KPI và OKR có vẻ không còn xa lạ với nhiều nhà quản trị hiện nay. Quản lý một doanh nghiệp có nghĩa là đo lường được mọi thứ bằng số liệu cụ thể chứ không chỉ là phán đoán. Đó là lúc KPI xuất hiện. Nhưng làm thế nào để các phòng ban trong công ty hiểu những gì họ cần làm? Làm thế nào để bạn có thể đưa doanh nghiệp của mình đến vị trí mà bạn mong muốn? Bằng cách sử dụng OKR, bạn làm việc với các phòng ban, tức là bạn cung cấp cho họ các công cụ và sau đó họ quyết định cách thực hiện – thật đơn giản phải không!
Vì vậy, chúng ta cần đo lường những chỉ số phù hợp và đặt mục tiêu ở các cấp độ khác nhau của doanh nghiệp – nhưng hãy đảm bảo rằng việc thiết lập mục tiêu giữa các phòng ban giống như một thác nước để tất cả gắn kết với nhau. Thay vì nghĩ OKR hay KPI thì nên là KPI và OKR. Vậy OKR vs KPI khác nhau như thế nào? Làm sao để kết hợp chúng hiệu quả? Theo dõi bài viết sau nhé!
Khái niệm KPI và OKR
Trước khi chúng ta đi sâu vào những khác biệt chính và cách KPI và OKR hoạt động cùng nhau, điều quan trọng là phải cân bằng giữa việc thiết lập và đo lường những yếu tố quan trọng ở từng cấp độ chiến lược của doanh nghiệp cũng như giữa các đơn vị kinh doanh khác nhau. Các biện pháp sai có thể dễ dàng dẫn đến các hành vi không đúng. Việc điều chỉnh các biện pháp phù hợp với sứ mệnh, tầm nhìn và giá trị của một tổ chức giúp đảm bảo tính nhất quán của các hành vi và hiệu suất.
OKR Là Gì?
OKR là viết tắt của Objectives and Key Results (Mục tiêu và Kết quả chính), hai thứ này cùng nhau tạo thành khuôn khổ để thiết lập và đạt được các mục tiêu với tư cách là một công ty, nhóm và cá nhân. Khung OKR kết hợp với nhau ở tất cả các cấp của chiến lược kinh doanh và cách thức đạt được chiến lược đó.
Công thức OKR là: “Tôi sẽ __ (Mục tiêu), được đo bằng __ (Kết quả then chốt).
Sau đó, khung OKR là một phương pháp để thiết lập các mục tiêu trong toàn tổ chức và phù hợp với chiến lược tổng thể. Bằng cách thường xuyên đo lường và theo dõi việc thực hiện các mục tiêu, các tổ chức lớn có thể đạt được các mục tiêu tổng thể của họ một cách nhất quán.
Ví dụ về OKR:
- Mục tiêu (Objectives): Tăng cường nhận diện và nhận thức về thương hiệu
- Kết quả chính 1 (KR1): Tăng mức độ tương tác với phương tiện truyền thông lên 20%
- Kết quả chính 2 (KR2): Triển khai chương trình giới thiệu khách hàng trước ngày 1 tháng 1
- Kết quả chính 3 (KR3): Mở rộng phạm vi tiếp cận và khả năng hiển thị trên mạng xã hội tới hai thị trường mục tiêu mới
- Kết quả chính 4 (KR4): Mở rộng chương trình lãnh đạo tư tưởng bằng cách đặt các bài viết của khách trên bốn trang web liên quan đến ngành có thứ hạng Alexa ít nhất là 30.000
Đọc thêm: Hướng dẫn thiết lập mục tiêu với OKRs
KPI Là Gì?
Khác với OKR, KPI là viết tắt của Key Performance Indicator. Key Performance Indicator là thước đo đánh giá tiến độ của một hoạt động cụ thể trong một tổ chức. Nói một cách đơn giản, đó là thước đo được thiết lập dựa trên mục tiêu chiến lược và sau đó được theo dõi định kỳ, ví dụ như báo cáo hàng tháng, hàng quý và hàng năm.
Nguồn gốc chính xác đằng sau KPI vẫn chưa được biết, nhưng hành động đo lường hiệu suất đã có từ thế kỷ thứ ba khi các hoàng đế nhà Ngụy (221-265 sau Công nguyên) đánh giá hiệu suất của các quan chức trong gia đình. Ngày nay, KPI đã được vô số tổ chức áp dụng và sử dụng để đánh giá và dự báo thành công.
Đọc thêm bài viết:
1. Mẫu KPI cho toàn bộ phòng ban: Marketing, Sales, HR, Kỹ Thuật, Kế toán mới nhất
Ví dụ về lập KPI cho bán hàng:
Hãy xem cách một công ty cố gắng tăng doanh số bán hàng hàng tháng:
Điều gì: Tăng doanh số bán hàng hàng tháng
Tại sao: Để đảm bảo tăng doanh thu và lợi nhuận cho công ty.
Cách thực hiện:
- Tăng số lượng khách hàng mới: Phát triển chiến dịch tiếp thị hướng đến thu hút khách hàng mới, chẳng hạn qua quảng cáo trực tuyến, tiếp thị truyền thống, và tối ưu hóa trang web để chuyển đổi khách hàng tiềm năng.
- Tăng giá trị đơn hàng trung bình: Thúc đẩy mua sắm bổ sung hoặc sản phẩm cao cấp, áp dụng chiến dịch cross-sell hoặc upsell, và cải thiện quy trình mua sắm để tạo thuận lợi cho khách hàng.
- Giảm tỷ lệ hủy đơn hàng: Tối ưu hóa quy trình đặt hàng, cung cấp dịch vụ khách hàng xuất sắc để giảm nguy cơ hủy đơn hàng.
Ai: Giám đốc Kinh doanh chịu trách nhiệm về số liệu này.
Khi nào: KPI sẽ được xem xét hàng tháng.
Mục tiêu: Tăng doanh số bán hàng hàng tháng ít nhất 10% so với cùng kỳ năm trước.
Số liệu cụ thể:
- Doanh số bán hàng tháng (tháng trước): $100,000
- Doanh số bán hàng tháng (cùng kỳ năm trước): $90,000
- Tỷ lệ chuyển đổi trang web (Conversion Rate): 5%
- Giá trị đơn hàng trung bình (AOV): $500
- Tỷ lệ hủy đơn hàng: 8%
Dựa trên các số liệu này, công ty đã xác định mục tiêu là tăng doanh số bán hàng hàng tháng lên ít nhất 10% so với cùng kỳ năm trước bằng cách thực hiện các biện pháp như tăng lượng khách hàng mới, tăng giá trị đơn hàng trung bình và giảm tỷ lệ hủy đơn hàng. KPI này sẽ được xem xét hàng tháng để đảm bảo sự theo dõi và cải thiện hiệu suất bán hàng.
Dù là loại KPI nào, bạn cần đảm bảo rằng chúng tuân thủ theo mục tiêu SMART:
- Specific (cụ thể): rõ ràng về những gì mỗi KPI sẽ đo lường và tại sao nó lại quan trọng.
- Measurable (có thể đo lường được): KPI phải có thể đo lường được theo một tiêu chuẩn xác định.
- Achievable (có thể đạt được): bạn phải có khả năng hoàn thành KPI.
- Relevant (có liên quan): KPI của bạn phải đo lường điều gì đó quan trọng và cải thiện hiệu suất.
- Time-Bound (giới hạn thời gian): có thể đạt được trong khung thời gian đã thỏa thuận.
Sự khác nhau giữa OKR và KPI
Khi so sánh OKR và KPI, sau đây là 8 khác biệt chính bạn có thể tham khảo:
| Đặc Điểm | OKR (Objective and Key Results) | KPI (Key Performance Indicators) |
| Loại chỉ số | Mục tiêu và Kết quả chính | Chỉ số hiệu suất chính |
| Tính linh hoạt | Có | Thường ít linh hoạt, thường cố định |
| Phạm vi | Mục tiêu chung lớn hơn | Chỉ số cụ thể, tiêu chí chặt chẽ |
| Thời hạn | Thường có thời hạn đặt ra và đánh giá thường theo chu kỳ (quý, năm) | Thường liên tục, đánh giá thường xuyên |
| Mục tiêu | Xác định mục tiêu chung và cách đo lường tiến bộ | Tập trung vào việc đo lường hiệu suất theo cách cụ thể và sâu sắc |
| Liên quan đến dự án | Có thể liên quan đến các dự án hoặc sự kiện cụ thể | Có thể liên quan đến quản lý hoạt động hàng ngày |
| Thành phần | Mục tiêu (Objective) và Key Results (KRs) | Chỉ số cụ thể, đo lường được |
| Thời gian quản lý | Thường đòi hỏi quản lý thủ công | Thường được quản lý bằng các công cụ và hệ thống tự động hóa |
| Điểm mạnh | Khuyến khích sự tham gia và đóng góp từ toàn bộ tổ chức | Cung cấp đo lường chính xác và cụ thể cho hiệu suất |
Sự so sánh giữa KPI và OKR cho thấy những khác biệt quan trọng sau đây:
1. Mục tiêu và Kết quả chính (Objective and Key Results) vs. Chỉ số hiệu suất chính (Key Performance Indicators)
- OKR tập trung vào việc thiết lập mục tiêu rõ ràng (Objectives) và đo lường kết quả cụ thể (Key Results) để đánh giá hiệu suất.
- KPI tập trung vào việc đo lường hiệu suất thông qua các chỉ số hoặc chỉ số cụ thể (Key Performance Indicators) mà doanh nghiệp đã xác định.
2. Sự linh hoạt vs. Sự cố định
- OKR thường linh hoạt và thay đổi theo thời gian, cho phép điều chỉnh dựa trên mục tiêu và thực tế.
- KPI thường được thiết lập và duy trì một cách ổn định trong một khoảng thời gian dài.
3. Phạm vi vs. Sâu sắc
- OKR thường tập trung vào mục tiêu lớn hơn và khám phá cách để đạt được chúng.
- KPI tập trung vào việc đo lường hiệu suất theo cách cụ thể và sâu sắc.
4. Mục tiêu chung vs. Hiệu suất cụ thể
- OKR thường thiết lập mục tiêu chung chung cho tổ chức hoặc đội ngũ và xác định cách đo lường sự tiến bộ.
- KPI tập trung vào các chỉ số hoặc chỉ số cụ thể để đánh giá hiệu suất.
5. Thời hạn vs. Liên tục
- OKR thường có chu kỳ đặt ra và đánh giá thường theo các chu kỳ ngắn hạn, ví dụ: quý, năm.
- KPI thường là quá trình liên tục, với việc theo dõi và đánh giá thường xuyên.
6. Phạm vi sử dụng vs. Mục tiêu cụ thể
- OKR có thể áp dụng cho mọi lĩnh vực hoặc mức độ trong tổ chức.
- KPI thường được áp dụng cho một mục tiêu cụ thể hoặc một số chỉ số cụ thể.
7. Tự động hóa và tích hợp vs. Đo lường thủ công
- KPI thường được đo lường bằng cách sử dụng các công cụ và hệ thống tự động hóa để cung cấp dữ liệu.
- OKR thường đòi hỏi mức độ thụ động hơn trong việc thu thập và đánh giá kết quả.
8. Chỉ đạo từ trên xuống vs. Tham gia toàn bộ tổ chức
- OKR thường khuyến khích sự tham gia và đóng góp từ tất cả các cấp độ trong tổ chức.
- KPI thường có xu hướng được định hướng từ quản lý hoặc lãnh đạo cấp cao đến tất cả các cấp độ khác.
KPI và OKR: Nên chọn cái nào?
Bạn Vẫn gãi đầu băn khoăn không biết nên đi con đường nào? Hãy thoải mái vì thực tế là không có một câu trả lời “đúng”. Khi đánh giá xem có nên sử dụng OKR hay KPI hay không, điều đó thực sự tùy thuộc vào bạn và những gì bạn đang muốn đo lường.
Ví dụ: nếu bạn đang tìm cách mở rộng quy mô hoặc cải thiện một kế hoạch hoặc dự án đã được thực hiện trước đó thì KPI có thể là lựa chọn tốt hơn. Chúng đơn giản và cho phép bạn thêm hệ thống đo lường vào các dự án và quy trình đang diễn ra của mình.
Tuy nhiên, nếu bạn có tầm nhìn lớn hơn hoặc đang muốn thay đổi hướng đi chung của mình, OKR có thể là lựa chọn tốt hơn. Chúng có chiều sâu hơn, cho phép bạn mở rộng mục tiêu của mình hơn nữa và sáng tạo hơn một chút trong cách bạn dự định đạt được chúng. Tuy nhiên, SlimCRM vẫn khuyên bạn nên tận dụng sức mạnh của cả 2 công cụ này để giải quyết được vấn đề quản trị kết quả trong ngắn và dài hạn. Vậy cách kết hợp OKR và KPI như thế nào? Hãy tiếp tục với bài viết!
Cách kết hợp KPI và OKR để thành công
OKR và KPI không chỉ có thể phối hợp với nhau mà còn mạnh mẽ và có tác động mạnh mẽ nhất khi được sử dụng kết hợp với nhau. Khi kết hợp KPI và OKR, bạn có cơ hội tối ưu hóa hiệu suất và đạt được mục tiêu lớn hơn cho doanh nghiệp của bạn. OKR cung cấp mục tiêu toàn cầu, trong khi KPI cung cấp các chỉ số cụ thể để đo lường hiệu suất và tiến trình đối với mục tiêu đó. Dưới đây là một số cách để kết hợp cả hai để đạt được thành công:
- Xác định mục tiêu chung với OKR: Bắt đầu bằng việc xác định mục tiêu lớn và quan trọng cho công ty bằng cách sử dụng OKR. Đây có thể là mục tiêu liên quan đến tăng trưởng doanh số bán hàng, mở rộng thị trường hoặc cải thiện sản phẩm hoặc dịch vụ.
- Chia thành OKR con: Tiếp theo, chia mục tiêu lớn thành các OKR con. Các OKR con là các mục tiêu cụ thể và có thể liên quan đến các khía cạnh khác nhau của hoạt động kinh doanh, chẳng hạn như tiếp thị, sản xuất, phát triển sản phẩm, và bán hàng.
- Liên kết KPI và OKR con: Mỗi OKR con cần được hỗ trợ bằng các KPI cụ thể để đo lường tiến trình và hiệu suất. Ví dụ, nếu một OKR con liên quan đến tăng doanh số bán hàng, KPI có thể là tăng tỷ lệ chuyển đổi trang web hoặc tăng số lượng khách hàng mới.
- Thiết lập mục tiêu cho KPI: Xác định mục tiêu cụ thể cho mỗi KPI. Điều này bao gồm việc đặt ra mục tiêu hiệu suất hoặc số liệu cụ thể mà bạn muốn đạt được trong một khoảng thời gian cụ thể.
- Đánh giá và cập nhật định kỳ: Theo dõi KPI và OKR định kỳ để đảm bảo rằng bạn đang theo dõi tiến trình và điều chỉnh chiến lược nếu cần. Hãy xem liệu bạn đang tiến gần hơn đến mục tiêu chung hay không.
- Tạo sự kết nối: Đảm bảo rằng tất cả trong tổ chức hiểu rõ mối quan hệ giữa OKR và KPI. Điều này có thể giúp tạo sự tham gia và cam kết từ tất cả các bộ phận trong công ty.
- Sử dụng dữ liệu để đưa ra quyết định: Sử dụng dữ liệu từ KPI và OKR để đưa ra quyết định chiến lược. Dựa vào kết quả, bạn có thể điều chỉnh chiến lược để đảm bảo tiến độ đạt được mục tiêu chung.
Cách SlimCRM giúp bạn xác định mục tiêu và đo lường hiệu quả kinh doanh
OKRs hay KPI đều là những tính năng mở rộng nằm trong nền tảng quản trị doanh nghiệp tổng thể SlimCRM. Tính năng được thiết kế theo quy trình bài bản chuẩn mực nhất từ Google giúp doanh nghiệp quản trị mục tiêu dễ dàng mà không đòi hỏi người sủ dụng phải hiểu biết trọn vẹn về OKR và KPI. Cả hai tính năng này trong SlimCRM nổi bật với đặc điểm cho phép thiết lập và tạo chu kỳ mục tiêu chiến lược phù hợp, quản lý mục tiêu cá nhân, doanh nghiệp và liên kết chặt chẽ đồng thời đánh giá & thúc đẩy hiệu suất từng cá nhân, phòng ban, công ty.
Với SlimCRM, bạn có thể trực quan hóa các mốc quan trọng bằng lịch và biểu đồ Gantt, theo dõi tiến trình bằng bảng dashboard được cá nhân hóa và chia sẻ kết quả với các báo cáo tùy chỉnh.
Trải nghiệm hoàn toàn miễn phí phần mềm quản lý OKRs với SlimCRM ngay hôm nay!
Giải đáp một số thắc mắc liên quan đến OKR - KPI
1. KPI-OKR-BSC có mối liên hệ như thế nào?
Mối liên hệ giữa KPI, OKR và BSC có thể tóm tắt như sau:
KPI (Key Performance Indicators): Là các chỉ số cụ thể dùng để đo lường hiệu suất trong một lĩnh vực hoặc hoạt động cụ thể. KPI có thể được sử dụng trong cả OKR và BSC để đo lường tiến trình và hiệu suất.
OKR (Objective and Key Results): Tập trung vào việc đặt ra mục tiêu lớn (Objective) và xác định cách đo lường hiệu suất thông qua các Kết quả chính (Key Results) cụ thể để đạt được mục tiêu. OKR thường có thời hạn ngắn hạn và linh hoạt.
BSC (Balanced Scorecard): Là một hệ thống quản lý hiệu suất toàn diện, không chỉ tập trung vào hiệu suất tài chính mà còn xem xét các khía cạnh khác như khách hàng, quy trình nội bộ và học hỏi và phát triển. BSC có thể chứa cả KPIs và OKRs như một phần của việc đo lường hiệu suất toàn diện của tổ chức.
Khi kết hợp cả ba yếu tố BSC, KPI và OKR, tổ chức có thể xác định mục tiêu lớn hơn bằng OKR, đo lường hiệu suất cụ thể bằng KPI và xem xét hiệu suất toàn diện của tổ chức bằng BSC, tạo nên một hệ thống quản lý hiệu suất mạnh mẽ và linh hoạt.
2. KPI - OKR - MBO có mối quan hệ như thế nào?
MBO là hệ thống quản lý hiệu suất tập trung vào việc thiết lập mục tiêu và đo lường hiệu suất thông qua việc đặt ra và thực hiện các mục tiêu cụ thể và đo lường hiệu suất dựa trên chúng.
MBO là một hệ thống quản lý hiệu suất tổ chức và có thể sử dụng OKR và KPIs như một phần của nó. KPIs được sử dụng để đo lường hiệu suất cụ thể trong MBO, trong khi OKRs có thể được sử dụng để đặt ra và đo lường mục tiêu lớn hơn trong MBO. Tóm lại, MBO, KPI và OKR đều liên quan đến việc thiết lập và đo lường hiệu suất, nhưng chúng có phạm vi và tiêp cận khác nhau, và có thể được sử dụng cùng nhau để quản lý và đo lường hiệu suất toàn diện trong tổ chức.
Hy vọng bài viết đã giúp bạn hiểu rõ sự khác biệt giữa KPI và OKR cùng cách kết hợp chúng để thành công trong quản trị doanh nghiệp. Đừng quên theo dõi SlimCRM để cập nhật những thông tin mới nhất về kinh doanh và quản trị nhé!
