Project Charter hay bản điều lệ Dự án là văn bản chính thức đánh dấu khởi đầu cho một dự án. Công cụ này đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc định hướng, thống nhất và quản lý dự án hiệu quả. Bài viết của SlimCRM sẽ giúp bạn hiểu rõ Project Charter là gì, tầm quan trọng của nó và cách xây dựng Project Charter hiệu quả cho dự án. Bắt đầu ngay nhé!
Project Charter là gì?
Project Charter (còn gọi là bản điều lệ dự án, hiến chương dự án, định nghĩa dự án hay tuyên bố dự án…) là một tài liệu chính thức ghi nhận mục đích, phạm vi, các bên liên quan, mục tiêu và kế hoạch tổng thể của dự án. Bản điều lệ dự án đóng vai trò như kim chỉ nam cho mọi quyết định và hành động sau này.
Project Charter giúp ngăn chặn tình trạng "trượt phạm vi - scope creeping" (tức là những yêu cầu phát sinh ngoài dự kiến) và "vượt ngân sách" bằng cách cung cấp tài liệu tham khảo bằng văn bản xuyên suốt dự án. Ngoài ra, nó còn nhấn mạnh việc cân nhắc đến các bên liên quan, đảm bảo dự án phù hợp với mong đợi và tiêu chuẩn.
Thành phần chính của Project Charter
Mẫu project charter nên bao gồm những thông tin sau:
- Mục tiêu dự án: Liệt kê rõ ràng và ngắn gọn lý do triển khai dự án. Điều này sẽ giúp xác định phạm vi dự án.
- Thành viên dự án: Liệt kê những người tham gia dự án và vai trò của họ.
- Các bên liên quan: Xác định những người bảo trợ dự án (sponsor) hoặc những người khác bị ảnh hưởng trực tiếp bởi dự án và cần cập nhật tiến độ.
- Yêu cầu: Liệt kê các nguồn lực cần thiết để đạt được mục tiêu của dự án.
- Hạn chế: Liệt kê các rào cản tiềm ẩn và giúp thành viên dự án chuẩn bị cho những vấn đề có thể phát sinh.
- Các cột mốc thực hiện: Xác định ngày bắt đầu, ngày hoàn thành dự kiến và các ngày quan trọng khác, giống như một lịch trình dự án.
- Truyền thông: Xác định cách thức quản lý dự án sẽ giao tiếp với chủ sở hữu dự án, thành viên dự án và các bên liên quan chính trong suốt dự án.
- Sản phẩm bàn giao của dự án: Liệt kê các sản phẩm, quy trình hoặc dịch vụ cụ thể mà dự án cung cấp sau khi hoàn thành.
- Chi phí: Cung cấp tổng quan về ngân sách dự án.
Thông thường, quản lý dự án sẽ tạo bản điều lệ dự án ngay từ đầu dự án. Việc ký kết tài liệu này cũng có thể đóng vai trò như một cách thức phê duyệt dự án - trao cho quản lý dự án quyền bắt đầu chính thức thực hiện dự án. Điều này bao gồm thẩm quyền bắt đầu sử dụng nguồn lực và tài chính của tổ chức. Đối với các dự án lớn, nhiều giai đoạn, quản lý dự án có thể tạo project charter cho từng giai đoạn.
Tải ngay: 12 mẫu excel quản lý dự án chuẩn quốc tế
Phân biệt Project Charter với Project Plan
Bản điều lệ Dự án (project charter) và bản Kế hoạch Dự án (Project plan) dễ khiến người ta nhầm lẫn vì chúng có những điểm giống nhau, nhưng thực chất lại phục vụ cho các mục đích khác biệt.
Project charter giống như bản tóm tắt chiến lược cấp cao, nêu ra các điều khoản của dự án cùng các chi tiết quan trọng khác, chẳng hạn như thông tin về các bên liên quan. Nó cung cấp các thông số mà nhóm của bạn phải hoạt động trong đó để dự án thành công.
Trong khi đó, Project Plan giống như bản phác thảo chi tiết hơn, giải thích cách bạn sẽ thực hiện dự án ở cấp độ chiến thuật. Trong bản Kế hoạch Dự án, cần nhấn mạnh nhiều hơn vào hành động, quy trình và luồng công việc cụ thể để giúp cả nhóm hoàn thành công việc hiệu quả và đạt tiêu chuẩn cao.
4 bước tạo Project Charter
Bước 1: Hiểu rõ mục tiêu và đích đến của dự án
Xác định tầm nhìn và phạm vi của dự án. Đây là bước then chốt để tạo bản điều lệ dự án vì nó thiết lập nền tảng cho toàn bộ dự án bằng cách xác định những gì cần đạt được, những hạn chế hoặc giới hạn tồn tại trong phạm vi dự án.
Bước 2: Xác định tổ chức dự án
Liệt kê tất cả các vai trò cần thiết cho dự án, bao gồm khách hàng, bên liên quan và nhóm dự án hàng ngày. Bản tuyên bố dự án cần nêu rõ trách nhiệm của từng thành viên nhóm, điều này giúp đảm bảo tất cả những người tham gia dự án đều nhận thức được vai trò tương ứng của mình và có thể phối hợp hiệu quả.
Bước 3: Tạo kế hoạch triển khai
Xác định các cột mốc quan trọng (milestones), sự phụ thuộc giữa công việc và mốc thời gian cho toàn bộ nhóm cùng các bên liên quan. Kế hoạch triển khai là một thành phần quan trọng project charter, vì nó cung cấp lộ trình thực hiện dự án, bao gồm các sản phẩm chính. Điều này cho phép nhóm dự án đi đúng hướng và đảm bảo tiến độ dự án được đáp ứng.
Bước 4: Liệt kê các vấn đề tiềm ẩn
Đây không phải là việc bi quan, mà là để thực tế. Bằng cách xác định trước các vấn đề tiềm ẩn, nhóm có thể xây dựng các kế hoạch dự phòng để giảm thiểu rủi ro và giải quyết các thách thức khi chúng phát sinh, cuối cùng giúp dự án đi đúng hướng.
Đọc thêm: Hướng dẫn quản lý rủi ro dự án cho Project Manager
Mẫu Project Charter chuẩn quốc tế 2024
Mẫu Project Charter có các thành phần sau:
Trong phần Tổng quan Dự án:
- Nêu rõ vấn đề mà dự án nhắm đến để giải quyết.
- Mô tả mục đích, lý do kinh doanh cho dự án.
- Liệt kê các mục tiêu, cách thức đo lường thành công (số liệu) của dự án.
- Xác định các sản phẩm dự kiến của dự án.
Trong các phần còn lại:
- Trình bày chi tiết về phạm vi dự án, bao gồm những gì sẽ làm và không làm trong dự án.
- Dự kiến lịch trình hoàn thành dự án.
- Liệt kê nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án.
- Ước tính chi phí của dự án.
- Mô tả những lợi ích mà dự án mang lại.
- Xác định khách hàng hoặc người hưởng lợi từ dự án.
- Liệt kê các rủi ro tiềm ẩn của dự án.
- Chỉ ra những hạn chế của dự án, ví dụ như thời gian, ngân sách, nhân lực.
- Liệt kê các giả định của dự án, tức là những điều kiện được cho là đúng trong suốt quá trình thực hiện dự án.
Lưu ý: Mẫu này chỉ mang tính chất tham khảo, bạn có thể điều chỉnh nội dung cho phù hợp với dự án của mình. Tải mẫu Project Charter file Excel tại đây!
5 Mẹo tạo Project Charter hiệu quả
- Ngắn gọn và súc tích: Mỗi phần của bản điều lệ dự án chỉ cần vài câu. Project Charter nên cung cấp cái nhìn tổng quan thay vì đi sâu vào chi tiết.
- Thu thập ý kiến từ nhóm: Trao đổi với các thành viên trong nhóm dự án giúp xây dựng các mục tiêu, cột mốc thực tế và xác định những rủi ro tiềm ẩn của dự án.
- Sử dụng mẫu Project Charter: đảm bảo nội dung rõ ràng, dễ hiểu và có thể dùng lại cho các dự án tương lai.
- Dễ hiểu: Trình bày Project Charter với bố cục rõ ràng, dễ nhìn. Đặt tên cho từng phần của Hiến chương.
- Lập kế hoạch triển khai: Sau khi xây dựng điều lệ dự án, quản lý dự án nên bắt đầu lên kế hoạch thực hiện. Điều này bao gồm trao đổi với các thành viên dự án và bên liên quan, đồng thời thu thập nguồn lực cần thiết.
Lập kế hoạch và quản lý dự án tốt hơn với SlimCRM
SlimCRM là phần mềm quản lý dự án được thiết kế riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ tại Việt Nam. Với giao diện trực quan, dễ sử dụng, tính năng phong phú và giá thành hợp lý, SlimCRM giúp bạn đơn giản hóa mọi khía cạnh của việc lập kế hoạch và quản lý dự án.
SlimCRM hỗ trợ quản lý dự án ra sao?
- Thiết lập quy trình quản lý dự án chuẩn PMI
- Quản lý tiến độ dự án dễ dàng theo thời gian thực cùng biểu đồ Gantt trực quan kết hợp cấu trúc phân chia công việc (WBS)
- Quản lý chi phí và theo dõi ngân sách
- Quản lý các tài liệu dự án tập trung
- Ước tính chi phí dự án và theo dõi ngân sách.
Trên thực tế, nhiều phần mềm quản lý dự án truyền thống gò bó doanh nghiệp vào quy trình cứng nhắc, thiếu sự linh hoạt để thích ứng với thực tế vận hành. Hiểu được điều này, SlimCRM ra đời với sứ mệnh mang đến giải pháp quản lý dự án theo quy trình hiện đại, linh hoạt và tinh gọn nhất có thể, đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp nhỏ và vừa.
Đăng ký dùng thử miễn phí để trải nghiệm toàn bộ tính năng của SlimCRM!
Hy vọng bài viết giúp bạn nắm rõ khái niệm Project Charter và cách xây dựng dựa trên mẫu có sẵn. Đừng quên theo dõi SlimCRM để cập nhật những kiến thức hữu ích nhất về quản lý dự án nhé!
