Bạn đang cảm thấy quá tải với vô số công việc cần hoàn thành? Cuộc sống bận rộn khiến bạn khó khăn trong việc sắp xếp thời gian hợp lý, dẫn đến tình trạng trì hoãn và bỏ lỡ deadline? Đừng lo lắng, bài viết này sẽ giới thiệu đến bạn Top 17 phần mềm lập kế hoạch công việc phổ biến nhất hiện nay, giúp bạn quản lý công việc hiệu quả và tối ưu hóa thời gian quý báu của mình.
Top phần mềm lập kế hoạch công việc miễn phí
| Monday | ||
Top phần mềm lập kế hoạch công việc trả phí
| Monday | ||
Review các phần mềm lập kế hoạch công việc online chi tiết
SlimCRM
Sau đây là case study mà SlimCRM đã áp dụng tính năng “mẫu công việc” để tăng cường sự tập trung và nâng cao hiệu suất công việc:
Đầu kỳ (có thể là tháng/quý): toàn bộ nhóm thực hiện thiết lập mục tiêu trên phần mềm với những đầu ra cụ thể (có thể đo lường được), những mục tiêu này phải được chia sẻ với các phòng ban khác và liên quan đến kế hoạch kinh doanh chung của công ty.
Ví dụ: Mục tiêu kinh doanh của công ty trong quý là tăng tỷ lệ khách hàng mua lại sản phẩm lên 10% (tương đương mức doanh thu 1 tỷ). Vậy thì mục tiêu của các bộ phận lần lượt sẽ như sau:
- Marketing: Mục tiêu: Tăng Retention Rate thêm 5% - chiến lược: tăng cường hoạt động social outreach, tiếp thị dựa trên tài khoản, thực hiện các chiến dịch promotion hấp dẫn thu hút khách hàng quay lại => sau đó mới phân bổ công việc cụ thể theo từng tuần, từng tháng
- Sales: Mục tiêu: đảm bảo 90% khách hàng gia hạn sản phẩm - chiến lược: in-product marketing, onboarding, chăm sóc 1:1, upsell/cross sell,...
- Kế toán: Mục tiêu: thu được nhiều tiền nhanh nhất có thể - chiến lược: nhắc hẹn thanh toán trước 15 - 7 - 1 ngày, chiết khấu thanh toán trước 3%,...
Quy trình quản lý tiến độ thực hiện mục tiêu sẽ được chi tiết theo từng tuần, từng ngày như sau:
Đầu tuần:
- Nhân viên lập kế hoạch công việc theo mẫu.
- Xác định rõ mục tiêu chung trước khi lên kế hoạch chi tiết.
- Lập kế hoạch hành động chi tiết cho từng cá nhân.
- Tạo checklist công việc.
Trong tuần:
- Line Manager review công việc của từng người.
- Đảm bảo hoàn thành các công việc trọng tâm.
- Update công việc theo từng ngày.
Cuối tuần:
- Thực hiện báo cáo tiến độ chung trên phần mềm
- Nhân viên báo cáo tình hình công việc cho Line Manager.
- Phân tích lý do cho những việc chưa hoàn thiện.
- Đề xuất giải pháp khắc phục.
Đây cũng chính là cách vận dụng triệt để tính năng quản lý mục tiêu và quản lý công việc trong SlimCRM. Để trải nghiệm, bạn vui lòng đăng ký dùng thử tại đây!
Ưu điểm của SlimCRM:
- Dễ sử dụng: số click chuột tối thiểu, giao diện trực quan, không mất nhiều thời gian tìm hiểu phần mềm.
- Tính năng hiện đại: Quản lý công việc bằng KPI kết hợp OKRs, thúc đẩy động lực tăng trưởng nhóm. Quản lý dự án theo chuẩn PMI với Gantt chart, Kanban board trực quan
- Vừa túi tiền: chi phí vừa phải, phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Nhược điểm: Chưa phù hợp với các doanh nghiệp lớn, nhiều nhân sự (trên 100 nhân sự).
Trello
Trello là một công cụ lập kế hoạch công việc và quản lý dự án trực quan, dễ sử dụng và linh hoạt, phù hợp với nhiều loại người dùng từ cá nhân đến nhóm nhỏ.
Ưu điểm của phần mềm lập kế hoạch công việc Trello:
- Giao diện đơn giản và trực quan: Trello sử dụng hệ thống bảng Kanban, danh sách và thẻ để giúp người dùng dễ dàng sắp xếp và theo dõi công việc.
- Dễ sử dụng: Trello rất dễ sử dụng, ngay cả đối với những người mới bắt đầu. Không cần đào tạo hay kiến thức chuyên môn để bắt đầu.
- Tính linh hoạt: Trello có thể được sử dụng cho nhiều loại dự án khác nhau, từ các dự án cá nhân nhỏ đến các dự án doanh nghiệp lớn.
- Tính cộng tác: Trello cho phép nhiều người cùng làm việc trên một dự án cùng lúc.
- Miễn phí: Trello có phiên bản miễn phí với đầy đủ tính năng cho hầu hết người dùng.
- Nhiều tính năng bổ sung: Trello có nhiều tính năng bổ sung có thể được thêm vào để tăng chức năng, chẳng hạn như lịch, tự động hóa và tích hợp với các ứng dụng khác.
Nhược điểm
- Tính năng giới hạn trong phiên bản miễn phí: Phiên bản miễn phí của Trello có một số hạn chế về số lượng bảng, danh sách và thẻ mà bạn có thể tạo.
- Không phù hợp cho các dự án phức tạp: Trello có thể không phù hợp cho các dự án phức tạp đòi hỏi nhiều tính năng quản lý dự án nâng cao.
- Hạn chế tùy chỉnh: Trello có tùy chỉnh hạn chế về giao diện và chức năng.
Asana
Asana là phần mềm lập kế hoạch công việc mạnh mẽ với nhiều tính năng để giúp bạn quản lý dự án hiệu quả. Tuy nhiên, phần mềm có thể hơi phức tạp cho người mới bắt đầu và giá cao cho phiên bản Premium.
Ưu điểm:
- Giao diện trực quan: Asana có giao diện người dùng trực quan và dễ sử dụng, giúp bạn dễ dàng bắt đầu và theo dõi tiến độ công việc.
- Nhiều tính năng: Asana cung cấp nhiều tính năng để quản lý dự án hiệu quả, bao gồm danh sách việc cần làm, bảng Kanban, lịch, theo dõi tiến độ, quản lý tệp và tích hợp với các ứng dụng khác.
- Tính linh hoạt: Asana có thể được sử dụng cho nhiều loại dự án khác nhau, từ các dự án cá nhân nhỏ đến các dự án doanh nghiệp lớn.
- Tính cộng tác: Asana cho phép nhiều người cùng làm việc trên một dự án cùng lúc.
- Miễn phí: Asana có phiên bản miễn phí với đầy đủ tính năng cho hầu hết người dùng.
- Phiên bản Premium: Asana cung cấp phiên bản Premium với nhiều tính năng nâng cao hơn, dành cho nhóm và doanh nghiệp.
Nhược điểm:
- Có thể phức tạp: Với nhiều tính năng, Asana có thể hơi phức tạp cho người mới bắt đầu.
- Hạn chế tùy chỉnh giao diện: Asana có tùy chỉnh giao diện hạn chế so với một số phần mềm khác.
- Giá cao cho phiên bản Premium: Phiên bản Premium của Asana có thể khá đắt cho các nhóm và doanh nghiệp nhỏ.
Notion
Notion là một ứng dụng ghi chú và quản lý công việc linh hoạt được sử dụng bởi các cá nhân và nhóm ở mọi quy mô. Nó cung cấp một không gian làm việc tùy chỉnh cho phép người dùng tạo ghi chú, danh sách, bảng, cơ sở dữ liệu và nhiều hơn nữa.
Ưu điểm:
- Tính linh hoạt: Notion có thể được sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau, từ ghi chú cá nhân đến quản lý dự án và cộng tác nhóm.
- Tùy chỉnh: Notion cho phép bạn tùy chỉnh hoàn toàn không gian làm việc của mình để phù hợp với nhu cầu cá nhân và nhóm của bạn.
- Mạnh mẽ: Notion có nhiều tính năng mạnh mẽ như cơ sở dữ liệu, bảng tính, biểu đồ và tích hợp với các ứng dụng khác.
- Miễn phí: Notion có phiên bản miễn phí với đầy đủ tính năng cho hầu hết người dùng.
- Cộng đồng lớn: Notion có một cộng đồng người dùng lớn và tích cực luôn sẵn sàng giúp đỡ.
Nhược điểm:
- Đường cong học tập: Notion có đường cong học tập (learning curve) dốc đối với người mới bắt đầu.
- Phiên bản miễn phí giới hạn: Phiên bản miễn phí của Notion có một số hạn chế về dung lượng lưu trữ và số lượng khối mà bạn có thể tạo.
- Hỗ trợ khách hàng hạn chế: Notion chỉ cung cấp hỗ trợ khách hàng qua email và diễn đàn cộng đồng.
Clickup
ClickUp là một nền tảng quản lý công việc linh hoạt, tích hợp nhiều tính năng hỗ trợ cá nhân và nhóm làm việc hiệu quả. Điểm nổi bật của phần mềm lập kế hoạch công việc ClickUp bao gồm:
Ưu điểm:
- Tích hợp đa dạng: ClickUp cung cấp nhiều chế độ xem dự án như bảng Kanban, danh sách, lịch, biểu đồ Gantt, giúp bạn linh hoạt theo dõi tiến độ theo cách phù hợp nhất.
- Tự động hóa thông minh: Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
- Quản lý nhiệm vụ: Giao nhiệm vụ, đặt hạn chót, theo dõi tiến độ và cộng tác dễ dàng với các thành viên trong nhóm.
- Theo dõi thời gian: Ghi lại thời gian dành cho từng nhiệm vụ, giúp bạn đánh giá hiệu quả công việc và tối ưu hóa quy trình.
- Quản lý tài liệu: Lưu trữ và chia sẻ tài liệu liên quan đến dự án một cách an toàn.
- Hợp tác liền mạch: Chia sẻ dự án, giao nhiệm vụ, thảo luận và cập nhật tiến độ với các thành viên trong nhóm ngay trên nền tảng.
- Tích hợp đa ứng dụng: Kết nối ClickUp với các công cụ yêu thích của bạn như Google Drive, Slack, Dropbox,...
Nhược điểm:
- Giao diện phức tạp: Người mới sử dụng có thể gặp khó khăn khi làm quen với giao diện và nhiều tính năng của ClickUp.
- Phiên bản miễn phí giới hạn: Phiên bản miễn phí chỉ cho phép tối đa 3 người dùng và giới hạn một số tính năng.
- Hỗ trợ khách hàng chưa tốt: Một số người dùng đánh giá dịch vụ hỗ trợ khách hàng của ClickUp chưa đáp ứng tốt nhu cầu.
Wrike
Wrike là phần mềm quản lý dự án và cộng tác mạnh mẽ, cung cấp nhiều tính năng cho các cá nhân, nhóm và doanh nghiệp ở mọi quy mô.
Ưu điểm:
- Quản lý dự án toàn diện: Lập kế hoạch, theo dõi và hoàn thành dự án hiệu quả với nhiều chế độ xem dự án (bảng Kanban, biểu đồ Gantt, Lịch biểu), bảng điều khiển, báo cáo chi tiết.
- Phân công công việc và cộng tác: Giao nhiệm vụ, đặt deadline, chia sẻ tệp tin, bình luận và thảo luận trực tiếp trên giao diện, theo dõi tiến độ công việc của từng thành viên.
- Tự động hóa quy trình: Tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại, thiết lập quy trình làm việc, tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
- Bảo mật và tuân thủ: Đảm bảo an toàn dữ liệu, đáp ứng các yêu cầu tuân thủ theo ngành.
- Tích hợp đa dạng: Hỗ trợ tích hợp với nhiều ứng dụng phổ biến như Gmail, Google Drive, Slack, Microsoft Office 365,...
Nhược điểm:
- Giao diện phức tạp: Giao diện có thể hơi khó sử dụng cho người mới bắt đầu.
- Phiên bản miễn phí giới hạn: Phiên bản miễn phí chỉ hỗ trợ tối đa 5 người dùng và một số tính năng hạn chế.
- Giá thành cao: Phiên bản trả phí có mức giá cao hơn so với một số phần mềm quản lý dự án khác trên thị trường.
Todoist
Todoist là phần mềm lập kế hoạch công việc tuyệt vời cho các cá nhân và nhóm muốn một công cụ đơn giản, dễ sử dụng và trực quan để quản lý danh sách việc cần làm và nhiệm vụ. Tuy nhiên, nó có thể không phù hợp cho những người dùng cần các tính năng quản lý dự án nâng cao
Ưu điểm:
- Giao diện đơn giản và trực quan: Todoist có giao diện đơn giản và dễ sử dụng, giúp người dùng dễ dàng bắt đầu và theo dõi công việc của họ.
- Nhiều tính năng: Todoist cung cấp nhiều tính năng để giúp người dùng quản lý công việc hiệu quả, bao gồm:
- Tạo danh sách việc cần làm và các dự án con
- Đặt hạn chót và lời nhắc
- Gán nhãn và ưu tiên nhiệm vụ
- Chia sẻ danh sách việc cần làm với người khác
- Theo dõi tiến độ
- Tích hợp với các ứng dụng khác
- Miễn phí: Todoist có phiên bản miễn phí với đầy đủ tính năng cho hầu hết người dùng.
- Có sẵn trên nhiều nền tảng: Todoist có sẵn trên nhiều nền tảng, bao gồm web, máy tính để bàn, iOS và Android.
Nhược điểm:
- Một số tính năng chỉ có trong phiên bản trả phí: Phiên bản miễn phí của Todoist có một số hạn chế về số lượng dự án, nhiệm vụ và người dùng mà bạn có thể thêm.
- Có thể quá đơn giản cho một số người: Todoist có thể quá đơn giản cho những người dùng cần các tính năng quản lý dự án nâng cao.
- Hạn chế tùy chỉnh: Todoist có tùy chỉnh hạn chế về giao diện và chức năng.
Toggl Plan
Ưu nhược điểm của phần mềm lập kế hoạch công việc Toggle Plan:
- Giao diện trực quan và dễ sử dụng: Toggl Plan có giao diện lịch rất trực quan, giúp người dùng dễ dàng lập kế hoạch và theo dõi tiến độ công việc.
- Tính năng kéo và thả tiện lợi: Người dùng có thể dễ dàng kéo và thả các nhiệm vụ trên lịch, giúp việc sắp xếp và điều chỉnh công việc trở nên đơn giản.
- Hỗ trợ cộng tác nhóm: Toggl Plan cho phép mời thành viên vào dự án, gán nhiệm vụ, và theo dõi tiến độ của từng người, giúp cải thiện hiệu suất làm việc nhóm.
- Tích hợp với các công cụ khác: Toggl Plan tích hợp tốt với các công cụ như Toggl Track, Slack, và nhiều ứng dụng khác, giúp tăng cường khả năng quản lý và cộng tác.
- Quản lý thời gian hiệu quả: Công cụ này giúp người dùng theo dõi thời gian dành cho từng nhiệm vụ, từ đó quản lý thời gian hiệu quả hơn.
Nhược điểm:
- Giới hạn tính năng trong phiên bản miễn phí: Phiên bản miễn phí của Toggl Plan có giới hạn về số lượng dự án và tính năng, khiến người dùng cần nâng cấp để sử dụng đầy đủ các tính năng.
- Không phù hợp cho dự án phức tạp: Đối với các dự án lớn và phức tạp, Toggl Plan có thể thiếu một số tính năng nâng cao cần thiết để quản lý chi tiết và hiệu quả.
- Giới hạn khả năng tùy chỉnh: Một số người dùng có thể thấy thiếu các tùy chỉnh và tích hợp sâu so với các công cụ quản lý dự án khác.
Microsoft Todo
Phần mềm Microsoft Todo là một ứng dụng lập kế hoạch công việc đơn giản và hiệu quả. Với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, người dùng có thể nhanh chóng tạo và quản lý danh sách công việc cá nhân.
Microsoft Todo tích hợp tốt với các dịch vụ khác của Microsoft như Outlook và Microsoft 365, giúp người dùng dễ dàng đồng bộ hóa các nhiệm vụ và sự kiện. Tính năng nhắc nhở và lịch biểu linh hoạt giúp người dùng không bỏ sót bất kỳ công việc nào.
Mặc dù vậy, ứng dụng có thể còn hạn chế đối với những người dùng cần tính năng phức tạp hơn và tích hợp với các dịch vụ khác ngoài hệ sinh thái Microsoft.
Google Keep
Google Keep là một ứng dụng ghi chú và lập kế hoạch đơn giản, nhưng mạnh mẽ. Với giao diện thân thiện và dễ sử dụng, người dùng có thể tạo ra các ghi chú, danh sách công việc, và thậm chí là bản vẽ, mọi lúc mọi nơi.
Tích hợp tốt với Google Workspace, Google Keep cho phép đồng bộ hoá dữ liệu trên các thiết bị, giúp bạn luôn có thể truy cập thông tin cần thiết. Mặt trái là với tính đơn giản, Google Keep có thể không phù hợp cho việc quản lý dự án lớn và phức tạp, và thiếu các tính năng như lịch biểu và thông báo nhắc nhở.
Monday
Phần mềm lập kế hoạch công việc Monday.com là một công cụ quản lý dự án đa năng, sử dụng bảng để tổ chức công việc và theo dõi tiến độ. Với giao diện trực quan và dễ sử dụng, Monday.com giúp tăng cường cộng tác trong nhóm và quản lý dự án một cách hiệu quả.
Tính linh hoạt của nó cho phép tùy chỉnh và điều chỉnh dễ dàng theo nhu cầu cụ thể của từng dự án. Nhưng một số tính năng nâng cao có sẵn chỉ trong phiên bản trả phí có thể là hạn chế đối với người dùng sử dụng phiên bản miễn phí.
Basecamp
Basecamp là một công cụ quản lý dự án và làm việc nhóm phổ biến, cho phép người dùng tạo, tổ chức và theo dõi công việc một cách hiệu quả. Giao diện đơn giản và trực quan của Basecamp giúp người dùng dễ dàng làm quen và sử dụng.
Công cụ này cung cấp các tính năng như lập kế hoạch công việc, giao tiếp nhóm, chia sẻ tệp và tạo các cuộc thảo luận. Tuy nhiên, Basecamp có thể không phù hợp cho các dự án lớn và phức tạp do thiếu một số tính năng nâng cao và khả năng tùy chỉnh. Tuy nhiên, với tính đơn giản và dễ sử dụng, Basecamp vẫn là một lựa chọn tốt cho các nhóm làm việc nhỏ và dự án có quy mô nhỏ.
Teamwork
Teamwork là một công cụ mạnh mẽ cho việc lập kế hoạch và quản lý công việc nhóm. Với giao diện thân thiện và nhiều tính năng hỗ trợ cộng tác, Teamwork giúp tăng cường hiệu suất làm việc và tăng tính đồng đội trong dự án. Tích hợp nhiều công cụ và tính năng linh hoạt, Teamwork là lựa chọn lý tưởng cho các nhóm làm việc đa dạng và phức tạp.
Bù lại, giá cả của Teamwork có thể cao hơn so với một số phần mềm khác, điều này có thể là một yếu tố cần xem xét khi chọn lựa.
Microsoft Project
Microsoft Project là một phần mềm quản lý dự án mạnh mẽ và linh hoạt phù hợp cho các doanh nghiệp và tổ chức cần quản lý các dự án phức tạp. Tuy nhiên, nó có thể phức tạp và khó sử dụng đối với những người mới bắt đầu, đồng thời có yêu cầu cấu hình máy tính cao và giá thành cao.
Ưu điểm:
- Nhiều tính năng mạnh mẽ: Microsoft Project cung cấp nhiều tính năng mạnh mẽ để giúp người dùng lập kế hoạch, theo dõi và quản lý các dự án phức tạp, bao gồm:
- Lập lịch trình công việc và nhiệm vụ
- Phân bổ nguồn lực
- Theo dõi tiến độ và ngân sách
- Xác định rủi ro và vấn đề tiềm ẩn
- Báo cáo và phân tích dữ liệu
- Tích hợp với các sản phẩm Microsoft khác: Microsoft Project tích hợp tốt với các sản phẩm Microsoft khác, chẳng hạn như Excel, Word và PowerPoint.
- Có sẵn trên nhiều nền tảng: Microsoft Project có sẵn trên nhiều nền tảng, bao gồm web, máy tính để bàn và máy tính bảng.
Nhược điểm:
- Phức tạp và khó sử dụng: Microsoft Project có thể phức tạp và khó sử dụng đối với những người mới bắt đầu.
- Yêu cầu cấu hình cao: Microsoft Project yêu cầu cấu hình máy tính cao để chạy trơn tru.
- Giá thành cao: Microsoft Project có giá thành cao hơn so với mặt bằng chung phần mềm quản lý dự án khác.
Jira
Phần mềm lập kế hoạch công việc Jira là một công cụ mạnh mẽ dành cho quản lý dự án, đặc biệt được sử dụng phổ biến trong các dự án phát triển phần mềm. Với giao diện trực quan và tính năng linh hoạt, Jira cho phép người dùng tạo và theo dõi các công việc, quản lý dự án và giao tiếp trong nhóm một cách hiệu quả.
Tính năng như Kanban Board và Scrum Board giúp tổ chức công việc một cách logic và tiện lợi. Tuy nhiên, Jira có thể cảm thấy phức tạp đối với người mới sử dụng và yêu cầu một thời gian để làm quen. Đồng thời, phiên bản trả phí của Jira cung cấp các tính năng mạnh mẽ hơn, nhưng có thể gây ra chi phí đáng kể cho các tổ chức nhỏ.
Airtable
Phần mềm lập kế hoạch công việc Airtable là một công cụ linh hoạt và mạnh mẽ cho việc quản lý dự án và công việc. Với giao diện dễ sử dụng và khả năng tùy chỉnh cao, người dùng có thể tổ chức công việc theo cách mà họ muốn. Airtable cung cấp các tính năng như bảng tính đa chiều, trình tự công việc, ghi chú, và tích hợp với các ứng dụng khác như Google Drive và Slack.
Nhược điểm của Airtable là một số người dùng có thể cảm thấy phần mềm này có ít tính năng so với các công cụ quản lý dự án chuyên sâu hơn.
Smartsheet
Phần mềm lập kế hoạch công việc Smartsheet là một công cụ quản lý công việc linh hoạt và mạnh mẽ. Với giao diện dễ sử dụng và tính năng đa dạng, Smartsheet cho phép người dùng tạo và quản lý các bảng tính phức tạp để theo dõi tiến độ công việc, phân công nhiệm vụ, và tạo báo cáo.
Tích hợp các tính năng như lịch làm việc, báo cáo tự động và thông báo, Smartsheet giúp tăng cường hiệu suất làm việc và tăng cường cộng tác trong nhóm. Tuy nhiên, việc tận dụng toàn bộ tiềm năng của Smartsheet có thể đòi hỏi thời gian và kiến thức về cách sử dụng nâng cao.
Bên cạnh Top 17 phần mềm được giới thiệu trong bài viết, bạn cũng có thể tham khảo thêm nhiều lựa chọn khác phù hợp với nhu cầu và sở thích cá nhân. Hãy dành thời gian tìm hiểu kỹ lưỡng và lựa chọn phần mềm phù hợp nhất để bắt đầu hành trình chinh phục thành công của bạn!
Chúc bạn thành công!
