Xây dựng dự báo bán hàng vừa là nghệ thuật vừa là khoa học. Dự báo bán hàng chính xác giúp các nhà quản trị ra quyết định hiệu quả hơn, đồng thời giúp doanh nghiệp hoạt động tốt. Trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ giải thích mọi thứ cần biết về Sales forecast là gì và công cụ dự báo bán hàng hiệu quả để doanh nghiệp có được bức tranh rõ ràng về doanh số bán hàng dự kiến.
Forecast là gì?
Forecast là một thuật ngữ tiếng Anh có nghĩa là dự báo. Trong kinh doanh, forecast thường được sử dụng để dự báo doanh số bán hàng, nhu cầu thị trường, hoặc các chỉ số kinh doanh khác. Dự báo là một công cụ quan trọng cho doanh nghiệp để lập kế hoạch và ra quyết định. Bằng cách dự báo chính xác, doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa lợi nhuận.
Sales forecast là gì?
Sales Forecast hay dự báo bán hàng là biểu hiện của doanh thu bán hàng dự kiến. Đây là con số ước tính doanh thu công ty bạn dự định đạt được trong thời gian nhất định (như quý hoặc năm). Dự báo bán hàng tốt sẽ cho độ chính xác cao.
Sales forecast trả lời cho 2 câu hỏi chính: Bao nhiêu? và Khi nào?
Các dự báo nhu cầu có thể khác nhau ở nơi họ nhận thông tin đầu vào - ví dụ chúng có thể dựa vào trực giác của đội ngũ bán hàng hoặc thậm chí là trí tuệ nhân tạo. Nhưng tất cả các dự báo về doanh số bán hàng đều trả lời hai câu hỏi chính:
- Bao nhiêu: Mỗi cơ hội bán hàng sẽ tương đương với một số tiền dự kiến mang lại cho doanh nghiệp. Cho dù là 5 nghìn đô la hay 5 triệu đô la, các nhân viên bán hàng, các nhân viên bán hàng cũng cần phải đưa ra một con số đại diện cho khách hàng mới đó. Con số đó dựa trên tất cả những thông tin họ biết về khách hàng tiềm năng.
- Khi nào: Dự báo doanh số xác định chính xác một tháng, quý hoặc năm khi nhóm bán hàng dự kiến doanh thu sẽ đạt được.
Sales forecast dựa trên các câu hỏi: Ai? Cái gì? Ở đâu? Tại sao? Như thế nào?
Để đến với dự đoán đó không phải là dễ dàng. Trong dự báo bán hàng, cần xem xét đầy đủ các thành phần quan trọng: ai, cái gì, ở đâu, tại sao và cách thức như thế nào.
- Ai: Nhóm bán hàng đưa ra dự báo dựa trên khách hàng tiềm năng của họ là ai. Tùy thuộc vào khách hàng tiềm năng của họ là những người trực tiếp quyết định hay chỉ là những người có ảnh hưởng, dự báo sẽ có ít nhiều sự chênh lệch về độ chính xác.
- Cái gì: Dự báo phải dựa trên chính xác những sản phẩm, dịch vụ bạn dự định bán. Đồng thời, điều đó cũng nên dựa trên những vấn đề mà khách hàng tiềm năng của bạn đã nêu ra.
- Ở đâu: Quyết định mua hàng được đưa ra ở đâu và sản phẩm thực tế sẽ sử dụng ở đâu? Các nhóm bán hàng có thể dự báo được độ chính xác cao hơn khi họ tiến gần hơn vào nơi diễn ra hành động.
- Tại sao: Tại sao khách hàng tiềm năng hoặc khách hàng hiện tại cân nhắc các dịch vụ của công ty bạn ngay từ đầu? Có điều gì hấp dẫn khiến họ xem xét chúng bây giờ?
- Như thế nào: Khách hàng tiềm năng có xu hướng ra quyết định mua hàng như thế nào? Hãy tính đến cách thức mua hàng của họ bây giờ và ở quá khứ trong dự báo bán hàng.
Một số yếu tố dựa trên sự thật, trong khi một số yếu tố khác chỉ là phỏng đoán. Doanh nghiệp càng hoạt động lâu năm, các dự báo bán hàng sẽ càng chính xác hơn. Vì vậy, dự báo bán hàng là sự cân bằng của nghệ thuật và khoa học.
Xem thêm:
1. Sự khác biệt giữa quản lý khách hàng tiềm năng và cơ hội trong CRM
2. Sales Velocity là gì? Cách tăng tốc độ bán hàng cho doanh nghiệp
Các phương pháp dự báo bán hàng
Có nhiều phương pháp dự báo bán hàng khác nhau, tùy thuộc vào dữ liệu và thông tin có sẵn. Một số phương pháp phổ biến bao gồm:
Dự báo dựa trên xu hướng
Đây là phương pháp dự báo đơn giản và dễ thực hiện nhất. Phương pháp này dựa trên giả định rằng doanh số bán hàng trong tương lai sẽ tiếp tục xu hướng của doanh số bán hàng trong quá khứ.
Để thực hiện phương pháp này, doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu doanh số bán hàng trong quá khứ. Sau đó, doanh nghiệp sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để xác định xu hướng doanh số bán hàng. Dựa trên xu hướng này, doanh nghiệp có thể dự báo doanh số bán hàng trong tương lai.
Dự báo dựa trên nhu cầu
Phương pháp sales forecast dựa trên giả định rằng doanh số bán hàng sẽ phụ thuộc vào nhu cầu của thị trường. Phương pháp này thường được sử dụng cho các sản phẩm hoặc dịch vụ mới, hoặc các sản phẩm hoặc dịch vụ có nhu cầu thay đổi theo thời gian. Doanh nghiệp cần xác định nhu cầu của thị trường đối với sản phẩm hoặc dịch vụ của mình. Sau đó, doanh nghiệp sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để dự báo nhu cầu thị trường trong tương lai. Dựa trên nhu cầu thị trường, doanh nghiệp có thể dự báo doanh số bán hàng.
Dự báo dựa trên mục tiêu
Phương pháp sale forecast này dựa trên giả định rằng doanh nghiệp sẽ đạt được mục tiêu doanh số bán hàng của mình. Phương pháp này thường được sử dụng cho các doanh nghiệp có mục tiêu doanh số bán hàng cụ thể. Danh nghiệp cần xác định mục tiêu doanh số bán hàng của mình. Sau đó, doanh nghiệp sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để xác định tỷ lệ tăng trưởng cần thiết để đạt được mục tiêu. Dựa trên tỷ lệ tăng trưởng này, doanh nghiệp có thể dự báo doanh số bán hàng.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng các phương pháp sales forecast tiên tiến hơn, chẳng hạn như:
- Dự báo dựa trên mô hình kinh tế lượng: Phương pháp này sử dụng các mô hình kinh tế lượng để dự báo doanh số bán hàng.
- Dự báo dựa trên trí tuệ nhân tạo: Phương pháp này sử dụng các thuật toán trí tuệ nhân tạo để dự phóng doanh số bán hàng.
Tải mẫu kế hoạch bán hàng và theo dõi cơ hội cho sales ngay tại đây!
Cách tính Sales Forecast
Cách tính sales forecast phụ thuộc vào phương pháp dự báo được sử dụng. Dưới đây là cách tính sales forecast theo một số phương pháp phổ biến:
Dự báo dựa trên xu hướng
Để tính sales forecast theo phương pháp này, doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu doanh số bán hàng trong quá khứ. Sau đó, doanh nghiệp sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để xác định xu hướng doanh số bán hàng. Dựa trên xu hướng này, doanh nghiệp có thể dự báo doanh số bán hàng trong tương lai.
Công thức tính sales forecast theo phương pháp này như sau:
Doanh số bán hàng dự báo = Doanh số bán hàng trung bình trong quá khứ x Khả năng tăng trưởng
Ví dụ: Giả sử một doanh nghiệp có dữ liệu doanh số bán hàng trong 3 năm qua như sau: Năm 2021: 100 triệu, năm 2022: 120 triệu, năm 2023: 140 triệu
=> Doanh số bán hàng trung bình trong 3 năm qua là 120 triệu đồng. Khả năng tăng trưởng là 120%.
=> Chỉ số Sales Forecast = 120x 120% = 144 triệu đồng
Dự báo dựa trên nhu cầu
Để tính sales forecast theo phương pháp này, doanh nghiệp cần xác định nhu cầu của thị trường đối với sản phẩm hoặc dịch vụ của mình. Sau đó, doanh nghiệp sử dụng các công cụ phân tích dữ liệu để dự báo nhu cầu thị trường trong tương lai. Dựa trên nhu cầu thị trường, doanh nghiệp có thể dự báo doanh số bán hàng.
Công thức tính sales forecast theo phương pháp này như sau: Doanh số bán hàng dự báo = Nhu cầu thị trường x tỷ lệ chuyển đổi
Giả sử một doanh nghiệp xác định nhu cầu thị trường đối với sản phẩm của mình là 10.000 sản phẩm. Tỷ lệ chuyển đổi là 20%. Do đó, doanh số bán hàng dự báo là:
Doanh số bán hàng dự báo = 10.000 sản phẩm * 200.000 đồng/sản phẩm = 2.000.000.000 đồng
Các mục tiêu khi xây dựng Sales Forecast
Mục tiêu chính của sale forecast là vẽ ra một bức tranh chính xác về doanh số bán hàng dự kiến. Các nhóm bán hàng sẽ phải nỗ lực để đạt hoặc vượt mục tiêu dự kiến đó.
Khi dự báo bán hàng chính xác, hoạt động diễn ra suôn sẻ và các nhà quản trị hài lòng với việc hoàn thành kế hoạch. Khi vượt quá dự đoán, công ty có thể cân nhắc việc đầu tư thêm. Còn trong trường hợp dự báo thường xuyên vượt quá thực tế, bạn nên điều chỉnh để có độ chính xác cao nhất.
Bên cạnh đó, đội ngũ bán hàng cũng sẽ mong đạt được hai mục tiêu đơn giản: hoạt động bên trong và hoạt động bên ngoài suôn sẻ.
- Hoạt động nội bộ: Khi dự báo được đáp ứng, các xích mích bên trong tổ chức - về tất cả các quỹ doanh thu - sẽ tan biến. Không cần phải đánh đổi và thỏa hiệp về những thứ như cắt giảm lực lượng lao động, giảm hỗ trợ hoặc tạm dừng phát triển sản phẩm. Thay vào đó, công việc kinh doanh diễn ra hiệu quả.
- Hoạt động bên ngoài: Mọi công ty đều mong muốn mang lại sự hài lòng cho khách hàng và đối tác của mình. Khi các dự đoán được đáp ứng và hoạt động nội bộ diễn ra ổn định, công ty có thể xem xét đầu tư cho các sự kiện tiếp thị bên ngoài, bố trí số lượng lớn nhân sự hơn cho các điểm tiếp xúc khách hàng, đầu tư vào cộng đồng của mình,...
Điều mà đội ngũ kinh doanh cần làm tiếp theo là luôn giữ tinh thần và bám sát vào việc thực hiện dự báo.
Nên sử dụng công cụ nào để dự báo bán hàng? Hệ thống CRM dự báo bán hàng như thế nào?
Phần mềm CRM Quản lý quan hệ khách hàng được coi là công cụ tốt nhất để dự báo nhu cầu và dự kiến doanh thu bán hàng. Giải pháp CRM giúp bạn tìm kiếm khách hàng mới, thành công có được giao dịch với họ và làm họ hài lòng. SlimCRM là lựa chọn phần mềm CRM hàng đầu cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, giúp các nhà quản trị có cái nhìn thời gian thực về dự báo và hiệu suất hiện tại của toàn bộ nhóm.
SlimCRM hỗ trợ sales forcast bằng cách cung cấp cho bạn
- Một cái nhìn chính xác về toàn bộ doanh nghiệp: Màn hình dashboard với các báo cáo trực quan đẹp mắt giúp nhà quản lý nắm bắt tổng quan mọi khía cạnh của doanh nghiệp.
- Theo dõi hiệu suất của đội ngũ bán hàng: Cập nhật hiệu quả bán hàng của từng nhân viên theo từng phút, nắm được nhân viên nào đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu.
- Dự báo doanh thu trong đường ống bán hàng: Giúp nhân viên bán hàng tạo doanh thu ổn định và tăng dần, không bỏ sót cơ hội tiềm năng.
Trong SlimCRM, các dự báo, báo cáo đều có thể tùy chỉnh hiển thị theo nhiều đầu mục: cá nhân, khoảng thời gian, tình trạng, dòng sản phẩm và khu vực,... Nguồn dữ liệu đáng tin cậy này sẽ cho đội ngũ bán hàng cơ hội để xem những gì có thể hoạt động hiệu quả hơn và tăng doanh số bán hàng.
Các doanh nghiệp cần nhớ rằng, dự báo bán hàng chính xác hơn đáng kể từ khi sử dụng CRM thay vì bảng tính. Bảng tính có thể phù hợp trong thời gian đầu mới thành lập doanh nghiệp nhưng bạn sẽ gặp khó khăn khi mở rộng quy mô. Bán hàng thực tế rất phức tạp, bạn càng muốn bán nhiều, bạn sẽ càng cần dựa vào CRM nhiều hơn.
Lời kết
Ngày càng nhiều các doanh nghiệp chuyển mình với các giải pháp công nghệ để cải thiện sales forecast, tối ưu hóa việc sử dụng ngân sách và tài nguyên, đồng thời tạo ra lợi nhuận ổn định. Nếu doanh nghiệp bạn cũng không muốn nằm ngoài xu hướng tất yếu đó, hãy tìm hiểu và dùng thử miễn phí phần mềm quản trị doanh nghiệp tích hợp chức năng dự báo bán hàng SlimCRM ngay.
