Tương tự như chân dung khách hàng, chân dung ứng viên tiềm năng là một bản mô tả đối tượng mà công ty bạn muốn thu hút. Sản phẩm bạn cung cấp lúc này là quyền lợi, trải nghiệm nhân viên và văn hóa doanh nghiệp. Tuyển dụng vốn là một quá trình không đơn giản. Bạn càng mò mẫm, càng lãng phí thời gian, tiền bạc và bỏ lỡ cơ hội gặp được ứng viên đúng ý. Thay vào đó, hãy lên kế hoạch chi tiết bắt đầu từ khâu xác định đặc điểm ứng viên tiềm năng ngay. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng dễ dàng và nhanh chóng nhất để tuyển dụng nhân tài cho doanh nghiệp nhỏ.
Ứng viên tiềm năng là gì?
Ứng viên tiềm năng là người mà một tổ chức, doanh nghiệp hoặc tổ chức tuyển dụng xem xét là có khả năng phát triển và đóng góp tích cực cho tổ chức trong tương lai. Đây là những người mà nhà tuyển dụng hoặc quản lý tin rằng họ có kỹ năng, kinh nghiệm và tiềm năng phát triển để thích ứng và thành công trong vị trí công việc cụ thể.
Có thể hiểu, ứng viên tiềm năng là người có khả năng cao được tuyển dụng thành công. Họ có thể đáp ứng được các yêu cầu về trình độ học vấn, kỹ năng, kinh nghiệm, và thái độ làm việc. Họ cũng có thể phù hợp với văn hóa và môi trường làm việc của doanh nghiệp.
Chân dung ứng viên là gì?
Chân dung ứng viên tiềm năng (candidate persona) là tài liệu nêu chi tiết các đặc điểm, thái độ, mong muốn và nhu cầu của người bạn cần tuyển. Mỗi bản chân dung sẽ cụ thể hóa một nhóm đối tượng với vị trí, cấp bậc riêng, chẳng hạn “Thực tập sinh Kinh doanh An”, “Trưởng phòng Nhân sự Cường”. Thông tin bao gồm:
- Nhóm tuổi, trình độ học vấn của ứng viên
- Số năm kinh nghiệm của họ
- Sự nghiệp của họ qua từng năm
- Mục tiêu nghề nghiệp của họ
- Tần suất họ thay đổi công việc
- Thành tích, hiệu suất của họ
- Những thách thức tại nơi làm việc đối với họ.
Đọc thêm: Quản lý dữ liệu ứng viên là gì? Sử dụng phần mềm nào để quản lý hiệu quả
Vì sao doanh nghiệp cần tạo chân dung ứng viên tiềm năng?
Mọi người thường nói đến Chân dung khách hàng (customer persona) - công cụ marketing để thấu hiểu hành vi của người tiêu dùng và định hướng chiến lược. Thay vì xem khách hàng là một nhóm người giống nhau, cần phân khúc họ để cá nhân hóa việc tiếp thị.
Tương tự, trong tuyển dụng, bộ phận HR cần lên chân dung ứng viên chi tiết để chinh phục nhân tài đúng cách, tiết kiệm chi phí và thời gian cho doanh nghiệp. Nhờ chân dung ứng viên, bạn sẽ:
- Hiểu rõ yêu cầu nhân sự của doanh nghiệp
- Lựa chọn nguồn ứng viên phù hợp
- Tạo bộ tài liệu tuyển dụng thu hút (gồm JD mô tả công việc, form ứng tuyển, giới thiệu doanh nghiệp, email,...).
Điều bạn nên quan tâm nhất trong bản chân dung ứng viên tiềm năng là những nhu cầu riêng biệt của từng đối tượng. Từ nhu cầu này, bạn sẽ biết quyền lợi nào cần nhấn mạnh để thu hút ứng viên, kênh tuyển dụng nào tập trung nhiều ứng viên nhất, đồng thời chủ động xây dựng kế hoạch hội nhập và lộ trình đào tạo cho ứng viên một khi họ đã đến với bạn.
Hướng dẫn xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng cho doanh nghiệp nhỏ
Bạn sẽ tạo chân dung ứng viên tiềm năng dựa vào dữ liệu và hiểu biết sâu sắc về doanh nghiệp, lĩnh vực ngành nghề họ hoạt động, và thị trường tuyển dụng. Dù chưa từng viết xuống, nếu là HR lâu năm ở một công ty, hẳn bạn đã có sẵn một số hình mẫu lý tưởng trong đầu rồi.
Hãy tổng hợp thông tin thành tài liệu để bộ phận bạn cùng các bên liên quan có thể dễ dàng tiếp cận và nắm bắt chân dung nhân sự tiềm năng, thông qua 6 bước sau đây.
Bước 1: Trao đổi với đồng nghiệp có kinh nghiệm xây dựng chân dung
Trước khi bắt đầu, nếu có thể, hãy tìm và nói chuyện với những người đã từng xây dựng chân dung nhân viên, hay chân dung khách hàng trong doanh nghiệp của bạn. Họ sẽ hỗ trợ bạn lên bộ câu hỏi cần thiết, lựa chọn mẫu chân dung ứng viên tiềm năng và khai thác thông tin.
Bước 2: Khảo sát các bên liên quan để xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng
Các bên liên quan đến chiến dịch tuyển dụng bao gồm bộ phận tuyển dụng, người cần tuyển, người phỏng vấn. Để đảm bảo tất cả đều thông suốt kế hoạch, hãy đưa họ vào cuộc.
Những thông tin bạn cần làm rõ trong quá trình khảo sát để xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng được liệt kê sau đây.
- Chức danh: Các công ty khác nhau có các chức danh khác nhau cho cùng một vai trò. Tuy nhiên, khi chọn một chức danh, hãy cố gắng đảm bảo rằng từ được sử dụng sẽ thân thiện (dễ tìm) với Google và các trang tuyển dụng.
- Công ty hiện tại: Đây là một nguồn quan trọng để tìm kiếm ứng viên tiềm năng. Dựa vào kinh nghiệm hoặc quan hệ, hãy lên danh sách các công ty có sự tương đồng với bạn.
- Nhiệm vụ: Tuy rằng bạn luôn có thể tham khảo chúng từ JD (bản mô tả công việc) của các bên khác, hãy thống nhất với doanh nghiệp xây dựng bộ nhiệm vụ cụ thể, chính xác cho từng vị trí cần tuyển.
- Đặc điểm nhân khẩu học: Tuổi và kinh nghiệm của ứng viên tiềm năng nên là bao nhiêu? Họ đang ở khu vực nào? Mức lương mong muốn của họ là bao nhiêu?
- Kỹ năng: Bạn nên hỏi rõ những kỹ năng mà nhân sự lý tưởng nên có là gì để thu hẹp tiêu chí trong chân dung ứng viên tiềm năng và tìm kiếm nhanh hơn.
- Bằng cấp và chứng chỉ: Ứng viên tiềm năng có cần tham gia khóa học hay trường đại học nào cụ thể không? Nền tảng giáo dục của ứng viên phải như thế nào? Làm sao để xác thực?
- Động lực làm việc: Điều gì sẽ thúc đẩy ứng viên tiềm năng của bạn? Nếu họ hào hứng với một số hoạt động, kiên định với một số giá trị, hay đang lo ngại điều gì đó chẳng hạn, bạn sẽ hiểu rõ hơn cách để chinh phục họ trong tuyển dụng. Doanh nghiệp cũng sẽ biết đó có phải người phù hợp để đồng hành hay không.
Bước 3: Nói chuyện với nhân viên
Chân dung ứng viên tiềm năng không có ý nghĩa nhiều nếu được xây dựng chỉ từ những giả định. Để hiểu rõ từng phân khúc ứng viên, hãy nói chuyện trực tiếp với các nhân viên đang làm vị trí đó, hoặc sẽ là đồng đội tương lai.
Phỏng vấn nhóm tập trung là cách để lấy được ý kiến cộng hưởng từ các nhân sự cùng chí hướng nhờ việc hỏi đáp đồng thời. Hãy hỏi họ các vấn đề sau:
- Động lực: Điều gì thúc đẩy họ trong công việc? Tại sao lúc đầu họ lại ứng tuyển vào công ty của bạn, và điều gì giúp họ tiếp tục đến nay?
- Định hướng: Hỏi họ về sự nghiệp và mục tiêu cá nhân của họ. Họ thấy bản thân ở đâu sau một số năm nhất định? Họ muốn đạt được điều gì trong cuộc sống?
- Sở thích: Họ làm gì vào thời gian rảnh? Họ thích tụ họp, gặp gỡ ai không? Họ thích đọc gì? Họ online làm gì mỗi tối?
- Kỹ năng và văn hóa: Kỹ năng nào giúp họ thành công trong công việc? Họ thích gì ở văn hóa doanh nghiệp bạn?
Bước 4: Xác định các khía cạnh của chân dung ứng viên tiềm năng
Mặc dù có vô số khía cạnh bạn có thể xem xét, khía cạnh phổ biến nhất thường là vai trò (nhân viên, chuyên viên, quản lý, lãnh đạo cấp cao,...).
Dữ liệu hiện có của bạn cũng là một nguồn quý giá để tạo chân dung ứng viên tiềm năng. Hãy lật lại hồ sơ và tìm hiểu xem nguồn nào cung cấp cho bạn nhiều ứng viên chất lượng; những ứng viên đó thường học ở đâu, làm qua những nơi thế nào.
Bước 5: Xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng
Bạn có thể chọn bất kỳ mẫu chân dung ứng viên tiềm năng nào phù hợp nhất với doanh nghiệp mình, nhưng về cơ bản thì nó có những mục sau:
- Một cái tên đề cập rõ ràng vị trí, vai trò, kèm với tên riêng để dễ nhận biết.
- Ảnh stock minh họa để dễ hình dung tính cách.
- Thông tin nhân khẩu học như tuổi, chức danh, thâm niên, tình trạng hôn nhân, học vấn, quá trình làm việc.
- Mục tiêu và động lực trong công việc.
- Những khó khăn chính trong công việc.
- Cuối cùng là một câu tóm tắt chân dung ứng viên.
Khi xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng xong, hãy lưu trữ chúng online để các bên liên quan có thể dễ dàng tìm đọc.
Bước 6: Kiểm tra và lặp lại
Bản chân dung ứng viên tiềm năng của bạn nhiều khả năng sẽ chưa hoàn hảo ngay. Đừng lo lắng, hãy điều chỉnh nó dần dần sau mỗi hoạt động tuyển dụng.
Lưu ý rằng những thay đổi trong doanh nghiệp hoặc ngoài xã hội cũng có thể ảnh hưởng đến bản chân dung này. Chẳng hạn, nhiều nhu cầu về sức khỏe thể chất và tinh thần, hay về lịch trình làm việc đã xuất hiện từ đại dịch toàn cầu. Dựa vào đó, bạn có thể điều chỉnh bản chân dung ứng viên tiềm năng và lên JD thu hút nhất với nhóm đối tượng lý tưởng.
Tuyển dụng ứng viên tiềm năng hiệu quả hơn nhờ công nghệ
Xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng chỉ là bước đầu trong hành trình tuyển dụng chuyên nghiệp. Ngày nay, các công ty cần phải nhanh nhẹn và nỗ lực hơn để thu hút, lựa chọn và chinh phục được những tài năng tốt nhất. Điều đó có nghĩa là đảm bảo 3 trụ cột trong tuyển dụng: Trải nghiệm ứng viên được cải thiện, Nhà tuyển dụng làm việc hiệu quả, và Đội ngũ tuyển dụng cam kết.
Các ứng viên đủ tiêu chuẩn rất giống với những khách hàng tiềm năng. Để tìm và thu hút họ, doanh nghiệp cần phải tư duy như một marketer. Hãy sử dụng phần mềm tuyển dụng hiện đại như SlimCRM để thúc đẩy chuyển đổi ứng viên tiềm năng nhờ vào các hoạt động sau:
Xây dựng website tuyển dụng của riêng doanh nghiệp
Hãy suy nghĩ về điều này: Khoảng 70% ứng viên bắt đầu công cuộc tìm kiếm việc làm của họ trên Google. Họ muốn chủ động tìm hiểu về thị trường, về vai trò cụ thể của họ, về doanh nghiệp và sản phẩm/dịch vụ của bạn trước khi quyết định nộp đơn.
Trang web tuyển dụng cá nhân hóa, dễ dùng, được tối ưu cho việc tìm kiếm sẽ giúp bạn thu hút ứng viên tiềm năng nhờ ấn tượng chuyên nghiệp và trải nghiệm tích cực nó đem lại.
Bên cạnh đó, so với việc sử dụng các nền tảng chung như LinkedIn, khi có website riêng, doanh nghiệp được chủ động về chi phí, số lượt thao tác, layout và nội dung tuyển dụng,...
Xây dựng trang tuyển dụng riêng của doanh nghiệp với phần mềm SlimCRM
Xây dựng quan hệ với ứng viên
Nuôi dưỡng ứng viên là quá trình phát triển và duy trì mối quan hệ với các nhân tài thông qua email, mạng xã hội, và các kênh khác như quảng cáo.
Từ tin nhắn đầu tiên bạn trao đổi với các ứng viên tiềm năng của mình, quá trình xây dựng quan hệ đã bắt đầu. Hãy nỗ lực thể hiện bạn là đơn vị chuyên nghiệp và đáng giá với ứng viên.
Gửi email theo mẫu điền tự động mời ứng viên tiềm năng phỏng vấn với phần mềm tuyển dụng SlimCRM
Ghi chú toàn bộ quá trình liên lạc với ứng viên tiềm năng trên nền tảng tuyển dụng SlimCRM
Quản lý dữ liệu ứng viên tự động
Phần mềm tuyển dụng hiện đại giống như một hệ thống hồ sơ. Nó sẽ giúp nhà tuyển dụng dễ dàng làm việc với nhiều ứng viên tiềm năng trong nhiều quy trình khác nhau, quản lý dữ liệu khoa học, sàng lọc và đánh giá nhân tài theo chân dung ứng viên tiềm năng hiệu quả.
Thông tin chi tiết, dễ dàng tùy biến của ứng viên tiềm năng được lưu trong phần mềm SlimCRM
Đọc thêm: Top 14 phần mềm quản lý tuyển dụng nhân sự tốt nhất
Hỗ trợ onboarding và đánh giá nhân viên
Ứng viên đồng ý đến làm rồi? Hẳn bạn đã biết rằng, 3 tháng đầu tiên người mới đi làm là giai đoạn nhiều rủi ro nhất. Bạn cần tổ chức hội nhập và đào tạo bài bản để tránh thất thoát nhân tài, lãng phí thời gian, tâm sức và ảnh hưởng đến danh tiếng công ty.
Doanh nghiệp có thể tổ chức onboarding và đào tạo theo lộ trình chuyên nghiệp với sự hỗ trợ của SlimCRM
Hợp tác nhóm hiệu quả
Các nhiệm vụ như chỉ định và giám sát người lọc hồ sơ ứng viên tiềm năng, người phỏng vấn, người tiếp nhận,... sẽ dễ dàng hơn với nhóm tính năng công việc của phần mềm tuyển dụng. Mọi người nắm rõ ai đang làm gì, tiến độ đến đâu để sắp xếp và quyết định tác vụ phù hợp.
Từ theo dõi tổng quan tình hình tuyển dụng đến giám sát chi tiết từng nhiệm vụ, bộ phận HR có thể teamwork tức thời trên một nền tảng duy nhất.
Đọc thêm: Recap Webinar tự động hóa tuyển dụng và đào tạo ứng viên tại SlimCRM
Bạn chưa có giải pháp công nghệ nào để thu hút nhân tài tốt hơn? Trải nghiệm ngay phần mềm tự động hóa tuyển dụng SlimCRM tối ưu cho doanh nghiệp nhỏ miễn phí tại đây.
Kết luận
Xây dựng chân dung ứng viên tiềm năng là bước khởi đầu cần thiết cho doanh nghiệp trong hành trình chiêu mộ nhân tài. Phần mềm tuyển dụng với các tính năng nâng cao trải nghiệm ứng viên tuyệt vời đã và đang mang lại cho doanh nghiệp nhỏ Việt Nam lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ trên thị trường công việc. Bằng cách tiến hành nghiên cứu đầy đủ, thu thập dữ liệu toàn diện từ thị trường và đầu tư vào các công cụ phù hợp, doanh nghiệp sẽ ngày càng gia tăng khả năng chinh phục nhân tài thời đại số, phát triển kinh doanh bền vững với nhân sự là trung tâm.
