Mẫu Bill of Lading là chứng từ quan trọng hàng đầu trong xuất nhập khẩu, được sử dụng để xác nhận việc hàng hóa đã được nhận và vận chuyển đến cảng đích theo hợp đồng thương mại. Trong vận tải quốc tế, Bill of Lading không chỉ là biên lai nhận hàng mà còn là bằng chứng hợp đồng vận tải và chứng từ sở hữu hàng hóa. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ Bill of Lading là gì, phân biệt các loại vận đơn phổ biến, đồng thời cung các mẫu Bill of Lading file Word và Excel chuẩn quốc tế để tải về và sử dụng ngay.
Mẫu Bill of Lading là gì?
Theo quy định của thương mại quốc tế, Bill of Lading (B/L) là chứng từ vận tải do người chuyên chở (carrier) hoặc đại lý của họ phát hành cho người gửi hàng (shipper), xác nhận rằng hàng hóa đã được nhận để vận chuyển đến nơi giao hàng được ghi trong hợp đồng.
Ở Việt Nam, B/L thường được gọi là vận đơn đường biển, và là chứng từ phổ biến nhất trong các phương thức vận chuyển hàng xuất khẩu bằng container.
Mẫu Bill of Lading là biểu mẫu chuẩn dùng để lập và phát hành vận đơn đường biển. Mẫu này được thiết kế sẵn các trường thông tin theo quy định quốc tế, giúp hãng tàu, đại lý giao nhận hoặc doanh nghiệp xuất nhập khẩu dễ dàng điền và xác nhận các chi tiết liên quan đến lô hàng.
Tham khảo: 10+ Mẫu L/C trong thanh toán quốc tế (Tải miễn phí)
Các loại Bill of Lading phổ biến hiện nay
Mẫu Bill of Lading được chia thành nhiều dạng khác nhau tùy theo mục đích và phương thức vận chuyển, dưới đây là 3 cách phân loại:
1. Phân loại theo hình thức phát hành
- Original Bill of Lading (Vận đơn gốc): Là loại bill of lading mẫu truyền thống in trên giấy, có đánh số bản gốc (Original 1, 2, 3). Người cầm bản gốc có quyền nhận hàng. Thường dùng trong thanh toán qua L/C do có giá trị pháp lý cao. Tuy nhiên, nếu mất bản gốc, việc nhận hàng rất phức tạp và tốn phí bảo lãnh.
- Seaway Bill (Vận đơn điện tử/không chuyển nhượng): Là bản mềm (PDF/email) không cần xuất trình bản gốc khi nhận hàng. Ưu điểm là nhanh, tiết kiệm thời gian, phù hợp với đối tác tin cậy. Tuy nhiên, không có giá trị chuyển nhượng, nên không dùng trong thanh toán qua ngân hàng.
- Telex Release Bill of Lading: Là hình thức điện tử hóa của vận đơn gốc sau khi người gửi đã nộp lại bản chính cho hãng tàu. Hàng được “released” (cho phép giao) qua thông báo điện tử. Phổ biến trong các chuyến hàng ngắn hoặc giữa đối tác quen thuộc.
2. Phân loại theo chủ thể phát hành
- Master Bill of Lading (MBL): Do hãng tàu phát hành cho đại lý giao nhận (Forwarder), thể hiện quan hệ giữa hai bên vận chuyển thực tế.
- House Bill of Lading (HBL): Do Forwarder phát hành cho người gửi hàng (Shipper), thể hiện quan hệ giữa Forwarder và khách hàng. Thường dùng trong hàng LCL (hàng ghép container), khi Forwarder gom nhiều lô hàng nhỏ.
3. Phân loại theo phương thức vận chuyển
- Ocean Bill of Lading (Vận đơn đường biển): Loại phổ biến nhất, dùng cho vận chuyển hàng container qua đường biển, có thể là bản gốc hoặc điện tử.
- Through Bill of Lading (Vận đơn liên vận): Áp dụng khi hàng đi qua nhiều cảng trung chuyển hoặc nhiều chặng vận tải. Giúp đơn giản hóa quản lý vì chỉ cần một vận đơn duy nhất.
- Combined Transport Bill of Lading (Vận đơn đa phương thức): Dành cho hàng hóa đi qua nhiều phương tiện vận tải (đường bộ – biển – sắt). Forwarder hoặc MTO sẽ phát hành một Bill duy nhất cho toàn hành trình.
Cấu trúc chi tiết của một mẫu Bill of Lading chuẩn
Một Bill of Lading mẫu chuẩn file Word hoặc Excel thường được chia thành hai phần chính: mặt trước và mặt sau.
1. Mặt trước của Bill of Lading
Đây là phần quan trọng nhất, vì tất cả dữ liệu từ đây sẽ được sử dụng để làm thủ tục hải quan, thanh toán L/C và giao nhận hàng hóa. Một mẫu Bill of Lading file Word hoặc Excel thông thường sẽ bao gồm các trường sau:
a. Shipper (Người gửi hàng)
Là đơn vị xuất khẩu hoặc chủ hàng, người chịu trách nhiệm giao hàng cho hãng tàu.
Cách điền: Ghi đúng tên pháp lý, địa chỉ, số điện thoại, mã số thuế nếu có.
Lưu ý: Không được ghi tên người môi giới (broker) trừ khi có ủy quyền chính thức.
b. Consignee (Người nhận hàng)
Là người có quyền nhận hàng tại cảng đến.
- Nếu là vận đơn chuyển nhượng, phần này có thể ghi: “To Order of [Ngân hàng]” – nghĩa là ngân hàng có quyền nhận hàng.
- Nếu là vận đơn không chuyển nhượng (Seaway Bill), ghi tên người nhận cụ thể.
Lưu ý quan trọng: Ghi sai tên Consignee có thể khiến hàng không được giao, hoặc phải làm lại vận đơn, tốn chi phí sửa Bill (amend fee).
c. Notify Party (Bên được thông báo)
Bên mà hãng tàu sẽ gửi thông báo khi hàng sắp đến cảng đích. Thông thường là người nhập khẩu hoặc đại lý của họ.
d. Vessel / Voyage (Tên tàu & số chuyến)
Cho biết hàng được vận chuyển trên tàu nào, chuyến số mấy. Ví dụ: “MSC Clara / V.088E”.
Thông tin này rất quan trọng trong việc theo dõi lịch trình tàu, làm chứng từ nhập khẩu, hoặc khai báo hải quan.
e. Port of Loading / Port of Discharge
- Port of Loading (POL): Cảng xếp hàng (thường là cảng đi tại Việt Nam như Hải Phòng, Cát Lái, Quy Nhơn…).
- Port of Discharge (POD): Cảng dỡ hàng (ở nước đến như Singapore, Rotterdam, Los Angeles…).
Sai sót ở đây đồng nghĩa hàng có thể bị gửi sai cảng – lỗi cực kỳ nghiêm trọng trong vận tải quốc tế.
f. Place of Receipt / Place of Delivery
- Place of Receipt: Nơi hãng tàu nhận hàng (có thể khác với cảng xếp hàng).
- Place of Delivery: Nơi cuối cùng giao hàng (có thể là kho của người mua).
Ví dụ: Hàng được giao từ “Bình Dương – Port of Loading: Cát Lái – Place of Delivery: Hamburg, Germany”.
g. Marks & Numbers
Mục này ghi các dấu hiệu nhận dạng trên kiện hàng, mã container, hoặc số hiệu vận đơn nội bộ.
h. Number and Kind of Packages / Description of Goods
Phần mô tả chi tiết hàng hóa: số lượng, loại bao bì (cartons, pallets, drums…), tên hàng và mã HS nếu cần.
Cách viết: Rõ ràng, khớp tuyệt đối với nội dung trên Commercial Invoice và Packing List.
Ví dụ: “200 Cartons of Ceramic Tiles – HS Code: 6907.21 – Made in Vietnam”.
i. Gross Weight / Measurement
Trọng lượng toàn bộ (gross weight) và thể tích hàng (CBM). Sai lệch nhỏ có thể chấp nhận, nhưng nếu chênh lệch lớn so với khai hải quan sẽ bị nghi ngờ gian lận.
j. Freight & Charges
Phần này cho biết chi phí vận chuyển:
- Prepaid: Người gửi hàng trả cước.
- Collect: Người nhận hàng trả cước.
Ví dụ: “Freight Prepaid – Local Charges Collect at Destination”.
k. Date of Issue / Place of Issue
Ngày phát hành Bill of Lading. Rất quan trọng trong thanh toán L/C vì ngân hàng thường yêu cầu ngày phát hành B/L không được trễ quá 21 ngày kể từ ngày giao hàng.
l. Signed for the Carrier
Chữ ký, tên người ký, và con dấu của hãng tàu hoặc đại lý. Nếu thiếu chữ ký hợp lệ, Bill of Lading mất giá trị pháp lý.
2. Mặt sau của Bill of Lading
Phần mặt sau thường in sẵn các quy định về trách nhiệm, quyền hạn và giới hạn bồi thường của hãng tàu. Một số điều khoản quan trọng gồm:
- Carrier’s Liability: Trách nhiệm bồi thường của hãng tàu trong trường hợp mất mát, hư hại hàng hóa.
- Notice of Claim: Thời hạn khiếu nại nếu phát hiện hàng hư hỏng (thường là 3 ngày sau khi nhận hàng).
- Jurisdiction: Quy định tòa án nào có thẩm quyền khi xảy ra tranh chấp.
Dù ít khi người gửi đọc kỹ phần này, nhưng với người làm logistics chuyên nghiệp, hiểu các điều khoản này giúp hạn chế rủi ro khi hàng gặp sự cố trên biển.
Có thể bạn quan tâm: 10+ Mẫu Hợp Đồng Xuất Nhập Khẩu, Ngoại Thương Mới Nhất
Download mẫu Bill of Lading file Word, Excel
Dưới đây là một số mẫu Bill of Lading file Word và file Excel chuẩn quốc tế, bạn có thể tải về miễn phí:
Mẫu Bill of Lading file Word
Nếu bạn thường xuyên cần in chứng từ hoặc nộp bản cứng cho ngân hàng, mẫu Bill of Lading file Word là lựa chọn tối ưu. File được định dạng sẵn với bố cục chuẩn quốc tế, chia thành từng mục rõ ràng: Shipper, Consignee, Port of Loading, Freight Terms… Bạn chỉ cần điền thông tin vào các ô trống là có thể in và ký ngay.
Mẫu Bill of Lading file Excel
Với các công ty logistics hoặc phòng xuất nhập khẩu thường xử lý hàng trăm vận đơn mỗi tháng, mẫu Bill of Lading file Excel là công cụ linh hoạt hơn cả. File Excel có sẵn công thức tính trọng lượng (Gross Weight), thể tích (CBM) và tự động cập nhật số vận đơn (B/L No).
Mẫu vận đơn đường biển
Mẫu vận đơn đường biển là loại phổ biến nhất, dùng cho các lô hàng xuất nhập khẩu qua cảng biển quốc tế. Mẫu này được thiết kế theo tiêu chuẩn của các hãng tàu lớn như Maersk, MSC, CMA CGM… và bao gồm đầy đủ các trường thông tin về tàu, cảng đi – đến, mô tả hàng hóa và điều kiện cước phí.
Mẫu chứng từ đơn hàng
Mẫu chứng từ đơn hàng là biểu mẫu xác nhận việc đặt hàng giữa người mua và người bán, ghi rõ thông tin sản phẩm, số lượng, giá và điều kiện giao hàng. Mẫu này giúp doanh nghiệp quản lý đơn hàng chính xác, đồng bộ với các chứng từ vận tải như Bill of Lading trong quá trình xuất nhập khẩu.
Mẫu House Bill of Lading (HBL)
Mẫu House Bill of Lading được phát hành bởi forwarder hoặc công ty giao nhận, dùng trong các lô hàng ghép (LCL). Mẫu này thể hiện quan hệ giữa người giao nhận và chủ hàng, thường có logo của công ty forwarder và phần điều kiện vận chuyển in sẵn.
Mẫu Bill of Lading theo loại hàng hóa
Tùy vào loại hàng hóa, mẫu Bill of Lading có thể được trình bày khác nhau để phù hợp với quy định vận chuyển. Dưới đây là các mẫu phổ biến được sử dụng trong thực tế:
- Mẫu Bill of Lading hàng container: Dành cho hàng xuất khẩu nguyên container (FCL) hoặc hàng ghép (LCL).
- Mẫu Bill of Lading xe cơ giới: Áp dụng cho xe hơi, xe tải, xe buýt hoặc thiết bị có bánh, có phần thông tin chi tiết về số khung, số máy, tình trạng vận chuyển.
- Mẫu Bill of Lading máy xúc – thiết bị công trình: Dùng cho hàng siêu trường siêu trọng, cần khai báo rõ kích thước, trọng lượng và phương tiện xếp dỡ.
Lưu ý khi sử dụng mẫu Bill of Lading
Dù các mẫu Word và Excel đều đã được định dạng sẵn, bạn vẫn nên ghi nhớ một số quy tắc quan trọng sau để đảm bảo chứng từ hợp lệ:
- Kiểm tra đầy đủ thông tin: Shipper, Consignee, Notify Party, cảng đi/đến, mô tả hàng hóa và trọng lượng.
- Không để trống các trường chính: Ngày phát hành, chữ ký, số vận đơn.
- Không dùng mẫu chung cho nhiều hãng tàu nếu mẫu đó có logo hoặc điều khoản riêng.
- Luôn lưu lại bản PDF sau khi hoàn thiện để tránh lỗi font khi gửi qua email.
- Sao lưu file gốc (Word/Excel) trên hệ thống nội bộ hoặc Google Drive để dễ chỉnh sửa khi cần.
Nếu bạn làm việc trong công ty xuất nhập khẩu có nhiều khách hàng khác nhau, việc chuẩn bị sẵn nhiều bill of lading mẫu cho từng đối tác sẽ giúp xử lý nhanh hơn rất nhiều.
Có thể bạn quan tâm: Cập nhật 5 mẫu quản lý kho bằng Excel tinh gọn, hiện đại
Kết luận
Có thể thấy, mẫu Bill of Lading đóng vai trò then chốt trong hoạt động vận tải và thanh toán quốc tế. Việc hiểu rõ cấu trúc, phân loại và cách sử dụng từng loại vận đơn không chỉ giúp doanh nghiệp đảm bảo chứng từ hợp lệ mà còn tránh được những rủi ro phát sinh khi giao nhận hàng hóa.
Khi sử dụng mẫu Bill of Lading file Word hoặc Excel, hãy luôn kiểm tra kỹ thông tin trước khi phát hành để đảm bảo tính chính xác và hợp lệ theo quy định thương mại quốc tế.
Tải ngay mẫu Bill of Lading chuẩn quốc tế để chuẩn bị đầy đủ bộ chứng từ xuất nhập khẩu chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót trong quá trình vận chuyển.
