Mẫu quyết toán tour du lịch là công cụ không thể thiếu đối với các công ty lữ hành muốn kiểm soát thu chi minh bạch và đánh giá chính xác hiệu quả tài chính của từng chương trình tour. Việc sử dụng bảng quyết toán tour chuẩn không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, hạn chế sai sót mà còn là nền tảng để tối ưu vận hành và đảm bảo kỷ luật tài chính. Trong bài viết này, SlimCRM sẽ chia sẻ tổng quan về quyết toán tour và cung cấp bộ file mẫu miễn phí để bạn dễ dàng áp dụng vào thực tế.
Quyết toán tour du lịch là gì?
Quyết toán tour du lịch là quá trình tổng hợp, kiểm tra và xác nhận toàn bộ các khoản thu chi thực tế phát sinh trong một chương trình tour từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Mục đích của quyết toán tour là để xác định chính xác hiệu quả tài chính của từng chuyến đi, lãi hay lỗ, có phát sinh không hợp lý không và đối chiếu với các khoản tạm ứng, công nợ với nhà cung cấp, hướng dẫn viên hoặc nhân viên triển khai tour.
Quy trình quyết toán thường bao gồm:
- Ghi nhận chi tiết các khoản chi phí (vận chuyển, ăn uống, lưu trú, vé tham quan, tip, phát sinh…).
- Đối chiếu với khoản tạm ứng đã nhận trước khi tour diễn ra.
- Kiểm tra chứng từ đi kèm (hóa đơn, phiếu chi, xác nhận nội bộ…).
- Tổng hợp và xác định lợi nhuận hoặc thâm hụt.
- Trình ký xác nhận của các bộ phận: điều hành, kế toán, ban giám đốc.
Để hỗ trợ quá trình này hiệu quả và chuyên nghiệp, các doanh nghiệp thường sử dụng mẫu quyết toán tour du lịch đã được thiết kế sẵn giúp hạn chế sai sót và tiết kiệm thời gian cho bộ phận điều hành.
Xem thêm: 5+ Mẫu lệnh điều tour du lịch hiệu quả File word, pdf, excel
Nội dung mẫu quyết toán tour du lịch
Một mẫu quyết toán tour du lịch chuẩn cần có những nội dung sau để giúp minh bạch tài chính và phản ánh rõ ràng tình hình thu chi của từng chương trình:
Thông tin tour cơ bản
Phần mở đầu trong mọi bảng quyết toán tour là thông tin về tour, bao gồm: tên tour, mã tour (nếu có), thời gian diễn ra (ngày đi, ngày về), số lượng khách tham gia, tên trưởng đoàn, và điều hành tour phụ trách. Những thông tin này là cơ sở định danh để dễ dàng tra cứu khi cần đối chiếu lại dữ liệu cũ.
Bảng chi phí theo hạng mục
Đây là phần trọng tâm, chiếm phần lớn dung lượng của bảng quyết toán. Các chi phí nên được phân loại rõ ràng thành các nhóm sau:
- Chi phí vận chuyển: thuê xe, vé máy bay, vé tàu
- Chi phí lưu trú: khách sạn, homestay, nhà nghỉ
- Chi phí ăn uống: suất ăn, tiệc, nước uống
- Chi phí tham quan: vé vào cổng, dịch vụ trải nghiệm
- Phí hướng dẫn viên: thù lao, tiền ăn, lưu trú của HDV
- Chi phí phát sinh: các khoản chi ngoài dự kiến, quà tặng, tip...
Mỗi hạng mục cần có cột: diễn giải - số lượng - đơn giá - thành tiền - ghi chú. Các khoản chi nên đi kèm với hóa đơn, chứng từ hợp lệ để tiện lưu trữ và kiểm tra sau này.
Thông tin tạm ứng và đối chiếu công nợ
Phần này thể hiện các khoản tiền đã được tạm ứng từ công ty cho nhân sự điều hành hoặc hướng dẫn viên trước khi tour diễn ra. Sau khi tour kết thúc, toàn bộ các khoản chi sẽ được đối chiếu lại để xác định số tiền phải hoàn trả hoặc bổ sung thêm.
Tổng hợp thu chi và tính lãi lỗ
Ở phần cuối mẫu quyết toán tour du lịch, sẽ có một bảng tổng hợp toàn bộ chi phí, doanh thu (nếu tour trọn gói) và tính ra số lãi hoặc lỗ của chương trình. Thông tin này giúp ban điều hành và kế toán có cái nhìn chính xác về hiệu quả kinh doanh tour.
Chữ ký xác nhận của các bộ phận
Cuối bảng quyết toán tour cần có chữ ký của người thực hiện, điều hành tour, bộ phận kế toán và lãnh đạo duyệt. Đây là bước xác thực trách nhiệm và giúp mẫu có giá trị pháp lý nội bộ.
Tham khảo: Top 7 phần mềm tính giá tour du lịch tốt nhất năm 2025
Tải mẫu quyết toán tour du lịch file word, excel, pdf miễn phí
Dưới đây là những bảng quyết toán tour được SlimCRM tổng hợp và biên tập dưới nhiều định dạng khác nhau, bạn có thể tải xuống hoàn toàn miễn phí:
1. Mẫu quyết toán tour du lịch chuẩn chỉnh
Mẫu quyết toán tour du lịch chuẩn chỉnh là biểu mẫu giúp tổng hợp chi phí, đối chiếu thu chi và xác định lãi/lỗ sau mỗi chương trình tour. Mẫu gồm đầy đủ thông tin tour, các khoản chi theo hạng mục, phần tạm ứng - công nợ và chữ ký xác nhận.
2. Bảng quyết toán tour cho hướng dẫn viên
Bảng quyết toán tour là tài liệu ghi lại toàn bộ khoản chi tiêu, tạm ứng và phát sinh trong quá trình dẫn tour. Bảng này giúp hướng dẫn viên đối chiếu với công ty về số tiền đã chi và số còn phải hoàn trả hoặc nhận thêm.
Lưu ý khi sử dụng mẫu quyết toán tour du lịch
Mặc dù việc sử dụng bảng quyết toán tour giúp bạn tiết kiệm thời gian và hệ thống hóa thông tin, nhưng nếu không cẩn thận rất dễ dẫn đến sai sót gây thất thoát tài chính. Dưới đây là những điểm cần đặc biệt chú ý:
- Kiểm chứng chứng từ hợp lệ: Mọi khoản chi cần có hóa đơn hoặc chứng từ rõ ràng, đặc biệt là các khoản lớn như xe, khách sạn, ăn uống, vé tham quan. Nếu không có hóa đơn VAT, cần phiếu chi hoặc xác nhận nội bộ để dễ đối chiếu sau này.
- Cập nhật phát sinh đúng thời điểm: Các chi phí phát sinh như phí bến bãi, tip, chi hộ... cần được ghi lại ngay khi xảy ra để tránh quên hoặc sai lệch, đảm bảo quyết toán chính xác.
- Tạm ứng và thanh toán rõ ràng: Ghi nhận đầy đủ khoản tạm ứng và chi tiêu thực tế. Nếu chi vượt tạm ứng cần ghi bù thêm, nếu chi ít hơn thì hoàn trả chênh lệch. Tránh để âm hoặc bỏ qua đối chiếu công nợ.
- Đối chiếu công nợ với nhà cung cấp: Mọi dịch vụ thuê ngoài phải được xác nhận rõ ràng. Bảng quyết toán chỉ hợp lệ khi đối chiếu đầy đủ giữa công ty, người thực hiện và nhà cung cấp.
- Lưu trữ đúng quy định: Sau khi hoàn tất, cần lưu cả bản mềm và bản in có chữ ký. Nên lưu ít nhất 3-5 năm để phục vụ kiểm toán hoặc yêu cầu từ cơ quan thuế.
Tham khảo: Review 8 phần mềm quản lý du lịch và điều hành tour hàng đầu hiện nay
Giải pháp quyết toán và điều hành tour du lịch toàn diện
Trong xu hướng số hóa ngành du lịch, hiểu nhu cầu các công ty lữ hành cần thay thế mẫu quyết toán tour du lịch thủ công bằng những giải pháp tự động và chính xác hơn. Đó là lý do SlimCRM ra đời, trở thành giải pháp điều hành tour toàn diện, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình, chuẩn hóa bảng quyết toán tour và nâng cao hiệu quả vận hành.
SlimCRM là phần mềm quản lý và điều hành tour du lịch toàn diện từ bước lên kế hoạch, bán tour, đến triển khai và quyết toán. Với giao diện trực quan và logic dữ liệu được thiết kế riêng cho ngành du lịch, hệ thống giúp bạn kiểm soát toàn bộ vòng đời tour trong một nền tảng duy nhất.
Một số tính năng nổi bật giúp SlimCRM trở thành công cụ đắc lực trong quyết toán tour:
Tự động ghi nhận chi phí và đối chiếu công nợ theo từng tour, thay thế hoàn toàn việc nhập liệu thủ công từ các mẫu quyết toán tour truyền thống.
Quản lý booking, báo giá và thanh toán linh hoạt trên mobile, tự gửi báo giá qua Zalo, Messenger…
Theo dõi dòng tiền và tổng hợp báo cáo lãi/lỗ tức thì, không cần chờ lập bảng quyết toán tour thủ công mới biết hiệu quả tài chính.
Lưu trữ toàn bộ lịch sử phát sinh, hóa đơn, hồ sơ tour tập trung, giúp kế toán dễ dàng rà soát và truy xuất dữ liệu khi cần quyết toán.
Cảnh báo nhắc nhở tự động theo tiến độ tour, giúp nhân sự không bỏ sót chi phí, chứng từ hay dịch vụ.
Tổng kết
Việc sử dụng mẫu quyết toán tour du lịch không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát dòng tiền, đánh giá hiệu quả kinh doanh từng tour, mà còn là cơ sở để xây dựng hệ thống quản lý tài chính chặt chẽ và minh bạch. Một bảng quyết toán tour đầy đủ sẽ giúp điều hành dễ dàng rà soát chi phí, bộ phận kế toán thuận tiện tổng hợp và lãnh đạo nhanh chóng ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế.
