Recap Webinar: Kinh nghiệm Tự động hóa quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới

Thời gian đọc: 12 phút
Nhân sựBài viết
13/07/24 09:47:43 | Lượt xem: 353
Tự động hóa quy trình tuyển dụng nhân sự

Tự động hóa tuyển dụng và đào tạo đang trở nên thực sự cần thiết. Bởi lẽ, hai quy trình này thường tiêu tốn rất nhiều thời gian và năng lượng, đặc biệt là với các doanh nghiệp nhỏ, khi mà nguồn lực dành cho các hoạt động này là rất hạn chế. 

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ không đi sâu vào lý thuyết mà tìm hiểu case thực tế của SlimCRM. 

Phần 1: Tự động hóa quản lý dữ liệu tuyển dụng

Quy trình tuyển dụng thông thường

Dưới đây là mô hình quy trình tuyển dụng thông thường ở phần lớn các doanh nghiệp, đặc biệt là các doanh nghiệp vừa và nhỏ:

Quy trình tuyển dụng thông thường

Với quy trình tuyển dụng như trên, SlimCRM đã từng phải đối mặt với rất nhiều vấn đề, có thể kể đến như:

  • Làm sao để có hồ sơ ứng viên giữa rất nhiều nhà tuyển dụng có thương hiệu lớn và đãi ngộ hấp dẫn? 
  • Khi đã có ứng viên rồi thì làm thế nào để lưu trữ, quản lý hồ sơ ứng viên, phân loại và đánh giá được các hồ sơ đó? 
  • Làm thế nào để tiết kiệm thời gian cho doanh nghiệp và cho cả ứng viên, khi lượng nhân sự phụ trách HRM bị hạn chế? 

Tải ngay: 

1. Bộ tài liệu mẫu quy trình tuyển dụng nhân sự cho doanh nghiệp

2. Cẩm nang tuyển dụng nhân sự GenZ cho doanh nghiệp

Quy trình tuyển dụng ở SlimCRM

Trải qua nhiều khó khắn và thách thức, đội ngũ SlimCRM đã quyết định tự động hóa tuyển dụng và đào tạo bằng cách ứng dụng công nghệ, sao cho thu về được kết quả tốt nhất dù nguồn lực không nhiều.

Việc số hóa toàn bộ việc quản lý dữ liệu ứng viên,  lên lịch phỏng vấn cũng như đánh giá ứng viên được SlimCRM thực hiện qua các bước như sau:

1. Lên kế hoạch tuyển dụng

Mỗi khi nhận được yêu cầu tuyển dụng từ các phòng ban, bộ phận nhân sự sẽ tạo kế hoạch và tin tuyển dụng cho từng vị trí. Tin tuyển dụng này có đầy đủ thông tin và sẽ ngay lập tức xuất hiện trên trang tuyển dụng riêng của công ty. 

Đọc ngay: Công thức xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng

2. Tạo trang tuyển dụng riêng

Trên SlimCRM, các doanh nghiệp đã có thể tạo riêng cho mình 1 Website Tuyển dụng chuyên nghiệp, mang thương hiệu riêng; nơi hiển thị các thông tin tuyển dụng đầy đủ, chi tiết, ghi điểm trong mắt không chỉ ứng viên, mà cả khách hàng và đối tác. 

Đối với ứng viên, trải nghiệm ứng tuyển cũng được nâng cao lên rất nhiều khi được tiếp xúc với 1 công ty có website tuyển dụng chuyên nghiệp, việc apply cũng rất nhanh chóng qua các form ứng tuyển trong mỗi tin, tạo sự độc đáo và khác biệt riêng cho doanh nghiệp của chúng ta.

3. Thu thập hồ sơ ứng viên tự động

Sau khi tự động hóa tuyển dụng, thông tin ứng viên được nhập vào hệ thống 1 cách tự động, rõ ràng, với từng trường nội dung, đính kèm thêm cả CV ứng viên; đồng thời có thông báo tức thời đến cho bộ phận nhân sự mỗi khi nhận được CV mới. 

Điều này giúp tiết kiệm vô số thời gian thực hiện các công việc thủ công thường ngày như check mail, báo cáo lên Excel hay trao đổi qua Zalo nhiều lần. Đây cũng chính là nơi chúng ta bắt đầu Xây dựng Talent Pool - vùng chứa thông tin ứng viên tiềm năng, mà khởi đầu là các thông tin cá nhân của họ.

4. Điều phối lịch phỏng vấn

Từ những dữ liệu về ứng viên trên, team SlimCRM có thể bắt đầu tạo và theo dõi lịch phỏng vấn với từng ứng viên 1 cách kịp thời và khoa học. Đối với người phỏng vấn, họ sẽ nhận được thông báo tự động từ hệ thống ngay khi có lịch, với thông tin ứng viên cụ thể, để đảm bảo rằng các bộ phận tham gia phỏng vấn sẽ không bị bỏ lỡ thông tin. Việc quản lý, lưu trữ thông tin ứng viên cũng được hệ thống hóa, dễ dàng theo dõi lịch sử tuyển dụng cũng như chăm sóc ứng viên qua các mẫu email cài sẵn từ hệ thống.

Thực hiện bài test Onine thì sao? 

Trong trường hợp doanh nghiệp cần cho ứng viên làm bài test để đánh giá trước khi phỏng vấn, chúng ta cũng có thể sử dụng SlimForm.vn, công cụ tạo biểu mẫu online.

Tại đây, câu trả lời của ứng viên trên bài test sẽ được đổ tự động về Email và SlimCRM, phục vụ cho việc lưu trữ và đánh giá sau đó. Phòng trường hợp ứng viên có thể copy hoặc nhờ người làm hộ bài, bộ phận tuyển dụng có thể sử dụng thêm các công cụ chống gian lận. Tuy nhiên, việc này có thể không thực sự cần thiết. 

5. Đánh giá năng lực theo mô hình ASK

Việc đánh giá ứng viên được đội ngũ tuyển dụng của team SlimCRM thực hiện ngay trên phần mềm chỉ với thao tác click chuột và chọn số sao. Bộ phận tuyển dụng vì thế có thể xây dựng khung năng lực rõ ràng cho từng vị trí, chấm điểm được thực hiện ở bên cạnh, và tự động tính ra điểm trung bình cho ứng viên. Đồng thời, mọi đánh giá, nhận xét hay đề xuất cho ứng viên này trong từng giai đoạn phỏng vấn đều được lưu lại trực quan trên phần mềm. Điều này không chỉ giúp cho người tuyển dụng dễ dàng lựa chọn ứng viên tốt mà doanh nghiệp còn tự xây dựng cho mình 1 database ứng viên, phục vụ mục đích theo dõi đánh giá ứng viên sau khi bắt đầu làm, và có sẵn danh sách ứng viên tiềm năng trong những lần cần tuyển dụng về sau. 

Xem thêm: Mô hình ASK là gì? Cách áp dụng tháp năng lực trong quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân sự

6. Email soạn sẵn

Để tránh việc gửi email thông báo thủ công đến từng ứng viên qua từng giai đoạn tuyển dụng, SlimCRM đã chuẩn bị sẵn các mẫu email, người tuyển dụng chỉ cần chọn và bấm nút gửi ngay trong phần mềm SlimCRM thay vì phải đăng nhập vào gmail, copy email và tên của ứng viên như thông thường.

Phần 2: Lộ trình đào tạo nhân viên mới

Dưới đây là các bước cơ bản thường thấy trong hoạt động đào tạo nhân sự mới:

Các bước cơ bản trong hoạt động đào tạo nhân sự mới

Bản thân SlimCRM luôn hướng đến việc xây dựng một môi trường làm việc “3 tăng”: tăng thu nhập, tăng kiến thức, và tăng trải nghiệm cho bất kỳ nhân sự nào. Để đạt được mục tiêu đó, SlimCRM đã triển khai công nghệ vào quy trình đào tạo theo các bước trong mô hình như sau:

Xây dựng lộ trình đào tạo

Trước đây, hoạt động đào tạo của SlimCRM từng rơi vào 1 trong 2 thái cực. 

(1) là bỏ qua phần lớn lý thuyết, tập trung hoàn toàn vào training-on-job

=> Hậu quả dễ thấy là nhân sự có thể vào được việc ngay nhưng khi đi được một thời gian thì rất khó nâng cấp trình độ, do không có nền tảng kiến thức đủ sâu. 

(2) là đào tạo quá nhiều lý thuyết cùng 1 lúc mà chưa đi vào thực hành ngay 

=> Điều này dẫn đến nhân sự có kiến thức nhiều nhưng chưa bắt tay vào làm ra kết quả thực tế thì đã off, hoặc thấy không phù hợp, gây tốn kém công sức và thời gian đào tạo của doanh nghiệp. 

Hiện tại, SlimCRM đã chính thức xây dựng và triển khai một lộ trình đào tạo nhân viên mới trong khoảng 4 - 6 tuần với rất nhiều mảng kiến thức và kỹ năng chuyên ngành.

Quan điểm của SlimCRM đó là mỗi nhân viên phải có kiến thức nền tảng, không cần quá hàn lâm nhưng nó phải là kiến thức chuẩn mực, thay vì chỉ lao vào các KPI và kết quả ngắn hạn

Tuy nhiên, các kiến thức này luôn được kèm theo các bài test và đặc biệt là các task công việc thực tế (dạng bài tập thực hành) để đưa ra được kết quả, sản phẩm cụ thể.

Xem thêm: Chú trọng kỹ năng 4C khi tuyển dụng nhân tài

Xây dựng thư viện và chương trình đào tạo

Trước đây, hoạt động đào tạo của SlimCRM chủ yếu diễn ra trực tiếp, làm mất rất nhiều thời gian cho người đào tạo mà chất lượng cũng không ổn định.

Hiện nay, SlimCRM đã xây dựng một thư viện đào tạo bao gồm:

(1) Các tài liệu dạng đọc (được lưu vào wiki / tập hợp link docs) 

(2) Các bài test trắc nghiệm sau mỗi nội dung đào tạo, ví dụ bài test Inbound/ CRM tự động hóa 

(3) Các bài tập thực chiến (được giao việc sau khi hoàn thành bài test)

Những nội dung không thể đào tạo online thì mới được triển khai trực tiếp.

Bài test trắc nghiệm trên SlimCRM

Ví dụ về các bài test trắc nghiệm trên SlimCRM

Triển khai tiếp nhận, đào tạo và theo dõi tiến độ đào tạo

Trước đây, việc theo dõi tiến độ đào tạo tại SlimCRM được thực hiện trên Excel. Vì thế, bộ phận nhân sự thường gặp khó khăn khi nắm bắt các thông tin từ bao quát đến chi tiết về lộ trình của nhân viên mới. Bên cạnh đó, thường leader của các team sẽ phụ trách chịu trách nhiệm chính cho hoạt động đào tạo nhân sự mới của team mình và theo dõi tiến trình của từng người theo các file riêng biệt. Trong trường hợp bộ phận Nhân sự hay Quản lý cần theo dõi cùng thì chưa có nền tảng chung lưu vết và tổng hợp toàn bộ dữ liệu liên quan đến quy trình này. Điều này đã gây ra khó khăn trong việc theo dõi tiến độ của toàn bộ nhân viên khi doanh nghiệp mở rộng số lượng nhân sự cần đào tạo.

Hiện nay, với sự trợ giúp của phần mềm, tiến độ đào tạo của SlimCRM được đo lường tự động. Các thông tin cũng được trực quan hóa và chia sẻ tới các bộ phận trong công ty để biết được nhân sự khi nào sẵn sàng làm việc thực tế.

Đánh giá kết quả đào tạo

Trước đây, việc đánh giá kết quả nhân sự mới phụ thuộc rất nhiều vào cảm tính thông qua việc trao đổi trực tiếp với từng nhân sự. Đồng thời, kết quả đào tạo cũng không được lưu lại để tiến hành đánh giá lại và tối ưu quy trình cho những lần sau.

Tuy nhiên hiện nay, SlimCRM đã có sẵn tính năng trắc nghiệm và chấm điểm, chỉ mất 10p - 20p để chữa lỗi sai thay vì phải giải thích từ đầu. Kết quả đánh giá do vậy cũng khách quan hơn, và có thể đối chiếu, so sánh. Vì nhân sự thực hiện các bài test trên phần mềm nên toàn bộ lịch sử đào tạo đều được lưu vết lại, làm cơ sở để re-skill và up-skill cho nhân sự sau này.

Đánh giá kết quả đào tạo trên SlimCRM

Ví dụ về đánh giá kết quả đào tạo trên phần mềm SlimCRM

Như vậy, nhờ việc áp dụng công nghệ vào tự động hóa quy trình tuyển dụng và đào tạo nhân viên, hiệu quả mà SlimCRM đạt được đã rất khác biệt:

Lợi ích nhận được khi tự động hóa quy trình đào tạo bằng SlimCRM
Lợi ích nhận được khi tự động hóa quy trình đào tạo bằng SlimCRM

Lời kết

Như vậy, việc tự động hóa tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới, như cách SlimCRM đã và đang triển khai, sẽ giúp cho các doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng về thời gian và nhân lực, đồng thời đạt được kết quả tốt: thu hút được những nhân tài phù hợp, giúp công ty phát triển hơn về lâu dài.

Quý doanh nghiệp quan tâm đến việc ứng dụng chuyển đổi số cho hoạt động tuyển dụng và đào tạo nhân sự có thể đặt lịch tư vấn và trải nghiệm ngay phần mềm SlimCRM TẠI ĐÂY.

Bạn có thể xem lại toàn bộ video record webinar tại:

 

 

SlimCRM - phần mềm quản lý