Tổ chức workshop là công việc tốn công sức. Để workshop đạt hiệu quả, cần có sự tận tâm, chăm chỉ và cả tính sáng tạo nữa. Mức độ thành công của workshop phụ thuộc rất nhiều vào việc bạn lên kế hoạch và chuẩn bị chu đáo ra sao.
Bất kể bạn là người tổ chức sự kiện dày dặn kinh nghiệm, hay chỉ mới vào nghề, thậm chí là thành viên trong đội ngũ đào tạo của công ty, thì hướng dẫn chi tiết từng bước này sẽ giúp bạn chuẩn bị và điều hành workshop hiệu quả, mang lại thành công. Ngoài ra chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một vài mẫu kế hoach tổ chức workshop chi tiết nhất.
Workshop là gì?
Workshop có điểm tương đồng với hội nghị và hội thảo ở chỗ, cả ba đều hướng đến mục đích cung cấp kiến thức cho người tham dự về một chủ đề cụ thể và giúp họ phát triển một kỹ năng nhất định. Tuy nhiên, workshop thường có quy mô nhỏ hơn hội nghị và tập trung nhiều hơn vào thực hành.
Điều này có nghĩa là trong workshop, người tham dự không chỉ lắng nghe lý thuyết mà còn có cơ hội áp dụng những gì đã học và rèn luyện kỹ năng thông qua các bài tập và hoạt động thực tế.
>> Đọc thêm: mẫu lập kế hoạch công việc bằng excel dễ dùng nhất 2024
Tại sao nên tổ chức Workshop?
Lên kế hoạch tổ chức workshop là điều cơ bản đối với các công ty và tổ chức. Nó đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo công ty hoặc tổ chức hiểu rõ mục tiêu của mình và nhân viên cần phải làm gì để đạt được những mục tiêu đó. Tuy nhiên, các mục tiêu của công ty thường xuyên thay đổi để cải thiện sản phẩm và dịch vụ.
Khi công ty hoặc tổ chức phát triển, nhu cầu cập nhật kiến thức và nâng cấp quy trình làm việc cho đội ngũ nhân viên sẽ nảy sinh. Để đáp ứng điều này, workshop được tổ chức. Thông qua workshop, các công ty và tổ chức có thể:
- Giới thiệu các ý tưởng và khái niệm mới để cải thiện sản phẩm và dịch vụ.
- Khuyến khích nhân viên khám phá những ý tưởng mới này theo những cách thực tế.
Ngoài việc giải quyết vấn đề để cải thiện sản phẩm và dịch vụ, workshop cũng là một chiến lược hiệu quả để đào tạo và nâng cao kỹ năng của nhân viên. Bằng cách mời các chuyên gia hàng đầu trong ngành, bạn có thể giúp nhân viên mài giũa kỹ năng và phát huy tiềm năng của họ. Hiểu được tầm quan trọng của các buổi workshop, trong bài viết này SlimCRM sẽ cung cấp cho bạn một vài mẫu kế hoạch tổ chức workshop chi tiết.
Tầm quan trọng của Kế hoạch Workshop
Mặc dù các workshop có thể khác nhau về chủ đề, quy mô và mục tiêu, nhưng bất kể mục tiêu là gì, thì việc có một kế hoạch chi tiết đều cần thiết cho tất cả những người tham gia. Thực tế, một kế hoạch workshop toàn diện tạo ra một lộ trình cho bạn và nhóm lập kế hoạch của bạn để đi đúng hướng, không chỉ đạt được mục tiêu của workshop mà còn cả mục tiêu của toàn doanh nghiệp.
Kế hoạch workshop chi tiết cũng cung cấp cho bạn một hướng dẫn có cấu trúc, cho phép bạn dự đoán các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng phát sinh. Do đó, một kế hoạch workshop toàn diện là rất quan trọng để việc tổ chức workshop thành công.
Các Bước Lập Kế hoạch tổ chức Workshop
Để việc lên kế hoạch của bạn bớt phức tạp, căng thẳng và thành công hơn, hãy tuân theo các bước sau để lập kế hoạch và thiết kế một workshop hiệu quả.
Trước Workshop:
1. Biết rõ chủ đề:
Là người lên kế hoạch workshop, việc nắm được tổng quan về chủ đề là rất quan trọng để lên kế hoạch hiệu quả. Hãy nghiên cứu để hiểu rõ về chủ đề của workshop. Nắm rõ đượ chủ đề sẽ giúp bạn dự đoán hoặc hiểu những gì cần thiết để workshop diễn ra suôn sẻ.
- Ví dụ: Nếu chủ đề workshop liên quan đến y tế, thì họ có cần mô hình giải phẫu, nhân viên y tế không? Nếu hội thảo dành cho nhà văn, liệu mọi người có cần bàn làm việc và nguồn điện để cung cấp năng lượng cho thiết bị và truy cập internet của họ không?
2. Xác định mục đích và mục tiêu:
Xác định những gì bạn muốn đạt được trong workshop. Mục tiêu có phải là xây dựng nhóm với những nhân viên mới? Hay là cải thiện quy trình làm việc? Có lẽ là để đào tạo lại nhân viên? Hoặc là để cải thiện quy trình tuyển dụng?
>> Đọc thêm: Mục tiêu SMART: Nguyên tắc đặt và 10 ví dụ thực tế dễ hiểu cho doanh nghiệp nhỏ
Mục tiêu và mục tiêu tốt phải là giải pháp giải quyết vấn đề hiện tại của tổ chức hoặc duy trì và đào tạo liên tục, chẳng hạn như giáo dục thường xuyên.
3. Xác định đối tượng tham dự:
Hiểu rõ đối tượng tham dự workshop liên quan trực tiếp đến mục tiêu của bạn. Ai sẽ tham dự workshop, vấn đề hiện tại của họ là gì? và họ mong đợi gì từ workshop? Nếu hiểu được những điều này, bạn có thể thiết kế workshop phù hợp với nhu cầu của họ.
>> Đọc thêm: Bản đồ UX: Giải mã tâm lý khách hàng và tạo ra trải nghiệm đột phá!
4. Thành lập nhóm:
Lập nhóm sẽ giúp bạn giảm bớt khối lượng công việc khi lên kế hoạch workshop. Nếu workshop là nội bộ, hãy tìm đồng nghiệp tình nguyện tham gia. Bằng cách khiến họ tham gia, chủ đề và hoạt động sẽ được nhắm chính xác hơn nhu cầu và mong đợi của họ. Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng đây sẽ được coi là công việc thêm giờ đối với họ và một số người có thể không thể tham gia.
Trong trường hợp này, bạn có thể thuê ngoài. Thuê ngoài cho phép bạn hợp tác với các chuyên gia, giúp mọi việc được hoàn thành xuất sắc. Nó cũng cho phép nhân viên dành toàn bộ thời gian và năng lượng cho chính workshop.
5. Lập kế hoạch ngân sách
Là một trong những yếu tố quan trọng nhất của sự kiện, đề xuất ngân sách cần phải toàn diện và chính xác nhất có thể. Liệt kê tất cả mọi thứ bạn cần cho hội thảo; thuê địa điểm, thiết bị cần thiết, vật liệu cho các hoạt động, hậu cần, diễn giả khách mời, v.v.
>> Đọc thêm: [Free] Mẫu kế hoạch tài chính bằng excel chuẩn mực cho doanh nghiệp
6. Chọn địa điểm
Chọn địa điểm phù hợp theo quy mô hội thảo của bạn. Tìm kiếm một địa điểm có đủ không gian cho mọi người di chuyển xung quanh với nhiều diện tích để bạn thiết lập các thiết bị cần thiết cho hội thảo.
7. Thiết kế kế hoạch truyền thông
Đảm bảo rằng tin tức về hội thảo đến được với đối tượng mục tiêu của bạn nếu các bên liên quan không cung cấp cho bạn danh sách người tham dự. Hãy suy nghĩ về cách bạn có thể tiếp cận được với những người tham dự mục tiêu của mình. Trả lời các câu hỏi, họ sẽ biết về hội thảo như thế nào? Làm thế nào họ có thể tham dự? Tại sao họ nên tham dự? Và làm thế nào họ có thể đăng ký?
SlimEmail là một phần mềm quản lý sự kiện tuyệt vời cho phép bạn gửi email tùy chỉnh đến những người tham dự mục tiêu của mình. Bạn có thể tự động hóa việc gửi lời mời, nhắc nhở và thậm chí cả email cảm ơn.
8. Lập lịch trình hội thảo
Bây giờ, sau khi tất cả các bước cơ bản của việc lên kế hoạch đã được thiết lập, hãy lên lịch trình cho hội thảo của bạn bằng cách dành vị trí quan trọng nhất cho diễn giả chủ chốt. Thứ hai, hãy chèn các hoạt động liên quan đến chủ đề. Tiếp theo, hãy lên lịch nghỉ giải lao một cách hợp lý. Cuối cùng, hãy thiết lập thời gian phân bổ cho các tính năng khác nhau của hội thảo, chẳng hạn như các hoạt động nhất định dành cho người tham dự.
9. Chọn người điều phối tuyệt vời
Người điều phối đảm bảo chương trình được thực hiện, đó là lý do tại sao việc lựa chọn người điều phối hội thảo phù hợp là rất quan trọng. Một người điều phối giỏi cần biết cách đọc không khí của căn phòng và có thể thay đổi tâm trạng và phản hồi từ người tham dự một cách cần thiết. Công việc của họ rất quan trọng, đặc biệt là đảm bảo người tham dự không cảm thấy nhàm chán hoặc không chú ý. Bản năng và chuyên môn của họ giúp đẩy nhanh việc học trải nghiệm và tương tác các lý thuyết được dạy và giúp người tham dự áp dụng những lý thuyết này vào công việc và cuộc sống của họ.
10. Một số mẹo hữu ích
- Ký kết hợp đồng nếu bạn không phải là người lập kế hoạch hội thảo nội bộ để tránh những phỏng đoán và giao tiếp sai lệch. Trong hợp đồng của bạn, hãy đặt ra những kỳ vọng phù hợp với các bên liên quan.
- Làm cho việc đăng ký tham dự hội thảo trở nên dễ dàng. Bạn có thể sử dụng SlimEmail và SlimForm trong quá trình này. SlimEmail để gửi mail/ lời mời tới đối tượng bạn đang nhắm tới. SlimForm giúp tạo form, thu thập và lưu trữ thông tin người đăng ký.
Trong buổi hội thảo
Lịch trình của hội thảo:
- Quy định của hội thảo - Sau khi chào đón diễn giả chủ chốt, khách mời và người tham dự, hãy đặt ra các quy định cho hội thảo. Sau đó, trình bày các mục tiêu mong đợi của hội thảo.
- Thông tin - Phần tiếp theo của hội thảo sẽ là phần trình bày và giảng dạy các lý thuyết của diễn giả chủ chốt hoặc chuyên gia về chủ đề.
- Thực hành thông tin - Sau khi học các lý thuyết, phần này sẽ là phần thực hành các lý thuyết. Đây sẽ là các hoạt động khác nhau mà người tham dự có thể thực hành những gì họ đã học được.
- Tổng kết, bài học kinh nghiệm, suy ngẫm - Nếu thời gian cho phép, bạn có thể mời một vài tình nguyện viên chia sẻ những điều học được từ hội thảo. Họ thậm chí có thể chia sẻ kế hoạch áp dụng những điều họ đã học được.
- Phát chứng chỉ - Trao các chứng nhận khác nhau cho những người tham gia. Nếu bạn có nhiều lịch trình cho cùng một hội thảo, hãy xác định trước điều này trong quá trình đăng ký trực tuyến của họ để việc xử lý chứng chỉ dễ dàng hơn.
Mẹo hữu ích
- Chọn thời gian tốt nhất cho diễn giả chủ chốt, vì họ thường rất bận.
- Nếu hội thảo không diễn ra cả ngày, hãy lên lịch vào buổi sáng - đây là thời điểm người tham dự nhiều năng lượng nhất..
- Nếu hội thảo diễn ra cả ngày, hãy lên lịch giảng dạy lý thuyết vào buổi sáng và các hoạt động thực hành vào buổi chiều.
- Dành thời gian cho người tham dự tương tác với nhau và chia sẻ kiến thức.
- Tổ chức các hoạt động thực tế để giúp người tham dự áp dụng các lý thuyết đã học vào các nhiệm vụ cụ thể trong công việc hoặc cuộc sống hàng ngày của họ.
- Đừng cố nhồi nhét tất cả mọi thứ vào lịch trình, hãy dành thời gian cho phần hỏi đáp.
- Lên lịch nghỉ giải lao hợp lý để tiết kiệm thời gian. Nếu hội thảo trực tuyến, hãy chú ý đến thời gian và âm nhạc trong giờ nghỉ.
- Thiết kế các hoạt động thú vị khác nhau để thu hút sự chú ý của người tham dự. Người tham dự sẽ có nhiều khả năng tập trung hơn nếu họ được tham gia.
- Chuẩn bị các hoạt động phá băng để tạo không khí vui vẻ và giúp người tham dự cảm thấy thoải mái.
Sau hội thảo
1. Thu thập phản hồi thông qua bảng câu hỏi
Đây là một cách tuyệt vời để bạn biết hoạt động nào hiệu quả nhất và hoạt động nào không hiệu quả, việc suy ngẫm về thành công và thất bại sẽ giúp bạn thực hiện khác biệt trong dự án tiếp theo.
2. Đánh giá và báo cáo kết quả
Thực hiện báo cáo phân tích và đánh giá hội thảo dựa trên các mục tiêu của hội thảo để xác định xem kết quả mong đợi có đạt được hay không.
3. Tạo kế hoạch theo dõi
Tìm hiểu mức độ hài lòng của mọi người về hội thảo và tác động của nó đến quy trình làm việc và cuộc sống của người tham dự.
4. Một số mẹo hữu ích
- Cung cấp các bản in và tài liệu cần thiết ngay sau khi hội thảo kết thúc để khuyến khích người tham dự lập kế hoạch hành động cụ thể cho tương lai.
- Giữ liên lạc. Gửi email như bài báo, bản tin và cập nhật cho người tham dự để họ cập nhật về tiến độ gần đây của chủ đề hội thảo. Nếu bạn không phải là người lập kế hoạch nội bộ, hãy đề nghị phòng Nhân sự của công ty thực hiện việc này.
- Nhận phản hồi để bạn cải thiện dịch vụ của mình để dự án tiếp theo của bạn sẽ tốt hơn.
- Yêu cầu giới thiệu, nếu họ hài lòng với công việc bạn đã làm, họ sẽ có khả năng giới thiệu bạn hoặc làm việc với bạn lại trong tương lai. Nếu bạn là người đào tạo nội bộ, bạn có thể được thăng chức.
Mẫu kế hoạch tổ chức workshop
Khi lên kế hoạch để đạt được điều gì đó; một mục tiêu, một dự án hoặc một sự kiện, chúng tôi luôn thích tham khảo các mẫu. Nó giúp ích cho chúng tôi với dự án của mình vì nó đã có một mô hình thành công. Đó là lý do tại sao mẫu kế hoạch tổ chức workshop rất hữu ích.
Ngoài việc cung cấp cho bạn một mô hình thành công, các mẫu kế hoạch tổ chức workshop còn giúp bạn đẩy nhanh quá trình lập kế hoạch hội thảo và thực hiện các kế hoạch của mình. Quan trọng nhất, nó cung cấp cho bạn một hướng dẫn có tổ chức cần thiết để lập kế hoạch thành công cho sự kiện workshop của bạn.
Bạn có thể tải xuống các mẫu kế hoạch tổ chức workshop này, nếu bạn đang tìm kiếm mẫu lập kế hoạch hội thảo có thể giúp bạn lập kế hoạch cho sự kiện tiếp theo của mình.
Dưới đây là một số mẫu kế hoạch tổ chức workshop chúng tôi cung cấp
1. Mẫu kế hoạch tổ chức workshop chung
2. Mẫu Chương Trình và Agenda Workshop
3. Mẫu Checklist Kế hoạch Công việc Workshop
4. Mẫu Agenda và Checklist Sự kiện
Tổ chức workshop hiệu quả hơn với SlimCRM
1. Quản lý danh sách người tham dự:
- Lưu trữ và quản lý tất cả người tham dự, bao gồm thông tin liên hệ, công ty, chức danh, v.v.
- Gửi email thông báo, tài liệu và cập nhật cho người tham dự: Lời mời, nhắc nhở tham gia,...
3. Quản lý tài liệu:
- Lưu trữ tất cả tài liệu liên quan đến workshop (ví dụ: chương trình, tài liệu tham khảo, bài thuyết trình, v.v.) trong SlimCRM.
- Chia sẻ tài liệu với người tham dự một cách an toàn và dễ dàng.
4. Tích hợp với các công cụ khác:
- Kết nối SlimCRM với các công cụ khác mà bạn sử dụng cho việc tổ chức workshop (ví dụ: email, công cụ khảo sát, v.v.) để tự động hóa quy trình và nâng cao hiệu quả.
Dùng thử miễn phí tại đây! Đừng quên để lại thông tin để chuyên viên của chúng tôi tư vấn thêm các giải pháp hữu ích cho doanh nghiệp của bạn
Trên đây là toàn bộ bài viết về "Mẫu kế hoạch tổ chức workshop chi tiết nhất 2024", hy vọng bài viết sẽ cung cấp nhiều giá trị cho bạn. Đừng quên theo dõi SlimCRM để biến thêm nhiều kiến thức mới nhé!
