Quản lý một doanh nghiệp có nghĩa là đo lường được mọi thứ bằng số liệu cụ thể chứ không chỉ là phán đoán. Đó là lúc KPI xuất hiện. Nhưng làm thế nào để các phòng ban trong công ty hiểu những gì họ cần làm? Làm thế nào để bạn có thể đưa doanh nghiệp của mình đến vị trí mà bạn mong muốn?
Bằng cách sử dụng OKR, bạn làm việc với các phòng ban, tức là bạn cung cấp cho họ các công cụ và sau đó họ quyết định cách thực hiện – thật đơn giản phải không!
Vì vậy, chúng ta cần đo lường những chỉ số phù hợp và đặt mục tiêu ở các cấp độ khác nhau của doanh nghiệp – nhưng hãy đảm bảo rằng việc thiết lập mục tiêu giữa các phòng ban giống như một thác nước để tất cả gắn kết với nhau. Thay vì nghĩ OKR hay KPI thì nên là OKR và KPI.
Nội dung bài viết
Giải Thích Về OKR So Với KPI
Trước khi chúng ta đi sâu vào những khác biệt chính và cách OKR và KPI hoạt động cùng nhau, điều quan trọng là phải cân bằng giữa việc thiết lập và đo lường những yếu tố quan trọng ở từng cấp độ chiến lược của doanh nghiệp cũng như giữa các đơn vị kinh doanh khác nhau.
Các biện pháp sai có thể dễ dàng dẫn đến các hành vi không đúng. Việc điều chỉnh các biện pháp phù hợp với sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị của một tổ chức giúp đảm bảo tính nhất quán của các hành vi và hiệu suất.
OKR Là Gì?
OKR là viết tắt của Objectives and Key Results (Mục tiêu và Kết quả chính), hai thứ này cùng nhau tạo thành khuôn khổ để thiết lập và đạt được các mục tiêu với tư cách là một công ty, nhóm và cá nhân. Khung OKR kết hợp với nhau ở tất cả các cấp của chiến lược kinh doanh và cách thức đạt được chiến lược đó.
Công thức OKR là: “Tôi sẽ __ (Mục tiêu), được đo bằng __ (Kết quả then chốt).
Sau đó, khung OKR là một phương pháp để thiết lập các mục tiêu trong toàn tổ chức và phù hợp với chiến lược tổng thể. Bằng cách thường xuyên đo lường và theo dõi việc thực hiện các mục tiêu, các tổ chức lớn có thể đạt được các mục tiêu tổng thể của họ một cách nhất quán.
Khung OKR
Mục tiêu : mục tiêu này cần ngắn gọn, rõ ràng, đầy tham vọng, có thể đạt được trong một chu kỳ báo cáo nhất định. Mục tiêu nên thúc đẩy, đưa ra định hướng và thách thức nhóm. Không có biệt ngữ và thường không có số.
Kết quả chính : là số liệu đo lường tiến trình hướng tới việc đạt được Mục tiêu của bạn. Mỗi Mục tiêu nên có từ 2 đến 5 Kết quả chính.
Theo tầng: OKRs theo tầng, từ nhóm cấp cao đến tất cả các đơn vị kinh doanh và nhóm khác và (thường) cho các cá nhân. OKRs được thiết kế để gắn kết các nhóm và giúp họ phối hợp hành động để đạt được mục tiêu.
Kết quả : Nếu tất cả các nhóm và mỗi bộ phận đều đạt được mục tiêu của mình, thì kết quả chung là công ty đạt được mục tiêu.
Mục tiêu
“Bạn muốn đạt được điều gì?” Mục tiêu mô tả nơi bạn muốn đến và đặt hướng đi rõ ràng. Hãy nghĩ về nó như một điểm trên bản đồ, một điểm đến như London.
Ví Dụ: Cải thiện trải nghiệm của khách hàng trên các kênh.
Kết Quả Then Chốt
“Làm thế nào để tôi biết nếu tôi đạt được kết quả đó?” Kết quả then chốt sẽ cho thấy bạn đang tiến tới Mục tiêu của mình như thế nào. Hãy nghĩ về nó như một biển chỉ dẫn với những cột mốc đánh dấu khoảng cách.
Ví Dụ Kết Quả Chính
- Cải thiện Net Promoter Score từ X lên Y.
- Tăng tỷ lệ thu hút khách hàng trên các kênh từ X đến Y.
- Giảm khiếu nại của khách hàng X phần trăm.
Sáng Kiến
“Tôi sẽ làm gì để đạt được mục tiêu đó?” Sáng kiến mô tả những gì bạn sẽ làm để tác động đến Kết quả chính của mình. Hãy nghĩ về nó như sự mô tả về những gì bạn sẽ làm để đến đích.
Ví Dụ
- Triển khai hệ thống CRM đa kênh mới.
- Tạo nội dung phù hợp với phân khúc khách hàng.
- Nghiên cứu những khách hàng bỏ đi sau X tuần.
Tạo OKRs chất lượng cao là bước quan trọng đầu tiên, nó nên bao gồm những yếu tố sau:
- Có giá trị: OKRs nên đo lường tác động và không chỉ là một danh sách các hoạt động. Tập trung vào Kết quả chính dựa trên những giá trị được tạo ra.
- Thu hút: Quá trình thiết lập OKR nên khơi gợi được sự sáng tạo và quan điểm của nhân viên. Bản thân OKRs nên truyền cảm hứng thay vì nhàm chán.
- Có thể hành động: Nhóm phải hiểu các số liệu và cách chúng liên quan với nhau. Nếu nhóm không biết mình có thể làm gì để cải thiện Kết quả then chốt thì nhóm sẽ không bao giờ thành công.
KPI Là Gì?
OKR vs KPI – Giải thích cách KPI phù hợp với thẻ điểm cân bằng
KPI là viết tắt của Key Performance Indicator. Key Performance Indicator là thước đo đánh giá tiến độ của một hoạt động cụ thể trong một tổ chức.
Nói một cách đơn giản, đó là thước đo được thiết lập dựa trên mục tiêu chiến lược và sau đó được theo dõi định kỳ, ví dụ như báo cáo hàng tháng, hàng quý và hàng năm.
Trước hết, chúng cần phải phù hợp với chiến lược tổng thể. Thứ hai, bạn cần giới hạn chúng. Nghiên cứu đã chỉ ra rằng rất nhiều các nhà quản lý cấp cao hoặc
- Đo lường quá nhiều thứ.
- Đo lường những thứ không cần thiết.
Mặc dù bạn có thể đo lường bất cứ thứ gì, nhưng bạn không nên nhảy vào và đo lường quá nhiều thứ. KPI là một cách để lọc và tập trung vào các biện pháp quan trọng.
- KPI là các chỉ số chung về hiệu suất tập trung vào các kết quả quan trọng.
- Hãy thiết lập một số lượng KPI hạn chế, có thể quản lý được. Có quá nhiều quy trình quản lý phức tạp sẽ trở nên tốn thời gian.
- Việc sử dụng KPI một cách có hệ thống là điều cần thiết vì giá trị của KPI gần như hoàn toàn bắt nguồn từ việc sử dụng chúng một cách nhất quán.
- KPI nên được thiết kế để phù hợp với từng tổ chức khác nhau – không có một công thức nào phù hợp với tất cả cách tiếp cận đối với các chỉ số hiệu suất.
- Để đo lường hiệu suất có hiệu quả, các chỉ số phải được chấp nhận, hiểu và thuộc về tổ chức.
- KPI thường cần phát triển và có khả năng một bộ KPI sẽ có thể thay đổi và tinh chỉnh theo thời gian.
- Hiển thị đồ họa của KPI cần được thiết kế đơn giản, dễ cập nhật và dễ tiếp cận.
- Các hành động và quyết định cần được thực hiện dựa trên kết quả của các chỉ số.
Ví Dụ Về Các Chỉ Số Hiệu Suất Chính
Ví Dụ Về KPI Marketing
- Số lượng khách hàng tiềm năng mới mỗi kỳ
- Giá trị đô la cho khách hàng tiềm năng mới được ký mỗi kỳ
- Số lượng khách hàng tiềm năng đủ điều kiện mỗi kỳ
- Cuộc gọi ra nước ngoài tới khách hàng tiềm năng
- Số lượng đề xuất hợp đồng
- Doanh thu thuần – Doanh thu và/hoặc Tỷ lệ phần trăm tăng trưởng
Ví Dụ Về KPI Tài Chính
- Tăng trưởng doanh thu
- Tỷ suất lợi nhuận ròng
- Biên lợi nhuận gộp
- Dòng tiền
- Các khoản phải thu hiện tại
- Doanh thu hàng tồn kho
Ví Dụ Về KPI Nhân Sự
- Tỷ lệ phần trăm ứng viên đáp ứng tiêu chí công việc
- Tỷ lệ năng suất của nhân viên
- Khuyến mãi nội bộ Vs. Tuyển dụng bên ngoài
- Nhiệm kỳ trung bình
- Tỷ lệ hài lòng của nhân viên
- Tỷ lệ vắng mặt
Đặt SMART KPI
Dù là loại KPI nào, bạn cần đảm bảo rằng chúng SMART:
- Specific (cụ thể): rõ ràng về những gì mỗi KPI sẽ đo lường và tại sao nó lại quan trọng.
- Measurable (có thể đo lường được): KPI phải có thể đo lường được theo một tiêu chuẩn xác định.
- Achievable (có thể đạt được): bạn phải có khả năng hoàn thành KPI.
- Relevant (có liên quan): KPI của bạn phải đo lường điều gì đó quan trọng và cải thiện hiệu suất.
- Time-Bound (giới hạn thời gian): có thể đạt được trong khung thời gian đã thỏa thuận.
Sự Khác Biệt Giữa OKR Và KPI Là Gì?
Dưới đây là bảng tóm tắt nhanh về những sự khác nhau của OKR và KPI
Cách căn chỉnh KPI phù hợp với OKR
Trên đây chỉ là những ví dụ minh họa, cách thiết lập KPI của công ty bạn phụ thuộc hoàn toàn vào chiến lược, mục tiêu và mục tiêu tổng thể. Việc suy nghĩ cẩn thận về các yếu tố này sẽ mang lại lợi ích và cải thiện cách các nhà lãnh đạo sắp xếp con người, văn hóa, hoạt động và tài chính.
Bạn có thể sắp xếp các khung cơ bản bằng cách sử dụng thẻ điểm cân bằng cho các sáng kiến chiến lược, sau đó sử dụng khuôn khổ OKR để sắp xếp các mục tiêu và theo dõi chúng. Về cơ bản, số liệu cốt lõi trên thẻ điểm trở thành thước đo.
Lưu ý : Quản lý mọi người từ trên xuống không phải là mục đích ở đây. OKR hoạt động và khuyến khích các nhóm vì họ có tiếng nói và ý tưởng về cách đạt được mục tiêu của mình, điều này sẽ tạo ra mức độ nhanh nhẹn và linh hoạt của tổ chức.
Lời kết
OKRs hay KPI là một trong những phương thức quản lý quan trọng của doanh nghiệp. Việc sử dụng phần mềm công nghệ vào quy trình quản lý chắc chắn sẽ là một phương thức hiệu quả giúp doanh nghiệp của bạn có những sự phát triển vượt bậc về doanh số.
Đặc biệt, OKRs hay KPI đều là những tính năng mở rộng nằm trong nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể SlimCRM. Tính năng được thiết kế theo quy trình bài bản chuẩn mực nhất từ Google giúp doanh nghiệp quản trị mục tiêu dễ dàng mà không đòi hỏi người sủ dụng phải hiểu biết trọn vẹn về OKR hay KPI. Cả hai tính năng này trong SlimCRM nổi bật với đặc điểm cho phép thiết lập và tạo chu kỳ mục tiêu chiến lược phù hợp, quản lý mục tiêu cá nhân, doanh nghiệp và liên kết chặt chẽ đồng thời đánh giá & thúc đẩy hiệu suất từng cá nhân, phòng ban, công ty.
Dùng thử phần mềm quản trị doanh nghiệp SlimCRM ngay tại đây.
Nguồn: garyfox
