũ tổng thể

Ba khía cạnh chính của việc quản lý phòng sales


Ba khía cạnh trong Quản lý phòng Sales

Có ba lĩnh vực cần quản lý trong quy trình quản lý phòng sales:

  • Vận hành bán hàng
  • Xây dựng chiến lược bán hàng
  • Phân tích bán hàng

Quy trình này có thể khác nhau tùy theo từng doanh nghiệp, nhưng vận hành, chiến lược và phân tích là ba điểm khởi đầu quan trọng nhất.

Vận hành nhân sự

Vận hành việc bán hàng chính là việc bạn xây dựng cho mình một đội ngũ nhân viên sales phù hợp với doanh nghiệp. Đội ngũ bán hàng là xương sống của bất kỳ công ty nào: một mắt xích trực tiếp kết nối giữa sản phẩm và khách hàng.

Khi tuyển chọn và đào tạo nhân tài mới, hãy đào tạo kỹ lưỡng để họ hiểu được doanh nghiệp, sản phẩm, khách hàng và phát triển kỹ năng của họ bất kể kinh nghiệm bán hàng và chứng chỉ bán hàng của họ như thế nào.

Bởi giỏi bán hàng thôi là chưa đủ - nhân viên bán hàng còn phải giỏi trong việc hiểu sản phẩm và đại diện cho tổ chức của bạn, để khách hàng muốn gắn bó với nó.

Đội ngũ bán hàng mà bạn quản lý nên được liên kết chặt chẽ, làm việc như những cá nhân trong một đơn vị hợp tác. Cách tiếp cận liên kết sẽ dẫn đến ít sai sót hơn và thành tích cao hơn cho lực lượng bán hàng cũng như toàn bộ công ty.

Trưởng phòng kinh doanh cũng phải tư vấn cho đội ngũ trong suốt quá trình, đảm bảo họ vẫn đi đúng hướng và động viên họ khi cần thiết.

Bạn có thể chia sẻ những trải nghiệm nào đã thúc đẩy bạn trong suốt sự nghiệp, sử dụng chúng để truyền cảm hứng và thúc đẩy đội ngũ bán hàng của bạn. Ngược lại, đừng quên chia sẻ những thất vọng và thất bại của bạn, cách bạn vượt qua những thách thức đó và cung cấp hỗ trợ trong những giai đoạn khó khăn.

Xây dựng chiến lược bán hàng

Xây dựng chiến lược bán hàng nghĩ là bạn phải định nghĩa quy trình bán hàng của doanh nghiệp.

Mọi doanh nghiệp đều có một chu kỳ bán hàng. Đây là một chuỗi các nhiệm vụ giúp sản phẩm của công ty tiếp cận người dùng. Một quy trình bán hàng, hay còn gọi là phễu bán hàng, giúp việc tổ chức các nhiệm vụ này và điều hướng các thỏa thuận đến hoàn tất dễ dàng hơn.

Vậy quy trình bán hàng là gì?

Quy trình bán hàng là một cách trực quan để theo dõi khách hàng tiềm năng và cơ hội khi họ di chuyển qua các giai đoạn khác nhau của hành trình mua hàng.

Một quy trình được xây dựng trực quan giúp nhân viên bán hàng sắp xếp công việc của họ. Quy trình bán hàng được chia thành các giai đoạn khác nhau thúc đẩy nhân viên bán hàng nỗ lực hơn trong các hoạt động có thể kiểm soát, giữ tập trung và phát huy tối đa khả năng để đạt được hệ suất làm việc cao nhất..

Phân tích bán hàng

Việc phân tích sẽ giúp bạn đánh giá hiệu quả của chiến lược đã triển khai và hệ suất công việc của nhân sự, từ đó đưa ra các kế hoạch mới với mục đích nâng cao doanh số. Tất cả phân tích đều nên được thống kê và ghi chép lại trong các báo cáo.

Báo cáo giúp bạn hiểu chiến lược hiện tại ảnh hưởng đến thành công của công ty như thế nào và đưa ra cái nhìn sâu sắc về những gì bạn có thể làm để cải thiện nỗ lực của mình, cho dù đó là tuyển dụng thêm nhân viên bán hàng hay phân bổ lại nhiệm vụ.

Báo cáo hiệu quả liên quan đến việc sử dụng các chỉ số bán hàng hoặc chỉ báo định lượng cho biết từng khía cạnh của hoạt động bán hàng đang thực hiện và liệu bạn có đang đạt được mục tiêu hay không.

Với quy trình bán hàng tiêu chuẩn, bạn nên có khả năng đo lường bốn chỉ số sau:

  • Số lượng hợp đồng
  • Quy mô trung bình của thỏa thuận trong quy trình
  • Tỷ lệ chốt sale, hoặc tỷ lệ phần trăm trung bình của các hợp đồng đã chốt
  • Tốc độ bán hàng, hoặc thời gian trung bình của thỏa thuận trước khi chốt

Những báo cáo chính xác, cập nhật và trực quan là yếu tố then chốt đối với các nhà quản lý bán hàng. Nó cho phép đánh giá hiệu quả hoạt động của đội ngũ, xác định các cơ hội cải thiện và đưa ra quyết định chiến lược kịp thời. 

Chiến lược quản lý phòng Sales


1. Có KPI rõ ràng

Việc thiết lập các chỉ số đo lường hiệu suất (KPI) rõ ràng là nền tảng cho một chiến lược quản lý bán hàng hiệu quả. Các KPI nên gắn liền với mục tiêu kinh doanh tổng thể, phản ánh các yếu tố quan trọng như doanh số, tỷ lệ chuyển đổi, thời gian chu kỳ bán hàng và mức độ hài lòng của khách hàng. Bằng cách đặt ra các mục tiêu cụ thể và đo lường tiến độ thường xuyên, người quản lý có thể xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu.

Tìm hiểu thêm về KPI tại đây!

2. Đánh giá đúng khả năng của team

Hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của từng thành viên trong đội ngũ bán hàng là điều cần thiết để phân công nhiệm vụ hợp lý và tối ưu hóa hiệu suất. Người quản lý nên dành thời gian quan sát, đánh giá kỹ năng và tiềm năng của từng cá nhân, đồng thời lắng nghe ý kiến phản hồi của họ. Từ đó, có thể xây dựng kế hoạch phát triển cá nhân, cung cấp hỗ trợ và nguồn lực cần thiết để giúp mỗi người phát huy tối đa khả năng của mình.

3. Đào tạo nhân viên sales chất lượng

Đầu tư vào đào tạo và phát triển nhân viên là yếu tố then chốt để xây dựng một đội ngũ bán hàng chuyên nghiệp và hiệu quả. Chương trình đào tạo nên bao gồm cả kiến thức sản phẩm, kỹ năng bán hàng, chiến lược tiếp cận khách hàng và các công cụ hỗ trợ. Đồng thời, cần khuyến khích học tập liên tục, chia sẻ kinh nghiệm và cập nhật xu hướng mới nhất trong ngành. Một đội ngũ được trang bị đầy đủ kiến thức và kỹ năng sẽ tự tin hơn trong việc tiếp cận khách hàng và đạt được kết quả kinh doanh tốt hơn.

4. Xác định mục tiêu không dễ đạt được  

Việc đặt ra mục tiêu thách thức nhưng khả thi là một cách hiệu quả để thúc đẩy động lực và hiệu suất của đội ngũ bán hàng. Mục tiêu nên được xác định dựa trên phân tích dữ liệu lịch sử, xu hướng thị trường và năng lực của từng thành viên. Đồng thời, cần đảm bảo sự cân bằng giữa mục tiêu ngắn hạn và dài hạn, giữa doanh số và chất lượng dịch vụ. Với một mục tiêu rõ ràng và đầy tham vọng, đội ngũ bán hàng sẽ có động lực để nỗ lực hết mình và vượt qua giới hạn của bản thân.

5. Khuyến khích các thành viên trong team

Một môi trường làm việc tích cực và đầy cảm hứng sẽ giúp thúc đẩy tinh thần và hiệu suất của đội ngũ bán hàng. Người quản lý cần thường xuyên ghi nhận và khen ngợi những nỗ lực và thành tích của từng cá nhân, đồng thời tạo điều kiện để họ học hỏi, phát triển và thăng tiến trong sự nghiệp. Bên cạnh đó, các hoạt động gắn kết đội nhóm như huấn luyện, chia sẻ kinh nghiệm hay tổ chức sự kiện cũng góp phần tăng cường sự đoàn kết và hợp tác giữa các thành viên.

7. Chuyên môn hóa sớm để tăng doanh số bán hàng

Chuyên môn hóa vai trò của từng thành viên trong đội ngũ bán hàng có thể giúp tối ưu hóa hiệu suất và tăng doanh số. Mỗi cá nhân nên được giao nhiệm vụ phù hợp với thế mạnh và kinh nghiệm của họ, chẳng hạn như tìm kiếm khách hàng tiềm năng, chăm sóc khách hàng hiện tại, hoặc xử lý các vấn đề kỹ thuật. Bằng cách cho phép nhân viên tập trung vào lĩnh vực chuyên môn của mình, người quản lý có thể giúp họ phát triển kỹ năng chuyên sâu, nâng cao năng suất và đóng góp hiệu quả vào thành công chung của cả đội.

Một chiến lược quản lý bán hàng toàn diện cần tập trung vào việc thiết lập KPI rõ ràng, đánh giá năng lực nhân viên, đầu tư đào tạo, đặt mục tiêu thách thức, khuyến khích tinh thần đội nhóm và chuyên môn hóa vai trò. Với sự kết hợp hài hòa của các yếu tố này, người quản lý có thể xây dựng một đội ngũ bán hàng đầy nhiệt huyết, chuyên nghiệp và hiệu quả, sẵn sàng chinh phục mọi thử thách và đạt được các mục tiêu kinh doanh đầy tham vọng.

Những lỗi sai phổ biến thường gặp trong việc quản lý phòng Sales


1. Không hợp tác chặt chẽ với đội ngũ: 

Nhân viên Sale thị trường là người đại diện doanh nghiệp tiếp xúc với khách hàng vì thế họ sẽ nắm bắt được nhu cầu của khách hàng đồng thời, chính họ cũng gặp nhiều vấn đề khó khăn trong hoạt động tư vấn và chăm sóc khách hàng. Vì vậy, các nhà quản lý nên lắng nghe phản hồi từ nhân viên của mình để cải thiện và nâng cấp sản phẩm/ dịch vụ phù hợp với nhu cầu của khách hàng. Ngoài ra, cũng cần lắng nghe và chia sẻ với những khó khăn của nhân viên bán hàng để gia tăng sự tin tưởng trong lòng họ.

2. Đưa ra mục tiêu không rõ ràng:

Một trong những sai lầm tai hại trong quản lý phòng Sales chính là đặt ra mục tiêu mập mờ, thiếu rõ ràng. Khi không xác định rõ đích đến, nhân viên sẽ gặp khó khăn trong việc lựa chọn khách hàng tiềm năng, xây dựng chiến lược bán hàng hiệu quả và dễ rơi vào tình trạng thiếu động lực phấn đấu. Hơn nữa, việc đánh giá hiệu suất làm việc cũng trở nên chủ quan và thiếu chính xác do không có thước đo rõ ràng. Để tối ưu hiệu suất phòng Sales, hãy đặt ra mục tiêu theo nguyên tắc SMART: Specific (Cụ thể), Measurable (Đo lường được), Achievable (Khả thi), Relevant (Liên quan) và Time-bound (Có thời hạn). Việc áp dụng nguyên tắc SMART khi xây dựng mục tiêu sẽ tạo ra môi trường làm việc hiệu quả, minh bạch, thúc đẩy sự phát triển bền vững cho phòng Sales và doanh nghiệp.

Tìm hiểu nhiều hơn về nguyên tắt SMART khi đặt mục tiêu tại đây!

3. Quản lý đội ngũ, phân bổ nguồn lực thiếu hiệu quả:

Việc thiếu công cụ quản lý hiệu suất nhân viên, phân công công việc và theo dõi tiến độ là một lỗ hổng lớn trong quản lý đội ngũ Sales. Khi không có hệ thống giám sát rõ ràng, việc đánh giá năng lực, đào tạo và phát triển đội ngũ gặp nhiều khó khăn. Quản lý khó lòng nắm bắt được hiệu suất làm việc của từng cá nhân, từ đó dẫn đến sự phân bổ nguồn lực thiếu hiệu quả.

4. Chưa thể tận dụng hết dữ liệu 

Trong thời đại dữ liệu lên ngôi, việc không tận dụng dữ liệu để đưa ra quyết định kinh doanh là một sai lầm nghiêm trọng, đặc biệt là trong lĩnh vực bán hàng. Nhiều doanh nghiệp vẫn còn loay hoay với việc thu thập, phân tích dữ liệu bán hàng một cách thủ công, dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội tiếp cận khách hàng tiềm năng và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

5. Thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban

Bên cạnh đó, việc thiếu sự phối hợp giữa các phòng ban cũng là một rào cản lớn đối với nhiều doanh nghiệp. Thông tin không được chia sẻ kịp thời, minh bạch giữa các bộ phận dẫn đến chồng chéo hoặc bỏ sót nhiệm vụ, gây lãng phí thời gian và nguồn lực.
Ví dụ với Phòng Sales và Phòng Marketing.  Nếu thiếu sự thống nhất về thông điệp, hình ảnh thương hiệu, chân dung khách hàng mục tiêu. Marketing sẽ tạo ra nguồn leads kém chất lượng, không phù hợp với tệp khách hàng của Sales. Đồng thời, Sales cũng không phản hồi kịp về hiệu quả của chiến dịch Marketing. Điều này dẫn đến việc lãng phí nguồn lực Marketing, Sales khó khăn trong việc tiếp cận và chuyển đổi khách hàng, kéo theo hệ lụy doanh thu giảm, không tạo ra lợi nhuận cho doanh nghiệp

Ứng dụng công nghệ vào việc Quản lý phòng Sales - Chìa khóa tạo ra lợi thế cạnh tranh trong thời đại tự động hóa


Công nghệ đóng vai trò then chốt trong quy trình bán hàng hiện đại, thay đổi cách thức các chuyên viên kinh doanh tiếp cận công việc. Từ việc tạo phễu khách hàng tiềm năng đến chốt giao dịch, công nghệ có thể giúp chuyên viên kinh doanh tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả và chốt được nhiều giao dịch hơn. Khi công nghệ tiếp tục phát triển, điều quan trọng là các chuyên viên kinh doanh phải nắm bắt những công cụ và nền tảng mới nhất, đáp ứng nhu cầu cụ thể của họ. Bằng cách khai thác hiệu quả sức mạnh của công nghệ, các chuyên viên kinh doanh có thể mở ra những cơ hội mới, tối ưu hóa chiến lược bán hàng và xây dựng mối quan hệ khách hàng bền chặt hơn trong bối cảnh kinh doanh năng động và cạnh tranh. Thấu hiểu khó khăn đó của doanh nghiệp, SlimCRM đã phát triển phần mềm tích hợp quản lý với nhiều tính năng tổng quan cho doanh nghiệp.

Ứng dụng SLimCRM vào quy trình bán hàng, lên kịch bản chăm sóc khách hàng

SlimCRM đã cho ra mắt tính năng Trợ lý AI được tích hợp sâu vào hệ thống CRM, cung cấp các gợi ý và hỗ trợ trong từng bước của quy trình bán hàng, từ khâu tiếp cận khách hàng tiềm năng, xử lý phản đối, đến chốt đơn hàng và chăm sóc sau bán.

Với Trợ lý AI của SlimCRM, bạn có thể nhận được bản phân tích nỗi đau của khách hàng, của doanh nghiệp và toàn ngành, các kịch bản tiếp cận khách hàng đều được cá nhân hóa theo nguồn dữ liệu chi tiết đã được thu thập và lưu trữ. 

Trợ lý AI phân tích về ngành dựa vào dữ liệu đã được tổng hợp

SlimCRM nâng cao hiệu quả đào tạo và quản lý đội ngũ

SlimCRM cung cấp công cụ quản lý hiệu suất nhân viên, theo dõi tiến độ công việc, báo cáo kết quả kinh doanh chi tiết. Từ đó giúp quản lý có thể đánh giá năng lực khách quan, tạo động lực làm việc cho nhân viên, tối ưu hóa hiệu quả hoạt động của phòng Sales.

SlimCRM với công cụ quản lý hiệu suất nhân viên, theo dõi và báo cáo tiến độ công việc

Trải nghiệm dùng thử miễn phí ngay tại đây.

"Hack" năng suất Sales, chinh phục mọi mục tiêu với SlimCRM AI!

Quản lý phòng Sales hiệu quả là yếu tố then chốt dẫn đến thành công của mọi doanh nghiệp. Bằng cách ứng dụng công nghệ hiện đại, đặc biệt là các giải pháp như SlimCRM với trợ lý AI thông minh, bạn có thể tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu suất đội ngũ và bứt phá doanh số. Đừng để những phương pháp quản lý lỗi thời cản trở bước tiến của doanh nghiệp. Hãy hành động ngay hôm nay để xây dựng một phòng Sales vững mạnh và đưa doanh nghiệp gặt hái thành công!

Viết bình luận

SlimCRM - phần mềm quản lý