Quản lý dữ liệu ứng viên là gì? Sử dụng phần mềm nào để hỗ trợ?

Thời gian đọc: 14 phút
Quản trịBài viết
21/06/24 13:03:50 | Lượt xem: 661
Quản lý dữ liệu ứng viên: Bí quyết tuyển dụng thu phục nhân tài

Quy trình tuyển dụng vốn đã tiêu tốn nhiều thời gian và năng lượng. Tuy nhiên, việc biết rằng ứng viên tiềm năng đang nằm đâu đó ngay trong cơ sở dữ liệu của mình mà chẳng thể tìm ra mới thực là nản lòng với nhà tuyển dụng. Bài viết hôm nay sẽ trả lời vì sao bạn cần khởi sự quản lý dữ liệu ứng viên ngay kèm 11 cách khác nhau để bạn làm điều đó thật dễ dàng.

Quản lý dữ liệu ứng viên là gì?

Về cơ sở dữ liệu ứng viên

Cơ sở dữ liệu ứng viên (data ứng viên) là gì?
Cơ sở dữ liệu ứng viên (data ứng viên) là gì?

Đầu tiên, dữ liệu ứng viên là tất cả thông tin về người đã ứng tuyển vào doanh nghiệp, được thu thập trong quá trình hai bên tương tác. Dữ liệu ứng viên bao gồm:

  • CV, thông tin liên lạc, nguồn ứng tuyển/nơi tìm thấy ứng viên.
  • Đánh giá thái độ - kỹ năng - kiến thức, ghi chú rút ra từ vòng test và phỏng vấn.
  • Đề xuất cho ứng viên.

Cơ sở dữ liệu ứng viên là nơi lưu trữ những thông tin này.

Tải ngay: mẫu database ứng viên miễn phí

Mẫu database ứng viên
Mẫu database ứng viên

Nhiệm vụ quản lý dữ liệu ứng viên

Công việc của nhà tuyển dụng không chỉ là tìm kiếm, thu hút và đánh giá ứng viên. Khi thông tin ứng viên ngày một nhiều lên trong cơ sở dữ liệu (database), quản lý chúng hiệu quả trở thành nhiệm vụ cấp bách.

Việc quản lý dữ liệu ứng viên bao gồm hoạt động thu thập, lưu trữ và sử dụng thông tin ứng viên. Nó giúp doanh nghiệp nhanh chóng khai thác dữ liệu, từ đó kịp thời đưa ra các quyết định tuyển dụng cần thiết.

Nhiệm vụ của quản lý database ứng viên
Nhiệm vụ của quản lý database ứng viên

Xây dựng và quản lý talent pool (dữ liệu ứng viên tiềm năng)

Talent pool là gì?

Talent pool là một “vùng” chứa thông tin ứng viên tiềm năng. Dữ liệu trong đây thuộc về những người lao động có phẩm chất phù hợp, đồng thời đã từng thể hiện sự quan tâm và mong muốn gia nhập công ty của bạn. Xây dựng và quản lý talent pool là quá trình lập hồ sơ, lưu trữ và sử dụng thông tin của các ứng viên tiềm năng này.

Nhờ talent pool, doanh nghiệp có thể xây dựng quan hệ lâu dài với các ứng viên triển vọng, duy trì sẵn sàng nguồn nhân sự tối ưu thay vì phải tìm kiếm từ đầu mỗi khi công ty trống chỗ.


Tầm quan trọng của việc quản lý dữ liệu ứng viên

Bạn có biết rằng, theo CareerBuilder:

65.7% doanh nghiệp chọn “Xây dựng talent pool”, 42% doanh nghiệp chọn “Đầu tư vào các công cụ” là ưu tiên trong hoạt động tuyển dụng của họ.

Vì sao lại như vậy? Hãy cùng xem việc quản lý dữ liệu ứng viên thực sự có ý nghĩa gì với đội ngũ tuyển dụng cũng như doanh nghiệp.

Với đội ngũ tuyển dụng

Ai từng làm tuyển dụng (recruiter) cũng có đôi lần được doanh nghiệp hỏi: Bạn có bao nhiêu connection trên LinkedIn? Bạn có bao nhiêu cơ sở dữ liệu ứng viên? Bạn biết dùng kỹ thuật search X không, dùng nó để đánh giá CV này nhé?

Khi quản lý dữ liệu ứng viên tốt, có sẵn database, có sẵn mạng lưới với ứng viên tiềm năng, bạn có lợi thế lớn. Ngoài việc nhanh chóng tự tìm ra CV lý tưởng, bạn còn có con đường thứ hai. Bởi lẽ người giỏi hay quen người giỏi, những người cùng lĩnh vực, ngành nghề cũng dễ biết nhau, từ đó họ sẽ giới thiệu ứng viên phù hợp nhất cho bạn.

Đã xây dựng database ứng viên sẵn rồi thì việc phát triển, mở rộng cơ sở dữ liệu này sẽ ngày càng dễ dàng hơn. Người quản lý hồ sơ ứng viên có nhiệm vụ vừa tổ chức, sắp xếp thông tin khoa học, vừa giữ cho cơ sở dữ liệu luôn “sống”, tức là luôn được cập nhật.

Tầm quan trọng của việc quản lý dữ liệu ứng viên
Tầm quan trọng của việc quản lý dữ liệu ứng viên

Khi quản lý dữ liệu ứng viên hiệu quả, đội ngũ tuyển dụng sẽ nhận thấy những lợi ích rõ ràng:

  • Tuyển dụng nhanh chóng nhờ có sẵn hệ thống CV dễ dàng sàng lọc, phân loại.
  • Nhiều tác vụ tuyển dụng được tự động hóa nhờ công nghệ như gom CV từ nhiều nguồn về một hệ thống duy nhất, gửi email theo mẫu hàng loạt,... giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót.
  • Đội ngũ tuyển dụng có thể phân công và giám sát nội bộ sát sao, teamwork trơn tru, đảm bảo tiến độ công việc.
  • Thông tin đầy đủ, cập nhật về ứng viên, cùng hệ thống chấm điểm chuẩn hóa giúp nhà tuyển dụng đưa ra các đề xuất, quyết định khách quan, hợp lý hơn.
  • Từ dữ liệu trong quá khứ, nhà tuyển dụng dễ dàng điều chỉnh và hoàn thiện chiến dịch tuyển dụng mới nhằm đạt hiệu quả tối đa mà vẫn nhanh nhất và tiết kiệm nhất.

Quản lý dữ liệu ứng viên với doanh nghiệp

Doanh nghiệp nào không hoặc ít đầu tư ngân sách mua gói đăng tuyển, tìm kiếm CV trên các trang tuyển dụng như LinkedIn, VietnamWorks, TopCV hẳn sẽ thấy mình bị giới hạn số lần thao tác, ví dụ khi mở CV hay gửi connect nhiều ứng viên.

Việc đăng tin tuyển dụng vào các nhóm Facebook, hay chạy quảng cáo Facebook cũng không đảm bảo hiệu quả vì tương tác thưa thớt mà chi phí lại cao.

Rất khó để bắt trúng nhân tài từ những lựa chọn ít ỏi đó. Mà không doanh nghiệp nào lại không sợ lãng phí nguồn lực vào những ứng viên sai. Trong bối cảnh tuyển dụng truyền thống ngày càng tỏ rõ những hạn chế, nhiều doanh nghiệp ngày nay lựa chọn xây dựng talent pool và quản lý dữ liệu ứng viên nhờ công nghệ.

Quản lý dữ liệu ứng viên: Bí quyết tuyển dụng thu phục nhân tài

Khi quản lý dữ liệu ứng viên hiệu quả, doanh nghiệp sẽ:

  • Tiết kiệm chi phí, thời gian, công sức trong tuyển dụng nhờ nhanh chóng tìm được người phù hợp.
  • Onboarding dễ dàng nhờ việc các phòng ban liên quan đều có thể truy cập thông tin nhân viên mới để tổ chức giới thiệu, đào tạo, làm thủ tục nhận việc,...
  • Tăng sức cạnh tranh trong mắt nhân tài trên thị trường tuyển dụng. Bạn không chỉ cần giành lấy khách hàng, và cũng sẽ không giành nổi với một bộ máy nhân sự yếu ớt trong thời đại số.

Hướng dẫn quản lý dữ liệu ứng viên hiệu quả: 11 bí quyết cho nhà tuyển dụng

Bạn biết đấy, tuyển dụng là một công việc chủ động và trường kỳ. Nó nên bắt đầu từ lâu, trước khi doanh nghiệp bạn bất ngờ trống một vị trí nào đó.

Ở phần trên, bạn vừa nghe những lý do vì sao mình phải khởi sự hoặc cải tổ việc quản lý dữ liệu ứng viên trong doanh nghiệp ngay. Nếu đã hiểu đúng, bạn sẽ đồng ý rằng doanh nghiệp phải liên tục duy trì database ứng viên để chiêu mộ nhân tài. Quản lý dữ liệu ứng viên phải là ưu tiên của bộ phận tuyển dụng nếu doanh nghiệp còn muốn tăng trưởng.

Quản lý dữ liệu ứng viên: Bí quyết tuyển dụng thu phục nhân tài

Chúng tôi đã tổng hợp 11 bí quyết giúp bạn quản lý dữ liệu ứng viên hiệu quả hơn dưới đây.

Hãy lập kế hoạch trước

Cơ sở dữ liệu ứng viên nên được chuẩn bị trước khi bắt đầu quá trình tuyển dụng. Nhờ vậy, dữ liệu mới sẽ được nhập vào ngay lập tức, thay vì chất đống lẫn lộn.

Hãy chủ động lên kế hoạch quản lý dữ liệu ứng viên với mục tiêu và đầu ra cụ thể, nhưng đừng căng thẳng quá. Các danh mục trong cơ sở dữ liệu ứng viên vẫn còn có thể thay đổi thêm bớt sau, tùy vào nhu cầu doanh nghiệp.

Sử dụng hệ thống quản lý tuyển dụng ATS

Công ty tôi vẫn dùng tập hồ sơ và Excel để quản lý dữ liệu ứng viên bao lâu nay, có làm sao đâu nhỉ? Nhưng bạn hãy tự hỏi vì lý do gì mà:

- Hơn 98% doanh nghiệp trong danh sách Fortune 500 sử dụng phần mềm tuyển dụng. (G2)
- 78% nhà tuyển dụng có dùng ATS cho rằng công nghệ giúp chiêu mộ nhân tài dễ hơn bao giờ hết. (Accurate)

Hệ thống quản lý tuyển dụng ATS (Applicant Tracking System) là một giải pháp phần mềm hiện đại giúp tìm kiếm ứng viên tiềm năng, theo dõi quá trình phỏng vấn, đánh giá hiệu suất, đưa ra đề xuất và tuyển dụng. ATS hỗ trợ quản lý dữ liệu ứng viên nhờ khả năng lưu trữ, phân tích và báo cáo thông tin ứng viên tự động.

Quản lý dữ liệu ứng viên: Bí quyết tuyển dụng thu phục nhân tài

Những lợi ích không thể bỏ qua của ATS với doanh nghiệp bao gồm:

  • Tăng tốc quá trình tuyển dụng nhờ tự động hóa
  • Tiết kiệm chi phí tuyển dụng
  • Cải thiện chất lượng ứng viên
  • Nâng cao trải nghiệm của ứng viên
  • Tuyển dụng khách quan dựa trên dữ liệu
  • Phát triển thương hiệu doanh nghiệp.

Xem thêm: Top 14 phần mềm quản lý tuyển dụng tốt nhất hiện nay

Sử dụng bộ lọc để quản lý dữ liệu ứng viên

Nhà tuyển dụng nên xây dựng một quy trình sàng lọc, cũng như lưu trữ hồ sơ ứng viên vào cơ sở dữ liệu để dùng sau.

Search (kỹ thuật tìm kiếm) nâng cao cung cấp tổng hợp các tùy chọn để tìm kiếm từ cơ sở dữ liệu ứng viên. Bạn có thể search dựa trên vị trí, độ tuổi, kinh nghiệm, kỹ năng, nguồn tìm thấy,... để quản lý dữ liệu ứng viên hiệu quả, nhanh chóng lọc ra đối tượng mình cần.

Tập trung vào kỹ năng hơn là từ khóa khi quản lý dữ liệu ứng viên

Danh mục kỹ năng trong hồ sơ ứng viên, cùng với sự hỗ trợ của các phần mềm tuyển dụng sẽ giúp bạn nhanh chóng lọc ra người phù hợp. Bằng cách này, bạn sẽ bớt phụ thuộc vào các kỹ thuật search phức tạp như Boolean, đồng thời có thể tránh những ứng viên thao túng từ khóa vô tội vạ trong CV.

Đọc thêm:

1.Hướng dẫn xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng cho doanh nghiệp 

2. CRM quản lý dữ liệu - cách để doanh nghiệp ứng dụng hiệu quả?

Tránh các bản ghi trùng lặp

Tránh các bản ghi trùng lặp
Tránh các bản ghi trùng lặp

Bạn cần tránh tạo các bản ghi trùng lặp khi gom ứng viên từ nhiều nguồn khác nhau. Các phần mềm tuyển dụng có thể giúp bạn quản lý dữ liệu ứng viên nhờ đối chiếu thông tin như email, họ tên, số điện thoại và tự động loại bỏ bản trùng lặp. Hơn thế, bạn có thể lựa chọn hợp nhất dữ liệu từ các bản ghi này để có hồ sơ đầy đủ nhất.

Phân đoạn cơ sở dữ liệu ứng viên

Bạn nên tạo phân đoạn trong cơ sở dữ liệu ứng viên dựa trên các danh mục như kỹ năng, vị trí, ngôn ngữ, kinh nghiệm. Để search dễ dàng hơn, bạn cũng có thể đánh tag (thẻ) theo kỹ năng. Ở đây, quản lý dữ liệu ứng viên tốt giúp doanh nghiệp nhanh chóng tìm được nhân tài phù hợp.

Chỉ dẫn nhập dữ liệu ứng viên

Hãy thiết lập các tiêu chí để nhập dữ liệu ứng viên mới. Ngoài ra, dữ liệu về các ứng viên cũ đã sắp xếp khoa học nên được đưa ra làm mẫu để bộ phận tuyển dụng hiểu yêu cầu và đảm bảo chất lượng nhập liệu.

Nhờ làm sạch cơ sở dữ liệu ứng viên hiện có

Quản lý dữ liệu ứng viên: Bí quyết tuyển dụng thu phục nhân tài

Nếu cơ sở dữ liệu của bạn dường như lộn xộn vượt ngoài tầm kiểm soát và bạn lại không biết cách nào dọn dẹp, hãy liên hệ với ai đó có chuyên môn quản lý dữ liệu ứng viên. Do một số hoạt động và quy trình thừa thãi, theo thời gian, đôi khi database ứng viên sẽ gặp lỗi.

Sử dụng công cụ của bên thứ ba

Những công cụ bên thứ ba tích hợp vào ATS có thể hỗ trợ bạn quản lý dữ liệu ứng viên tốt hơn nhờ khả năng phân tách hồ sơ theo danh mục như kỹ năng, ngôn ngữ, kinh nghiệm. Các tính năng nên có khác là gửi email tự động, lên lịch phỏng vấn, nhắn tin, cập nhật hồ sơ,...

Giúp đội ngũ tuyển dụng dễ tiếp cận

Về cơ bản, database ứng viên sinh ra là để đội ngũ tuyển dụng tác nghiệp. Hãy giúp họ quản lý dữ liệu ứng viên hiệu quả bằng cách trao quyền tiếp cận và khai thác thông tin khi cần thiết. Bên cạnh đó, hợp tác nội bộ trên một phần mềm tuyển dụng chuyên sâu sẽ giúp họ tăng hiệu suất làm việc cá nhân và toàn đội.

Cập nhật liên tục khi quản lý dữ liệu ứng viên

Quản lý dữ liệu ứng viên: Bí quyết tuyển dụng thu phục nhân tài

Hãy giữ liên lạc với mọi ứng viên, kể cả ứng viên đang không tìm việc. Bạn có thể dùng phần mềm tuyển dụng để gửi tin nhắn và email tự động thường xuyên cho họ. Hãy duy trì mối quan hệ tốt đẹp để trong tương lai, khi doanh nghiệp cần đến kỹ năng và chuyên môn của họ thì bạn đã sẵn sàng đón người tài.

Xem thêm: Cẩm nang tuyển dụng Nhân sự Gen Z


Lời kết

Cơ sở dữ liệu ứng viên là tài sản quan trọng của doanh nghiệp. Quản lý cơ sở dữ liệu ứng viên khoa học giúp doanh nghiệp dễ dàng và nhanh chóng lấp đầy những vị trí còn trống với nhân lực chất lượng, đồng thời tổ chức hội nhập, đào tạo nhân viên mới hiệu quả nhất. Trong tương lai, các phần mềm tuyển dụng tự động hóa với khả năng quản lý dữ liệu ứng viên vượt trội sẽ còn tiếp sức mạnh mẽ cho doanh nghiệp 4.0 trong hành trình thu phục nhân tài.

 

SlimCRM - phần mềm quản lý