Trong hành trình phát triển của doanh nghiệp, các dự án đóng vai trò vô cùng quan trọng, góp phần hiện thực hóa mục tiêu chiến lược theo thời gian. Nhận thức được tầm quan trọng đó, ngày càng nhiều doanh nghiệp thành lập phòng ban dự án riêng biệt, do Trưởng phòng dự án dẫn dắt. Vậy, vị trí này có vai trò và trách nhiệm gì? Hãy cùng khám phá qua mô tả công việc Trưởng phòng dự án được cập nhật mới nhất.
Trưởng phòng dự án là gì?
Đầu tiên, chúng ta cần giải mã 2 từ “dự án”, dự án trong kinh doanh là một chuỗi các hoạt động, nhiệm vụ được xác định rõ ràng, có mục tiêu cụ thể và được hoàn thành trong một khoảng thời gian nhất định với nguồn lực giới hạn. Mục đích cuối cùng của dự án là đạt được các mục tiêu chiến lược mà doanh nghiệp đề ra.
Trưởng phòng dự án đóng vai trò then chốt trong việc lèo lái con thuyền dự án đến bờ thành công. Họ là người đảm nhận vai trò lập kế hoạch, chỉ đạo, quản lý, điều phối toàn bộ các công việc liên quan đến tất cả các dự án trong một doanh nghiệp nhằm đảm bảo mọi mục tiêu của dự án đều được hoàn thành đúng thời hạn, đúng kỳ vọng và tối ưu nguồn lực sử dụng.
Bên cạnh quản lý phòng dự án, Trưởng phòng còn chủ động giao lưu, liên kết với các đối tác, phòng ban trong và ngoài doanh nghiệp, giúp cho dự án tiến hành suôn sẻ, thuận lợi, kịp thời hỗ trợ nhân viên phòng dự án xử lý phát sinh trong công việc chi tiết.
>>Đọc thêm: 12+ mẫu file excel quản lý dự án chuẩn quốc tế 2024
Mô tả công việc Trưởng phòng dự án
Trưởng phòng dự án sở hữu quyền lực và lợi ích cao, song cũng đi kèm với trách nhiệm to lớn. Họ là người cân bằng giữa vi mô và vĩ mô, kết hợp giữa tầm nhìn chiến lược và khả năng thực thi hiệu quả. Dưới đây là những nhiệm vụ chính của vị trí này:
1. Lập kế hoạch và phát triển dự án:
- Tiếp nhận định hướng phát triển từ ban lãnh đạo.
- Nghiên cứu thị trường, thu thập dữ liệu về mong đợi của khách hàng.
- Đưa ra ý tưởng dự án, bao gồm các nội dung liên quan và các bên liên quan.
- Phối hợp với đội ngũ nhân sự phòng dự án để lập kế hoạch chi tiết.
- Báo cáo kế hoạch cho ban lãnh đạo và nhận sự phê duyệt.
>> Đọc thêm: Hiểu rõ 5 giai đoạn quy trình quản lý dự án trong 10 phút
2. Xây dựng đội ngũ nhân lực phòng dự án:
- Trực tiếp phỏng vấn và tuyển dụng nhân sự cho phòng dự án.
- Cung cấp hướng dẫn công việc và lên chương trình đào tạo cho từng nhân viên.
- Phân công và sắp xếp nhân sự đảm nhận các mảng chuyên môn khác nhau.
- Đánh giá, khen thưởng và đề bạt nhân viên dựa trên năng lực và hiệu quả công việc.
- Đảm bảo sự công bằng và liêm chính trong công tác quản lý nhân lực, thúc đẩy tinh thần đoàn kết và sự cống hiến của tập thể.
2.3. Kiểm soát tiến độ triển khai dự án:
- Điều phối nhân sự: Phân công, sắp xếp nhân viên thực hiện dự án theo đúng phạm vi công việc và nội dung đã được phê duyệt.
- Thiết lập tiến độ: Chia nhỏ mục tiêu thành các hạng mục công việc cụ thể, xác định thời hạn hoàn thành cho từng hạng mục và theo dõi sát sao tiến độ thực hiện.
- Giám sát dự án: Theo dõi liên tục tình hình dự án, kịp thời phát hiện và xử lý các vấn đề tiềm ẩn, rủi ro có thể gây ảnh hưởng đến tiến độ.
- Phối hợp giải quyết: Phối hợp chặt chẽ với các bên liên quan (trong và ngoài doanh nghiệp) để giải quyết nhanh chóng các vấn đề phát sinh, đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ và chất lượng.
- Hỗ trợ nhân viên: Hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên dự án giải quyết các vấn đề nằm trong phạm vi trách nhiệm của họ.
- Điều chỉnh linh hoạt: Chỉ đạo thay đổi phương án thực hiện dự án khi cần thiết hoặc áp dụng phương án dự phòng rủi ro đã được đề ra trong kế hoạch.
2.4. Quản lý ngân sách dự án:
- Kiến thức chuyên môn: Nắm vững các tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả chi phí cho dự án cụ thể.
- Kiểm soát chi tiêu: Theo dõi và kiểm soát chặt chẽ các khoản chi cho dự án, lập báo cáo chi tiêu chi tiết theo ngày hoặc tuần.
- Thỏa thuận thanh toán: Thỏa thuận rõ ràng các điều khoản thanh toán với khách hàng để đảm bảo quyền lợi cho cả hai bên.
- Lập dự phòng ngân sách: Xây dựng phương án dự phòng ngân sách để trình ban lãnh đạo phê duyệt, sẵn sàng ứng phó với các tình huống phát sinh trong quá trình thực hiện dự án.
- Giải trình tài chính: Trực tiếp giải trình các khoản thu chi, thuyết phục tăng mức giải ngân khi cần thiết trước ban lãnh đạo và phòng tài vụ.
2.5. Phát triển mối quan hệ hợp tác công việc:
- Phối hợp chặt chẽ: Phối hợp hiệu quả với lãnh đạo phòng tài vụ và các phòng ban liên quan trong suốt quá trình thực hiện dự án để đảm bảo sự đồng bộ và hỗ trợ thiết yếu.
- Cập nhật thông tin: Thường xuyên cập nhật các thay đổi, điều chỉnh về dự án cho các bên liên quan, đảm bảo mọi người nắm bắt được thông tin mới nhất.
- Xây dựng mối quan hệ: Xây dựng và duy trì mối quan hệ hợp tác tốt đẹp với các đối tác bên ngoài doanh nghiệp như cơ quan nhà nước, khách hàng, bên vận chuyển, nhà phân phối,... để tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện dự án.
2.6. Đánh giá hiệu quả dự án:
- Thu thập dữ liệu: Thu thập dữ liệu đầy đủ và chi tiết về từng phần và toàn bộ dự án theo tiến độ thực hiện.
- Phân tích dữ liệu: Sử dụng các công cụ phân tích dự án chuyên nghiệp để đánh giá hiệu quả dự án một cách khách quan và chính xác.
- Xác định sai sót: Xác định các sai sót, phát sinh ngoài kế hoạch trong quá trình thực hiện dự án để rút kinh nghiệm cho các dự án sau.
- Báo cáo kết quả: Báo cáo kết quả hoàn thành dự án trước Ban giám đốc và Hội đồng quản trị một cách rõ ràng, súc tích và thuyết phục.
- Đánh giá tích cực: Đánh giá và tôn vinh những giá trị tích cực mà dự án mang lại, bao gồm hiệu quả công việc, năng lực nhân sự,...
- Khen thưởng và đề xuất: Đề xuất khen thưởng, thăng chức cho những nhân viên có thành tích xuất sắc trong dự án, tạo động lực cho tập thể phòng dự án.
Yêu cầu tuyển dụng Trưởng phòng dự án:
"Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng" - Cập nhật thường xuyên yêu cầu tuyển dụng Trưởng phòng dự án từ các trang web tuyển dụng trực tuyến sẽ giúp bạn trau dồi năng lực đúng hướng, tiết kiệm chi phí và thời gian. Dưới đây là những tiêu chuẩn tuyển dụng phổ biến nhất cho vị trí này:
1. Kiến thức chuyên môn:
- Bằng cấp: Bằng cử nhân về Quản trị kinh doanh, Kinh doanh quốc tế, Kinh tế đối ngoại,... hoặc các ngành liên quan đến lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp (công nghệ thông tin, công nghệ thực phẩm, Logistics...).
- Chứng chỉ: Ưu tiên ứng viên có chứng chỉ Chuyên viên quản lý dự án (PMP).
>> Đọc thêm: PMP là gì? Cùng tìm hiểu về PMP và PMI? Những ai sẽ cần đến PMP?
2. Kinh nghiệm làm việc:
- Thời gian: Yêu cầu kinh nghiệm làm việc có thể dao động từ 5 đến 10 năm, tùy vào quy mô doanh nghiệp tuyển dụng.
- Vị trí: Ứng viên nên có kinh nghiệm ở các vị trí liên quan đến quản lý dự án như Trưởng nhóm dự án, Trợ lý Trưởng phòng dự án, Phó / Trưởng phòng dự án...
- Kỹ năng: Chia sẻ kiến thức chuyên sâu về phương pháp, kỹ thuật quản lý dự án, kèm theo bài học thực tiễn từ quá trình quản lý dự án đã tham gia. Ưu tiên ứng viên có kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp.
3. Kỹ năng quan trọng trong quản lý dự án:
- Kỹ năng giao tiếp:
- Giao tiếp linh hoạt, truyền đạt ý tưởng rõ ràng, súc tích, đảm bảo mọi người đều hiểu rõ yêu cầu và tiêu chuẩn dự án.
- Lắng nghe cẩn thận, tiếp thu ý kiến đóng góp từ các bên liên quan.
- Sử dụng ngôn ngữ phù hợp với đối tượng giao tiếp.
- Kỹ năng lãnh đạo:
- Lãnh đạo có định hướng, có khả năng truyền cảm hứng và tạo động lực cho nhân viên.
- Xây dựng và duy trì tinh thần làm việc nhóm hiệu quả.
- Ra quyết định sáng suốt và kịp thời.
- Ủy quyền công việc hợp lý.
- Kỹ năng tổ chức:
- Lập kế hoạch chi tiết, khoa học cho dự án.
- Phân công công việc hợp lý cho từng thành viên trong nhóm.
- Theo dõi và kiểm soát tiến độ dự án.
- Quản lý hiệu quả nguồn lực dự án.
- Kỹ năng quản lý thời gian:
- Có khả năng sắp xếp và ưu tiên công việc hợp lý.
- Sử dụng hiệu quả các công cụ quản lý thời gian.
- Đảm bảo tiến độ dự án được hoàn thành đúng hạn.
- Kỹ năng giải quyết vấn đề:
- Xác định nhanh chóng và chính xác nguyên nhân của vấn đề.
- Đưa ra các giải pháp hiệu quả để giải quyết vấn đề.
- Linh hoạt thích ứng với các tình huống phát sinh.
- Kỹ năng quản trị rủi ro:
- Xác định các rủi ro tiềm ẩn có thể ảnh hưởng đến dự án.
- Lập kế hoạch phòng ngừa và ứng phó rủi ro.
- Giám sát và đánh giá rủi ro liên tục.
Mức lương Trưởng phòng dự án có cao không?
Trách nhiệm cao, cơ hội phát triển tốt nhưng trước mắt, yếu tố được nhiều ứng viên quan tâm vẫn là xem liệu thu nhập ở vị trí này có xứng đáng cho công sức bỏ ra và mang đến điều kiện tài chính tốt để bản thân tiếp tục đầu tư cho tương lai sự nghiệp hay không đã.
Theo thống kê từ trang web tuyển dụng Vietnamworks.com, mức lương của Trưởng phòng dự án chắc hẳn sẽ không làm bạn thất vọng đâu. Hiện tại, mức lương cứng cho vị trí này dao động trong khoảng 750 – 1.812 USD/tháng, tương đương 18 – 43,5 triệu đồng/tháng.
Đây chỉ là lương cứng thôi bạn nhé, vì ngoài ra, Trưởng phòng còn nhận được tỷ lệ thưởng hiệu quả hoàn thành dự án nữa. Mức tỷ lệ sẽ tùy theo ngành nghề, độ khó của dự án và quy định riêng của từng doanh nghiệp. Nhìn chung, tổng thu nhập bình quân cho một Trưởng phòng dự án có thể đặt đến 2500 – 3000 USD/tháng.
Cơ hội việc làm của vị trí trưởng phòng dự án như thế nào?
Vị trí Trưởng phòng dự án đang là một trong những ngành nghề "hot" trên thị trường lao động hiện nay, thu hút sự quan tâm của đông đảo ứng viên bởi mức lương hấp dẫn, cơ hội phát triển rộng mở và vai trò quan trọng trong sự thành công của doanh nghiệp.
- Nhu cầu tuyển dụng cao:
Truy cập các trang web tuyển dụng uy tín như Vietnamworks, HRchannels, Careerviet,... bạn sẽ dễ dàng nhận thấy số lượng tin tuyển dụng cho vị trí Trưởng phòng dự án ở nhiều ngành nghề đa dạng.
Do tính chất đặc thù của vị trí lãnh đạo cao cấp, nhiều doanh nghiệp lựa chọn hợp tác với các công ty săn đầu người (Headhunter) để tìm kiếm ứng viên phù hợp.
- Lời khuyên cho việc tìm kiếm cơ hội:
Kết hợp đa dạng kênh tìm kiếm: Tận dụng tối đa các trang web tuyển dụng trực tuyến, kết nối với các công ty săn đầu người và xây dựng hồ sơ ứng tuyển ấn tượng.
Nâng cao năng lực bản thân: Trau dồi kiến thức chuyên môn, kỹ năng quản lý dự án và rèn luyện các tố chất cần thiết cho vị trí lãnh đạo.
- Cơ hội thăng tiến hấp dẫn:
Lên cao hơn trong lĩnh vực quản lý dự án: Giám đốc dự án, Giám đốc điều hành,...
Chuyển đổi ngành nghề: Giảng viên đào tạo, cố vấn dự án, khởi nghiệp,...
SlimCRM - Phần mềm quản lý dự án hiệu quả
Trên thị trường có nhiều công cụ hỗ trợ quản lý quy trình dự án cơ bản. Tuy nhiên, để quản lý các dự án lớn nhỏ phức tạp, bạn cần một công cụ linh hoạt, có thể thích ứng với nhiều khía cạnh của dự án.
SlimCRM là phần mềm quản lý dự án được thiết kế với mục tiêu đơn giản hóa và tối ưu hóa quy trình làm việc cho doanh nghiệp. Với giao diện trực quan, dễ sử dụng cùng tính năng hiện đại, SlimCRM giúp bạn quản lý dự án hiệu quả, nâng cao năng suất và đạt được mục tiêu đề ra.
SlimCRM sở hữu những ưu điểm vượt trội:
- Dễ sử dụng: Giao diện trực quan, thao tác đơn giản, phù hợp với mọi người dùng, không cần kiến thức chuyên môn về phần mềm.
- Tính năng hiện đại: Cung cấp đầy đủ các chức năng quản lý tiến độ dự án hiệu quả như quản lý dự án theo chuẩn PMI, Gantt Chart, Dashboard, quản lý công việc, quản lý hóa đơn - báo giá - hợp đồng…
- Vừa túi tiền: Cung cấp nhiều gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu và ngân sách của doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Đồng thời SlimCRM cũng giải quyết những thách thức trong quản lý chi phí dự án hiện nay, SlimCRM giúp bạn:
- Quản lý chi phí: Theo dõi và kiểm soát thu chi, hóa đơn thanh toán theo thời gian thực, giúp bạn xác định các khoản chi tiêu tiềm ẩn và đưa ra quyết định tài chính sáng suốt.
- Hợp tác nhóm: Chia sẻ thông tin chi phí dự án với các thành viên trong nhóm một cách dễ dàng, đảm bảo mọi người đều nắm bắt được tình hình tài chính của dự án.
- Báo cáo chi tiết: Tạo báo cáo chi phí dự án trực quan và dễ hiểu, giúp bạn theo dõi tiến độ và hiệu quả của dự án.
- Tích hợp với các công cụ khác: SlimCRM có thể tích hợp với nhiều công cụ khác như bảng tính, email, v.v. giúp bạn quản lý dự án hiệu quả hơn.
Đăng ký trải nghiệm phần mềm quản lý dự án miễn phí tại đây
Với tầm quan trọng và tiềm năng phát triển to lớn, vị trí Trưởng phòng dự án hứa hẹn mang đến cho bạn một sự nghiệp vững vàng và nhiều cơ hội phát triển. Hãy nâng cao năng lực bản thân và tìm kiếm cơ hội một cách hiệu quả để trở thành một nhà lãnh đạo dự án thành công!
