Chiến lược truyền thông là tài liệu vạch ra rõ ràng thông điệp, mục tiêu và quy trình cho các hoạt động tiếp cận của công ty. Nó giúp các quản lý dự án đưa ra cách tiếp cận để giải quyết nhu cầu của khách hàng.
Bất kể dự án là nhỏ hay lớn, chính thức hay không chính thức, việc có chiến lược truyền thông được chuẩn bị kỹ lưỡng có thể giúp đảm bảo dự án được tổ chức và thực hiện hiệu quả hơn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá các loại kế hoạch truyền thông khác nhau, lợi ích của chúng và cách tạo chiến lược truyền thông của riêng bạn.
Chiến lược Truyền thông là gì?
Chiến lược truyền thông là yếu tố then chốt kết nối phân tích tình hình và việc triển khai một chương trình truyền thông thay đổi xã hội và hành vi (SBCC).
Đây là một kế hoạch chi tiết bằng văn bản về cách một chương trình SBCC sẽ đạt được mục tiêu của mình, dựa trên tình hình hiện tại. Chiến lược truyền thông hiệu quả sử dụng quy trình hệ thống và lý thuyết về hành vi để thiết kế và triển khai các hoạt động truyền thông khuyến khích thay đổi xã hội và hành vi bền vững..
Tại sao cần xây dựng chiến lược truyền thông?
- Dẫn hướng & thống nhất: Chiến lược truyền thông giống như kim chỉ nam cho toàn bộ chương trình, giúp mọi hoạt động, sản phẩm và tài liệu truyền thông phối hợp nhịp nhàng để đạt được mục tiêu thay đổi mong muốn. Nhờ đó, các hoạt động và tài liệu sẽ hiệu quả hơn trong việc thúc đẩy thay đổi.
- Thuận lợi cho các bên liên quan: Chiến lược truyền thông cho phép các bên liên quan và đối tác cùng lên tiếng đóng góp ý tưởng và thống nhất cách thức thực hiện tốt nhất để các hành động được đồng bộ. Với một chiến lược truyền thông được thống nhất, nhân viên và đối tác có sẵn bản hướng dẫn để tham khảo trong suốt các giai đoạn phát triển chương trình.
Ai nên xây dựng chiến lược truyền thông?
- Nhóm thực hiện chương trình: Đây là những người hiểu rõ chương trình nhất, bao gồm quản lý chương trình và chuyên gia truyền thông. Tuy nhiên, họ cần phối hợp chặt chẽ với các bên liên quan và đối tác.
- Những người bị ảnh hưởng bởi vấn đề: Sự tham gia tích cực ngay từ đầu của những người bị ảnh hưởng bởi vấn đề sẽ giúp tăng tác động của chương trình và đảm bảo tính bền vững lâu dài.
Số lượng người tham gia xây dựng chiến lược phụ thuộc vào mục đích (ví dụ: chiến lược marketing cho một sản phẩm thường cần ít người hơn chiến lược quốc gia) và hình thức xây dựng (ví dụ: hội thảo tham gia đông người hơn nhóm nhỏ tư vấn với các bên liên quan).
Thời gian ước tính để xây dựng chiến lược truyền thông
- Có thể cần từ vài tuần đến vài tháng, tùy thuộc vào quy mô của chiến lược và việc nghiên cứu hình thành đã được hoàn thành chưa.
- Số lượng bên liên quan tham gia, các phương pháp được sử dụng để thu hút các bên liên quan cũng ảnh hưởng đến thời gian.
Các bước xây dựng chiến lược truyền thông
Bước 1:Xác định các vấn đề hiện tại và tiềm ẩn
Xác định những vấn đề cản trở nỗ lực truyền thông của công ty bạn là bước đầu tiên và quan trọng nhất để xây dựng một chiến lược truyền thông vững chắc.
Bắt đầu bằng cách đặt ra các câu hỏi như:
- Chúng ta có đang gặp vấn đề về truyền thông nội bộ hoặc bên ngoài không?
- Nếu bên ngoài, đây có phải là vấn đề trên tất cả các kênh giao tiếp với khách hàng, hay chỉ một nhóm hoặc phòng ban cụ thể?
- Nếu nội bộ, đây có phải là vấn đề toàn công ty, hay chỉ một nhóm hoặc phòng ban cụ thể?
- Liệu có một vấn đề cụ thể nào thường xuyên xảy ra không? Nếu có, đó là vấn đề gì?
- Những vấn đề không thường xuyên nhưng vẫn gây ra thách thức là gì?
Lý tưởng nhất, bạn càng đặt nhiều câu hỏi, bạn càng có thể xác định rõ ràng các lĩnh vực cần cải thiện ảnh hưởng đến chiến lược tổng thể của mình.
Nếu bạn gặp khó khăn trong việc đưa ra câu hỏi, hãy liên hệ với các thành viên trong nhóm trong công ty của bạn và / hoặc khách hàng của bạn.
Bạn có thể thực hiện khảo sát, bắt đầu các cuộc trò chuyện cởi mở trong văn phòng hoặc qua mạng xã hội, lên lịch gặp gỡ bằng bất cứ cách nào bạn cảm thấy sẽ nhận được câu trả lời có liên quan nhất.
Khi có những vấn đề ảnh hưởng trực tiếp đến nhân viên công ty hoặc khách hàng, mọi người sẽ sẵn sàng cung cấp phản hồi hơn. Cũng có khả năng ai đó đã bắt đầu tìm kiếm giải pháp cho một số vấn đề mà bạn sẽ xác định - điều này đưa chúng ta đến bước tiếp theo.
>> Đọc thêm:
SWOT là gì? Ứng dụng SWOT trong quản trị chiến lược như thế nào?
Bước 2: Lựa chọn những người có liên quan chủ chốt
Bây giờ bạn đã đặt những câu hỏi đúng, bạn cần đảm bảo mình có sự tham gia của những người phù hợp để giúp xây dựng chiến lược truyền thông.
- Đối với công ty nhỏ: Bạn có thể là người duy nhất cần thiết trong nhóm.
- Đối với công ty lớn: Bạn nên có thêm một vài đồng nghiệp để cùng nhau phân công và thực hiện.
Lựa chọn người tham gia dựa trên những thách thức lớn nhất bạn xác định được từ danh sách câu hỏi. Ví dụ:
- Nếu thách thức cấp bách nhất liên quan đến khách hàng, bạn có thể muốn bao gồm ai đó từ bộ phận chăm sóc khách hàng hoặc thành công của khách hàng.
- Nếu có vấn đề về cách quảng cáo hoặc bán sản phẩm/dịch vụ, hãy bao gồm đại diện từ đội ngũ marketing hoặc bán hàng.
- Đảm bảo các thành viên lãnh đạo thích hợp cũng được biết và tham gia theo mức độ cần thiết. Bằng cách này, nếu bạn muốn thực hiện bất kỳ thay đổi lớn nào trong công ty, chẳng hạn như mua công cụ mới hoặc tái cấu trúc nhóm, lãnh đạo sẽ đã biết những gì đang diễn ra.
Nếu đồng nghiệp quá bận hoặc vấn đề nghiêm trọng hơn dự kiến, bạn có thể thuê một agency bên ngoài hoặc chuyên gia tư vấn. Ví dụ, nếu bạn đang giải quyết khủng hoảng truyền thông lớn bên ngoài, hãy cân nhắc hợp tác với agency PR.
Nhìn chung, hãy sử dụng phán đoán tốt nhất của bạn để chọn những người sẽ tham gia và đảm bảo sự tham gia của họ gắn liền trực tiếp với những thách thức cụ thể bạn đã xác định.
Bước 3: Hiểu rõ đối tượng của bạn
Hiểu rõ đối tượng là một bước quan trọng trong xây dựng chiến lược truyền thông. Đối tượng của bạn có thể là:
- Nội bộ: Bao gồm đồng nghiệp và toàn bộ công ty.
- Bên ngoài: Bao gồm khách hàng, cổ đông, v.v.
- Kết hợp cả hai: Vừa hướng đến nội bộ vừa hướng đến bên ngoài.
Từ đó, bạn có thể phân tích chi tiết hơn:
- Bạn có đang truyền thông với toàn bộ công ty không?
- Hay chỉ với một phòng ban hoặc nhóm cụ thể?
- Bạn có đang nhắm đến tất cả khách hàng không?
- Hay chỉ nhắm đến một nhóm khách hàng nhất định? Nếu vậy, bạn có thể phân loại họ theo chân dung người mua hoặc giai đoạn trong hành trình mua hàng không?
Việc dành thời gian để hiểu rõ đối tượng của bạn là rất quan trọng để đảm bảo thông điệp được truyền tải hiệu quả và được đón nhận tích cực. Khi biết rõ đối tượng, bạn có thể sử dụng những hiểu biết đó để xây dựng các giai đoạn phát triển cho chiến lược truyền thông của mình.
Bước 4: Lên ý tưởng cho kết quả lý tưởng và sau đó lập kế hoạch ngược
Đây là lúc bạn sử dụng tất cả thông tin đã thu thập được để đề xuất kết quả lý tưởng cho chiến lược truyền thông. Đây là mục tiêu cấp cao sẽ đạt được thông qua việc triển khai một kế hoạch được suy nghĩ kỹ lưỡng.
Ví dụ về kết quả lý tưởng:
- Nếu doanh nghiệp của bạn gặp khó khăn trong việc truyền thông về các sự kiện, kết quả lý tưởng có thể là cải thiện sự thống nhất nội bộ và cung cấp sự rõ ràng cho khách hàng.
- Hoặc, nếu bạn thấy rằng nhân viên trong công ty cảm thấy khó khăn khi nêu ý tưởng hoặc quan điểm của họ, mục tiêu của bạn có thể là đảm bảo tất cả nhân viên cảm thấy được lắng nghe bằng cách phát triển một hệ thống phản hồi cụ thể.
Bất kể bạn xác định kết quả lý tưởng là gì, hãy giữ cho nó đơn giản để mọi người có thể dễ dàng hiểu. Nó cần có trọng tâm vì bạn đang giải quyết các thách thức, nhưng cũng không nên quá phức tạp. Hãy coi nó như sứ mệnh cốt lõi hoặc tuyên bố tầm nhìn cho chiến lược truyền thông của bạn. Các chi tiết sẽ được xây dựng sau.
Phát triển một chiến lược hiệu quả là một quá trình và có thể cần thử một vài cách khác nhau trước khi bạn tìm ra cách tốt nhất. Tuy nhiên, đây là một khoản đầu tư cần thiết để đảm bảo bạn đang truyền đạt thông tin rõ ràng theo cách tốt nhất có thể.
Cách ứng dụng SlimCRM trong quá trình xây dựng chiến lược truyền thông
SlimCRM là phần mềm quản lý quan hệ khách hàng (CRM) có thể hỗ trợ hiệu quả trong việc xây dựng chiến lược truyền thông. Dưới đây là một số cách ứng dụng SlimCRM:
1. Quản lý thông tin liên lạc:
- Lưu trữ thông tin liên lạc của khách hàng, đối tác, nhà báo, v.v.
- Ghi chú lịch sử tương tác và ghi chép về các cuộc trò chuyện.
2. Lên kế hoạch và theo dõi chiến dịch:
- Hỗ trợ quá trình lên kế hoạch email marketing
- Gửi email hàng loạt được cá nhân hóa và theo dõi tỷ lệ mở, nhấp chuột.
- Phân tích hiệu quả của các chiến dịch và tối ưu hóa cho các lần tiếp theo.
3. Phân tích dữ liệu:
- Theo dõi hiệu quả của các kênh truyền thông khác nhau.
- Phân tích dữ liệu về tỷ lệ chuyển đổi, tỷ lệ giữ chân khách hàng, v.v.
- Sử dụng dữ liệu để tối ưu hóa chiến lược truyền thông và cải thiện hiệu quả.
4. Cách khai thác toàn bộ tiềm năng của SlimCRM
>> Dùng thử miễn phí tại đây! Đừng quên để lại thông tin để chuyên viên của chúng tôi tư vấn thêm các giải pháp hữu ích cho doanh nghiệp của bạn
Trên đây là toàn bộ bài viết về: “Chiến lược truyền thông là gì? Cách xây dựng chiến lược truyền thông tiết kiệm cho SMEs” hy vong bài viết trên sẽ cung cấp cho bạn nhiều giá trị hữu ích. Đừng quên theo dõi SlimCRM để biết thêm nhiều thông tin mới nhất nhé!
