Theo Havard Business Review, 50% những phòng ban kinh doanh xuất sắc đều có quy trình kinh doanh được xác lập thành văn bản rõ ràng, so với tỷ lệ 28% các tổ chức kinh doanh kém hiệu quả. Một mô hình tổ chức phòng kinh doanh hiệu quả là nền tảng vững chãi để doanh nghiệp phát triển. Dưới đây là 3 sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh đem lại hiệu suất cao mà doanh nghiệp nên áp dụng.
Bộ phận kinh doanh là gì?
Bộ phận kinh doanh là một bộ phận của doanh nghiệp chịu trách nhiệm tìm kiếm, thuyết phục khách hàng lựa chọn sản phẩm, dịch vụ của công ty, mang lại doanh số, giúp doanh nghiệp tồn tại và phát triển. Chức năng chính của bộ phận này là quản lý và thúc đẩy mọi hoạt động liên quan đến việc bán sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ để đạt được doanh số bán hàng và lợi nhuận.
Phòng kinh doanh gồm những bộ phận nào?
Phòng sales thường bao gồm một số bộ phận khác nhau, mỗi bộ phận đảm nhận một vai trò cụ thể để đạt được mục tiêu kinh doanh của tổ chức. Dưới đây là một số bộ phận phổ biến trong phòng kinh doanh:
- Bộ Phận Bán Hàng (Sales Department): Điều này bao gồm các nhóm bán hàng, nhân viên kinh doanh và chuyên viên bán hàng, chịu trách nhiệm về việc tìm kiếm khách hàng, đàm phán hợp đồng, và đạt được mục tiêu doanh số bán hàng.
- Bộ Phận Tiếp Thị (Marketing Department): Chịu trách nhiệm về việc xây dựng chiến lược tiếp thị, quảng cáo, nghiên cứu thị trường, và phát triển chiến dịch quảng bá thương hiệu để tăng cường nhận thức và thu hút khách hàng.
- Bộ Phận Chăm Sóc Khách Hàng (Customer Service Department): Quản lý mối quan hệ với khách hàng sau khi giao dịch được thực hiện, giải quyết vấn đề, cung cấp hỗ trợ, và đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.
- Bộ Phận Phát Triển Kinh Doanh (Business Development Department): Tìm kiếm và phát triển cơ hội mới để mở rộng doanh nghiệp, có thể bao gồm việc tìm kiếm thị trường mới, đối tác, hoặc sản phẩm/dịch vụ mới.
- Bộ Phận Quản Lý Khách Hàng (Customer Relationship Management - CRM): Sử dụng hệ thống CRM để quản lý thông tin về khách hàng, theo dõi tương tác, và xây dựng chiến lược quản lý mối quan hệ.
- Bộ Phận Đàm Phán Hợp Đồng (Contract Negotiation Department): Chịu trách nhiệm về việc đàm phán và ký kết các hợp đồng với khách hàng hoặc đối tác.
- Bộ Phận Nghiên Cứu Thị Trường (Market Research Department): Thu thập và phân tích dữ liệu thị trường để cung cấp thông tin chiến lược và hỗ trợ quyết định kinh doanh.
- Bộ Phận Phân Phối và Logistics: Quản lý quá trình vận chuyển, lưu kho, và phân phối sản phẩm đến khách hàng.
- Bộ Phận Kế Hoạch Kinh Doanh (Business Planning Department): Phát triển và theo dõi kế hoạch kinh doanh, bao gồm lập kế hoạch ngân sách và đặt ra mục tiêu doanh số.
Trong một số doanh nghiệp, các bộ phận này có thể được sáp nhập lại để tạo thành một bộ phận duy nhất, hoặc có thể được chia thành nhiều bộ phận nhỏ hơn tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.
Top 3 sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh phổ biến nhất
Sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh 1: The Island - Cấu trúc Hòn đảo
Đây là mô hình sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh truyền thống, có ít tổ chức sử dụng trong đó mỗi nhân viên phải bán càng nhiều sản phẩm/ dịch vụ càng tốt. Nhân viên sẽ được đào tạo trên một số nền tảng cơ bản: Được training, cung cấp thông tin sản phẩm, chính sách hoa hồng, được cấp văn phòng làm việc.
Trong sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh mô hình hòn đảo, ngoại trừ một người quản lý có quyền hạn cao nhất, mỗi thành viên trong phòng kinh doanh về cơ bản đều làm việc độc lập và là "lãnh đạo" của riêng họ. Nghĩa là nhân viên tự chịu trách nhiệm về quy trình bán hàng: Tự tìm khách hàng tiềm năng, lọc điều kiện và chốt giao dịch. Điều này thúc đẩy mỗi cá nhân có xu hướng tích cực hơn, nỗ lực hết mình trong cuộc cạnh tranh khốc liệt, không chỉ với đối thủ cạnh tranh, mà cả các thành viên trong nhóm.
Sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh này thường áp dụng cho những công ty hoạt động trong lĩnh vực truyền thống như bất động sản hoặc dịch vụ tài chính.
Ví dụ, một nhân viên kinh doanh các công ty bất động sản lớn có thể sở hữu một văn phòng của riêng mình. Nhân viên này tự bán hàng bằng cách đăng quảng cáo online, gọi điện cho danh sách khách hàng tiềm năng và giới thiệu các căn hộ mẫu.
Ưu điểm:
- Cần rất ít sự giám sát 1-1 giữa người quản lý và nhân viên kinh doanh
- Phù hợp với các quy trình kinh doanh đơn giản chỉ gồm 1 hoặc 2 bước bán hàng
Nhược điểm:
- Tạo ra môi trường cạnh tranh khốc liệt trong công ty
- Công ty ít có quyền kiểm soát thương hiệu đối với sản phẩm / dịch vụ bởi mỗi nhân viên kinh doanh có những phong cách bán hàng riêng
- Rất khó để thu thập và tổng hợp các dữ liệu kinh doanh quan trọng từ các cá nhân đơn lẻ
Áp dụng
- Thường không phải là lựa chọn tối ưu với các Start-ups bởi tính chất cạnh tranh quá mức.
- Nó phù hợp hơn với những công ty hoạt động trong thị trường có sẵn với mức độ cạnh tranh cao.
- Quy trình bán hàng của công ty càng ít phức tạp và mang tính giao dịch cao càng tốt.
Đọc thêm:
1. 12 Mô Hình Cơ Cấu Tổ Chức Doanh Nghiệp (Có Sơ Đồ)
2. Xu hướng quản trị doanh nghiệp tất yếu trong kỷ nguyên số
Sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh 2: The assembly line - Mô hình dây chuyền
Mô hình tổ chức phòng kinh doanh dạng dây chuyền chính là yếu tố góp phần thúc đẩy cuộc Cách mạng công nghiệp và xây dựng lên dây chuyền lắp ráp di động Model T nổi tiếng của hãng ô tô Ford. Đây là mô hình đạt hiệu quả tối đa dựa trên chuyên môn hoá lực lượng lao động và sắp xếp tuần tự theo quy trình sản xuất.
Bạn có thể áp dụng sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh dạng dây chuyền cho đội ngũ bán hàng với nguyên liệu thô chính là những khách hàng tiềm năng, họ được chăm sóc và sàng lọc trong chu kỳ bán hàng. Mô hình Dây chuyền sẽ chia nhỏ lực lượng bán hàng theo chức năng thành bốn nhóm khác nhau:
- Lead generation team: Chịu trách nhiệm thu thập tên, số điện thoại, email và dữ liệu cần thiết của những người quan tâm đến sản phẩm /dịch vụ.
- Sales Development: Có trách nhiệm chốt các đơn hàng. Họ sẽ gọi điện cho các SQLs, demo sản phẩm, xoá bỏ các mối lo ngại, thúc đẩy các thỏa thuận và cố gắng tối đa để chốt các đơn hàng.
- Account Excutives: Chịu trách nhiệm chốt giao dịch. Họ gọi cho các khách hàng tiềm năng đủ điều kiện, thúc đẩy demo, tiếp nhận phản hồi, đưa ra mọi nỗ lực để chốt giao dịch thành công
- Customer Success: Sau khi giao dịch hoàn tất, khách hàng mới sẽ được chuyển cho nhóm này. Họ tập trung vào chăm sóc và nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng, tăng giá trị lâu dài (LTV). Họ cũng cố gắng upsell hoặc cross-sell để tăng doanh số.
Sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh dạng dây chuyền thúc đẩy nhóm bán hàng chuyên môn hóa các chức năng và vai trò khác nhau. Mỗi bước của chu trình bán hàng đều có một nhóm chuyên trách. Khi khách hàng đi qua các giai đoạn: Từ khách hàng tiềm năng, đến cơ hội đủ điều kiện, đến khách hàng mới, họ sẽ được chuyển cho nhóm tiếp theo. Chính vì mỗi nhóm đều có chức năng chuyên biệt, bạn có thể giới hạn trách nhiệm cho mỗi nhóm phụ trách các KPI bán hàng khác nhau.
Bằng cách nâng cao mức độ chuyên môn hóa nhóm bán hàng, việc bạn theo dõi sâu sát và nhanh chóng phát hiện những khó khăn đang cản trở sẽ dễ dàng hơn nhiều.
Ví dụ: Mục tiêu chung được đặt ra cho cả phòng kinh doanh là 12 đơn hàng thành công trên mỗi 100 leads (tỷ lệ chốt deal 12%). Nếu kết quả đạt được chỉ là 5% thì việc đánh giá từng giai đoạn trong phễu để tìm ra vấn đề dễ dàng hơn so với các mô hình khác. Giả sử các nhân viên AEs đã đạt tỷ lệ chuyển đổi SQL thành khách hàng là 25%, nhưng các nhân viên SDRs lại chỉ đạt 20% khi chuyển đổi ra SQL từ nguồn lead ban đầu.
Lúc này, bạn có thể xem xét kỹ lưỡng hơn và nhận ra những vấn đề đang gặp phải với nhóm SDRs. Liệu các thành viên trong nhóm chỉ đơn giản không chăm sóc thành công các lead ban đầu, hay còn do các nguyên nhân khác. Bạn có thể tiến hành đào tạo thêm hoặc tuyển thêm nhân sự SDRs để đảm bảo mục tiêu kinh doanh.
Kể cả khi ban đầu phòng kinh doanh của bạn chỉ có 2 nhân viên, bạn vẫn có thể xây dựng bộ máy chuyên môn hóa. Một người sẽ tập trung vào tìm kiếm các lead và ký kết các hợp đồng mới, và người còn lại sẽ duy trì các khách hàng sẵn có.
Sử dụng quy tắc 80/20 để xác định thời điểm cần thiết phải thiết lập bộ phận tiếp theo trong mô hình dây chuyền. Nếu nhân viên kinh doanh của bạn dành trên 20% thời gian cho một nghiệp vụ phụ nào đó, đồng nghĩa với việc bạn cần tách riêng nó ra và tìm nhân sự chuyên môn để đảm nhận.
Ưu điểm
- Tạo ra khả năng dự đoán chính xác cao và dễ dàng đo lường trong doanh nghiệp
- Giúp dễ dàng truy vết các vấn đề trong phễu và giải quyết triệt để
- Tạo khả năng chuyên môn hóa cao tổ chức bán hàng từ đó gặt hái nhiều hiệu quả hơn.
Nhược điểm
- Không có đủ nhân lực cho công việc, nếu công ty chỉ có 1-2 sales
- Có thể gặp trường hợp không phân loại rõ ràng khách hàng trong phễu gây ra tranh cãi
- Việc chuyên môn hóa cao dễ khiến sales quên đi mục tiêu kinh doanh chung, thay vào đó là các con số và chỉ số riêng.
Áp dụng
- Phù hợp với các Startup: Giảm độ phức tạp chu kỳ bán hàng, tăng hiệu quả và mở rộng quy mô nhóm, tuy nhiên đòi hỏi sự chuyên môn hóa càng cao khi phát triền kinh doanh
- Điểm mạnh là tạo ra và lặp lại quy trình chuẩn xác đối với việc tìm kiếm và nuôi dưỡng nguồn khách hàng tiềm năng. Nếu bạn triển khai đúng cách, doanh số của công ty sẽ tăng nhanh chóng.
Sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh 3: The pod - Mô hình nhóm
Với sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh theo The Pod, phòng kinh doanh được chia thành các nhóm đa chức năng, đảm nhận toàn bộ phễu bán hàng với các thành viên đóng những vai trò khác nhau. Mô hình nhóm sẽ lấy khách hàng là trung tâm.
Sự thành công được đo lường bằng các mục tiêu nhóm, mỗi thành viên có cái nhìn toàn diện về toàn bộ công ty. Mối liên kết giữa các nhóm cũng hiệu quả và có ý nghĩa hơn so với liên kết giữa các cá nhân đơn lẻ.
Ví dụ: Một nhóm bán hàng 6 người sẽ bao gồm ba SDR, hai AE và một Customer Success. Thay vì có các nhóm lớn, bạn tạo ra các nhóm nhỏ với các vai trò chuyên biệt và mỗi nhóm chịu trách nhiệm về toàn bộ hành trình của những khách hàng cụ thể.
Bạn vẫn sử dụng các vai trò chuyên môn hóa đã nêu ở trên, với các SDR, AE và Customer Success nhưng thay vì để tất cả SDR hoặc AE cạnh tranh với nhau thì các nhóm sẽ cạnh tranh với các nhóm khác. Mỗi nhóm làm việc cùng nhau để giành được khách hàng và gặt hái thành quả sau đó. Điều này giúp nhân viên linh hoạt hơn và đưa ra các ý tưởng một cách độc lập.
Ưu điểm:
Các nhóm làm việc gắn bó chặt chẽ, họ không chỉ quan tâm đến các bước riêng trong quy trình mà còn quan tâm đến toàn bộ hành trình của khách hàng.
Tạo ra sự cảm thông, thấu hiểu nhiều hơn trong nội bộ nhóm và giao tiếp tốt hơn trong phòng ban
Tạo sự linh hoạt và nhanh nhẹn hơn
Nhược điểm
- Cá nhân có ít cơ hội để cạnh tranh, thúc đẩy lẫn nhau để phát triển vượt trội
- Dễ gây ra xích mích giữa các thành viên trong một nhóm
Áp dụng
- Đặc biệt phù hợp cho các Startup đã có thành công nhất định, cần tối ưu hóa các nguồn lực hiện có để khai thác các thị trường và ngành nghề mới
- Gây nhiều khó khăn trong lĩnh vực cạnh tranh, có nhiều công ty có mô hình kinh doanh theo dây chuyền đang hoạt động ổn định. Bởi lẽ hiệu quả giao dịch của mô hình nhóm dựa theo tính linh hoạt chứ không ổn định.
- Lực lượng bán hàng có tính linh hoạt cao và sẵn sàng cho các thách thức và cơ hội mới khi thiết lập kinh doanh ổn định
Đừng bỏ qua văn hóa doanh nghiệp
Có 2 mục tiêu cần đạt được khi xác định mô hình cơ cấu tổ chức phòng kinh doanh:
- Đạt được kết quả tối đa
- Tạo ra văn hóa tốt nhất phù hợp với tổ chức
Điều này có nghìa là, mô hình sơ đồ tổ chức phòng kinh doanh là điều cần thiết mà bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần có để điều hành hoạt động phòng kinh doanh đạt hiệu suất cao. Nhưng, việc tổ chức này sẽ phải phụ thuộc tình hình thực tế của doanh nghiệp, cần cân nhắc và lựa chọn mô hình phù hợp với mọi người để triển khai. Sự đồng thuận là quan trọng hơn bao giờ hết.
Văn hóa doanh nghiệp là yếu tố chảy xuyên suốt trong mọi vấn đề của doanh nghiệp, vì thế, triển khai cái gì đi nữa đều phải chú ý đến văn hóa của doanh nghiệp. Rất có thể, các mô hình này đã được chứng minh là thành công với các doanh nghiệp nào đó, nhưng nó không phải khuôn mẫu để doanh nghiệp bạn "phải" áp dụng. Việc áp dụng một cách linh hoạt, khắc phục được các nhược điểm chính là yếu tố then chốt.
Học hỏi đối thủ và áp dụng phù hợp, không bắt buộc phải bắt chước, điều quan trọng mang lại những kết quả tích cực với doanh nghiệp. Hãy luôn ghi nhớ: “Đội ngũ kinh doanh của bạn có những đặc trưng nào? Loại hình văn hóa doanh nghiệp đặc trưng nào mà bạn và nhân viên đang hướng đến?" giúp bạn định hướng mô hình tổ chức phù hợp nhất.
Tổng kết
Phòng kinh doanh chính là trái tim của doanh nghiệp, vì thế việc xây dựng được một quy trình làm việc hiệu suất cao là điều cần thiết. Tuy nhiên, ở một góc độ nào đó, các doanh nghiệp nhỏ còn chưa làm tốt được việc này dẫn tới việc kinh doanh không được thống nhất. Đây là lý do bạn cần chọn lựa một sơ đồ phòng kinh doanh phù hợp nhất cho tổ chức.
