Bài viết này sẽ cung cấp tổng quan về Deliverables - sản phẩm bàn giao trong quản lý dự án, bao gồm định nghĩa, ví dụ, phân loại và tầm quan trọng của chúng. SlimCRM cũng sẽ đi sâu vào vai trò của sản phẩm bàn giao đối với thành công của dự án. Bắt đầu nhé!
Deliverables - sản phẩm bàn giao của dự án là gì?
Trong quản lý dự án, Deliverables - sản phẩm bàn giao (giao phẩm) là bất kỳ thành quả nào được tạo ra từ dự án. Deliverables là kết quả của các hoạt động hướng tới việc đạt mục tiêu dự án. Deliverables có thể ở nhiều dạng khác nhau, từ sản phẩm vật lý đến tài liệu trực tuyến, báo cáo hoặc ứng dụng phần mềm.
Hiểu được khái niệm về giao phẩm là điều cần thiết đối với các nhà quản lý dự án, vì họ chịu trách nhiệm đảm bảo các sản phẩm này được thực hiện đúng thời hạn, đúng ngân sách và đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng cần thiết.
Sự khác biệt giữa Giao phẩm dự án, Mục tiêu và Milestone (Cột mốc):
- Mục tiêu (Objective): Là mục tiêu tổng thể của dự án.
- Giao phẩm dự án (Deliverable): Là sản phẩm cụ thể được tạo ra để đạt được mục tiêu. Ví dụ: Báo cáo thị trường được tạo ra để đạt được mục tiêu hiểu rõ hơn về thị trường.
- Milestone (cột mốc): Là một dấu mốc cụ thể trong dự án, đánh dấu việc hoàn thành một giai đoạn quan trọng.
Có thể có một hoặc nhiều sản phẩm bàn giao trong một dự án. Khi một project deliverables được gửi đi, điều đó có nghĩa là hạn chót/milestone đã được đáp ứng. Thông thường, các sản phẩm bàn giao của dự án phụ thuộc vào việc hoàn thành một sản phẩm bàn giao khác trước đó.
Tóm lại, sản phẩm bàn giao dự án là các đầu ra cụ thể cần phải được thực hiện để hoàn thành một dự án.
Phân loại và ví dụ về sản phẩm bàn giao của dự án
Có thể thấy, sản phẩm bàn giao dự án đa dạng như chính các dự án. Chúng không chỉ gói gọn trong sản phẩm cuối cùng, mặc dù đây là quan niệm phổ biến. Sản phẩm bàn giao được tạo ra xuyên suốt quá trình thực hiện dự án. Dưới đây là một vài loại sản phẩm bàn giao thường gặp:
1. Tài liệu dự án
Bất kỳ tài liệu nào ra đời trong quá trình triển khai dự án đều có thể được coi là sản phẩm bàn giao, ví dụ như bản kế hoạch dự án, tuyên bố dự án hoặc bản mô tả phạm vi dự án. Bên cạnh các tài liệu then chốt, các báo cáo quản lý dự án như báo cáo tình trạng, báo cáo ngân sách hoặc báo cáo tiến độ cũng là sản phẩm bàn giao.
2. Sản phẩm bàn giao hữu hình
Sản phẩm bàn giao hữu hình là những đầu ra của dự án có tính cụ thể. Chúng có hình dạng và bản chất vật lý rõ ràng. Ví dụ về sản phẩm bàn giao hữu hình có thể là một tòa nhà, sản phẩm của dây chuyền sản xuất hoặc thậm chí là một tạp chí hay báo chí.
3. Sản phẩm bàn giao vô hình
Sản phẩm bàn giao vô hình là những đầu ra có thể đo lường được nhưng mang tính trừu tượng, không thể chạm hay cầm nắm trực tiếp. Ví dụ về sản phẩm bàn giao vô hình có thể là chương trình đào tạo cho nhóm dự án để họ học cách sử dụng phần mềm hoặc thiết bị mới.
Xác định Project Deliverables dựa trên WBS
Trong quá trình lên kế hoạch dự án, đặc biệt là lịch trình (schedule), bạn cần sử dụng Cấu Trúc Phân Rã Công Việc (WBS) - một công cụ xác định tất cả giao phẩm hữu hình của dự án. Từ đó, bạn có thể xác định các nhiệm vụ cần làm để tạo ra những sản phẩm bàn giao này. (Tham khảo mẫu Excel WBS của SlimCRM tại đây!)
1. Liệt kê mọi hoạt động của dự án
Trong WBS, hoạt động của dự án là cách thức thực hiện dự án. Chúng tạo thành gói công việc hoặc các bước bạn cần làm để tạo ra sản phẩm bàn giao dự án. Do đó, bạn cần liệt kê tất cả các nhiệm vụ cần thiết này.
2. Nhóm nhiệm vụ theo từng giai đoạn dự án
Lúc này, bạn cần phân chia các nhiệm vụ thành từng giai đoạn cụ thể. Có 5 giai đoạn dự án trong quy trình quản lý dự án: khởi tạo, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát và kết thúc dự án. Bây giờ, hãy lấy tất cả các hoạt động bạn đã xác định và sắp xếp chúng vào giai đoạn dự án tương ứng.
3. Xác định nhiệm vụ trong dự án tạo ra giao phẩm
Sản phẩm bàn giao là kết quả bạn mong muốn đạt được từ các hoạt động và nhiệm vụ đã liệt kê. Sử dụng những gì bạn đã thu thập được ở bước 1, xác định đầu ra từ mỗi hoạt động đó.
Mẹo quản lý Project Deliverables
Sản phẩm bàn giao dự án là yếu tố then chốt giúp dự án thành công, tuy nhiên theo dõi và quản lý chúng không phải điều dễ dàng, đặc biệt khi quy mô công ty bạn ngày càng lớn. Sau đây là một số mẹo giúp bạn quản lý Project Deliverables dễ dàng hơn:
Định nghĩa chính xác mục tiêu dự án
Sản phẩm bàn giao thường dễ dàng xác định, nhưng làm thế nào để bạn định nghĩa (và đo lường) tiến độ hoàn thành chúng? Quan trọng hơn, làm sao để các thành viên nhóm biết họ có đang đi đúng hướng?
Mục tiêu dự án rõ ràng là yếu tố then chốt. Để đạt được điều này, mục tiêu cần phải đảm bảo nguyên tắc SMART: cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, có liên quan và giới hạn thời gian.
Phân nhỏ đầu ra
Trong các dự án làm việc trực tiếp với khách hàng, sản phẩm bàn giao thường là những thứ to tát và dễ gây nản. Toàn bộ chiến dịch marketing, xây dựng thương hiệu, build trang web mới hoặc công trình kiến trúc là một trọng trách lớn!
Đây là chìa khóa: Deliverable không cần phải quá lớn. Hãy phân chia mục tiêu lớn đó thành những phần nhỏ hơn, dễ đạt được hơn. Chúng sẽ trở thành các sản phẩm bàn giao hỗ trợ cho dự án tổng thể.
Theo dõi những thay đổi về phạm vi
Tình trạng mất kiểm soát phạm vi (Scope Creep) là mối đe dọa thường trực trong quản lý dự án. Đôi khi phạm vi của một dự án hoặc sản phẩm bàn giao phải thay đổi, nhưng bạn cần biết điều đó xảy ra khi nào để có thể điều chỉnh kế hoạch và ngân sách cho phù hợp.
Sắp xếp và xác định thứ tự ưu tiên
Một nguy cơ của việc phân chia sản phẩm bàn giao thành các phần nhỏ hơn là bạn có nhiều sản phẩm để quản lý hơn. Điều quan trọng là khi phân chia sản phẩm bàn giao thành các phần nhỏ hơn, bạn cần xếp hạng chúng theo thứ tự ưu tiên và sắp xếp tổng thể (nếu một số sản phẩm phụ thuộc vào những sản phẩm khác).
Sử dụng công cụ quản lý dự án
Theo dõi sản phẩm bàn giao của dự án trên giấy hoặc trong bảng tính Excel/Google sheet thì tốt hơn là chỉ ghi nhớ chúng trong đầu, nhưng vẫn có cách hiệu quả hơn nhiều. Phần mềm quản lý dự án như SlimCRM cung cấp cho bạn nhiều thông tin chi tiết theo thời gian thực để quản lý sản phẩm bàn giao dự án, nhờ đó bạn có thể nắm rõ các chi tiết và tiến độ dự án.
Thiết lập kênh truyền thông rõ ràng
Giữ cho sản phẩm bàn giao đi đúng hướng đồng nghĩa với việc điều phối nhóm dự án hiệu quả. Để làm được điều này, hãy tạo môi trường thông suốt, nơi mọi người biết:
- Nhiệm vụ của mình là gì?
- Ai phụ trách?
- Tìm ai để giúp đỡ khi gặp khó khăn?
Khi mọi người biết cần trao đổi thông tin với ai và nhận được thông tin cập nhật Project Manager kịp thời, dự án và sản phẩm bàn giao sẽ diễn ra suôn sẻ và đảm bảo kịp thời.
Đọc thêm: 21 Kỹ năng quản lý dự án cần có để chiến thắng 2024
Quản lý giao phẩm dự án tốt hơn với SlimCRM
Sản phẩm bàn giao đóng vai trò then chốt trong việc hiện thực hóa mục tiêu dự án, là minh chứng cho sự nỗ lực và tâm huyết của cả tập thể. Việc quản lý hiệu quả các sản phẩm bàn giao mang lại lợi ích to lớn, từ nâng cao hiệu quả giao tiếp, kiểm soát chi phí đến gia tăng sự hài lòng của khách hàng.
Tuy nhiên, theo dõi và quản lý hàng loạt sản phẩm bàn giao không phải là nhiệm vụ đơn giản, đặc biệt khi quy mô dự án ngày càng lớn. Giải pháp hiệu quả cho bài toán này chính là ứng dụng các công cụ quản lý dự án hiện đại như SlimCRM.
SlimCRM giúp bạn:
- Lên kế hoạch, phân chia sản phẩm bàn giao một cách khoa học, logic, đảm bảo tiến độ dự án.
- Theo dõi và cập nhật tình trạng từng sản phẩm bàn giao một cách chi tiết, giúp bạn nắm bắt mọi diễn biến và đưa ra quyết định kịp thời.
- Phân công trách nhiệm cho từng thành viên trong nhóm, đảm bảo mỗi người đều hiểu rõ nhiệm vụ và hoàn thành đúng hạn.
- Tự động hóa nhiều quy trình liên quan đến quản lý sản phẩm bàn giao, tiết kiệm thời gian và công sức
- Lưu trữ tài liệu liên quan một cách an toàn và dễ dàng truy cập.
- Báo cáo tình trạng dự án một cách trực quan và sinh động, giúp bạn đánh giá hiệu quả và đưa ra điều chỉnh phù hợp.
Với SlimCRM, việc quản lý sản phẩm bàn giao trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết, góp phần nâng tầm thành công cho dự án của bạn. Bắt đầu trải nghiệm miễn phí phần mềm bẳng cách để lại thông tin tại đây!
Hy vọng rằng bài viết này đã cung cấp cho bạn những kiến thức hữu ích về Deliverables trong quản lý dự án và tầm quan trọng của chúng. Chúc bạn áp dụng thành công!
