Việc quản lý một dự án phức tạp với vô số đầu việc đan xen có thể ảnh hưởng đến tiến độ và kết quả dự án. Những công cụ như WBS - cấu trúc phân chia công việc chính là công cụ đắc lực giúp bạn phân chia dự án thành các gói công việc nhỏ gọn và dễ quản lý hơn.
Cùng tìm hiểu WBS là gì? Ví dụ cụ thể cùng mẫu WBS bằng Excel ngay sau đây bạn nhé!
WBS là gì?
WBS (viết tắt của Work Breakdown Structure) hay cấu trúc phân rã công việc là một sơ đồ giúp bạn dễ dàng phân tách dự án thành các công việc nhỏ hơn theo từng cấp độ, hướng tới việc hoàn thành mục tiêu. Đây là công cụ hữu ích cho Project Manager vì nó cho phép họ phân tích chi tiết những việc cần làm để hoàn thành dự án.
Biểu đồ WBS phác thảo tất cả các bước thực hiện của dự án, do đó đây là công cụ lập kế hoạch dự án quan trọng. Để xây dựng và thực hiện cấu trúc phân chia công việc, Project Manager thường sử dụng phần mềm quản lý dự án. Phần mềm này đặc biệt hiệu quả cho việc lên kế hoạch, quản lý tiến độ và thực hiện dự án khi kết hợp cùng biểu đồ Gantt, giúp hiển thị các cấp độ WBS và phân cấp công việc.
Đọc thêm: Quy trình quản lý dự án chuẩn PMI
Tầm quan trọng của WBS trong quản lý dự án
Lập WBS là bước đầu tiên để xây dựng tiến độ dự án. Nó giúp bạn xác định tất cả các công việc cần hoàn thành (theo thứ tự xác định) để đạt được mục tiêu của dự án. Bằng cách hình dung dự án theo cách này, bạn có thể hiểu rõ quy mô dự án và phân bổ nguồn lực cho tất cả các nhiệm vụ.
Xây dựng bảng công việc (WBS) cho dự án tốt sẽ hỗ trợ nhóm dự án trong những hoạt động sau:
- Lập kế hoạch dự án, Lập lịch trình dự án và Lập ngân sách dự án
- Quản lý rủi ro, Quản lý nguồn lực, Quản lý tác vụ và Quản lý nhóm
Ngoài ra, WBS còn giúp tránh các vấn đề thường gặp trong quản lý dự án như trễ hạn, phạm vi dự án bị đội lên và chi phí vượt quá ngân sách.
Ví dụ về WBS
Dưới đây là một số mẫu cấu trúc phân chia công việc bạn có thể tham khảo:
Mẫu WBS tổng quát
Ví dụ về WBS trong quản lý dự án xây dựng
Tham khảo: Quản Lý Dự Án Xây Dựng: Phương Pháp, Hình Thức, Quy Trình
Ví dụ về WBS trong quản lý dự án phần mềm
Tham khảo: Quản Lý Dự Án Phần Mềm Là Gì? Hướng Dẫn Cơ Bản Từ A-Z
Ví dụ về WBS trong quản lý sự kiện
Cách tạo Work Breakdown Structure
Dưới đây là 6 bước đơn giản để tạo WBS:
Bước 1: Xác định Phạm vi, Mục tiêu và Kết quả của Dự án
Mục tiêu và kết quả dự án đặt ra quy tắc để xác định phạm vi dự án. Phạm vi, thành viên nhóm, mục tiêu và kết quả dự án của bạn nên được ghi lại trong bản điều lệ dự án (project charter).
Bước 2: Xác định các Giai đoạn Dự án & Tài khoản Kiểm soát
Chia dự án thành các giai đoạn chính, mỗi giai đoạn bao gồm những công việc cụ thể. Lập thêm các "tài khoản kiểm soát" để theo dõi tiến độ từng phần việc.
Bước 3: Sản phẩm đầu ra
Liệt kê tất cả các sản phẩm dự án cần hoàn thành, bao gồm cả những sản phẩm phụ và các đầu ra nhỏ hơn. Ghi chú công việc cần thiết để hoàn thành mỗi sản phẩm.
Bước 4: Xác định cấp độ WBS
Chia nhỏ sản phẩm đầu ra thành nhiều phần nhỏ hơn theo từng cấp độ, từ tổng thể đến chi tiết. Hãy tưởng tượng như bạn đang "bóc tách" dự án từng lớp một.
Bước 5: Gói Công việc
Gom nhiệm vụ và hoạt động liên quan thành từng "gói công việc" cụ thể. Mỗi gói công việc nên giao cho một cá nhân hoặc nhóm nhỏ phụ trách.
Bước 6: Chỉ định Trách nhiệm
Giao các gói công việc cho các thành viên trong nhóm dự án, đảm bảo họ có đủ công cụ, nguồn lực và thẩm quyền để hoàn thành nhiệm vụ.
Tham khảo ngay:
Phân loại WBS
Là quản lý dự án, bạn có thể thử nghiệm các kiểu WBS để tìm ra loại phù hợp nhất với mình và nhóm. Mục tiêu chính là thể hiện thứ tự công việc và giúp mọi người (thành viên nhóm hay bên liên quan) nắm rõ tiến độ dự án.
Dưới đây là một số kiểu WBS phổ biến:
- Bảng tính WBS: Liệt kê các giai đoạn, nhiệm vụ hoặc sản phẩm theo cột và hàng trong bảng tính.
- Sơ đồ WBS: Thể hiện WBS dưới dạng sơ đồ luồng công việc trực quan. Đây là kiểu WBS phổ biến nhất.
- Danh sách WBS: Liệt kê đơn giản các nhiệm vụ, sản phẩm chính và sản phẩm phụ. Đây là cách tạo WBS dễ dàng nhất.
- Biểu đồ Gantt WBS: Kết hợp bảng tính và biểu đồ thời gian (Gantt chart) để thể hiện WBS. Biểu đồ Gantt WBS giúp bạn liên kết giữa các nhiệm vụ phụ thuộc và hiển thị các cột mốc quan trọng của dự án.
Tải ngay mẫu WBS bằng Excel tại đây!
Khi nào sử dụng WBS?
WBS hữu ích trong nhiều tình huống quản lý dự án. Dưới đây là 3 ví dụ phổ biến:
- Phạm vi Công việc: WBS giúp bạn phân chia chi tiết phạm vi công việc (tất cả công việc cần thực hiện) thành các gói công việc nhỏ hơn, dễ kiểm soát. WBS cũng giúp xác định các cột mốc, sản phẩm và giai đoạn quan trọng.
- Tuyên bố hay bản kê khai công việc (SOW): Đây là tài liệu ràng buộc pháp lý giữa khách hàng và tổ chức thực hiện dự án. Nó nêu rõ các khía cạnh quản lý dự án như tiến độ, sản phẩm và yêu cầu của dự án. WBS cần thiết để ước tính chi phí chính xác.
- Lệnh sản xuất (Work Order): Giống với bản kê khai công việc, nhưng tập trung vào chi phí liên quan đến từng nhiệm vụ. WBS là công cụ quan trọng để ước tính chi phí chính xác.
Phần mềm quản lý dự án chuyên nghiệp
SlimCRM là phần mềm quản lý dự án theo chuẩn quốc tế PMI, giúp bạn đơn giản hóa việc quản lý dự án từ A đến Z, bao gồm:
1. Lập kế hoạch và theo dõi tiến độ:
- Phân chia công việc thành các gói công việc nhỏ theo từng giai đoạn dự án.
- Theo dõi tiến độ công việc trực quan bằng biểu đồ Gantt.
- Xác định và quản lý các mối tương quan giữa các nhiệm vụ.
- Cập nhật tiến độ dự án theo thời gian thực.
2. Quản lý nguồn lực:
- Phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong nhóm.
- Theo dõi hiệu suất làm việc của từng cá nhân và nhóm.
- Quản lý tài nguyên dự án như nhân sự, vật tư, thiết bị hiệu quả.
3. Quản lý chi phí dự án:
- Lập dự toán chi phí cho từng hạng mục công việc.
- Theo dõi chi tiêu dự án theo thời gian thực.
- Phát hiện và xử lý các vấn đề về chi phí tiềm ẩn.
- Quản lý hóa đơn - hợp đồng - thanh toán trên một nền tảng duy nhất
4. Báo cáo và phân tích: Tạo báo cáo chi tiết về tiến độ, chi phí, rủi ro của dự án.
Hãy dùng thử SlimCRM miễn phí ngay hôm nay để trải nghiệm phần mềm quản lý dự án tốt nhất!
WBS đã trở thành công cụ không thể thiếu cho các nhà quản lý dự án chuyên nghiệp. Nhờ khả năng phân chia công việc khoa học, theo dõi tiến độ hiệu quả và quản lý chi phí hợp lý, WBS giúp bạn "chinh phục" mọi dự án, đạt được mục tiêu đề ra. Hy vọng bài viết từ SlimCRM giúp bạn hiểu rõ hơn về WBS là gì và cách ứng dụng cụ thể trong quản lý dự án. Chúc bạn thành công!
